Järjestelmäsalkun hallinta TTY:llä

Transkriptio

1 1 Järjestelmäsalkun hallinta TTY:llä Osa kokonaisarkkitehtuurin ja toiminnan kehittämistä!

2 2 TTY:n tunnuslukuja Työntekijöitä Opiskelijoita Keskitettyjä järjestelmiä 79 kpl Opiskelu/opetus 21 kpl Taloushallinto 10 kpl Henkilöstöhallinto 11 kpl Tila 10 kpl Viestintä 6 kpl Muut 2 kpl Kirjasto 19 kpl Yliopistoista suurimmat järjestelmäinvestoinnit suhteessa IT-kuluihin (ITbenchmarking 2010)

3 3 Järjestelmätyön ohjaus Tietohallintosuunnitelmassa tehdään linjaukset neljäksi vuodeksi ja toimenpidesuunnitelma. Valmistellaan yliopiston strategian pohjalta laajapohjaisesti ja rehtori vahvistaa Tietohallinnon neuvottelukunta osallistuu toimenpidesuunnitelman päivittämiseen vuosittain Yliopistopalveluiden IT-ohjausryhmä koordinoi keskitettyä järjestelmäkehitystä Koordinoi, seuraa ja priorisoi yliopistopalveluiden yksiköiden tietojärjestelmiä koskevia kehityssuunnitelmia ja hankkeita. Osa toiminnan kehittämistä! Käsittelee esitykset järjestelmäprojekteiksi ja antaa niille toimeksiantoja Käsittelee suunnitelmat eri yksiköiden järjestelmien välisten liittymäpintojen toteuttamisesta Pienempien projektien valvonta Sopii yhteiset toimintatavat

4 4 Yleiset periaatteet Järjestelmissä käytetään valmisjärjestelmiä mahdollisuuksien mukaan Talous-, henkilöstö- ja yleishallinnon järjestelmien käyttöpalvelut on pääosin ulkoistettu. Ulkoistusta suositaan muutenkin. Toimittajalla kokonaisvastuu järjestelmän toiminnasta! Opiskelun, opetuksen ja viestinnän tietojärjestelmissä käytetään räätälöityjä ratkaisuita, koska järjestelmätarjonta on vähäistä. Näiden käyttöpalvelu hoidetaan itse. Järjestelmien määrittely- ja ohjelmointityö ostetaan. Keskitettyjen järjestelmien omistajina yliopistopalveluiden yksiköt. Ne budjetoivat järjestelmäkulut ja vastaavat projekteista Tietohallinto toimii teknisenä konsulttina, osin palveluntarjoajana sekä koordinoi järjestelmäkokonaisuutta ja arkkitehtuuria Tekniset järjestelmätyökalut vakioidaan

5 5 Järjestelmäprojektien organisaatio Järjestelmäprojektit Ohjausryhmä Johtoryhmä (isoissa projekteissa) Projektiryhmä Projektipäällikkö Projektien henkilöstö Projektipäällikkö, yleensä järjestelmän pääkäyttäjä/vastuuhenkilö Järjestelmäsuunnittelija

6 6 Ohjausryhmä Koostumus yleensä: Hallintojohtaja (pj), YLPAn omistajayksikön esimies, TTY:n projektipäällikkö, toimittajan account manager, toimittajan projektipäällikkö, asiakkaiden edustajat (esim. laitosjohtaja, yokunnan edustaja), asiantuntijajäseniä, tietohallintojohtaja Hyväksyy projektisuunnitelman ja sen muutokset, budjetin, riskianalyysin ja viestintäsuunnitelman Ohjaa projektin toimintaa ja seuraa sen etenemistä Tekee periaatepäätökset ja linjaukset Hallintojohtaja voi tehdä rahoituspäätöksiä, jos budjetti ylittyy Tietohallintojohtaja koordinoi hanketta yliopiston kokonaisuuden kannalta On riittävän etäällä projektin käytännön työstä Isoissa projekteissa voi olla myös yliopiston sisäinen johtoryhmä

7 7 Projektiryhmä Koostumus yleensä: Projektipäälliköt asiakkaalta ja toimittajalta Asiantuntijajäseniä asiakkaalta ja toimittajalta Käyttäjien edustajat (työntekijä- ja opiskelijakäyttäjä) Järjestelmän nimetty järjestelmäsuunnittelija/-asiantuntija Tietohallinnon muu järjestelmäsuunnittelija (palvelinylläpito, identiteetinhallinta, webmaster ect tarpeen mukaan) Tekee projektisuunnitelman ja seuraa sen toteutumista Tekee budjetin ja seuraa sen toteutumista Käsittelee määrittelyt Tekee ohjausryhmälle tilannekatsauksen Webmaster koordinoi www-järjestelmiä, joissa on staattisia sivuja ja/tai uutisia

8 8 Jatkokehityksen organisointi Yhteistyöryhmä suurimpien toimittajien kanssa Toimii jatkokehityksen ohjausryhmänä Käytössä silloin, kun sama toimittaja tekee järjestelmätyötä useille eri järjestelmille ja järjestelmät ovat ylläpitovaiheessa tai kehitysvaiheessa Yhteistyöryhmä käytössä Digian ja Leanwaren kanssa Tehtävänä mm. ylläpitosopimuksen piirissä tehtävien töiden ohjaus, työtilanne ja aikataulujen seuranta Järjestelmän kehitysryhmä Kehitysryhmä kerää asiakaspalautetta ja kuuntelee asiakkaiden tarpeita Kehitysryhmä käsittelee järjestelmän kehitysehdotuksia, priorisoi ne ja laatii toimintasuunnitelman budjetteineen vuosittain Kehitysryhmä seuraa töiden etenemistä ja budjetin toteumaa sekä tekee ehdotuksia tarvittavista korjaustoimenpiteistä

9 9 Töiden tilaus ja hallinta Projektitoimitukset perustuvat toimitussopimuksiin. Projektitöitä hallitaan projektityötavoilla mm. projektisuunnitelmalla. Ylläpitosopimuksilla ylläpidetään järjestelmiä ja teetetään niihin muutoksia. Ylläpitosopimuksissa on sovittu mmveloitusperusteet, kiireellisyysluokat ja yhteyshenkilöt Töidenhallinta Virheilmoitukset virheistä Muutospyynnöt pienissä töissä, suuremmissa määrittely Bugzilla, Jira, Excel tms töiden hallinnassa Pienemmät muutokset ja korjaukset voi tilata projektipäällikkö. Käytössä yleensä joku tuntiraja. Suuremmat muutokset hyväksyy järjestelmän omistajayksikön esimies budjettinsa puitteissa Budjetin tai tietyn euromäärän ylittävät muutokset hyväksyy hallintojohtaja, yli hankinnat hyväksyy rehtori

10 10 Työmenetelmät projekteissa Vesiputousmalli Järjestelmät määritellään ennen ohjelmointityötä Erillinen tekninen määrittely Jos työ tilataan avaimet käteen periaatteella kiinteään hintaan, niin määrittelyn tulee olla yksityiskohtainen käyttötapauksia myöten Jos työ tilataan tuntityönä, niin ensin määritellään ja sen jälkeen toteutetaan Ketterän kehittämisen malli TTY:llä Scrum Työ tehdään ketterän kehityksen menetelmällä 2-3 viikon sprinteissä Sprintin jälkeen katselmoidaan lopputulos Työ ja määrittely tarkentuvat tehtäessä Myös tekninen toteutus etenee sprinteissä Vaikeimmat asiat käsitellään alussa Käytettävyystestaus Pakollinen TTY:llä, voidaan tehdä useaan kertaan projektin aikana

11 11 Järjestelmän käyttöönotto Järjestelmän toimiminen ei takaa onnistunutta käyttöönottoa! Käyttöönottosuunnitelma Koulutussuunnitelma Käyttäjien ohjeistus Viestintä ja viestintäsuunnitelma (isoimmat järjestelmät) Muutosvastarinnan tiedostaminen Työtavoista ja työnjaosta sopiminen it-helpdeskin kanssa käyttäjätuessa ja tukipyyntöjen käsittelyssä Muutosten käyttöön otto pienimuotoisempaa. Voidaan tehdä esim. versiopäivityksenä, ettei tule jatkuvia muutoksia ja muutosten hallinta on helpompaa

12 12 Kiitos! Kysymyksiä?