Projektin eteneminen. Veli Liikanen. ABC hankkeet etenee tukea hankkeiden toteutukseen ja valmisteluun

Koko: px

Aloita esitys sivulta:

Download "Projektin eteneminen. Veli Liikanen. ABC hankkeet etenee tukea hankkeiden toteutukseen ja valmisteluun"

Tuula Melasniemi
7 vuotta sitten
Katselukertoja:

1 Projektin eteneminen Veli Liikanen ABC hankkeet etenee tukea hankkeiden toteutukseen ja valmisteluun Mikkelin ammattikorkeakoulu // Mikkeli University of Applied Sciences //

2 Vaahtokarkkihaaste

11 Projektin hallinta ja toteutus Veli Liikanen

12 Projektin toteuttaminen käytännössä 1. Projektin käynnistäminen aloitus-/käynnistyskokous toimijoiden tutustuttaminen käynnistetään ryhmätyö yhteydenpidon muodot pelisäännöistä sopiminen 3. Projektin päättäminen päätösseminaari tai muu tapahtuma loppuraportin laatiminen 2. Projektin kulku ohjausryhmän kokoukset projektiryhmän tapaamiset tiedottaminen toimintasuunnitelman toteuttaminen dokumentointi Veli Liikanen

13 Projektin toteuttaminen käytännössä Minkälaisia kokemuksia projektien toteuttamisesta? 2. Projektin kulku ohjausryhmän kokoukset projektiryhmän tapaamiset tiedottaminen toimintasuunnitelman toteuttaminen dokumentointi

14 Tyypillisiä kompastuskiviä projektin toteutuksessa sisäinen viestintä ontuu työmääräarviot pielessä suunnittelu puutteellista budjetti moninkertaistuu projektin aikana mukana olevat eivät aidosti sitoutuneita toimintaan työnjako epäselvä Veli Liikanen

15 Millainen on hyvä projekti? Sillä on tarkasti rajattu tehtävä ja aikataulu Sen resurssit on määritelty: henkilöt, ohjaus, hallinto Se pohjautuu todelliseen kehittämistarpeeseen Sillä on selkeät tavoitteet Se on ajallisesti selkeä kokonaisuus Se on yhteistoiminnallinen Se on johdettu hyvin Se on resurssoitu oikein Se ylläpitää ja synnyttää jatkuvuutta Siinä huolehditaan ilmapiiristä ja tunteista Se antaa vapauden luoda ja ideoida Sitä arvioidaan ja siitä saadaan palautetta Veli Liikanen

16 Ketterän kehityksen manifesti Me etsimme parempia keinoja ohjelmistojen kehittämiseen tekemällä sitä itse ja auttamalla siinä muita. Tässä työssämme olemme päätyneet arvostamaan Yksilöitä ja vuorovaikutusta enemmän kuin prosesseja ja työkaluja Toimivaa sovellusta enemmän kuin kokonaisvaltaista dokumentaatiota Asiakasyhteistyötä enemmän kuin sopimusneuvotteluita Muutokseen reagoimista enemmän kuin suunnitelman noudattamista. Vaikka oikeallakin puolella on arvoa, me arvostamme vasemmalla olevia asioita enemmän.

17 Mitä hyvä projektityö vaatii?

Projektin johtaminen verkostoituminen asioiden delegoiminen aikataulusta huolehtiminen tulosten laatu budjetin seuranta muutosten ja

18 Projektin johtaminen verkostoituminen asioiden delegoiminen aikataulusta huolehtiminen tulosten laatu budjetin seuranta muutosten ja kustannusten hallinta asiantuntijoiden johtaminen vaatii luottamusta ja kärsivällisyyttä Luota, mutta valvo. - venäläinen sananlasku Veli Liikanen

Projektiorganisaatio Projektin organisaation tulisi olla sopeutuva ja joustava, ei jäykkä Projekti on organisoitava tavoite- ja tehtävälähtöisesti Projektin tehtäviä hoitavat kunkin

19 Projektiorganisaatio Projektin organisaation tulisi olla sopeutuva ja joustava, ei jäykkä Projekti on organisoitava tavoite- ja tehtävälähtöisesti Projektin tehtäviä hoitavat kunkin erityisalueen asiantuntijat Asiantuntijoiden uskallettava (ja saatava) toimia itsenäisesti Projektiryhmän kokoaminen: ryhmän vastuuhenkilö suppea toteuttajatiimi huomio henkilökemiaan! Veli Liikanen

20 Projektiorganisaatio projektiorganisaatioon kuuluvat projektin asettaja johto- tai ohjausryhmä projektipäällikkö projektisihteeri projektiryhmä tukihenkilöt ja/tai alihankkijat eri vaiheissa tarvitaan erilaista osaamista ideoijia organisaattoreita jäsentäjiä johtamistaitoisia sosiaalisia ja vaikutusvaltaisia henkilöitä jne. Veli Liikanen

Projektiryhmä, -päällikkö, -sihteeri projektipäällikkö hallitsee kokonaisuuden yhteistyökykyinen kykenee toimimaan tavoitteellisesti projektisihteeri hoitaa rutiinitehtävät (esim.

21 Projektiryhmä, -päällikkö, -sihteeri projektipäällikkö hallitsee kokonaisuuden yhteistyökykyinen kykenee toimimaan tavoitteellisesti projektisihteeri hoitaa rutiinitehtävät (esim. kokousten järjestelyt, matkojen järjestely, dokumentointi, aineiston kokoaminen) projektiryhmä asiantuntijoita! toteuttaa käytännössä projektin asiasisällön mukaiset toiminnot liian suuri ryhmä ei saa päätöksiä aikaan tukihenkilöt, ostopalvelut ja alihankkijat tarvittaessa osaaminen tulee hankkia projektin ulkopuolelta Veli Liikanen

22 Projektiryhmän kokoukset Kokouksesta oltava konkreettista hyötyä projektille! Kokoukseen osallistuvat vain tarvittavat henkilöt Usein kokoukset pitkittyvät ja tuntuvat riesalta. Syitä tähän: Puutteellinen valmistelu Tavoitteiden epämääräisyys Liian suuri osallistujamäärä Siis valmistele, rajaa, aseta tavoitteet, minimoi osallistujien lukumäärä! Pysytään aikataulussa ja aiheessa, tehdään päätöksiä, jaetaan sisältö asianosaisille Käydään läpi tilanne tehtävittäin ja henkilöittäin Käsitellään ja ratkaistaan ongelmia Mielummin usein ja lyhyesti kuin harvoin ja pitkään Kokousten lukumäärä ja kesto ovat kääntäen verrannollisia organisaation tehokkuuteen Veli Liikanen

Viestintä projektissa mitä tietoa tulee jakaa, kenelle ja milloin luottamuksen vahvistaminen sisäinen tiedottaminen oma tiimi sidosryhmät

23 Viestintä projektissa mitä tietoa tulee jakaa, kenelle ja milloin luottamuksen vahvistaminen sisäinen tiedottaminen oma tiimi sidosryhmät säännöllisyys? ulkoinen tiedottaminen tiedotusvälineet, tiedotustilaisuudet: koukut tarjolla oleva tieto: verkkosivut, esitteet Veli Liikanen

24 Aikataulu ja realismi, onnistuminen ja muutostarpeet

26 Aikataulu ja realismi Työn suunnittelu ja työmäärän arviointi ei ole helppoa Aikataulutus tukee seurantaa, ei takaa itse itseään Muutoksia on pystyttävä tekemään: tinkimään ja nokittamaan Ja on pakko epäonnistua Varma tapa onnistua ajanhallinnassa? Tee vähemmän

27 Seuranta on viestintää ja tiedon koostamista Projektin seuranta vaatii tehokasta viestintää ja ajantasaista tietoa projektin tilasta Tilannekuvan muodostaminen: Toteutuneet ja odotettavat poikkeamat, niiden vaikutukset Muuttuneet olosuhteet Vaaditut toimenpiteet Projektin raportointi on välttämätön paha suunnitelmien toteuttamisen ja päätöksenteon välissä Tiedota säännöllisesti ja kerro ikävät asiat itse ensimmäisenä. Myös hyvät uutiset kannattaa kertoa! Veli Liikanen

29 Muutosvastarinta ja epävarmuus Projektiteorian ydin on siinä, että lopputulos tiedetään ennen kuin toimeen tartutaan. Sitä vastoin hyvä kehittämistyö tuottaa joskus tuloksia, joita ei osattu etukäteen odottaa. Ihminen kertoo parhaat tarinat tekemisistään, ei alkuperäisistä aikomuksistaan. Perinteinen projektiteoria olettaa päinvastoin. Muutosten toteuttamisessa projekti on sen sijaan erinomainen väline. Melkein kaikki ihmisen muutoskertomukset ja jännittävät seikkailut ovat rakenteeltaan projektikertomuksia. Hyvien ja innostavien kehityskertomusten eli menestyneiden projektien taustalla on suuri määrä kokeiluja, yrityksiä ja erehdyksiä tai Runousopin sanaston mukaan eepos, jonka tarinoista ja sankareista vain osa tulee tunnetuiksi.

30 Muutosvastarinta ja epävarmuus Muutosvastarinta viikon luontoääni

31 Looginen viitekehys

34 Gantt-kaavio Veli Liikanen

35 Kuvat: Shutterstock, Wikipedia, Yle, Carlos Marko-Tapio

Samankaltaiset tiedostot

PROJEKTI- HALLINNAN KÄSIKIRJA

RISTO PELIN PROJEKTI- HALLINNAN KÄSIKIRJA (seitsemäs painos) PROJEKTIJOHTAMINEN OY RISTO PELIN Kaikki oikeudet pidätetään. Tämän kirjan jäljentäminen ilman tekijän kirjallista lupaa painamalla, monistamalla,