Vero TORI-siirtoprojekti, ohjausryhmä. 1 Esityslistan hyväksyminen. 2 Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen

Transkriptio

1 Pöytäkirja 1 / 5 Vero TORI-siirtoprojekti, ohjausryhmä Aika klo 13-14:25 Paikka Osallistujat Lync Puheenjohtaja: Markku Heikura, tietohallintojohtaja, Verohallinto Jäsenet: Verohallinto Juha Vuojärvi, teknologiajohtaja Asko Pajunen, asiakasyksikön edustaja (HEVE) Jäsenet, Valtori: Kari Pessi, toimitusjohtaja Pia Haikonen, palvelujohtaja, projektipäällikkö Jukka Aaltonen, suunnittelija, projektipäällikkö, sihteeri Jakelu osallistujat 1 Esityslistan hyväksyminen Hyväksyttiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi siten, että muihin asioihin lisättiin asiakasvastuuhenkilön tehtävä sekä puhelinjärjestelmän vaihto. 2 Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen 3 TORI-hankkeen tilannekatsaus / K. Pessi Hyväksyttiin edellisen kokouksen pöytäkirja (liite 1). Kari Pessi esitteli TORI-hankkeen ja -palvelukeskuksen tilannekatsauksen (liite 2). Keskustelussa tuli esille, että 4 Projektin tilannekatsaus / M. Siintola Jyväskylän toimiston tiloja etsitään parhaillaan. hallituksen henkilöstöedustajan valinta pitäisi olla tehtynä Ensimmäinen hallituksen kokous on Jyväskylässä. esitteli projektin tilannekatsauksen (liite 3). Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus

2 VALTORI Pöytäkirja 2 / 5 5 Projektin päättämistoimet 6 Avoimet asiat Ohjausryhmä totesi projektin tilanteen. Käytiin läpi projektin hyväksymiskriteerit (liite 4) Todettiin, että projektisuunnitelman hyväksymiskriteereistä on toteutunut: Palveluiden ja tehtävien siirto on suoritettu ja tarvittavat erityisjärjestelyt on sovittu ja niiden mukainen toiminta on varmistettu. Asiakas on määrittänyt TORI-palveluihin liittyvät toimintamallinsa ja niiden mukainen toiminta on käynnistetty. Palvelusopimus palveluista ja niiden veloituksista on hyväksytty. Kaksi kriteeriä vaatii vielä toimenpiteitä: Henkilösiirrot on toteutettu, henkilöstön asemaan liittyvät asiat on siirretty Valtorin vastuulle ja niiden toimivuus on varmistettu. Asiakkaan ja Valtorin välinen asiakasyhteistyö on käynnistynyt sovitusti ja siirtoprojekti on tehnyt tarvittavat vastuunvaihdot Verohallinnon ja Valtorin kesken. Projektin loppuraportin luonnos (liite 5) Keskustelussa loppuraportin luonnoksesta (liite 5) ja todettiin, että loppuraportti on rakenteeltaan ok. projektiryhmän kokemuksia ei ole vielä koottu. ohjausryhmän kokemukset tulee myös koota (AP 32). kokemukset tulee koota yhteen sekä luovuttajan että vastaanottajan näkökulmasta. No Pvm Toimenpide Vastuu Deadline Status Ratkaisu Sovittiin, että Valtorin organisaation raportointisuhteet selvennetään Sovittiin, että pidetään Kari Pessi Avoin Siirtyvä Veron henkilö ottaa vastuun palvelutuotannosta ja raportoi palvelutuotannon johtajalle. Verolta siirtyvät raportoivat kuten tähänkin asti. : Toimintayksiköissä ja esimiesvastuissa on vielä hieman selvitettävää. Juha Vuojärvi Suljetaan Seuraava palaveri on maaliskuussa. Palaveri

3 VALTORI Pöytäkirja 3 / 5 käyttöpalveluita toimittavan alihankkijan kanssa erillinen palaveri tulevista tehtävistä Sovittiin, että Verohallinnossa analysoidaan, minkälaisiin tehtäviin ja vaiheisiin työpanos on kohdistunut. Pia Haikonen Suljetaan on pidetty. Analysointi on tehty ja toimitettu Varallaolomenettelystä ja ylityömenettelyistä pitää olla säännöt heti, kun toiminta käynnistyy Selvitettävä, miten tilauksen ja laskutuksen hyväksyminen hoidetaan siten, että Verolla on tieto siitä, miten Valtorilla toimitaan? Esim. toimittajan tilaaminen ylitöihin pikaisesti. Kari Pessi Avoin : Varallaolo- ja ylityömenettelyjä ei ole vielä. Virka-ajan ulkopuolisia töitä on hoidettu Veron käytännöillä. Työaikamääräys on Valtorissa työn alla ja se on hyväksytettävä vielä henkilöstön edustajalla. Epätietoisuus on tullut esille henkilöstön keskuudessa. Kari Pessi Avoin : Palaverissa sovittiin, mikä on menettely. Käytännön tasolla asiat ovat auki. Toimittajien osalta asia on tullut jo esille ja toimittajalta on jouduttu tilaamaan ylitöitä Selvitettävä, miten puhelinlaskutuksen ja puhelinlaitteiden ostot hoidetaan. Jukka Yli- Koivisto Avoin Laskut tulevat Verolle ja ostot hoidetaan Veron Tilhan kautta. : Sovittava, siitä miten valtorilaisten laskut hoidetaan jatkossa Sovittava, miten hallinnollisen puolen päätösasioiden / ongelmien käsitellään Veron ja Valtorin yhteistyönä Kari Pessi Suljetaan Palvelutuotannon johtaja tai toimitusjohtaja tekevät päätökset.

4 VALTORI Pöytäkirja 4 / Sovittiin, että asiakkaan kanssa pitää käydä läpi tilaus-, laskutus- tms. toimintatavat. Marita Sipola, Kari Pessi Avoin sovittiin, että siirtohetkestä lähtien Valtori hoitaa laskut. Toimittajakirje on lähetetty, mutta viitetiedoista ei ole vielä varmaa tietoa. Sovittiin, että Vero palauttaa laskut, jos Valtorille kuuluvia laskuja tulee Verolle Veron ehdotus, että K&K hankeen siirtoprojektin osalta tilaukset ja laskutus hoidettaisiin Verolla ja jatkuva palvelu tulisi Valtorin vastuulle. Sovittiin, että ehdotukseen palataan Kari Pessi / Jukka Yli- Koivisto Suljetaan Toimitaan ehdotuksen mukaan Sovittiin, että Valtori tekee hinnasta (kolmella vaativuustasolla) esityksen, joka käsitellään 18.2 Kari Pessi Suljetaan Esitys on tehty ja hyväksytty Sovittiin, että Vero ilmoittaa asiakastyytyväisyyskys elyyn vastaajat saatuaan kysymykset. Kari Pessi, Markku Heikura Suljetaan Kysely on toteutettu ja vastaukset koottu. 32 Projektiin liittyvät kokemukset ja opit Marjutille. ohjausryh mä Uusi 33 Selvitettävä, pystyykö yksi henkilö hoitamaan sekä Tullin että Veron asiakkuudet Kari Pessi Uusi 7 Muut asiat Asiakasvastuullinen on yhdessä Tullin kanssa. Selvitettävä, pystyykö yksi henkilö hoitamaan molemmat asiakkuudet (AP 33). Toivottiin, että linjaukset ja ohjeet tiedotetaan pidemmällä varoitusajalla (esim. XP-ohje).

5 VALTORI Pöytäkirja 5 / 5 8 Seuraava kokous 9 Liitteet Keskusteltiin Sonera Elisa -puhelinjärjestelmätoimittajan vaihdon vaikutuksista Verolle. torstaina :30 Ympyrätalossa 1. Edellisen kokouksen pöytäkirja 2. Valtorin tilannekatsaus 3. Projektin tilannekatsaus 4. Projektin hyväksymiskriteerit 5. Projektin loppuraportti