Projektisalkku ja projektin ohjausryhmä

Transkriptio

1 Projektisalkku ja projektin ohjausryhmä Projektinhallintapäivä Pekka Mäkelä, Proja Oyj 1

2 Mitä salkunhallinta vaikuttaa ohjaukseen?? Pekka Mäkelä, Proja Oyj 2

3 Projektisalkku PMI The Standard for Portfolio Management 2006: Salkku on ohjelmista, projekteista ja muista töistä yhdistetty kokonaisuus, jolla tuetaan tehokasta hallintaa strategisen tavoitteiden saavuttamista IPMA Competence Baseline 2007: Salkku on joukko projekteja ja ohjelmia, joiden välillä ei välttämättä ole riippuvaisuuksia, ja jotka on saatettu yhteen salkun kokonaisvalvonnan, koordinoinnin ja optimoinnin vuoksi. Tärkeät asiat salkkutasolla raportoidaan organisaation ylimmälle johdolle salkkujohtajan toimesta, yhdessä vaihtoehtoisten ratkaisumallien kanssa. Tämä mahdollistaa tosiasialliseen tietoon perustuvan päätöksenteon Pekka Mäkelä, Proja Oyj 3

4 Projektin ohjausryhmä? Asettajan nimeämä joukko henkilöitä, jotka muodostavat projektin ylimmän päättävän elimen edustavat kaikkia projektin tärkeimpiä intressiryhmiä ja ovat vastuussa projektin toiminnan suuntaamisesta ja tulosten hyväksymisestä sekä projektipäällikön ohjaamisesta ja valvomisesta projektin onnistumisesta tai epäonnistumisesta sidosryhmien tiedottamisesta ja sitoutumisen seurannasta Pekka Mäkelä, Proja Oyj 4

5 Miksi salkku? META Group IT salkun hallinnalla on saavutettu jatkuvaa tehokkuuden parannusta kustannusten vähenemisenä aina 30% Source: META Group / Doing the ROIght Stuff the Right Way: Portfolio Management Lessons Learned (2005) MIT Sloan School of Management Tutkimustulokset viittaavat, että tehokkaalla IT:n governancella (Salkunhallinnan ollessa yksi avainprosesseista) saavutaan 20% suuremmat tuotot kuin muissa vastaavissa yhtiöissä Source: MIT Sloan School of Management / IT Governance on One Page (2004) Pekka Mäkelä, Proja Oyj 5

6 Salkun ja projektin suhde Oikeiden investointien valinta Oikeiden investointien valinta Toimiva Portfoliohallinta Hyötyjen realisointi Tehokas projektien hallinta Valittujen investointien tehokas toteutus Portfolion strateginen hallinta ylhää äältä-alas Toiminnallinen hallinta alhaalta- ylös Hallitaan investointien koko elinkaari ehdotuksesta hyötyjen mittaamiseen Yhdistää kaikki yrityksen tasot johdosta työntekij ntekijöihin ihin Näkyvyys kaikille tasoille Yksi järjestelmj rjestelmä tallennukseen Pekka Mäkelä, Proja Oyj 6

7 Salkunhallinnan prosessi karkeasti Pekka Mäkelä, Proja Oyj 7

8 Salkku tuotannon ja projektin yhdistäjänä Tuotanto Valinta Omistajuus Investointi Toiminnan tavoitteet Sitouttaminen Projektisuunnitelma ja sen toteutumisen valvonta Tiedottaminen Projekti OR Projektin kohdealue Projektipäällikön työpanos PP Tekijöiden työpanokset Tehtävien suorittaminen Salkun hallinnan antama tuki Pekka Mäkelä, Proja Oyj 8

9 Salkun käyttk yttäjien roolit Henkilö - Tehdyn työn raportointi - Vastuu tehtävistä - Projektien varaukset Linjaesimies - Tiimin henkilöiden kuormitus -Taidot Määrämuotoinen tieto Ohjausryhmä/Projektip /Projektipäällikkö - Projektien tiedot - Projektin tietämyskanta Dokumentit Ohjausryhmän Viestintä jäsenet -Taloustiedot -Tilanne Johto / Ohjausryhmä - Salkut / portfoliot Pekka Mäkelä, Proja Oyj 9

10 Vastuut projektien ohjauksen tuloksista Salkun hoitaja Ohjausryhmä Projektipäällikkö -Ympäristön muuttumisen seuranta -Liiketoiminnan tavoitteiden muutosten vaikutuksien peilaaminen projektisalkun sisältöön -Panostusten priorisointi ja tasaaminen saatavuuden suhteen -Vastaa salkun näkyvyydestä ja raportoinnista -Ylläpitää salkun ja projektinhallinnan prosesseja -Valvoo hyötyjen/arvojen saavuttamista - Tuloksen ja projektin omistus - Investoinnin onnistuminen - Sidosryhmien vaatimusten täyttyminen - Sidosryhmien informaatiotarpeiden tyydyttäminen - Käyttöönottoon tarvittava sitoutuminen - Omien projektissa olevien henkilöiden panoksen varmistaminen - Suunnitelmaan tulleiden muutosten priorisointi - Projektipäällikön toiminnan valvonta - Tuloksen ominaisuudet täyttävät investoinnin edellytykset ja sidosryhmien vaatimukset - Ohjausryhmän tiedottaminen projektin tilanteen ja sen loppuun saattamisen suunnitelmista - Asiantuntijoiden tiedottaminen tehtävistänsä ja niiden keskinäisistä suhteista - Asiantuntijoiden motivointi hoitamaan oman vastuunsa Pekka Mäkelä, Proja Oyj 10

11 Salkun kokonaiskuva Järjestelmämielessä salkku on tietystä näkökulmasta poimittu näkymä projektimassaan Ne on muodostettu käyttämällä projekteille annettuja luokittelevia tietoja kuten omistaja, osasto, tyyppi, ohjelma, jne Pekka Mäkelä, Proja Oyj 11

12 Resurssien saatavuus avainkysymys Salkun projektien ja muiden tehtävien resurssivaateiden sekä projektituotannon pullonkaulojen ratkaiseminen Vahvistetaan projektien resurssivarauksia tai allokoida henkilöitä projektiin Etsiä henkilöitä taitojen avulla Pekka Mäkelä, Proja Oyj 12

13 Ohjausryhmän näkymät Omien projektien perustiedot yhteen vedettynä Projektin tiedot jäsennetty välilehdille PMBokin mukaan Yksinkertainen ja selkeä rakenne Laskennallisia indikaattoreita osoittamaan projektien tilaa Linkit projektikohtaisiin dokumenttihallinnan ja tiimin kommunikaation sivustoille Pekka Mäkelä, Proja Oyj 13

14 Projektin tavoite ja tulokset Projektin tavoitteet ja lopputulokset koottuna yhteen paikkaan Kuvaukset ja vastuut Projektin rakenne (wbs) ja tavoitepäivät (milestones) Tavoitteena hallita projektin laajuutta Pekka Mäkelä, Proja Oyj 14

15 Sidosryhmien hallinta Projektin asiakkaat ja sopimukset koottuna Projektin toimittajat / alihankkijat ja heidän sopimukset koottuna Pekka Mäkelä, Proja Oyj 15

16 Projektin aikatauluun liittyvät t tekijät Tehtäväluettelo vastuuhenkilöineen Tehtävien resursointi ja arvioidut työmäärät Aikataulunäkymä Pekka Mäkelä, Proja Oyj 16

17 Kustannukset ja tulot Kustannukset suunnitellaan kustannuslajeittain Tulot suunnitellaan tulolajeittain Pekka Mäkelä, Proja Oyj 17

18 Laatusuunnitelmat Projektiin liittyvät laatuaspektit pyritään kirjaamaan Mitkä asiat vaikuttavat projektin laatuun Miten laatua mitataan, mitä asioita seurataan, mitä niille pitää tehdä ja kenen Pekka Mäkelä, Proja Oyj 18

19 Projektitiimi ja heidän varaukset Projektiorganisaation luonti Resurssipyynnöt/varaukset projektille, henkilöiden roolit, tarve, ajanjakso Pekka Mäkelä, Proja Oyj 19

20 Projektin henkilöt Ohjausryhmä rooleineen Tiimityön kehittämiseen liittyvät tapahtumat Pekka Mäkelä, Proja Oyj 20

21 Tiedottaminen Tiedottaminen projektin sidosryhmille Suunnitelmassa mitä, kenelle ja milloin Pekka Mäkelä, Proja Oyj 21

22 Riskit Projektin epävarmuuksiin varautuminen Havaitsija ja omistaja Ehdotus ratkaisuksi Sovitut toimenpiteet ja niiden päivämäärät Pekka Mäkelä, Proja Oyj 22

23 Projektin dokumentaatio Projektidokumenttien käsittely Jokaisella projektilla on oma dokumenttisivustonsa Toteutettu Windows SharePoint Services palveluiden avulla Pääsy miltä tahansa toiminnalliselta välilehdeltä Sivustolle voi tulla myös suoran sivun osoitteella Pekka Mäkelä, Proja Oyj

24 Projektin sisäinen inen viestintä Jokaisella projektilla on oma dokumenttisivustonsa Pääsy miltä tahansa toiminnalliselta välilehdeltä Sivustolle voi tulla myös suoran sivun osoitteella Pekka Mäkelä, Proja Oyj

25 Kiitos! Pekka Mäkelä PROHA OYJ Pekka Mäkelä, Proja Oyj 25