26.8.2011 1 (10) TARJOUSPYYNTÖ YTHS:N PANORAAMATOMOGRAFIALAITTEISTA TÖÖLÖN KUVANTAMISYKSIKKÖÖN JA OULUN SUUNTERVEYTEEN SEKÄ INTRAORAALI- RÖNTGENLAITTEESTA ROVANIEMEN SUUNTERVEYTEEN YTHS pyytää kirjallista tarjoustanne kahden panoraamatomografialaitteiston ja tarvittavien ohjelmistojen sekä yhden intraoraaliröntgenlaitteen toimittamisesta ja asentamisesta. Panoraamatomografialaitteistot on tarkoitus ottaa käyttöön vuoden 2011 aikana, kartiokeilatomografiapäivitys ja intraoraalilaite vuoden 2012 puolella. YTHS varaa option hankkia samoilla ehdoilla kolmannen panoraamalaitteen (ilman kartiokeilatomografiapäivitystä) alkuvuodesta 2012, mikäli YTHS:n vuoden 2012 investointiohjelmaan saadaan määrärahat sen hankinnalle. 1. Hankinnan kuvaus sekä laitteistoille asetetut vaatimukset Töölön kuvantamisyksikkö (Töölönkatu 37 A, 00260 Helsinki) Töölön kuvantamisyksikössä työskentelee radiologian erikoishammaslääkäri sekä röntgenhoitajat. Siellä otetaan vuosittain lähes puolet YTHS:ssä otettavista panoraamakuvista (noin 4000 kuvaa). Radiologian erikoishammaslääkäri lausuu keskitetysti myös muilla paikkakunnilla otettavia panoraamakuvia ja muita hammasröntgenkuvia. Oulun suunterveys (Yliopistokatu 1 A, 90570 Oulu) Oulun yksikön oma henkilöstö (suuhygienistit, hammashoitajat) ottaa tarvittavat panoraamakuvat ja kefalometriset kuvat. Siellä otetaan vuosittain alle tuhat panoraamakuvaa. Rovaniemen suunterveys (Yliopistonkatu 8, 96100 Rovaniemi) Hammaslääkärin hoitohuoneen tavanomaiset intraoraalikuvaukset YTHS:ssä on käytössä digitaalinen kuvantaminen, Digora for Windows 2.7.103.407 ja AGFA IMPAX 6.3.1.6020. Laitteilta edellytetään vähintään 12 kuukauden takuuaikaa käyttöönottopäivästä (käyttöönottotarkastus tehty) alkaen. Poikkeukset tästä on ilmoitettava tarjouksessa. Takuuseen tulee sisältyä yksi määräaikaishuolto veloituksetta. Hankinnan ehdottomat vaatimukset panoraamatomografialaitteille: Laitteistojen tulee soveltua nuorten sekä aikuisten panoraamatomografia- ja kefalometriakuvauksiin sekä leukanivelkuvauksiin. Laitteistojen tulee olla suoradigitaalijärjestelmiä. Niihin sisältyvät kuvaustoiminnan ja diagnostiikan mahdollistavat ohjelmistot. Laitteistojen tulee integroitua YTHS:ssä käytössä oleviin Digora for Window ja Agfa Impax järjestelmiin. Kaikkien sovelluksien tulee olla Windows 7 yhteensopivia. Laitteistojen tulee täyttää terveydenhuollon tarvikkeita ja laitteita koskevan lainsäädännön vaatimukset. Panoraamalaitteet: - leukanivelten lateraali- ja PA-projektiot - kuvausarvojen (ma ja kv) manuaalinen asettaminen mahdollista - selkeä, opastava ohjauspaneeli - muotoilu mahdollistaa korkeatasoisen aseptiikan Kefalostaatit: - kuvausalueen rajausmahdollisuus - lateraali- ja PA-projektiot Laitteissa tulee olla erilliset 2D- ja 3D-sensorit. Töölön kuvantamisyksikön panoraamatomografialaitteisto tulee voida päivittää kartiokeila-
26.8.2011 2 (10) tomografia (KKTT) kuvauksia varten. Kartiokeilatomografialaitteen tulee integroitua Digora for Windows ja Agfa Impax järjestelmiin. Tarjoukseen tulee sisältyä viisi (5) järjestelmälisenssiä: Helsinki/ Töölö kaksi (2), Turku yksi (1), Tampere yksi (1) ja Oulu yksi (1), joilla mahdollistetaan kartiokeilatomografiakuvien lukeminen em. yksiköissä. Laitteistojen mukana tulee toimittaa laadunvarmistusohjeet ja laadunvarmistuksessa tarvittavat testi- ja välikappaleet sekä suomenkieliset käyttöohjeet. Töölön kuvantamisyksikön henkilöstölle tulee järjestää mahdollisuus tutustua laitteistojen käytettävyyteen ja kuvaustekniikkaan käytännössä ennen hankintapäätöstä. Laitteilla tulee olla huoltopiste Suomessa. Huoltotoimista tulee saada ymmärrettävä kirjallinen ja suomenkielinen huoltoraportti. Hankinnan ehdottomat vaatimukset intraoraalilaitteelle: Laitteen tulee täyttää terveydenhuollon tarvikkeita ja laitteita koskevan lainsäädännön vaatimukset. Lattiakiinnitys klo 12:een. 2. Hankintamenettely, hankinnasta ilmoittaminen ja asiakirjajulkisuus Hankinta ei ole EU-kynnysarvon ylittävä ja hankinnassa käytetään avointa menettelyä. Hankinnasta on ilmoitettu Hilma.fi -sivustolla 26.8.2011. Tarjouspyyntö julkaistaan myös tilaajan kotisivuilla www.yths.fi. Tarjoajaa pyydetään merkitsemään tarjoukseensa selkeästi merkinnällä "ei-julkinen" ne kohdat, joita pitää liikesalaisuuksina. 3. Tarjousten käsittely, kelpoisuusarviointi ja vertailu Myöhästynyttä, määräajan jälkeen saapunutta tarjousta ei oteta käsittelyyn, vaan se palautetaan tarjouksentekijälle. Määräaikana saapuneet tarjoukset avataan tarjousten avaustilaisuudessa, joka ei ole julkinen. Tarjoajien ja tarjousten kelpoisuusarviointi sekä vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi 2. Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen 3. Tarjousten vertailu 3.1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjoajien kelpoisuuden arvioinnilla selvitetään tarjoajan edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Kelpoisuuden toteamiseksi tarjoajan on toimitettava tarjouksen liitteenä seuraavat selvitykset: - selvitys rekisteröitymisestä ennakkoperintärekisteriin - selvitys rekisteröitymisestä työnantaja-, arvonlisävero- ja kaupparekisteriin, jos säännösten, määräysten tai päätösten nojalla tähän on velvollisuus - todistus maksetuista veroista, mahdollisista veroveloista ja/tai velkajärjestelyistä sekä sosiaaliturvamaksuista
26.8.2011 3 (10) - vakuutusyhtiön/-yhtiöiden todistukset lakisääteisten vakuutusmaksujen (eläkevakuutukset, lakisääteiset työttömyys- ja ryhmähenkivakuutukset) suorittamisesta - todistukset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia tarjousten jättöpäivästä laskettuna Vaadittujen selvitysten puuttuminen voi johtaa tarjoajan sulkemisen pois seuraavista tarjouksen käsittelyvaiheista. Lisäksi tarjoaja voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta hankintalainsäädännössä mainituilla perusteilla. 3.2. Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen Toisessa vaiheessa arvioidaan tarjouspyynnön vaatimusten täyttyminen niiden osalta, jotka täyttivät ensimmäisen vaiheen vaatimukset. Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuus edellyttää, että tarjous liitteineen on tehty tämän tarjouspyynnön sisällön vaatimusten mukaisessa muodossa ja että kaikki pyydetyt tiedot on ilmoitettu pyydetyssä muodossa. Ne tarjoukset, jotka täyttävät kohtien 3.1 ja 3.2 vaatimukset vertaillaan kohdan 9 mukaisesti ja tarjouspyynnön liitteessä 1 kerrotuin perustein. 4. Tarjouksen sisältö Tarjouksen ja sen kaikkien liitteiden on oltava suomenkielisiä. Tarjouksessa on käytettävä oheisia tarjousliitteitä (liitteet 2 ja 3). Tarjouksen tulee sisältää laitteiden ja ohjelmistojen käyttökoulutuksen. Lisäksi tarjouksesta tulee selvitä, miten huolto on järjestetty (mm. huollon saatavuuden nopeus). 5. Hinnat ja niiden voimassaolo 6. Toimitusehto Hinnan tulee olla laitteistokokonaisuuden tai osatarjouksen arvonlisäverollinen kokonaishinta, johon sisältyvät laitteistojen ja ohjelmistojen hinta, toimitus paikalleen asennettuna, käyttökoulutus sekä pakkausmateriaalien ja vanhojen laitteistojen poiskuljetus. Hintojen tulee olla sitovasti voimassa 31.5.2012 asti. Asennuksen tulee käsittää toimitukseen kuuluvien laitteistojen toimintakuntoon saattamisen. Tavarankuljetusvakuutuksesta vastaa ja sen maksaa toimittaja. 7. Laskujen maksaminen, maksuehto, laskun viivästyskorko ja toimituksen viivästyminen Maksu suoritetaan maksuehdon mukaisesti laskutuksen pohjalta, kun toimitus on hyväksyttävästi vastaanotettu. Laskua koskevat huomautukset tehdään 14 päivän kuluessa siitä, kun osapuoli sai tietoonsa laskun perusteet. Maksuehdon tulee olla vähintään 30 pv netto. Laskutuslisiä, toimitus- ja käsittelylisiä/-maksuja yms. ei hyväksytä. Viivästyskorko saa olla enintään korkolain mukainen. Jos toimitus viivästyy sovitusta toimituspäivästä, vähennetään laskun loppusummasta 1 % kultakin alkavalta seitsemältä (7) viivästyspäivältä.
26.8.2011 4 (10) 8. Osatarjoukset ja hankinnan jakaminen Tarjouksen voi antaa kokonaisuudesta (osat 1 ja 2 yhdessä) tai osatarjouksena pelkästä intraoraalilaitteesta (osa 2 erikseen). Tarjouksen osat ovat: 1. Panoraamalaitteet ja kartiokeilatomografiapäivitys. Tarjouksen tulee sisältää molemmat panoraamalaitteet ja kartiokeilatomografiapäivitys toiseen koneeseen. 2. Intraoraalilaite. Hankinta jaetaan siten, että kaksi panoraamatomografialaitetta hankitaan vuoden 2011 puolella, kartiokeilatomografiapäivitys ja intraoraalilaite vuonna 2012 alkuvuodesta sekä kolmas panoraamatomografialaite (ilman kartiokeilatomografiapäivitystä) vuonna 2012 edellyttäen, että se hyväksytään YTHS:n vuoden 2012 investointiohjelmaan. 9. Tarjousten vertailu, arviointikriteerit, pisteytys ja ratkaisuperusteet 10. Hankintapäätös Hankinnan ratkaisuperusteina ovat kokonaistaloudellisuus, kuvanlaatu, käytettävyys ja huoltovaste. Ratkaisuperusteet on tarkemmin määritelty tarjouspyynnön liitteessä 1. Hankintapäätös perusteluineen annetaan tiedoksi kaikille asianosaisille sähköpostitse. Tätä varten tarjoajan tulee ilmoittaa sähköpostiosoite, johon tieto toimitetaan. Kirjalliset hankintasopimukset allekirjoitetaan vasta, kun hankintapäätös on tullut lainvoimaiseksi. Sopimuksen sitovuus syntyy vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimusasiakirjat. 11. Sopimuksen tekeminen ja sen tulkinta 12. Hankinnan muut ehdot Sopimuksen tekemisessä noudatetaan asiakirjojen etusijajärjestyksen osalta toisiaan täydentävää tulkintajärjestystä seuraavasti 1. Hankintapäätös 2. Tarjouspyyntö liitteineen 3. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot soveltuvin osin 4. Toimittajan tarjous liitteineen Hankintasopimuksen tulkinnassa noudatetaan asiakirjojen etusijajärjestyksen osalta edellä mainittua järjestystä toisiaan täydentäen muutoin paitsi, että ensimmäisenä on tehty hankintasopimus. Hankinnassa ja sopimuksen laadinnassa noudatetaan hankintalainsäädäntöä. YTHS pidättää oikeuden perustellusta syystä hylätä kaikki tehdyt tarjoukset. 13. Tarjouksen tekemisestä aiheutuvat kulut Tarjoajalle ei suoriteta korvausta tarjouksen tekemisestä. 14. Tarjouksen voimassaoloaika Hintojen tulee olla sitovasti voimassa 31.5.2012 asti.
26.8.2011 5 (10) 15. Tarjouksen jättäminen Kirjalliset tarjoukset liitteineen tulee toimittaa 21.9.2011 klo 15 mennessä. Kuoreen merkintä "YTHS:n panoraamalaitteet 2011". Toimitusosoite: Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiö Talousjohtaja Olli-Pekka Luukko Töölönkatu 37 A 00260 Helsinki Tarjoukset avataan 22.9.2011. Avaustilaisuus ei ole julkinen. Avaustilaisuuden jälkeen pyydämme hintatiedot myös sähköisenä. 16. Tarjouskilpailuun liittyvät lisätiedot Tarjoajien syrjimättömän ja tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi tarjouspyyntöä koskeviin kysymyksiin vastataan ainoastaan kirjallisesti. Kysymykset tulee esittää viimeistään 12.9.2011 sähköpostitse alla mainituille henkilöille. Tarjouspyyntöä koskeviin kysymyksiin vastaavat talousjohtaja Olli-Pekka Luukko ja johtajahammaslääkäri Anne Komulainen (etunimi.sukunimi@yths.fi). Kysymykset ja vastaukset ovat luettavissa tilaajan kotisivuilta www.yths.fi/yths/julkiset hankinnat. 17. Tarjouspyynnön allekirjoitus Helsingissä 26.8.2011 Jukka Männistö toimitusjohtaja Olli-Pekka Luukko talousjohtaja Liitteet Liite 1: Hankinnan ratkaisuperusteet Liite 2: Tarjouslomakkeet Liite 3: Tarjouksen antajan tiedot
26.8.2011 6 (10) LIITE 1 Hankinnan ratkaisuperusteet panoraamatomografialaitteille (sisältää kartiokeilapäivityksen): Ratkaisuperusteita käytetään toimittajien valitsemiseen. Ratkaisevina tekijöinä valinnassa ovat seuraavat perusteet: Hinta (=50 pistettä); 50 % - Edullisimman kokonaisuuden kokonaishinta, johon sisältyvät laitteistot, ohjelmistot, asennukset, käyttökoulutus ja toimituskulut = 50 pistettä. - Muut suhteessa vähemmän, kaava edullisin hinta / tarjoushinta x 50 Kuvanlaatu (=20 pistettä); 20 % - Ostajan asiantuntijaryhmän (radiologian erikoishammaslääkäri vastaa ryhmän kokoonpanosta) tulee voida tutustua Suomessa laitteilla tehtyihin PTG ja KKTT-tutkimuksiin kuvanlaadun arviointia varten, kuvauksissa käytetyn sädeannoksen tulee ilmetä tutkimuksista paras panoraamatomografiakuva = 15 pistettä, seuraavaksi paras = 10 pistettä, sitä seuraavaksi paras = 5 pistettä ja muut = 0 pistettä paras kartiokeilatomografiakuva = 5 pistettä, seuraavaksi paras = 2 pistettä ja muut = 0 pistettä Käytettävyys (=20 pistettä); 20 % - Laitteisto on helppokäyttöinen ja siinä on kiinteät 2D- ja 3D-sensorit = 5 pistettä; jos ei ole = 0 pistettä - Kuvankäsittelyohjelma sisältyy laitteistoon ja sen käyttö on ostajan asiantuntijaryhmän arvion mukaan tehokasta = 10 pistettä; jos ei ole = 0 pistettä - Ohjelmisto- ja korjauspäivitykset, jotka voidaan tehdä laitteistolle ilman oleellisia laitteistomuutoksia, kuuluvat toimitukseen vähintään viiden (5) vuoden ajan käyttöönottopäivästä alkaen = 5 pistettä; jos eivät kuulu = 0 pistettä Huollon toimivuus (=10 pistettä); 10 % - Äkillisten laitteiden toimintahäiriöiden sattuessa saadaan huollon apu viimeistään vuorokauden sisällä (24 h) tilauksesta = 5 pistettä - Äkillisten toimintahäiriöiden sattuessa huollon vasteaika yli 24 h tilauksesta = 0 pistettä - Toimitukseen sisältyy viiden (5) vuoden ajaksi vuosihuolto, jossa testataan laitteiston toiminta ja tehdään sen sädetuottomittaukset = 5 pistettä - Toimitukseen ei kuulu laitteen toiminnan testausta ja sädetuottomittauksia sisältävää vuosihuoltoa = 0 pistettä Kokonaispistemäärä: Suurin mahdollinen pistemäärä on 100 pistettä; 100 %
26.8.2011 7 (10) Hankinnan ratkaisuperusteet intraoraalilaitteelle: Ratkaisuperusteita käytetään toimittajien valitsemiseen. Ratkaisevina tekijöinä valinnassa ovat seuraavat perusteet: Hinta (=90 pistettä); 90 % - Edullisimman kokonaisuuden kokonaishinta, johon sisältyvät laite, asennukset, käyttökoulutus ja toimituskulut = 90 pistettä. - Muut suhteessa vähemmän, kaava edullisin hinta / tarjoushinta x 90 Huollon toimivuus (=10 pistettä); 10 % - Äkillisten laitteiden toimintahäiriöiden sattuessa saadaan huollon apu viimeistään vuorokauden sisällä (24 h) tilauksesta = 10 pistettä - Äkillisten toimintahäiriöiden sattuessa huollon vasteaika yli 24 h tilauksesta = 0 pistettä Kokonaispistemäärä: Suurin mahdollinen pistemäärä on 100 pistettä; 100 %
26.8.2011 8 (10) LIITE 2 A TARJOUSPYYNTÖ YTHS:N PANORAAMATOMOGRAFIALAITTEISTA JA INTRAORAALILAITTEESTA (kokonaistarjous) Tarjous tulee tehdä tällä lomakkeella sekä erillisellä liitteenä olevalla tuotekohtaisella lomakkeella, joita voi tarvittaessa täydentää vapaamuotoisilla teksteillä ja liitteillä. Tarjouksen mukana tulee toimittaa tuotekuvastot ja tekniset tiedot, joihin tarjouksessa viitataan. TARJOUSLOMAKE Kokonaistarjouksen hinnan ja tarjouksen voimassaoloaika 31.5.2012 kyllä ei Takuuaika laitteille vähintään 12 kk kyllä ei Toimitusaika tilauksesta (päivää) Erittely, jos erilainen eri laitteille Toimitusehdot tarjouspyynnön mukaiset kyllä ei Optio sisältyy tarjoukseen kyllä ei
26.8.2011 9 (10) LIITE 2 B TARJOUSPYYNTÖ YTHS:N INTRAORAALILAITTEESTA (osatarjous) Tarjous tulee tehdä tällä lomakkeella sekä erillisellä liitteenä olevalla tuotekohtaisella lomakkeella, joita voi tarvittaessa täydentää vapaamuotoisilla teksteillä ja liitteillä. Tarjouksen mukana tulee toimittaa tuotekuvastot ja tekniset tiedot, joihin tarjouksessa viitataan. TARJOUSLOMAKE Hinnan voimassaoloaika 31.5.2015 kyllä ei Takuuaika vähintään 12 kk kyllä ei Toimitusaika tilauksesta työpäivää tilauksesta Tarjouksen voimassaoloaika 31.5.2015 kyllä ei Toimitusehdot tarjouspyynnön mukaiset kyllä ei
26.8.2011 10 (10) LIITE 3 Tiedot ennakkoperintärekisteriin merkitsemisestä kyllä ei Tiedot kaupparekisteriin merkitsemisestä kyllä ei (arvonlisäverotunnus, Y-tunnus) Todistus maksetuista veroista, mahdollisista veroveloista ja /tai kyllä ei Velkajärjestelyistä sekä sosiaaliturvamaksuista Vakuutusyhtiön/ -yhtiöiden todistukset lakisääteisten kyllä ei vakuutusmaksujen suorittamisesta Esitteet ja tekniset tiedot kyllä ei Yhteyshenkilöt (nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite) Muut mahdolliset asiat (erilliset liitteet) kyllä ei Tarjouksen allekirjoitus Tarjouksen tekijä Päiväys Allekirjoitus Nimenselvennös Sähköpostiosoite, johon päätös lähetetään tiedoksi