Opetushallitus. Asiantuntijapalvelut Oppijan palvelukokonaisuuden. Projektisuunnitelma

Transkriptio

1 Opetushallitus Asiantuntijapalvelut Oppijan palvelukokonaisuuden hops-palvelun vaatimusmäärittelyn tueksi Projektisuunnitelma Päivitetty

2 Sisällysluettelo 1 Projektin yleiskuvaus Projektin tavoitteet Projektin lopputulokset Rajaukset Menetelmät ja työkalut Tehtäväkokonaisuudet Projektin ohjaus ja organisaatio Projektin ohjausryhmä Projektipäälliköt Projektiryhmä Projektin sidosryhmät Raportointi ja seuranta Projektin riskit Muutosten hallinta Laadunvarmistus Hyväksymismenettely Dokumentaation hyväksyminen Projektin päättäminen (11)

3 1 Projektin yleiskuvaus 1.1 Projektin tavoitteet Projektin tavoitteena on kartoittaa aiemmin OKM:n hallinnonalalla tehdyn ehops-määrittelyn hyödynnettävyys Oppijan palveluiden ehopsin toteuttamisessa sekä tuottaa laadukas ja riittävän kattava toiminnallinen vaatimusmäärittelydokumentaatio ehops-toiminnallisuuden teknistä suunnittelua ja toteutusta varten. 1.2 Projektin lopputulokset Projektin lopputuloksena syntyy seuraavat dokumentit: - Selvitys aiemmin tehdyn ehops -työn hyödynnettävyydestä - Tavoitetilan prosessikuvaukset - Käyttäjätarinat (epic-taso) - Alustavat näyttökuvaukset (rautalangat) - Vaatimusluettelo o Liiketoimintavaatimuket o Toiminnalliset vaatimukset - OKSA-sanaston muutostarpeet, jotka viedään OKSA-muutosprosessiin - Liittymät (kuvaustapa päätetään projektin aikana) - Käsitemalli (optio) - Hallintamallin kuvaus riippuen projektin aikana päätettävästä palveluiden tuottamisesta - Etenemissuunnitelma 1.3 Rajaukset - Projektissa ei tehdä teknistä vaatimusmäärittelyä. Oletuksena, on että teknologiaarkkitehtuuri on oppijan palveluissa suunnitellun ja käyttöönotetun mukainen - Projektissa ei tehdä raporttien ja tulosteiden kuvauksia 1.4 Menetelmät ja työkalut 3 (11) Projektin käytetään seuraavia välineitä ja menetelmiä: - Projektin hallinta o Cerionin projektityömalli - Asiantuntijantyön menetelmät ja työvälineet o JHS 171, 172, 173 ja Dokumenttien tuottaminen o Dokumentaatioympäristönä hyödynnetään Oppijan wiki-aluetta

4 o Prosessikuvaukset tuotetaan QPR:llä o Rautalangat tuotetaan Balsamiqilla 2 Tehtäväkokonaisuudet Tehtävien tarkempi aikataulutus ja työpajoihin osallistuvat sidosryhmien edustajat sovitaan yhdessä asiakkaan kanssa pidettävässä aloituspalaverissa. Asiakkaan työmäärissä on ilmoitettu Opetushallituksen edustajien työmäärät. Sidosryhmien osalta työmääräarvio pohjautuu olettamukseen 5 7 henkilön osallistumisesta jokaiseen työpajaan. Asiakkaan ja sidosryhmien työmääräarvioissa ei ole huomioitu työpajoja edeltävää perehtymistä. Tehtäväkokonaisuus Taustadokumentaatioon tutustuminen ja työskentelymenetelmän tarkentaminen Projektin esivalmistelun aikana laadittuun dokumentaatioon tutustuminen Perusopetuksen- ja toisen asteen koulutuksen hops -käsitteistön kokoaminen ja läpikäynti Korkeakoulujen hops-määritysten kokoaminen ja läpikäynti Koulutusasteiden hops-määritysten erojen ja yhtäläisyyksien alustavan kuvauksen laatiminen Tarkentavan työskentelysuunnitelman laatiminen olemassa olevan dokumentaation pohjalta yhdessä asiakkaan kanssa Projektisuunnitelman tarkentaminen Riskisuunnitelman laatiminen Toimittaja (htp) Asiakas (htp) Sidosryhmät (htp) Aikataulu 4 1 vko 4 4 (11) Vaatimusmäärittely Työpaja 1 (koko päivä, maaliskuu) Projektin lähtökohtien läpikäynti Projektin tavoite Alustus: Hops osana oppijan opintopolkua eri koulutusasteilla 2012 aikana tehty työ ehops-kokonaisuus oppijan opintopolulla Korkeakouluissa tehty työ Ensimmäisten kuvauskohteiden valitseminen ja vaatimusmäärittelyn aloittaminen Hops osana koulutusorganisaation prosessikarttaa Hops-kokonaisprosessin läpikäynti ja 17 3,5 7 17,5 24,5 vko 10-18

5 korkean tason prosessikuvauksen hahmottelu Ensimmäisten kuvattavien prosessien valitseminen, prosessin karkea hahmottelu Rautalankojen hahmottelu valittaville osaprosesseille Prosesseissa käsiteltävän sanaston kerääminen Tarkentavan työskentelyaikataulun hyväksyminen toimittajan laatiman alustavan ehdotuksen pohjalta Työpajan jälkeen toimittaja jatkaa kuvausten tekemistä sovittavalla tavalla (prosessikuvaukset, käyttöliittymäkuvat) laatii ensimmäisen version vaatimusluettelosta laatii ensimmäisen version prosessien välisistä liittymistä käy läpi tunnistetun sanaston suhteessa OKSA-sanastoon ja tekee tarvittaessa pohjaesityksen sanaston muutostarpeista Työpaja 2 (koko päivä, maaliskuu) Toimittajan työpajojen välillä laatimien kuvausten läpikäynti ja hyväksyminen / muutostarpeiden kirjaaminen Edellisessä työpajassa käsiteltyjä prosesseja koskevien käyttäjätarinoiden kirjaaminen Työpajassa työstettävien prosessikuvausten karkea hahmottelu Rautalankojen hahmottelu valittaville osaprosesseille Prosesseissa käsiteltävän sanaston kerääminen Työpajan jälkeen toimittaja o jatkaa kuvausten tekemistä sovittavalla tavalla (prosessikuvaukset, käyttöliittymäkuvat, käyttäjätarinat) o jatkaa vaatimusluettelon laatimista o jatkaa / viimeistelee kuvauksen prosessien välisistä liittymistä o käy läpi tunnistetun sanaston suhteessa OKSA-sanastoon ja tekee tarvittaessa 5 (11)

6 6 (11) pohjaesityksen sanaston muutostarpeista Työpaja 3 (koko päivä, huhtikuu) Toimittajan työpajojen välillä laatimien kuvausten läpikäynti ja hyväksyminen / muutostarpeiden kirjaaminen Edellisessä työpajassa käsiteltyjä prosesseja koskevien käyttäjätarinoiden kirjaaminen Työpajassa työstettävien prosessikuvausten karkea hahmottelu Rautalankojen hahmottelu valittaville osaprosesseille Prosesseissa käsiteltävän sanaston kerääminen Työpajan jälkeen toimittaja o jatkaa kuvausten tekemistä sovittavalla tavalla (prosessikuvaukset, käyttöliittymäkuvat, käyttäjätarinat, vaatimusluettelo) o jatkaa vaatimusluettelon laatimista o käy läpi tunnistetun sanaston suhteessa OKSA-sanastoon ja tekee tarvittaessa pohjaesityksen sanaston muutostarpeista Työpaja 4 (koko päivä, huhtikuu) Toimittajan työpajojen välillä laatimien kuvausten läpikäynti ja hyväksyminen / muutostarpeiden kirjaaminen Edellisessä työpajassa käsiteltyjä prosesseja koskevien käyttäjätarinoiden kirjaaminen Työpajassa työstettävien prosessikuvausten karkea hahmottelu Rautalankojen hahmottelu valittaville osaprosesseille Prosesseissa käsiteltävän sanaston kerääminen Työpajan jälkeen toimittaja o jatkaa kuvausten tekemistä sovittavalla tavalla o jatkaa vaatimusluettelon laatimista o käy läpi tunnistetun sanaston suhteessa OKSA-sanastoon ja tekee tarvittaessa pohjaesityksen sanaston muutostar-

7 peista Työpaja 5 (puoli päivä, toukokuu) Toimittajan työpajojen välillä laatimien kuvausten läpikäynti ja hyväksyminen / muutostarpeiden kirjaaminen Edellisessä työpajassa käsiteltyjä prosesseja koskevien käyttäjätarinoiden kirjaaminen Työpajassa työstettävien prosessikuvausten karkea hahmottelu Rautalankojen hahmottelu valittaville osaprosesseille Prosesseissa käsiteltävän sanaston kerääminen Työpajan jälkeen toimittaja o jatkaa kuvausten tekemistä sovittavalla tavalla o jatkaa vaatimusluettelon laatimista o käy läpi tunnistetun sanaston suhteessa OKSA-sanastoon ja tekee tarvittaessa pohjaesityksen sanaston muutostarpeista Hallintamallin suunnittelu 3 0,5 1 2,5 vko 19 Työpaja 5 (puoli päivää, toukokuu) 3,75 Oppijan palvelukokonaisuuden eri palveluiden hallintamallisuunnitelmien läpikäynti Vaihtoehtoiset mallit hops -palvelun toteuttamiselle, käyttöönotolle ja ylläpidolle Työpajan jälkeen toimittaja jatkaa mallin valmistelua sovittavalla tavalla yhteistyössä asiakkaan kanssa Etenemissuunnitelman laatiminen 1 vko 20 Dokumentaation viimeistely ja yhteinen läpikäynti tilaajan / asiantuntijoiden kanssa vko Yhteensä ,25 vko (11)

8 3 Projektin ohjaus ja organisaatio 3.1 Projektin ohjausryhmä Projektin ohjausryhmänä toimii Oppijan projektiryhmä. Tehtävät ja vastuut: - Hyväksyy laaditun projektisuunnitelman ja siihen tehtävät muutokset - Seuraa projektin edistymistä tavoitteisiin ja määriteltyihin tuloksiin nähden. - Ohjaa projektipäälliköiden toimintaa. - Tukee projektia luoden ja ylläpitäen edellytyksiä projektinsuunnitelman mukaiselle toiminnalle ja edistymiselle. - Päättää projektin aikana projektin sisältöä, kustannuksia ja aikataulua koskevista muutoksista. - Hyväksyy projektin väli- ja lopputulokset perustuen projektin määrityksiin, ja ennalta sovittuihin hyväksymiskriteereihin. - Päättää projektin lopettamisesta sovittujen hyväksymisehtojen mukaisesti. 3.2 Projektipäälliköt Asiakkaan projektipäällikön tehtävät ja vastuut - Asiakkaan ja sidosryhmien resurssien käytettävyydestä huolehtiminen - Tarvittavan taustamateriaalin, välineiden ja käyttöoikeuksien hankkiminen projektiryhmän käyttöön - Projektin läpivienti ja riskien seuranta yhdessä toimittajan projektipäällikön kanssa - Tiedottaminen omassa organisaatiossa ja sidosryhmille - Asiakkaan projektipäällikkönä toimii Katri Lahikainen Toimittajan projektipäällikön tehtävät ja vastuut - Projektin sisällön ja aikataulun suunnittelu, seuranta sekä raportointi asiakkaalle - Toimittajan resurssien käytettävyydestä vastaaminen - Projektin läpivienti ja riskien seuranta yhdessä asiakkaan projektipäällikön kanssa - Tiedottaminen omassa organisaatiossa - Toimittajan projektipäällikkönä toimii Lauri Stigell 3.3 Projektiryhmä Projektityhmän tehtävät ja vastuut - Projektin tehtävien suorittaminen projektisuunnitelman ja ohjausryhmän päätösten mukaisesti. 8 (11)

9 - Projektiryhmän jäsen vastaa hänelle osoitetun työn toteuttamisesta laadullisesti ja ajallisesti tavoitteiden mukaisesti. - Ryhmän jäsen raportoi joko asiakkaan tai toimittajan projektipäällikölle tehtävistään. Projektiryhmä Nimi Organisaatio Vastuualue Katri Lahikainen Opetushallitus Asiakkaan projektipäällikkö, Etenemissuunnitelman ja hallintamallin sekä toiminnallisuuden määrittely Ulla Angervo Opetushallitus Asiantuntija, eperusteetprojektin suunnitelmien ja tulosten huomioiminen Ritva Sammalkivi Opetushallitus Asiantuntija, Oppijan palvelukokonaisuuteen liittyvien suunnitelmien ja tulosten huomioiminen Lauri Stigell Cerion Solutions oy Toimittajan projektipäällikkö, Etenemissuunnitelman ja hallintamallin sekä toiminnallisuuden määrittely Vilho Kolehmainen Cerion Solutions oy Etenemissuunnitelman ja hallintamallin sekä toiminnallisuuden määrittely Muiden kuin Cerionin ja Opetushallituksen edustajien osallistuminen työpajoihin sovitaan työskentelyn edetessä 3.4 Projektin sidosryhmät Projektin sidosryhmät OKM Oppijan palveluiden sidosprojektit/oph RAKETTI -hanke/csc AMKE Opintohallinnon järjestelmätoimittajat SOPO ry SAKKI ry Lukiolaisten liitto 9 (11)

10 Koulutusorganisaatiot 4 Raportointi ja seuranta Toimittajan vastuuhenkilö raportoi tehdyn työn toteutuneen mukaisesti kuukausittain. Toimittaja seuraa säännöllisesti työn etenemistä ja raportoi asiakkaalle välittömästi mikäli aikataulussa tai työmäärissä ilmenee muutostarpeita aiemmin sovittuihin aikatauluihin tai työmääriin liittyen. 5 Projektin riskit Riskienhallintasuunnitelma laaditaan projektin käynnistysvaiheessa. 6 Muutosten hallinta Aloituspalaverin jälkeen esiin tulevat muutosehdotukset käsitellään projektipäällikköjen toimesta ja viedään ohjausryhmään käsiteltäväksi. Asiakkaan projektipäälliköllä on valtuus päättää muutoksista joiden vaikutus aikatauluun on korkeintaan 1 viikko ja työmääriin korkeintaan 1 htp. Myös nämä muutokset viedään jälkikäteen ohjausryhmään käsiteltäväksi. 7 Laadunvarmistus Kunkin tehtäväkokonaisuuden dokumentit tarkistetaan Cerionin sisäisten laadunvarmistusmenetelmien mukaisesti. Dokumentit hyväksytetään asiakkaalla. 8 Hyväksymismenettely 8.1 Dokumentaation hyväksyminen Toimitus katsotaan hyväksytyksi, kun jokin alla olevista kriteereistä täyttyy: - kun kaikki sovitut tuotokset on toimitettu ja Cerion on korjannut vastuullaan olevat, asiakkaan hyväksymistarkastuksen aikana kirjallisesti raportoimat hyväksymisen estävät virheet ja puutteet, tai - Asiakas ilmoittaa hyväksymisen kirjallisesti tai 10 (11)

11 - jos asiakas ei tee kirjallista huomautusta hyväksymisen estävästä virheestä tai puutteesta neljäntoista (14) päivän kuluessa siitä, kun Cerion on luovuttanut tuotokset asiakkaalle hyväksymistarkastusta varten, tai - jos asiakas ottaa tuotokset tai osan niistä käyttöönsä. 8.2 Projektin päättäminen Projekti katsotaan hyväksytyksi ja päättyneeksi, kun kaikki projektin tuotokset ovat hyväksytty ja muut hyväksytyn projektisuunnitelman mukaiset tehtävät ovat suoritettu. 11 (11)