PIIRIN TAPAHTUMIEN TALOUSOHJE

Transkriptio

1 Piirin tapahtumia ovat piirin toimintasuunnitelmaan kirjatut tai piirin ryhmien erikseen järjestettäväksi päättämät tapahtumat, jotka piirihallitus on vahvistanut järjestettäväksi. Muiden tapahtumien osalta järjestelyoikeuden myöntää piirihallitus ministerin tai esimerkiksi jonkin jaoston esityksestä. Tapahtuman järjestää joko piirin oma organisaatio tai lippukunta/lippukuntaryhmä piirin jonkin ryhmän antaman toimeksiannon mukaan. Tapahtuman järjestämisestä päättänyt piirin ryhmä huolehtii järjestelyjen valvonnasta ja ohjauksesta, tai piirihallitus voi nimittää erillisen ohjausryhmän ohjaamaan tapahtuman järjestelyjä. Tarvittaessa ryhmä voi myös järjestää koulutusta tapahtuman järjestäjille. Säännöllisesti järjestettävien tapahtumien (esimerkiksi piirin partiotaitokilpailut) järjestäjät piirihallitus vahvistaa vähintään kaksi vuotta ennen oletettua tapahtuma-aikaa. TAPAHTUMAN TALOUS Piirin omat tapahtumat Jos tapahtuman järjestää jokin toiminnanala tai piirin oma, tapahtumaa varten koottu projektiorganisaatio, kulkee tapahtuman talous automaattisesti piirin pankkitilin kautta. Isolle tapahtumalle voidaan tarvittaessa avata oma pankkitili rahaliikenteen hoitamiseksi. Tapahtuman talousarvio sisältyy aina järjestelyistä vastaavan toiminnanalan talousarvioon. Lippukunnan järjestämä piirin tapahtuma Piirissä järjestetään säännöllisesti tapahtumia kuten partiotaitokilpailut, joiden järjestelyvastuu on jollakin lippukunnalla tai lippukuntaryhmällä. Näiden tapahtumien osalta neuvotellaan aina tapauskohtaisesti, mitä talousmallia noudatetaan ja mikä on piirin ja järjestävän lippukunnan työnjako tapahtuman järjestelyissä. Neuvottelut ja sopimukset tehdään tapahtuman johtajan ja ohjelman vastuullisen työntekijän kesken. Lippukunta tai muu tapahtuman järjestäjä neuvottelee seuraavien talousmallien pohjalta ja sopii työnjaosta ja aikataulusta järjestettävän tapahtuman osalta ainakin seuraavien asioiden hoitamisesta: -tapahtuman tiedottaminen -tapahtuman ilmoittautumisten hoitaminen -tapahtuman rahaliikenteen hoitaminen -tapahtuman raportointi Tapahtuman järjestäjä toimittaa vähintään kuusi (6) kuukautta aikaisemmin ohjelman vastuulliselle työntekijälle tapahtuman talousarvion ja muut mahdolliset selvitykset tapahtuman osallistumismaksun vahvistamista varten. Partiotaitokilpailujen sekä muiden säännöllisesti toistuvien tapahtumien hinta vahvistetaan budjetin hyväksymisen yhteydessä syyskokouksessa. Tapahtuman jälkeen järjestäjä toimittaa tapahtuman tilinpäätöksen ja raportin ohjelman vastuulliselle työntekijälle kahden kuukauden kuluessa tapahtuman päättymisestä. 1 / 5

2 Jokaisen tapahtuman järjestäjän tulee valita henkilö, joka hoitaa tapahtuman raha-asiat partiotoimiston kanssa. Talousmallit 50:50 -mallissa tapahtuman mahdollinen voitto tai tappio jaetaan puoliksi järjestäjien ja piirin kesken. 100% piiri -mallissa piiri ottaa vastuulleen koko tapahtuman talouden, eli saa itselleen mahdollisesti saatavan voiton tai joutuu maksamaan mahdollisen tappion. Piirin alueelliset partiotapahtumat Piirin alueelliset tapahtumat, kuten alueleirit tai vastaavat tapahtumat voidaan talouden osalta hallinnoida myös piirin tilien kautta. Taloushallinnon hoitamisesta on sovittava aina etukäteen partiotoimiston/ aluetyöstä vastaavan työntekijän kanssa. Jos piiri hoitaa talouden, niin budjetissa on huomioitava toimistoveloitus 10%:a osanottomaksuista. Partiotaitokilpailut Kilpailun talousarvio tulee toimittaa ohjelman vastuulliselle työntekijälle viimeistään kuusi (6) kuukautta ennen kilpailua. Talvikisojen talousarvio on kuitenkin toimitettava heti järjestelyjen alkuvaiheessa, eli käytännössä vähintään n. vuosi ennen kilpailua. Talousarvion tarkastaa partiotaitokilpailun valvoja ennen sen lähettämistä partiopiirin työntekijälle. Piirin tapahtumien osallistumismaksut päätetään talousarvion vahvistamisen yhteydessä syyskokouksessa. Partiotoimistolta kannattaa tarkistaa kilpailuille päätetyt osallistumismaksut ennen talousarvion valmistelua. Ennen talousarvion laatimista on sovittava partiotoimiston kanssa mitä talousmallia partiotaitokilpailujen taloudessa noudatetaan Piirin budjetointiohjeen mukaisesti talousarvio tehdään ±0 periaatteella. Talousarvioon tulee varata 5-10%:n riskivara, joka tarvittaessa voidaan käyttää talousarvion tasapainottamiseen esimerkiksi talvikisoissa, joissa osallistujamäärä on pieni. Talousarviossa pitää huomioida ainakin seuraavat kuluerät: - ruokakulut (kilpailijoille tarjotaan yksi ateria yleensä kilpailun jälkeen, rastimiesten muonituskulut) - kisakeskuksen kulut - rastimateriaalit - valvojan matkakulut (kilpailun valvojan kulut ovat osana partiotaitokilpailun kuluja) - muut matkakulut (sovittava mitä matkakuluja maksetaan ja kenelle) - palkinnot (palkintojen arvo on 20%:a osallistumismaksuista huom! Hankintahinta voi olla pienempi) Talousarvion laatimiseen saa apua partiotoimistolta ja kilpailun valvojalta, sillä toteutuneita partiotaitokilpailuja kannattaa hyödyntää myös talouden suunnittelussa. 2 / 5

3 Partiotaitokilpailujen rahaliikenteen hoitamisesta kannattaa sopia hyvissä ajoin ennen kilpailuja, hoidetaanko se lippukunnan vai partiotoimiston toimesta. Partiopiiri laskuttaa partiotaitokilpailujen osallistumismaksut ilmoittautumisajan päätyttyä ja kaikki partiotaitokilpailuihin liittyvät laskut on myös mahdollista pyytää lähettämään suoraan partiotoimistolle. Jos kilpailunjärjestäjä pitää kisapäivänä kanttiinia, se on kuitenkin kokonaan järjestäjän vastuulla ja myös koko voitto (tai tappio) kanttiinista jää järjestäjälle itselleen. Jos järjestäjänä on yksi lippukunta, on lippukunnanjohtaja (tai taloudenhoitaja) yksiselitteisesti viime kädessä vastuussa myös kilpailun taloudesta. Käytännössä voi kuitenkin olla järkevää antaa kilpailun talousvastuu kilpailunjohtajalle tai talouspäällikölle. Jos järjestämässä on useampi lippukunta, on erittäin tärkeää sopia jo alkuvaiheessa kuinka raha-asiat hoidetaan ja kuinka mahdollinen voitto tai tappio jaetaan. Partiotaitokilpailujen tilinpäätös ja kilpailujen raportti lähetetään viimeistään kaksi (2) kuukautta kilpailujen jälkeen ohjelman vastaavalle työntekijälle ja sen pitää olla valvojan tarkastama. Piirin isot tapahtumat Piiri voi antaa myös isoja tapahtumia (esimerkiksi piirileiri, SM-kisat, paraati) lippukunnan tai lippukuntaryhmän järjestettäväksi. Näissä tapauksissa tapahtuman järjestämisestä tehdään erillinen sopimus, jossa sovitaan tarkemmin piirin ja järjestäjän keskinäisistä vastuista ja velvoitteista. Tämän sopimuksen allekirjoittavat tapahtumanjohtaja ja toiminnanjohtaja. Tapahtuman talousarvio Kaikista piirin tapahtumista tulee laatia talousarvio, joka tehdään voimassa olevan budjetointiohjeen mukaan. Budjetoinnissa tulee huomioida vuosittain vahvistetut talousarvion perusteet. Kaikki tapahtumat budjetoidaan vähintään ±0 periaatteella ja budjettiin varataan 5-10%:n riskivara. Talousarvion hyväksyy piirihallitus ja vasta sen jälkeen, kun tapahtuman talousarvio on hyväksytty, voivat tapahtuman järjestäjät tehdä taloudellisia sitoumuksia. Piirin partiotaitokilpailujen talousarvion hyväksyy toiminnanjohtaja. Tapahtuman rahaliikenteen hoitaminen Tapahtumaa koskevat hankinnat tehdään talousarvion mukaan. Talousarviosta poikkeavista hankinnoista päättää toiminnanjohtaja. Kaikki hankinnat on tehtävä niin, että niistä saadaan joko lasku tai kuitti. Jos tapahtuman järjestäjä voi sopia partiotoimiston kanssa, että tapahtuman laskut lähetetään suoraan piiriin. Laskuissa tulee olla selkeä maininta tai viite: - laskun päivämäärä - laskun lähettäjän nimi ja osoite - laskun lähettäjän y-tunnus - mitä tapahtumaa lasku koskee - mistä meno on aiheutunut - kuka laskusta on sopinut 3 / 5

4 Jos tapahtuman järjestäjä maksaa itse tapahtuman kuluja, ne laskutetaan piiriltä matka- ja kulukorvauslomakkeella. Matkakustannukset Kaikkien piirin tapahtumien osalta noudatetaan piirin matkakustannusten korvauskäytäntöä ja ohjeita. Matkat laskutetaan matkalaskukaavakkeella, joka tulee myös allekirjoittaa ja mukaan tulee liittää alkuperäiset matkaliput. Palkkojen ja palkkioiden maksaminen Piirin tapahtumien järjestelyihin osallistuville ei makseta pääsääntöisesti palkkaa tai palkkioita. Poikkeustapauksissa palkan tai palkkion maksamisesta päättää aina toiminnanjohtaja ja hän myös tekee tarvittavat sopimukset. Laskujen tarkastaminen ja hyväksyminen Tapahtumanjohtaja tai tapahtuman taloudesta vastaava henkilö tarkastaa kaikki tapahtuman laskut ennen niiden maksamista ja huolehtii, että niiden tiedot ovat oikein. Toiminnanjohtaja hyväksyy kaikki tapahtumien menot ennen niiden maksamista. Tapahtuman yhteydessä tehtävä varainhankinta Tapahtuman järjestäjä vastaa pääsääntöisesti itse tapahtuman yhteydessä olevasta varainhankinnasta, esim. kioskitoiminnasta. Tapahtumissa voi olla sekä järjestäjän omaa, että piirin omaa varainhankintaa (partiotarvikevälitys, mainosmyynti tms.), näistä sovitaan aina erikseen tapahtuman järjestäjän kanssa. Tapahtuman seuranta ja raportointi Tapahtuman johtaja vastaa siitä, että talousarviota noudatetaan. Jos talousarvion pohjana oleva osanottajamäärä ei toteudu, tapahtuman järjestäjien on viipymättä oltava yhteydessä sen toiminnanalan ministeriin, jonka vastuulle tapahtuma kuuluu tai toiminnanjohtajaan. Näiden kanssa yhdessä päätetään talousarvion tarkistamisesta ja mahdollisesti tapahtuman perumisesta, jos sen järjestäminen sisältää merkittävän taloudellisen riskin. Tapahtuman jälkeen järjestäjä toimittaa partiotoimistolle, mikä tahansa talousmalli tapahtuman järjestämisestä on sovittukin, tapahtuman tilinpäätöksen ja raportin kahden kuukauden kuluessa tapahtuman päättymisestä. Piirin partiotaitokilpailujen osalta tilinpäätös tulee olla valvojan tarkastama. 4 / 5

5 YRITYSYHTEISTYÖ Yritysyhteistyö on yritysten ja partion välinen vuorovaikutusprosessi, jossa molemmat osapuolet ovat sekä antajia että edunsaajia. Perinteisessä mielessä partion tekemä yhteistyö yritysten kanssa ei täytä yritysyhteistyön kriteereitä. Yhteistyö yritysten kanssa on pääasiassa varainhankintaan rinnastettavaa toimintaa, jossa partiolaiset saavat yrityksiltä yleensä lahjoituksia esim. alennusten muodossa. Partiolaisten saama tuki voi olla olla myös vastikkeellista, kuten lehtimainokset. Piirin tapahtumia voidaan hyödyntää osana piirin yritysyhteistyötä ja varainhankintaa. Varsinaisia yritysyhteistyösopimuksia tapahtuman järjestäjällä ei ole valtuutusta tehdä, mutta toimintaan kohdistuvasta tuesta joko vastikkeettomasta tai vastikkeellista tapahtuman järjestäjä voi tehdä sopimuksia etukäteen toiminnanjohtajan kanssa sovittujen periaatteiden mukaisesti. Tapahtuman järjestäjä ei saa tehdä mitään sellaisia sopimuksia, jotka joko suoraan tai välillisesti ovat riski partion maineelle ja imagolle tai ovat piirin olemassa olevien yhteistyösopimusten ehtojen vastaisia. Tapahtuman järjestäjän tulee olla yhteydessä aina etukäteen toiminnanjohtajaan, jos suunnitteilla on jotain yhteistyökuvioita yritysten tai julkisten tahojen kanssa, jotta piirissä on tieto mahdollisuudesta käynnistää yhteistyöneuvottelut. Piirihallitus voi omalla kustannuksellaan kutsua kaikkiin piirin tapahtumiin omia kutsuvieraitaan. Tästä on tapahtuman järjestäjälle kuitenkin tiedotettava mahdollisimman hyvissä ajoin etukäteen. Piirin tapahtumien talousohje on hyväksytty :n hallituksen kokouksessa 06/ ja se tulee voimaan hallituksen päätöksellä ja korvaa kaikki aiemmin sovitut tapahtumien järjestämisen talousohjeet. Tämä talousohje on päivitetty hallituksen kokouksessa 01/ ja se on päätetty ottaa käyttöön valittömästi. 5 / 5