Kehittämishankkeen onnistuneen toteutuksen kulmakivet

Transkriptio

1 Kehittämishankkeen onnistuneen toteutuksen kulmakivet Risto Pelin Projektijohtaminen Oy Tulppatie Helsinki p gsm

2 PROJEKTIJOHTAMINEN OY RISTO PELIN YRITYSKOHTAINEN RÄÄTÄLÖITY PROJEKTITOIMINNAN KOULUTUS ORGANISAATION PROJEKTIJOHTAMISEN KEHITTÄMINEN YRITYSKOHTAISTEN PROJEKTIOHJEISTOJEN JA KÄSIKIRJOJEN LAATIMINEN MICROSOFT PROJECT OHJELMAN RÄÄTÄLÖINTI JA KOULUTUS TEHOKKAAN AJANHALLINNAN VALMENNUS

3

4 Projektin määrittely Projekti on tavoitteellinen työkokonaisuus, jolla on määritelty organisaatio ja aikataulusekä kustannusrajaukset Usein myös seuraavia piirteitä - useita henkilöitä - monimutkainen kokonaisuus - työmäärä useita viikkoja tai kuukausia

5 Tulevaisuuden yritys organisoituu projektien mukaan Rosabeth Kanter

6 PROJEKTIJOHTAMISKULTTUURI PROJEKTIEN ITSENÄISYYTTÄ JA OMAJOHTOISUUTTA TUETAAN PROJEKTIPÄÄLLIKÖILLE ANNETAAN RIITTÄVÄT VALTUUDET JA TOIMINTAEDELLYTYKSET PROJEKTIT PERUSTUVAT STRATEGISIIN SUUNNITELMIIN JA TOTEUTTAVAT NIISSÄ ASETETTUJA TAVOITTEITA PROJEKTEISTA EI VAIN PUHUTA, VAAN KÄYTETÄÄN PROJEKTIHALLINNAN MENETELMIÄ TULOSJOHTAMINEN ON VIETY PROJEKTITASOLLE PROJEKTIEN OHJAUKSEEN ON YHTEISET TOIMINTAMALLIT JA PELISÄÄNNÖT HENKILÖSTÖ ON KOULUTETTU PROJEKTITOIMINTAAN PROJEKTIPÄÄLLIKÖILLE ON SUUNNITELTU URAKEHITYS

7 Kehittämishankkeiden sudenkuoppia Kaikkea mahdollista nimitetään projekteiksi Puhutaan projekteista, mutta asioita ohjaavat linjapäälliköt Projekti annetaan henkilöille "muiden töiden ohella" Ei osata käyttää projektin ohjauksen menetelmiä Suunnitelmallisuus ja valvonta puuttuu Ei ole projektiohjeistoa, kukin toimii miten parhaaksi näkee Johdon informaatiojärjestelmät puutteellisia, ei tunneta projektien tilannetta tai henkilöstön kuormitusta Projektin aloitus ja lopetus lipsuvia Ammattitaitoisten projektipäälliköiden puute

8 Projektitoiminnan kehittäminen

9 Projektin vaiheet / tietojärjestelmäprojekti

10 Projektiorganisaatio Joustavuus, oikea asiantuntemus tarvittavan ajan Ryhmällä selkeät tavoitteet Yhtenäinen tiimi Itsenäisyys toiminnassa Johtaminen tavoitteiden ja poikkeamien avulla

11 PROJEKTIRYHMÄN MUODOSTAMINEN OIKEATA OSAAMISTA OIKEA MÄÄRÄ YHTEENSOPIVA RYHMÄ (HENKILÖKEMIA) S0PIVAN KOKOISET TIIMIT (ALLE 10 HLÖÄ). TARVITTAESSA JAKO OSAPROJEKTEIKSI TÄYSIPÄIVÄISIÄ, MIKÄLI MAHDOLLISTA HENKILÖIDEN URAKEHITYS JA PROJEKTIN TAVOITTEET YHDENSUUNTAISIA RAPORTOINTI TIIMIN VETÄJÄLLE, EI LINJAPÄÄLLIKÖN KAUTTA TYÖTILAT JA SIJAINTI, TYÖPISTEIDEN RYHMITTELY PROJEKTIN AJAKSI TIIMIHENGEN ETEEN ON TEHTÄVÄ TYÖTÄ KANNUSTUS OMA-ALOITTEISUUTEEN JA PÄÄTÖKSENTEKOON

12

13 Projektin käynnistäminen PROJEKTIRYHMÄN MUODOSTAMINEN JA RYHMÄN JÄSENTEN TEHTÄVIEN MÄÄRITTELY PROJEKTISUUNNITELMAN LAATIMINEN KOKO RYHMÄ OSALLISTUU, SITOUTUMINEN, TARKENTAMINEN PROJEKTIN OHJAUSKÄYTÄNNÖISTÄ SOPIMINEN TARVITTAVAN KOULUTUKSEN ANTAMINEN JA TYÖVÄLINEIDEN HANKKIMINEN YHTEISTYÖILMAPIIRIN LUOMINEN TULOS: PROJEKTIN TAVOITTEISIIN

14 KÄYNNISTYSSEMINAARI Aika Aihe Esittelijä 9.00 AVAUS NNa Esittäytymiset YHTEINEN NÄKEMYS Projektin kohde (lopputulostavoite) MMo Projektin vaiheet, tehtävät ja miehitys KK Asiakkaan odotukset RSe Alihankinnat LOUNAS SOVITAAN: NNa Käytettävät menetelmät ja välineet Ohjaus- ja seurantatavat Laadunvarmistuskäytäntö RSe Projektikokouskäytäntö NNa Tiedonvälitystavat (sähköiset) KK Työskentelytilat NNa SUUNNITELLAAN: NNa Tarvittava koulutus Tarvittavat hankinnat (onko kaikilla) - päätteet (mikrot), dokumentointiin käytettävät ohjelmat Iltapala ja sauna Vapaamuotoista keskustelua

15

16 PROJEKTI- SUUNNITELMA 1. MÄÄRITTELYT 1.1 Johdanto ja tausta 1.2 Projektin tulostavoitteet 1.3 Rajaus ja liittymät 2. ORGANISAATIO 2.1 Projektiryhmä 2.2 Johtoryhmä 2.3 Yhteyshenkilöt 3. TOTEUTUSSUUNNITELMA 3.1 Ositus ja toteutusvaiheet 3.2 Aikataulu 3.3 Tehtäväluettelo 3.4 Resurssisuunnitelma 3.5 Riskien kartoitus 4. BUDJETTI 4.1 Projektibudjetti 4.2 Kustannusseuranta 5. OHJAUSSUUNNITELMA 5.1 Kokoussuunnitelma 5.2 Tiedottaminen 5.3 Valvonta ja raportointi 5.4 Koulutussuunnitelma 5.5 Laadunvarmistus

17 Projektin tavoitteet Tekniset tavoitteet ja rajaukset Toiminnalliset tavoitteet Kustannustavoitteet Aikataulutavoitteet Laatutavoitteet Henkilöstötavoitteet Ympäristö- ja turvallisuustavoitteet

18 Miksi projekti epäonnistui?

19 PROJEKTIN TAVOITTEET (ESIMERKKI) Projektin tehtävänä on käyttöomaisuusjärjestelmän uusiminen. Tehtävä kattaa tarpeiden määrittelyn, ratkaisumallin muodostamisen sekä valitun järjestelmäratkaisun toteutuksen ja käyttöönoton. JÄRJESTELMÄN UUSIMISEN TAVOITTEET laskentasääntöjen päivitys ohjelmiston ylläpitoon kuuluvaksi, jolloin ylläpito helpottuu ja yksinkertaistuu (pakettiratkaisu) operatiivisen hallinnan yksinkertaistaminen ja saaminen nykyistä varmemmaksi järjestelmän käytettävyyden, joustavuuden ja hyödynnettävyyden parantaminen järjestelmän tietosisällön täsmentäminen ja karsiminen oleelliseen. Kun edellä mainitut projektin ulkoiset tavoitteet toteutuvat järjestelmän ylläpito- ja käyttökustannukset pienenevät. Tärkein päämäärä on kuitenkin parantuneen käyttöomaisuuden hallinnan kautta käyttöomaisuuteen sitoutuneen pääoman pieneneminen. Käyttöomaisuus on paremmin kohdennettu; mitoitettu ja hyödynnetty, koska suunnittelun ja ohjauksen pohjaksi on olemassa parempaa ja helpommin saatavaa tietoa.

20 PROJEKTIN TULOSTAVOITTEET (esim.) Projekti on toteutunut kun 1. Käyttöomaisuuteen liittyvien tietojen käsittelytarpeiden määrittely on olemassa tietosisältö eri osa-alueista ja eri näkökulmista 2. Järjestelmän rajaus on tehty mitkä osat sisällytetään järjestelmään mitkä osat mahdollisesti muissa järjestelmissä ohjelmapaketin / tarvevaatimusten yhteensovittaminen 3. Järjestelmä on määritelty ja pystytetty perustiedot oikein perustettuna selailut ja tulosteet valmiina liittymät valmiina 4. Järjestelmä on käyttökunnossa vanhan järjestelmän tiedot siirrettynä siirretyt tiedot tarkistettuna ja täsmättynä 5. Järjestelmän käyttäjät ja hyödyntäjät osaavat järjestelmän käytön käyttäjäkoulutus hyödyntäjien koulutus käyttöohjeet

21 Projektisuunnittelun työkalut

22 Projektisuunnittelun työkalut Projektin vaiheistus & katselmukset Projektin ositus (WBS) Toimintaverkkomenetelmä (PERT) Tuloksen arvo -menetelmä (EV) Projektihallinnan ohjelmistot Poikkeamanjohtaminen

23 Projektiaikataulu (MS Project)

24 Muistettava toiminnan muutosprojektissa Projektille (ja mahd. osaprojekteille) nimitetään tiedotuksesta vastuussa oleva. Isossa muutosprojektissa tiedottaja heti alussa mukaan miettimään "ennakoivaa viestintää". Varmista YT-lain toteutuminen (pidä henkilöstöryhmien edustajat tietoisina projektin etenemisestä). Varaudu vastaamaan miksi. Tieto oikeassa järjestyksessä (jokainen haluaa kuulla omaa työtään koskevat asiat ennen kuin ne ovat kaikkien muiden tiedossa). Pidä sidosryhmät tietoisena projektin etenemisestä (mitä, miksi, milloin, kuka?) - tiedotteet ja selonteot johdolta linjaan - artikkelit ja jutut henkilöstölehtiin - tukiartikkelit ja kampanjat. Älä unohda palkitsemista. Projektin päättäminen: miten onnistuttiin, miten aiotaan jatkaa.

25 Resurssiohjaus / projektisalkku

26

27 Viestintä

28 Projektin päättäminen

29 Projektin loppuraportti 1 PROJEKTIN YLEISKUVAUS 2 PROJEKTIN SISÄLLÖLLINEN ONNISTUMINEN 2.1 Tekniset tavoitteet 2.2 Sisällölliset tavoitteet 2.3 Laatutavoitteet 3 PROJEKTIN AJALLINEN ONNISTUMINEN 3.1 Aikataulun toteutuminen 3.2 Resurssien käyttö 4 PROJEKTIN TALOUDELLINEN ONNISTUMINEN 4.1 Kustannukset 4.2 Tuotto ja kate 5 ORGANISAATION TOIMINTA PROJEKTISSA 5.1 Valvontaryhmän toiminta 5.2 Projektiryhmän toiminta 5.3 Työryhmien toiminta 6 ONGELMIA PROJEKTIN TOTEUTUKSESSA 6.1 Ongelmat 6.2 Toimenpide-ehdotukset 7 MUUT SELVITYKSET JA LIITTEET

30 Kirjallisuutta Projektihallinnan käsikirja 4. uudistettu painos 2004 Microsoft Project 2002 Projektitoimisto Ajankäytön opas Projektijohtaminen Oy Risto Pelin