10.11.2015 TP 15145 MATERIAALIHALLINTO TARJOUSPYYNTÖ KOULU-, ASKARTELU- JA KÄSITYÖTARVIKKEISTA 1. Ilmoitus- ja hankintamenettely Seinäjoen kaupungin materiaalihallinto, hankintarengasta edustavana hankintayksikkönä pyytää sitovaa tarjoustanne koulu-, askartelu- ja käsityötarvikkeista tämän tarjouspyynnön ehtojen mukaisesti. Kyseessä on EU-kynnysarvon kynnysarvon ylittävä hankinta, josta ilmoitus Editan sähköiselle Hilma-ilmoituskanavalle on annettu 10.11.2015. (www.hankintailmoitukset.fi) Hankinnasta on julkaistu ennakkoilmoitus pvm 29.05.2015, 2015/S 102-185188 Tarjouspyyntö on nähtävissä kaupungin internetsivuilla www.seinajoki.fi/hankinnat Hankinta toteutetaan avointa hankintamenettelyä käyttäen. 2. Sopimuskausi Sopimuskausi on 01.01.2016 31.03.2017 Tilaaja varaa itselleen oikeuden halutessaan jatkaa sopimusta kahdella (2), yhden (1) vuoden optiovuodella. Tilaaja tekee päätöksen option käytöstä erikseen. Option käyttämisestä ilmoitetaan kirjallisesti viimeistään kolme (3) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Sopimus tulee voimaan allekirjoitushetkellä. 3. Hankinnan sisältö ja laajuus Koulu-, askartelu- ja käsityötarvikkeet yhteishankintana Seinäjoen kaupunkikonsernille, Kurikan (sis. Jalasjärvi) kaupungille sekä Ilmajoen kunnalle. Hankinnan ennakoitu arvo on noin 300.000,00 euroa vuodessa, ilman arvonlisäveroa. Tarjottavien tuotteiden tulee olla uusia, kestäviä, testattuja, turvallisia ja kouluja päiväkotikäyttöön täysin sopivia. Tarjotut tuotteet eivät saa sisältää aineita, jotka ovat luokiteltu myrkyllisiksi. Osassa tuotteita määrittely on annettu tarkemmin, mm. tuotemerkillä. Tähän on tarjottava pyydetty tuote, tai täysin sitä vastaava. Tarjotuista tuotteista tulee löytyä vähintään 95 % tarjoajan koulutarvikekuvastosta. SEINÄJOEN KAUPUNKI KAUPUNGINKANSLIA Materiaalihallinto Tiedekatu 2, 2. krs (Frami D) PL 215, 60101 SEINÄJOKI p. 06 416 2111 (vaihde) www.seinajoki.fi
Tarjouksen yhteydessä tulee lähettää näytekappaleet liitteessä 1 erikseen merkityistä tuotteista. Lisäksi tarjouksen mukana on lähetettävä näytteet (1 vihko/vihkosarja) tarjoajan valikoimassa olevista eri vihkosarjoista (liitteen 1 positiot 47-71). Oheiselle tuote-erittelyliitteelle, liite 1, on hankintakokonaisuudesta koottu tarjouksen hinnoittelua varten 283 käytetyimmän nimikkeen otanta, jonka perusteella tarjousten hintavertailu laaditaan. Ne positiot joihin on pyydetty tarjoamaan vähintään kaksi tuotetta, kokonaisvertailuun otetaan kumpikin tarjottu ja soveltuva tuote. Vertailuhinta lasketaan tuotteiden yksikköhinnoista, tai tapauskohtaisesti vertailukelpoisella paketin, sarjan tms. hinnalla. Toimittajan tulee muuntaa sarakkeeseen "Tuotteen yksikköhinta ilman alv:a" tuotteen yksikköhinta. Tuote-erittelyliitteelle voi lisätä tarvittaessa rivejä, mutta positionumerointia ei saa muuttaa. Niiden tuotteiden osalta, joihin kuuluu eri värejä, tulee kaikkien olla samanhintaisia. Tuotteet, joihin kuuluu eri värejä, tulee tarjouksessa ilmoittaa kaikki värit. Tarjoajalla tulee olla pyydetty kokonaisuus tarjottuna vähintään 80 % nimikkeistä verrattuna pyydettyyn kokonaisuuteen. Mikäli tarjottu kokonaisuus jää alle pyydetyn prosentuaalisen osuuden, tarjousta ei oteta huomioon. Tarjoajan tulee huomioida, että tarjotut tuotteet tulee olla pyydetyn mukaisia, ja kaikki tuote-erittelyn sarakkeet tulee olla pyydetyn mukaisesti täytettynä. Mikäli tarjottu tuote ei ole pyydetyn mukainen tai/ja pyydettyjä tietoja ei ole annettu, otetaan kyseiseen tuotepositioon vertailuun mukaan korkein tarjottu kyseisen tuotteen yksikköhinta. Tarjouksessa (tuote-erittelyliitteellä) on selkeästi ilmoitettava pakkauksen koko ja minimitilauserä. Lisäksi tarjouksessa tulee olla nähtävissä, jos nämä poikkeavat toisistaan. Tarjouspyynnössä ilmoitettu pakkauskoko ei saa poiketa yli 20 % tarjotusta pakkauskoosta. Mikäli pakkauskokoa ei ole ilmoitettu tarjouspyynnössä, tulee tarjoajan tarjoaman tuotteen pakkauskoon olla järkevä suhteessa muihin saman tuoteryhmän tuotteisiin. Minimitilauserän ja pakkauskoon tulee olla soveltuva myös pienten yksiköiden käyttöön. Erittelyssä annetut arvot ovat lähiarvoja, ellei toisin mainita. Tilaukset tehdään pääsääntöisesti toimittajan sähköisen tilausjärjestelmän avulla. Tarjoajan tulee tarjouksessaan sitoutua siihen, että se ylläpitää tilausjärjestelmänsä tuoteryhmävalikoimaa siinä laajuudessa kuin ostajaosapuoli edellyttää. Vuositilauksia tehtäessä vuositilausvalikoimassa ei saa olla mukana tuotteita laajemmin kuin tämän tarjouskilpailun tuloksena solmittavassa toimitussopimuksessa määritellään. Tämä koskee vain Seinäjoen kaupunkia. Mikäli muut hankintarenkaan jäsenet haluavat toimia samoin, tulee heillä olla siihen myös mahdollisuus. Tilaamiseen käytettävien toimittajan tilauslistojen ja sähköisen tilausjärjestelmän yhteyksien tulee olla tilaajan käytössä viikon sisällä toimitussopimuksen solmimisajankohdasta lukien. Tarjouksessa on annettava tiedot käytössä olevasta sähköisestä tilausjärjestelmästä.
Annetut kulutusmäärät ovat arvioita, eivätkä ole tilaajaa sitovia. Tilaaja ei sitoudu tiettyihin hankintamääriin sopimuskauden aikana. Tähän sopimukseen voivat halutessaan liittyä hankintarenkaassa mukana olevien kuntien konserniyhteisöt. Kunkin kunnan sopimuksesta vastaava yhteyshenkilö vahvistaa palveluntuottajan vastaavalle yhteyshenkilölle konserniyhteisön liittymisen sopimukseen. 4. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus Tarjouksen laatimiskieli on suomi. Tarjous ei saa olla ehdollinen. Jättämällä tarjouksen tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnössä olevat ehdot. Tarjouksessa tulee olla kaikki pyydetyt selvitykset, tuotetiedot sekä tuote/hinnoitteluliite ja tarjoajan kelpoisuuden arviointilomake asianmukaisesti täytettynä. Tarjoaja vastaa kelpoisuustietojen tarkistamisesta omilta alihankkijoiltaan. Tarjous tulee olla voimassa vähintään kaksi (2) kuukautta tarjousten viimeisestä sisäänjättöpäivästä lukien. 5. Tarjoajan soveltuvuus Tarjouksesta tulee käydä ilmi tarjoajan nimi, y-tunnus ja yhteystiedot, toimipaikan osoitetiedot sekä tiedot tarjouksen vastuu- tai yhteyshenkilöstä. Tarjoajalla tulee olla taloudelliset, tekniset ja toiminnalliset edellytykset hankinnan toteuttamiseen sekä liiketoiminnan harjoittamisoikeus. Tarjoajan tulee kuulua ennakkoperintärekisteriin. Tarjoajan tulee antaa selvitys siitä, että se on huolehtinut lakisääteisistä velvoitteista, kuten maksuunpannuista veroista ja työeläkelakien mukaisten maksujen maksamisesta. Näistä on pyydettäessä toimitettava todistukset, jotka eivät ole kolmea kuukautta vanhempia tarjousten sisäänjättöpäivästä laskettuna. Tarjouksen mukana on palautettava tarjoajan kelpoisuuden arviointi -lomake täytettynä. Lomake, liite 3, on tarjouspyynnön liitteenä. Tarjoukseen tulee sisältyä toimittajan (mahdolliset) referenssit hankinnan kohteena olevien tavaroiden toimittamisesta vuositilaustoimituksena viimeisen kolmen vuoden aikana. Tarjoajan tulee nimetä vähintään 3 referenssiasiakasta, joille tarjoaja on toimittanut hankinnan kohteena olevia tuotteita vähintään 150.000,00 eurolla vuodessa (alv 0 %). 6. Alihankinnat Toimittaja vastaa alihankkijan työstä kuin omastaan ja vastaa myös siitä, että alihankkija noudattaa omalta osaltaan toimittajalle asetettuja vaatimuksia ja velvoitteita. Suunnitelluista alihankkijoista on ilmoitettava tarjouksessa.
Tilaajalla on perustellusta syystä oikeus olla hyväksymättä alihankkijan käyttöä. 7. Hinta Hinnoittelu tulee tehdä tuote-erittelyliitteelle 1, muulla tavoin tehtyä tarjousta ei oteta huomioon. Tarjottujen tuotteiden tulee löytyä tarjoajan voimassa olevasta tarjoajan kuvastosta. Tarjoajan on huolehdittava siitä, että tarjotut tuotteet on merkitty tuote-erittelyliitteelle pyydetyn mukaisesti. Tarjouksessa on ilmoitettava hinta tuoteyksikköä kohden nettona ilman arvonlisäveroa. Hintaan on sisällytettävä mahdolliset pakkaus-, kierrätys-, rahti ja vakuutusmaksut. Muiden kokonaisuuteen liittyvien koulu-, askartelu- ja käsityötarvikkeiden osalta on tarjouksessa ilmoitettava alennusehto prosentteina suhteessa tarjoajan yleiseen hinnastoon. Lisäksi on ilmoitettava alennusehto prosentteina koskien toimittajan muita tuotteita. Tarjoajan antama alennusprosentti tulee olla suhteessa samansuuruinen, kuin tuote-erittelyliitteessä hinnoiteltujen tuotteiden. Mikäli muiden kokonaisuuteen liittyvien tuotteiden, tai toimittajan muiden tuotteiden hinta jää alennuksen jälkeen yleistä markkinahintaa korkeammaksi, on tilaajalla oikeus hankkia tarvitsemansa tuote muualta. Hinnastot tarjouspyynnön mukaisista tuoteryhmistä on liitettävä mukaan tarjoukseen sekä ilmoitettava hinnaston voimassaoloaika. Alennusprosentti on voimassa koko sopimuskauden mukaan lukien mahdolliset optiovuodet. Toimittajalla ei ole oikeutta periä pientoimitus- tai laskutuslisiä. Hinnat ovat kiinteät sopimuskauden loppuun, 31.03.2017 saakka. Mahdolliselle optiokaudelle hintoja voidaan tarkistaa tilaajan tai toimittajan kirjallisella aloitteella, joka on esitettävä toiselle osapuolelle vähintään 12 viikkoa ennen hinnanmuutoksen voimaantuloa. Hintoja voidaan tarkistaa tavaran yleistä kustannuskehitystä vastaavasti ja esittäjän on esitettävä toiselle osapuolelle selvitys hinnanmuutoksen syistä. Hinnanmuutosesitys perusteineen on toimitettava kirjallisena toiselle osapuolelle. Vetoaminen yleiseen kustannustason nousuun ei ole hyväksyttävä peruste hintojen korottamiselle. 8. Toimitusehto- ja aika Tarvikkeet tilataan pääosin keväisin ennen lukuvuoden loppumista niin sanotun vuositilauksen perusteella. Tilaaja määrittelee tilauskohtaisesti haluaako toimituksen ennen lukukauden loppumista keväällä, vai syksyllä ennen lukukauden alkua. Toimittajan on ilmoitettava tarjouksessa viimeinen mahdollinen tilauspäivä toimitusajankohtaan nähden. Tarvikkeita tilataan vuositilausten lisäksi pitkin vuotta. Suurempia määriä tilataan mahdollisten varustamisprojektien yhteydessä. Toimittajan on ilmoitettava tarjouksessa täydennystilausten toimitusaika. Toimitusehto on vuositilauksissa sekä muissa lisätilauksissa TOP eri tulosyksiköt, liitteen 2 mukaisesti (toimitettuna perille), Finnterms 2001.
Yksiköiden määrät ja sijainnit saattavat muuttua sopimuksen aikana. Tilaajalla on oikeus lisätä, poistaa ja muokata yksiköitä sopimuskauden aikana. Tilauksissa ei saa olla vähimmäistilausmäärää ( ). Jälkitoimitukseen jäävät tavarat on aina eriteltävä lähetyslistassa. Lisäksi jälkitoimitukseen jäävien tavaroiden osalta on ilmoitettava arvioitu toimitusviikko/- viikot. 9. Ympäristöasiat Tarjoajan on ilmoitettava, miten se huomioi ympäristöasiat toiminnassaan. Lisäksi on ilmoitettava, miten toimittaja jatkossa kehittää toimintansa ympäristömyönteisyyttä. 10. Osatarjoukset Osatarjouksia ei oteta huomioon. Tarjoajan tulee tehdä kokonaistarjous pyydetystä kokonaisuudesta. 11. Laskutus ja maksuehdot 12. Seuranta ja raportointi Tarjouksia vaihtoehtoisista tuotteista ei oteta huomioon. Laskutus tapahtuu ensisijaisesti verkkolaskulla, kuukausittain jälkikäteen. Kukin hankintarenkaan jäsen maksaa hyväksyttyä toimitusta koskevan verkkolaskun 21 päivän laskettuna toimitusajankohdasta tai laskun saapumispäivästä sen mukaan, kumpi on myöhäisempi. Jos toimittaja laskuttaa tilaajaa paperilaskulla, lasku erääntyy maksettavaksi 30 päivän kuluttua hyväksyttävän laskun saapumisesta. Viivästyskorko on korkolain mukainen. Laskuun viite: laadittavan sopimuksen numero ja mahdollinen teksti Mahdolliset hyvityslaskut tulee toimittaa eri laskuilla. Hyvityslaskuissa tulee olla viittaus alkuperäiseen laskuun. Tarjouspyynnön liitteessä 2, on eritelty hankintarenkaan jäsenten laskutusohjeet. Verkkolaskutuksen ohjeet Seinäjoen kaupungin osalta: http://www.seinajoki.fi/verkkolasku/ Edellytämme, että toimittaja antaa raportin tämän sopimuksen perusteella tapahtuneesta myynnistä vuosittain siten, että siitä käy ilmi nimikekohtainen myynti kappale- ja euromääräisenä jokainen hankintarenkaan jäsen eriteltynä. Sopimustuotteet tulee pyydettäessä olla eriteltynä esim. korostettuina raportissa. Lisäksi raportti tulee saada pyydettäessä toimituskohteittain eriteltynä. 13. Arkistointi, salassapito ja tietojen luovuttaminen Sopijaosapuolet sitoutuvat antamaan toisilleen tiedot sopimuksen tehtäväalueeseen liittyvästä toiminnastaan, sen muutoksista ja kehittämissuunnitelmista.
Kumpikin osapuoli sitoutuu pitämään salassa kaikki tietoonsa tulleet toista osapuolta koskevat liike- ja ammattisalaisuudet. Salassapitovelvollisuus pysyy voimassa myös tämän sopimuksen päätyttyä. Toimittaja ei saa käyttää sopimusta tai tilaajan nimeä markkinoinnissa ilman tilaajan suostumusta. Ellei toisin ole sovittu, palveluntuottaja saa kuitenkin käyttää sopimusta referenssitietona tehdessään tarjouksia hankintalainsäädännössä tarkoitetuille hankintayksiköille. 14. Valintaperusteet Tarjouspyynnön ehdot ja tuotevaatimukset täyttävistä tarjouksista valitaan hinnaltaan halvin. 15. Hankintapäätöksen tiedoksianto ja sopimusehdot Tiedoksianto hankintapäätöksestä annetaan kaikille tarjoajille sähköpostilla. Tarjouksessa on ilmoitettava sähköpostiosoite, johon tämä tiedoksianto lähetetään. Tarjouskilpailun ratkaisemisen jälkeen tilaajan ja toimittajan välille tehdään toimitussopimus seuraavassa pätevyysjärjestyksessä: 1. laadittava sopimus 2. tarjouspyyntö 3. JYSE 2014 Tavarat yleiset sopimusehdot 4. tarjous Sopimus osapuolten välille syntyy siinä vaiheessa, kun kirjallinen sopimus on allekirjoitettu. 16. Sopimuksen irtisanominen ja purkaminen Tilaajan irtisanomisaika on kaksi (2) kuukautta. Irtisanomisaika alkaa kulua irtisanomiskuukautta seuraavan kuukauden 1. päivästä lukien. Tilaajan niin edellyttäessä toimittajalla on velvollisuus sopimuksen irtisanomisesta huolimatta jatkaa toimittamista JYSE 2014 Tavarat kohdan 5.9 mukaisin ehdoin irtisanomisajan. Kumpikin osapuoli saa purkaa sopimuksen joko osittain tai kokonaan, jos toinen osapuoli on olennaisesti rikkonut sopimusvelvoitteitaan tai on ilmeistä, että olennainen sopimusrikkomus tulee tapahtumaan. Jos rikkomus on korjattavissa, sopijapuoli voi purkaa sopimuksen vain, jos rikkomus on toistuva tai rikkomukseen syyllistynyt sopijapuoli ei ole korjannut rikkomustaan kohtuullisessa ajassa siitä, kun toinen sopijapuoli on kirjallisesti huomauttanut rikkomuksesta. 17. Laadulliset puutteet ja sanktio Jos tavara poikkeaa siitä, mitä tarjouspyyntöasiakirjoissa on sanottu tavaran ominaisuuksista, sisällöstä tai laadusta, siinä on virhe. Todistustaakka siitä, että tavara on tarjouspyyntöasiakirjojen mukainen, on tavaran toimittajalla. Toimittaja sitoutuu vuorovaikutteiseen yhteistyöhön tilaajien kanssa laadun varmistamiseksi ja kehittämiseksi. Toimittajalta odotetaan aktiivista otetta laadun ja toiminnan kehittämisessä.
Ylivoimaisesta esteestä on ilmoitettava toiselle sopimusosapuolelle mahdollisimman pikaisesti sen ilmaannuttua. Sanktion täyttymisen ehdoista neuvotellaan yhteyshenkilöiden välityksellä kunkin tapauksen kohdalla. 18. Muut ehdot Toimittaja on velvollinen toimittamaan hintalomakkeella tarjoamiaan, tai vastaavia korvaavia tuotteita koko sopimuskauden ajan. Korvaavan tuotteen tulee olla laadultaan vähintään hintalomakkeen tuotetta vastaava ja hinnaltaan korkeintaan samanhintainen, mitä hintalomakkeella tarjottu tuote. Tilausjärjestelmän tuotevalikoimassa on oltava korvaava tuote tilattavissa heti, kun sopimustuote on vaihtunut. Mikäli sopimuskauden aikana tapahtuu muutoksia sopimustuotteissa, on niistä välittömästi ilmoitettava Seinäjoen kaupungin Materiaalihallintoon, sekä hankintarenkaan jäsenille. Mahdolliset tilaajan tilausvirheestä johtuvat palautukset tulee hyvittää kokonaisuudessaan. Tilaaja maksaa tässä tapauksessa palautusrahdin. Hankinnassa noudatetaan julkisista hankinnoista (348/07 ja 321/2010), Seinäjoen kaupungin hankintasääntöä ja julkisten hankintojen sopimusehtoja JYSE 2014 Tavarat. Tarjous, jota ei ole laadittu tarjouspyynnön ehtojen mukaisesti, hylätään. Myöhässä saapunutta tarjousta ei käsitellä. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. Tilaaja voi perustellusta syystä jättää hankinnan toteuttamatta. 19. Kartelliehto Toimittaja vahvistaa toimitussopimuksen allekirjoituksella, ettei se ole tarjouskilpailun aikana tai sopimuksen laatimishetkellä syyllistynyt kilpailulain tarkoittamaan keskenään kilpailevien elinkeinonharjoittajien väliseen kiellettyyn kilpailunrajoitukseen (kartelliin) tätä hankintaa koskevilla markkinoilla tilaajan toiminta-alueella. Mikäli toimittaja on toiminut vastoin tätä velvoitetta, tulee toimittajan suorittaa tilaajalle sopimussakkona 20 % suoritetusta ja maksetusta kokonaisarvosta korkoineen sekä korvata sopimussakon ylittävät tilaajalle aiheutuneet vahingot. Näiden lisäksi toimittajan on korvattava asian selvittämisestä aiheutuneet kustannukset ja oikeudenkäyntikulut korkoineen. Tämä sopimusehto on voimassa myös sopimuksen päätyttyä. 20. Sovellettava laki ja erimielisyydet Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia. Sopimuksen pätevyyttä, tulkintaa ja soveltamista koskevat erimielisyydet, joita sopijapuolet eivät voi keskenään sopia, jätetään Etelä-Pohjanmaan käräjäoikeuden ratkaistavaksi.
21. Tarjousasiakirjojen julkisuus Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjousasiakirjat ovat päätöksenteon jälkeen julkisia. Mikäli tarjoaja tarjouksessaan pyytää, että osa tarjouksesta on liikesalaisuuden luonteisena salassa pidettävä, voidaan tarjousasiakirjat tältä osin päättää salassa pidettäväksi päätöksen tekemisen jälkeen. Salassa pidettävät asiakirjat tulee esittää erillisellä liitteellä ja selkeästi merkinnällä liikesalaisuus varustettuina. Lisäksi tarjouksessa tulee esittää perusteet liikesalaisuudelle. Tilaaja harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Vertailuhinta ei ole liikesalaisuus. 22. Asianhoitaja Hankinta-asiantuntija Suvi Katajamäki p. 06 416 2417, suvi.katajamaki(at)seinajoki.fi 23. Tarjouksen sisäänjättö Tarjouksen toimitusosoite: Seinäjoen kaupunki, Materiaalihallinto, Tiedekatu 2, 2.krs, PL 215, 60101 Seinäjoki. Tarjous on jätettävä kirjallisena suljetussa kuoressa tai sähköpostilla hankinta(at)seinajoki.fi. Tarjous on jätettävä viimeistään 03.12.2015 virka-aikana (klo 15.45), varustettuna merkillä "Koulutarvikkeet/15145". Hankintasopimukseen johtavat sähköpostitarjoukset on vahvistettava kirjallisena. Tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset pyydetään lähettämään 17.11.2015 klo 15.45 mennessä osoitteella hankinta(at)seinajoki.fi. Esitetyistä kysymyksistä laadittu yhteenveto julkaistaan 19.11.2015 osoitteessa www.seinajoki.fi/hankinnat. Tarjoaja on velvollinen tarkistamaan vastaukset ennen tarjouksen jättämistä. SEINÄJOEN KAUPUNKI MATERIAALIHALLINTO Mikko Tanhuamäki hankintajohtaja Liitteet Liite 1 Tuote-erittely Liite 2 Osoitetiedot Liite 3 Tarjoajan kelpoisuuden arviointi