TARJOUSPYYNTÖ YTHS:N TERVEYSPALVELUJEN TAKAISINSOITTOJÄRJESTELMÄSTÄ

Transkriptio

1 (8) TARJOUSPYYNTÖ YTHS:N TERVEYSPALVELUJEN TAKAISINSOITTOJÄRJESTELMÄSTÄ YTHS pyytää kirjallista tarjoustanne terveyspalvelujen takaisinsoittojärjestelmästä, joko palveluna tai järjestelmänä. Hinnoittelu tulee ilmoittaa joko kiinteisiin laitteisiin kohdistuvina kustannuksina, puheluihin kohdistuvana kustannuksena tai väestöpohjan koon mukaan. Tarjouksessa pyydetään käyttökustannuksia viiden vuoden ajalle. Takaisinsoittojärjestelmä on tarkoitus saada käyttöön syksyllä Puhelinpalvelutoiminnan ja hankinnan kuvaus sekä palvelulle asetetut vaatimukset Tilaajaorganisaatio Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiö (YTHS) tarjoaa yleisterveyden, mielenterveyden ja suunterveyden palveluja yliopistojen sekä tiede- ja taidekorkeakoulujen opiskelijoille. YTHS on valtakunnallinen organisaatio, jolla on 11 terveyspalveluyksikköä ja toimipisteitä 15 kaupungissa. Toimipiiriin kuuluu yhteensä yli opiskelijaa. Vastaanottotoiminnan lisäksi YTHS tekee monipuolista työtä opiskelijoiden terveyden edistämiseksi. YTHS:n palveluksessa työskentelee yli 600 terveydenhuollon ammattilaista. Nykyinen puhelinpalvelutoiminta ja toiminnan kehittäminen Hoitoon pääsyn turvaamiseksi tehtyjen lakimuutosten myötä välitön yhteydensaanti tulee turvata. Ajanvarauksen/hoidon tarpeen arvioinnin puhelinpalvelussa on ollut jo pitkään ongelmia, jotka ovat liittyneet lähinnä puheluiden ruuhkautumiseen ja jonotukseen ajanvarauspuhelimissa. Ruuhka-aikoina jopa 40 prosenttia puheluista jää vastaamatta. Puhelinpalveluita on tarvetta kehittää, jotta pystytään tarjoamaan opiskelijoille parempaa palvelua ja uudistamaan hoitoketjua jo sen alkuvaiheessa. Puhelinpalvelun avulla voidaan karsia turhia käyntejä terveysasemilla ja ohjata lääkärien resursseja todellisten tarpeiden mukaan. Ajanvarauspuhelin on lakimuutosten myötä muuttunut luonteeltaan enemmän hoidon tarpeen arviointipuhelimeksi. Puhelimessa tehtävä hoidon tarpeen arviointi on enemmän kuin vastaamista terveyteen liittyviin kysymyksiin. Toiminnan tarkoituksena on arvioida yhteydenoton syy, sairauden oireet ja niiden vaikeusaste sekä kiireellisyys yhteydenottajan kertomien tietojen perusteella. Hoidon tarpeen arviointi on järjestetty pääasiallisesti toimipisteittäin. Hoitotakuulainsäädännön mukaisesti välitön yhteydensaanti on turvattava aukioloaikana. Välitön yhteydensaanti ja hoidon tarpeen arviointi on YTHS:ssä tarpeen järjestää jatkossa osittain alueellisena yhteistyönä. Aukioloajat yhtenäistyvät valtakunnallisesti Jatkossa yhteydensaanti ja hoidon tarpeen arviointi/ajanvaraus järjestetään yleisterveyden ja mielenterveyden osalta yhteistyössä ja suunterveyden osalta erikseen. Yleisterveyden- ja mielenterveyden hoidontarpeen arviota tekee terveydenhoitaja, siihen koulutettu palvelusihteeri ja mielenterveyssektorin työntekijät sekä suunterveydessä hammashoitaja, suuhygienisti sekä siihen koulutettu palvelusihteeri. Paikkakunnilla hoidetaan ajanvarauspalvelut itsenäisesti esim. klo 8-12 tai klo Muun aikana ajanvaraus hoidetaan alueellisena yhteistyönä useamman paikkakunnan kesken. YTHS antaa myös valtakunnallisesti keskitettyä rokotus- ja matkailuneuvontaa puhelimitse päivittäin muutaman tunnin ajan. Puhelumäärät vaihtelevat yksiköittäin, palvelusektoreittain ja päivittäin. Vaihteluväli numeroittain on n puhelua päivässä. Numeroita on kolmella toimintasektorilla ja yhdessätoista terveyspalveluyksikössä.

2 (8) Hankittava takaisinsoittojärjestelmä Jotta hoidon tarpeen arviointi ja välitön yhteydensaanti pystytään järjestämään lain edellyttämällä tavalla, eikä opiskelijoiden tarvitse enää jonottaa puhelimessa, otetaan käyttöön takaisinsoittojärjestelmä. Tarkoituksena on toteuttaa hoitotakuulainsäädäntöä ja tasata puhelinruuhkaa. Takaisinsoiton tulisi siirtyä helposti paikallisesta toiminnasta alueelliseen ja toisinpäin. Vastaajien ollessa eri paikkakunnilla, takaisinsoittojärjestelmän tulisi selkeästi eritellä eri toimipisteistä tulevat puhelut. Miltä tahansa paikkakunnalta tulee voida käsitellä eri toimipisteiden puheluja. Takaisinsoittojärjestelmä olisi hyvä olla toimipisteittäin itsehallinnoitavissa koska sitä tarvitaan päivittäin ja myös tilapäisiin järjestelyihin (sairauspoissaolojen paikkaaminen, koulutukset, kokoukset yms.). Järjestelmää tulee käyttämään lukuisat eri terveydenhuollon ammattilaiset, joten sen tulee olla helppokäyttöinen. Takaisinsoittojärjestelmä hankitaan hoidon tarpeen arviointi/ajanvarauspuhelimiin sekä toiminnassa olevaan valtakunnallisesti keskitettyyn rokotus- ja matkailuneuvontapuhelimeen, jossa on myös tarkoituksena tasata puhelinruuhkaa ja helpottaa läpipääsyä. Valtakunnallisesti keskitetty rokotus- ja matkailuneuvonta toimii päivittäin muutaman tunnin ajan useammalta paikkakunnalta käsin. Valmis, toimiva, terveydenhuolto-organisaatioissa testattu takaisinsoittojärjestelmä saataisiin käyttöön mahdollisimman pikaisesti. Hankinnan ehdottomat vaatimukset Takaisinsoittojärjestelmä tulee sopia olemassa olevaan puhelinjärjestelmäämme (Fujitsu Service Oy SAP BCM 5.5 voip-puhelinjärjestelmä) ja sen on oltava integroitavassa myös muihin puhelinjärjestelmiin. Järjestelmän tulee toimia selainkäyttöliittymällä Internet Explorer 8:lla. Järjestelmän pitää skaalautua joustavasti eri kuormitustilanteisiin ( yhtäaikaiseen puheluun tunnissa) Siinä tulee olla monivalikkomahdollisuus asiakkaan yhteydenoton syystä, esim. akuuttiasia, kiireetön ajanvaraus/hoidon tarpeen arviointi Asiakkaalle näkyy takaisinsoitossa yksi numero riippumatta mistä toimipisteestä on soitettu. Järjestelmän raportoinnin avulla tulee kyetä seuraamaan hoitotakuun välittömän yhteydensaannin toteutumista (odotusaikoja puhelimeen vastaamisessa, soitettujen, vastattujen ja vastaamatta jääneiden puhelujen määriä sekä takaisinsoiton vasteaikoja). 2. Hankintamenettely, hankinnasta ilmoittaminen ja asiakirjajulkisuus Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä ja hankinnassa käytetään avointa menettelyä. Hankinnasta on ilmoitettu sivustolla Tarjouspyyntö on julkaistu myös tilaajan kotisivuilla Tarjoajaa pyydetään merkitsemään tarjoukseensa selkeästi merkinnällä "ei-julkinen" ne kohdat, joita pitää liikesalaisuuksina.

3 (8) 3. Tarjousten käsittely, kelpoisuusarviointi ja vertailu Myöhästynyttä, määräajan jälkeen saapunutta tarjousta ei oteta käsittelyyn, vaan se palautetaan tarjouksentekijälle. Määräaikana saapuneet tarjoukset avataan tarjousten avaustilaisuudessa, joka ei ole julkinen. Tarjoajien ja tarjousten kelpoisuusarviointi sekä vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi 2. Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen 3. Tarjousten vertailu 3.1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjoajien kelpoisuuden arvioinnilla selvitetään tarjoajan edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Kelpoisuuden toteamiseksi tarjoajan on toimitettava tarjouksen liitteenä seuraavat selvitykset: - selvitys rekisteröitymisestä ennakkoperintärekisteriin - selvitys rekisteröitymisestä työnantaja-, arvonlisävero- ja kaupparekisteriin, jos säännösten, määräysten tai päätösten nojalla tähän on velvollisuus - todistus maksetuista veroista, mahdollisista veroveloista ja/tai velkajärjestelyistä sekä sosiaaliturvamaksuista - vakuutusyhtiön/-yhtiöiden todistukset lakisääteisten vakuutusmaksujen (eläkevakuutukset, lakisääteiset työttömyys- ja ryhmähenkivakuutukset) suorittamisesta - todistukset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia tarjousten jättöpäivästä laskettuna Vaadittujen selvitysten puuttuminen voi johtaa tarjoajan sulkemisen pois seuraavista tarjouksen käsittelyvaiheista. Lisäksi tarjoaja voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta hankintalainsäädännössä mainituilla perusteilla Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen 4. Tarjouksen sisältö Toisessa vaiheessa arvioidaan tarjouspyynnön vaatimusten täyttyminen niiden osalta, jotka täyttivät ensimmäisen vaiheen vaatimukset. Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuus edellyttää, että tarjous liitteineen on tehty tämän tarjouspyynnön sisällön vaatimusten mukaisessa muodossa ja että kaikki pyydetyt tiedot on ilmoitettu pyydetyssä muodossa. Ne tarjoukset, jotka täyttävät kohtien 3.1 ja 3.2 vaatimukset vertaillaan kohdan 9 mukaisesti ja tarjouspyynnön liitteessä 1 kerrotuin perustein. Tarjouksen ja sen kaikkien liitteiden on oltava suomenkielisiä. Tarjouksessa on käytettävä oheisia tarjousliitteitä (liitteet 2 ja 3). Tarjouksen tulee sisältää järjestelmän/koneiden käyttöopastuksen. Lisäksi tarjouksesta tulee selvitä, miten huolto tai käyttötuki on järjestetty (mm. saatavuuden nopeus). 5. Hinnat ja niiden voimassaolo Hinnan tulee olla kone- ja laitteistokokonaisuuden arvonlisäverollinen kokonaishinta, johon sisältyvät koneen/laitteen hinta, toimituskulut ja asennus.

4 (8) 6. Sopimuskausi 7. Toimitusehto Hintojen tulee olla sitovasti voimassa saakka. Sopimuskausi on 24 kuukautta toimituksen hyväksymisestä. Sopimus jatkuu tämän jälkeen 12 kuukautta kerrallaan, mikäli sitä ei kummankaan osapuolen taholta irtisanota viimeistään 6 kk ennen sopimuksen päättymistä. Asennuksen tulee käsittää toimitukseen kuuluvien koneiden/laitteiden/järjestelmän toimintakuntoon saattamisen. Tavarankuljetusvakuutuksesta vastaa ja sen maksaa toimittaja. 8. Laskujen maksaminen, maksuehto, laskun viivästyskorko ja toimituksen viivästyminen Maksu suoritetaan maksuehdon mukaisesti laskutuksen pohjalta, kun toimitus on hyväksyttävästi vastaanotettu. Laskua koskevat huomautukset tehdään 14 päivän kuluessa siitä, kun osapuoli sai tietoonsa laskun perusteet. Maksuehdon tulee olla vähintään 30 pv netto. Laskutuslisiä, toimitus- ja käsittelylisiä/-maksuja yms. ei hyväksytä. Viivästyskorko saa olla enintään korkolain mukainen. Jos toimitus viivästyy sovitusta toimituspäivästä, vähennetään laskun loppusummasta 1 % kultakin alkavalta seitsemältä (7) viivästyspäivältä. 9. Osatarjoukset ja hankinnan jakaminen Osatarjouksia ei oteta huomioon. Hankintaa ei jaeta eri toimittajien kesken. 10. Tarjousten vertailu, arviointikriteerit, pisteytys ja ratkaisuperusteet 11. Hankintapäätös Hankinnan ratkaisuperusteena ovat kokonaistaloudellisuus ja käytettävyys. Käytettävyyteen sisältyvät järjestelmän helppokäyttöisyys ja itsehallinnoitavuus sekä käyttöönotettavuus terveydenhuollon palveluihin. Ratkaisuperusteet on tarkemmin määritelty tarjouspyynnön liitteessä 1. Hankintapäätös perusteluineen annetaan tiedoksi kaikille asianosaisille sähköpostitse. Tätä varten tarjoajan tulee ilmoittaa sähköpostiosoite, johon tieto toimitetaan. Kirjalliset hankintasopimukset allekirjoitetaan vasta, kun hankintapäätös on tullut lainvoimaiseksi. Sopimuksen sitovuus syntyy vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimusasiakirjat. 12. Sopimuksen tekeminen ja sen tulkinta Sopimuksen tekemisessä noudatetaan asiakirjojen etusijajärjestyksen osalta toisiaan täydentävää tulkintajärjestystä seuraavasti: 1. Hankintapäätös 2. Tarjouspyyntö liitteineen 3. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot soveltuvin osin 4. Toimittajan tarjous liitteineen

5 (8) 13. Hankinnan muut ehdot Hankintasopimuksen tulkinnassa noudatetaan asiakirjojen etusijajärjestyksen osalta edellä mainittua järjestystä toisiaan täydentäen muutoin paitsi, että ensimmäisenä on tehty hankintasopimus. Hankinnassa ja sopimuksen laadinnassa noudatetaan hankintalainsäädäntöä. YTHS pidättää oikeuden perustellusta syystä hylätä kaikki tehdyt tarjoukset. 14. Tarjouksen tekemisestä aiheutuvat kulut Tarjoajalle ei suoriteta korvausta tarjouksen tekemisestä. 15. Tarjouksen voimassaoloaika 16. Tarjouksen jättäminen Tarjouksen tulee olla sitovasti voimassa vähintään saakka. Kirjalliset tarjoukset liitteineen ja lisäselvityksineen tulee toimittaa klo 15:00 mennessä. Kuoreen merkintä "Takaisinsoitto YTHS". Toimitusosoite: Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiö Talousjohtaja Olli-Pekka Luukko Töölönkatu 37 A Helsinki Tarjoukset avataan Avaustilaisuus ei ole julkinen. Avaustilaisuuden jälkeen pyydämme hintatiedot myös sähköisenä. 17. Tarjouskilpailuun liittyvät lisätiedot Tarjoajien syrjimättömän ja tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi tarjouspyyntöä koskeviin kysymyksiin vastataan ainoastaan kirjallisesti. Kysymykset tulee esittää viimeistään klo mennessä sähköpostitse alla mainituille henkilöille. Tarjouspyyntöä koskeviin kysymyksiin vastaavat puhelintekniikan osalta tietohallintopäällikkö Sauli Kleemola ja palvelukuvauksen osalta terveyspalvelupäällikkö Hanna Kari ja johtajahammaslääkäri Anne Komulainen (etunimi.sukunimi@yths.fi). Kysymykset ja vastaukset ovat luettavissa tilaajan kotisivuilta Tarjouspyynnön allekirjoitus Helsingissä Jukka Männistö toimitusjohtaja Olli-Pekka Luukko talousjohtaja

6 (8) LIITE 1 Hankinnan ratkaisuperusteet Ratkaisuperusteita käytetään toimittajien valitsemiseen. Ratkaisevina tekijöinä valinnassa ovat seuraavat perusteet: Hinta (=70 pistettä); 70 % - edullisimman palvelun tai järjestelmän kokonaishinta, joka lasketaan 5 vuoden kokonaiskustannusten perusteella = 70 pistettä. Muut suhteessa vähemmän, kaava edullisin hinta / tarjoushinta x 70. Kokonaishinta sisältää ratkaisuvaihtoehdoista riippumatta käyttökoulutuksen, asennuksen, integraation puhelinjärjestelmään ja ratkaisuvaihtoehdosta riippuen sisältää laitteet, asennuksen, palvelumaksut, lisenssimaksut ja vastaavat kustannukset. Helppokäyttöisyys ja itsehallinnoitavuus (=20 pistettä); 20 % - takaisinsoittojärjestelmä on itsehallinnoitavissa ja helppokäyttöinen = 5 pistettä. - järjestelmätoimittaja hallinnoi takaisinsoittojärjestelmän muutoksia, järjestelmä on monimutkainen = 0 pistettä. - käyttäjä pystyy kahden tunnin perehdytyksen jälkeen käyttämään itse järjestelmää sekä yhdessä toimipisteessä että alueellisena yhteistyönä =5 pistettä. - käyttäjä tarvitsee järjestelmän perehtymiseen yli kaksi tuntia ennen kuin kykenee toimimaan itsenäisesti = 0 pistettä. - vastaaja näkee eri toimipisteistä tulleet yksilöidyt puhelut = 5 pistettä. - vastaajalla ei ole yksilöityä näkymää eri toimipisteistä tulevista puheluista = 0 pistettä. - asiakasta voidaan informoida puhelinruuhkasta järjestelmän avulla = 5 pistettä. - puhelinruuhkasta ei voida informoida järjestelmän avulla = 0 pistettä. Käyttöönotettavuus (=10 pistettä); 10 % - järjestelmä on osoitettu toimivaksi terveydenhuollossa (max 4 pistettä), se ottaa vastaan riittävästi ( yli 100 ) yhtäaikaisia puheluja (max 3 pistettä), sen yhdestä numerosta voi soittaa ulos riittävän määrän puheluja (mahdollisuus 10:een tai yli) samanaikaisesti (max 3 pistettä) - järjestelmä ei ole ollut käytössä terveydenhuollossa, se ei kykene ottamaan vastaan riittävästi yhtäaikaisia puheluja, sen yhdestä numerosta ei voi soittaa ulos riittävää määrää puheluja samanaikaisesti = 0 pistettä Kokonaispistemäärä: Suurin mahdollinen pistemäärä on 100 pistettä; 100 %

7 (8) LIITE 2 TARJOUSPYYNTÖ YTHS:N TAKAISINTOITTOPALVELUSTA Tarjous tulee tehdä tällä lomakkeella sekä erillisellä liitteenä olevalla tuotekohtaisella lomakkeella, joita voi tarvittaessa täydentää vapaamuotoisilla teksteillä ja liitteillä. Tarjouksen mukana tulee toimittaa tuotekuvastot ja tekniset tiedot, joihin tarjouksessa viitataan. TARJOUSLOMAKE Hinnan voimassaoloaika kyllä ei Toimitusaika tilauksesta työpäivää tilauksesta Tarjouksen voimassaoloaika vähintään asti Toimitusehdot tarjouspyynnön mukaiset kyllä ei

8 (8) LIITE 3 Tiedot ennakkoperintärekisteriin merkitsemisestä kyllä ei Tiedot kaupparekisteriin merkitsemisestä kyllä ei (arvonlisäverotunnus, Y-tunnus) Todistus maksetuista veroista, mahdollisista veroveloista ja /tai kyllä ei Velkajärjestelyistä sekä sosiaaliturvamaksuista Vakuutusyhtiön/ -yhtiöiden todistukset lakisääteisten kyllä ei vakuutusmaksujen suorittamisesta Esitteet ja tekniset tiedot kyllä ei Yhteyshenkilöt (nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite) Muut mahdolliset asiat (erilliset liitteet) kyllä ei Tarjouksen allekirjoitus Tarjouksen tekijä Päiväys Allekirjoitus Nimenselvennös Sähköpostiosoite, johon päätös lähetetään tiedoksi