Lokakuu 2012 1 (24) Käyttöönotto 6.2.0 Copyright Aditro 2012
Lokakuu 2012 2 (24) Sisällysluettelo Johdanto... 3 1. Pikaohje... 4 2. Yritysasetukset... 5 2.1. Esimerkki... 6 3. Tietoturva-asetukset... 6 3.1. Sovelluksen aikakatkaisu... 6 3.2. Sallitut IP-osoitteet... 7 4. Käyttäjät ja käyttäjäroolit... 7 4.1. Esimerkki... 10 4.2. Lukkiutunut käyttäjätunnus... 10 5. Kierrätysasetukset... 11 5.1. Esimerkki... 12 6. Yleiset parametrit... 14 6.1. Esimerkki... 15 7. Sähköpostiasetukset... 15 7.1. Esimerkki... 17 8. Eräajot sähköpostin lähettäjä... 17 8.1. Esimerkki... 20 9. Ostolaskujen sähköpostiviestit... 20 10. Verkkolaskujen siirto yn... 21 11. Aditro pankkipalvelut... 21 6.2.0 Copyright Aditro 2012
Lokakuu 2012 3 (24) Johdanto -ohjelma on ostolaskujen käsittelyyn ja kierrätykseen tarkoitettu internetselaimella käytettävä ohjelma. Ohjelma on suunniteltu taloushallinnon palveluita tarjoavien yritysten, kuten tilitoimistojen, isännöintitoimistojen sekä palvelukeskusten asiakkaiden käyttöön. -ohjelman web-käyttöliittymän avulla, asiakasyritys voi vaivattomasti tarkastaa ja hyväksyä yritykselle tulleet laskut maksettavaksi. Asiakas voi viestiä web-käyttöliittymän kautta laskuja maksavalle organisaatiolle, sekä selailla laskuhistoriaa. Ohjelmassa voidaan käsitellä usean yrityksen laskuja, joita halutaan tarkastaa, hyväksyä tai hylätä. vaatii erillisen asennuksen ja laitteistonsa, jotka on kuvattu dokumentissa n asennusohje. Tässä dokumentissa kuvataan ne työvaiheet, jotka vaaditaan n saattamiseksi toimintakuntoon. Tarvittavat asetukset tehdään pääsääntöisesti Tikon-ohjelman uudistetun ylläpidon kautta. Tämän vuoksi onkin suositeltavaa perehtyä ennen asetuksien muuttamista Uuden ylläpidon käyttöohjeeseen. Myös n käyttöohje on hyvä olla mukana tukemassa sovelluksen käyttöönottoa. Kappaleessa 1 on kuvattu tiivistetyssä muodossa n käyttöönoton eri vaiheet. Luvuissa 2-7 käydään samat vaiheet yksityiskohtaisemmin läpi ja mukana jokaisessa vaiheessa on myös käytännön esimerkki helpottamassa ostolaskujen käsittelyn käyttöönottoa. Jotta verkkolaskuja voitaisiin käsitellä Tikonissa, tulee niiden käsittelyn vaatimat asetukset olla asianmukaisesti tehtynä ennen täysimittaista n käyttöönottoa. Lisää verkkolaskujen käsittelystä Tikon-ohjelmistossa voi lukea ohjeista Verkkolaskujen massanoudot.pdf, Verkkolaskut Tikon myyntireskontra.pdf sekä Verkkolaskut Tikon ostoreskontra.pdf. Edellä mainitut ohjeet löytyvät Tikonin toimituscd:llä hakemistosta ohjeistus\käyttöohjeita. 6.2.0 Copyright Aditro 2012
Lokakuu 2012 4 (24) 1. Pikaohje Seuraavassa on listattu lyhyesti ne työvaiheet, joita vaaditaan n käyttöönoton yhteydessä. Tämä listaus on tarkoitettu lähinnä nopeaksi tarkastuslistaksi, josta voidaan esimerkiksi asennuksen jälkeen helposti tarkasta/suorittaa n vaatimat asetukset ja testata asennuksen toimivuus. 1. Aseta halutulle yritykselle päälle uudessa Tikon ylläpidossa (Asetukset => Yritysasetukset => Yritykset => Tilaustenkäsittely/Reskontra-välilehti). Jos halutaan ostolaskujen kierrätys ilman maksatustiedoston luontia, valitaan kohta Laskujen kierrätys. Jos myös maksatustiedoston luonti halutaan tehdä ssä valitaan edellisen lisäksi myös kohta Web-maksatus. Maksatustiedostoa ei voida silloin luoda tilitoimistossa. Mikäli maksatustiedoston käsittely hoidetaan Aditro pankkipalveluiden kautta, tulee tämä olla asennettuna ja yrityksellä käytössä. 2. Luo uudessa Tikon ylläpidossa (Asetukset => Järjestelmäasetukset => Käyttäjät) käyttäjät ostolaskujen käsittelyyn tai anna tarvittavat oikeudet jo olemassa oleville käyttäjille. Huomioi mahdolliset yrityskohtaiset oikeudet. 3. Luo yrityskohtaiset laskujen kierrätysasetukset uudessa Tikon ylläpidossa (Asetukset => Yritysasetukset => Yrityksen kierrätysasetukset). Muista myös asettaa halutut arvot ylläpitonäytöllä kohtaan Sähköpostiasetukset. 4. Jotta liitteitä pystytään poistamaan ostolaskujen käsittelyssä, tulee Tikonissa olla määritelty yleinen siirtoasetus KP 20 Arkisto, poistetun liitteen hakemisto. Em. siirtoasetukselle tulee määritellä haluttu hakemisto normaalin siirtoasetusmenettelyn mukaisesti. Tähän hakemistoon talletetaan ostolaskujen puolella poistetut liitteet. 5. Talleta Tikon ostolaskujen WEB-osoite uudessa ylläpidossa (Asetukset => Järjestelmäasetukset => Yleiset parametrit). 6. Jos halutaan käyttää n automaattista sähköpostin lähetysta laskujen käsittelijöille, tulee sähköpostipalvelimen tiedot antaa uudessa ylläpidossa (Asetukset => Järjestelmäasetukset => Sähköpostipalvelimen tiedot). 7. Luo ja käynnistä Sähköpostin lähettäjä uudessa ylläpidossa (Ostoreskontra => Ostolaskujen käsittely => Sähköpostilähetyksen aktivointi). 8. Tarvittaessa voit tarkistaa tai muuttaa Sähköpostin lähettäjän asetuksia uudessa ylläpidossa (Asetukset => Eräajotiedot => Eräajot). Taulukkonäkymästä valitaan rivi, jonka tyypppi on 4 Sähköpostin lähettäjä ja avataan ylläpitonäyttö. Perustiedot-välilehdellä voidaan muuttaa sähköpostin lähetystietoja ja Lokit-välillehdelle kertyy lokitietoa suoritetuista sähköpostiajoista. 9. Tarkista Aditro Tikon Worker-palvelu (service) ja sen tila. Jotta sähköpostien ajastettu lähettäminen onnistuisi, tulee palvelimella olla Aditro Tikon Worker-palvelu asennettuna ja käynnissä. Voit tarkistaa palvelun tilan käyttöjärjestelmässä polusta Ohjauspaneeli => Valvontatyökalut => Palvelut 10. Tikon kirjanpidossa luetaan järjestelmään verkkolaskuja massa-tai yksittäiskäsittelyn kautta tai käsin syöttämällä. Jos ko.yrityksellä on päällä(kts.kohta 1), niin kohdassa 3 määritelty ensimmäinen laskun käsittelijä saa sähköpostiviestin käsittelyä vaativasta laskusta ja käyttäjän kirjautuessa sovellukseen lasku(t) on käsiteltävissä määritellyn 6.2.0 Copyright Aditro 2012
Lokakuu 2012 5 (24) käsittelyprosessin mukaisesti ja on onnistuneesti otettu käyttöön (jos sähköpostipalvelin käytössä, huomioi myös kohdassa 3 annettu sähköpostin lähettämisen aikaväli). 11. n toimivuutta voidaan testata rajoitetusti myös ilman käsiteltyjä verkkolaskuja luomalla käyttäjä SS-oikeuksin 10 (itsepalvelun pääkäyttäjä) ja kirjautumalla sovellukseen käyttäen em. tunnuksia. 2. Yritysasetukset n käyttöönotto vaatii aina yritysasetusten muuttamista. Yrityksestä riippuen voidaan valita missä laajuudessa ostolaskujen käsittelyä halutaan käytää. Nämä valinnat löytyvät yrityksen tiedoista, Tilaustenkäsittely/Reskonta-välilehdeltä. Sivun viimeisessä sarakkeessa löytyy yn liittyvät valinnat: Laskujen kierrätys 6.2.0 Copyright Aditro 2012
Web-maksatus Web maksutapa Maksatustiedostot Lokakuu 2012 6 (24) Valitsemalla Laskujen kierrätys ko. yrityksellä otetaan käyttöön. Jos myös maksatustiedoston luonti halutaan tehdä ssä valitaan edellisen lisäksi myös kohta Web-maksatus. Maksatustiedostoa ei voi luoda silloin tilitoimistossa. Web maksutapa-kentällä valitaan tapa, jolla maksatustiedosto luodaan ostolaskujen käsittelyn puolella. Kentän arvot ovat 0 = SEPA-tiedosto työasemaan (käyttäjä muodostaa maksatustiedoston omalle työasemalle), 1 = SEPA-tiedosto Aditro pankkipalveluun (maksatustiedosto käsitellään vain Aditro pankkipalvelujen kautta), 2 = SEPA-tiedosto työasemaan tai Aditro pankkipalveluun (molemmat edellä mainitut tavat mahdollisia). Huomioi, että Aditro pankkipalvelut tulee olla asennettuna ja yrityksellä käytössä mikäli valitaan arvot 1 tai 2. Maksatustiedosto-kohdassa tulee olla valittuna SEPA-valinta (arvo 1 tai 3) mikäli halutaan käyttää SEPA-maksatusta. 2.1. Esimerkki Yritykselle 1200 halutaan ottaa käyttöön. Tarve on myös luoda maksatustiedosto käyttäjän työasemaan. 1. Käyttäjä avaa Tikon kirjanpidon ja valitsee uuden ylläpidon. 2. Käyttäjä valitsee uuden ylläpidon menusta Asetukset => Yritysasetukset => Yritykset. 3. Taulukkonäkymästä käyttäjä valitsee yrityksen 1200 ja avaa sen ylläpitonäyttöön. 4. Käyttäjä valitsee Tilaustenkäsittely/Reskontra-välilehden ja Laskujen kierrätys-kohdan Tikon ostolaskujen käsittely-otsikon alta ja tallettaa muuttuneet tiedot. 5. Käyttäjä merkitsee kohdan Web-maksatus ja valitsee Web maksutavaksi arvon 0. 3. Tietoturva-asetukset Sovelluksen tietoturvan tehostamiseksi on mahdollista rajoittaa käyttäjäkohtaisesti kirjautumista sovellukseen IP-osoitteiden mukaan sekä asettaa yleinen aikakatkaisu kaikille web-sovelluksille. 3.1. Sovelluksen aikakatkaisu Tietoturvan parantamiseksi sovellukseen on lisätty aikakatkaisu. Tämä ominaisuus pakottaa käyttäjän kirjautumaan uudestaan sovellukseen, mikäli sovellukseen kirjautunut käyttäjä ei ole määritellyn aikakatkaisuarvon aikana käyttänyt sovellusta. 6.2.0 Copyright Aditro 2012
Lokakuu 2012 7 (24) Sovelluksen aikakatkaisu määritellään Tikon ylläpidossa polusta Asetukset => Järjestelmäasetukset => Yleiset parametrit. Haluttu aikakatkaisuarvo annetaan minuutteina kohtaan Arvo (oletusarvo 30min). 3.2. Sallitut IP-osoitteet Jos käyttäjien kirjautumista ostolaskujen käsittelyyn halutaan rajoittaa koskemaan vain yhteyttä tietystä IP-osoitteesta, voidaan em. rajoitus tehdä Tikon ylläpidossa polusta Asetukset => Järjestelmäasetukset => Käyttäjän sallitut IP-osoitteet. Lomakkeelle syötetään käyttäjätunnus sekä IPosoite, josta yhteys sovellukseen sallitaan. 4. Käyttäjät ja käyttäjäroolit Jotta käyttäjät voisivat kirjautua yn tulee heidän olla Tikon- 6.2.0 Copyright Aditro 2012
Lokakuu 2012 8 (24) ohjelmistoon kirjattuja käyttäjiä ja heille tulee olla määriteltynä oikeat käyttäjäroolit. Valittavissa olevat käyttäjäroolit n osalta voidaan nähdä uudessa ylläpidossa polusta Asetukset => Järjestelmäasetukset => Käyttäjäroolit. Yllä kuvassa suodatettuna Tikon ostolaskujen kierrätyksen kaikki valittavissa olevat oletus käyttäjäroolit. Käyttäjät yn valitaan joko muokkaamalla olemassa olevia käyttäjien tietoja tai luomalla kokonaan uusia. Polussa Asetukset => Järjestelmäasetukset=> Käyttäjät voidaan muokata/lisätä käyttäjiä ja heidän tietojaan. Yleiset asetukset-välilehdellä ostolaskujen käsittelyn kannalta tärkeitä tietoja ovat Käyttäjätunnus, Nimi, Salasana ja Sähköpostiosoite. Jos sähköpostiosoitetta ei anneta, niin käyttäjä ei saa ostolaskujen käsittelyn lähettämiä sähköpostiviestejä käsiteltävistä laskuista. Kirjautuminen Tikon ostolaskujen käsittelyyn tapahtuu käyttämällä em. tietoja ja järjestelmän lähettämät sähköpostiviestit käsittelyä vaativista laskuista ohjataan käyttäjätiedoissa annettuun sähköpostiosoitteeseen. Valinnalla Käyttökieli otetaan kantaan sovelluksen lähettämiin sähköpostiviestien kieleen, esim. valinnalla englanti kaikki käyttäjän saamat sähköpostit käsiteltävistä laskuista ovat englanniksi. Välilehdellä Itsepalvelun oikeudet voidaan käyttäjälle määritellä globaalisti haluttu rooli Tikon ostolaskujen käsittelyssä. Tällä välilehdellä määritelty rooli on käytössä jokaisella yrityksellä, jossa on otettu käyttöön mikäli käyttäjällä ei ole yhtään 6.2.0 Copyright Aditro 2012
yrityskohtaista käyttöoikeustietoa. Lokakuu 2012 9 (24) Välilehdelle Yrityskohtaiset oikeudet saadaan listattua kaikki ne yritykset, joissa on käytössä. Tämän tapahtuu valitsemalla Sovellus-kentään arvo SS-itsepalvelu, jolloin alla oleva listaus päivittyy. Jos käyttäjälle halutaan rajata ostolaskujen käsittelyn oikeudet koskemaan vain tiettyjä yrityksiä, tämä tapahtuu valitsemalla haluttu yritysväli ja rooli. Valintaikkunan saa auki painamalla Muutapainiketta Yrityskohtaiset oikeudet-välilehdellä 6.2.0 Copyright Aditro 2012
Lokakuu 2012 10 (24) 4.1. Esimerkki yrityksellä 1200 on käytössä. Järjestelmään halutaan lisätä asiatarkistajaksi Timo A ja hyväksyjäksi Raija H. 1. Käyttäjä avaa Tikon kirjanpidon ja valitsee uuden ylläpidon. 2. Käyttäjä valitsee uuden ylläpidon menusta Asetukset => Järjestelmäasetukset => Käyttäjät. 3. Käyttäjä valitsee työkaluriviltä Lisää-toiminnon (lisätään uusi käyttäjä). 4. Käyttäjä syöttää Timo A:n tiedot Yleiset asetukset välilehdelle. Välilehdeltä Itsepalvelun oikeudet käyttäjä valitsee Timo A:lle rooliksi SS -01 Tarkistaja. Tällöin ko. rooli on voimassa kaikissa niissä yrityksillä, joissa on käytössä. Tässä tapauksessa kuitenkin halutaan Timo A:lle asiatarkistaja-oikeudet vain yritykselle 1200, joten käyttäjä meneen Yrityskohtaiset oikeudet-välilehdelle ja asettaa halutun yritysrajauksen Timo A:lle. Tämän jälkeen käyttäjä tallettaa Timo A:n tiedot. 5. Käyttäjä valitsee työkaluriviltä Lisää-toiminnon (lisätään uusi käyttäjä) ja syöttää Raija H:n tiedot, kts. kohta 4. Käyttäjä tallettaa Raija H:n tiedot. 4.2. Lukkiutunut käyttäjätunnus Turvallisuussyistä johtuen käyttäjän käyttäjätunnus lukkiutuu, jos salasana on syötetty väärin viisi kertaa peräkkäin. Tällöin käyttäjä saa viestin tunnuksen sulkemisesta ja kehotuksen olla yhteydessä järjestelmän ylläpitäjään käyttäjätunnuksen vapauttamiseksi. Edellä mainitun tapahtuman seurauksena ko. käyttäjä merkitään Tikon sovelluksessa merkinnällä Ei käytössä ja tällöin pääkäyttäjän tai riittävillä oikeuksilla varustetun Tikon käyttäjän tulee tämä merkintä poistaa jotta kirjautuminen ostolaskujen käsittelyyn olisi jälleen mahdollista. 6.2.0 Copyright Aditro 2012
Lokakuu 2012 11 (24) 5. Kierrätysasetukset Ostolaskujen käsittelyn oletustyönkulku määritellään uudessa ylläpidossa polusta Asetukset => Yritysasetukset => Yrityksen kierrätysasetukset. Käyttäjä voi luoda uuden yrityskohtaisen kierrätysasetuksen tai muokata jo olemassa olevia. Kierrätysasetusten luonti aloitetaan valitsemalla haluttu yritys alasvetovalikosta (näkyvillä vain yritykset, joissa laskujen kierrätys laitettu päälle, kts. kappale 2). Seuraavaksi valitaan asiatarkistajien määrä (0-2) ja valitaan halutut käyttäjät aktiivisista valintalistoista. Lisätään samaa kaavaa noudattaen hyväksyjät, maksatuksen hyväksyjä, sekä tilitoimiston yhteyshenkilö yrityskohtaisen tarpeen mukaisesti. Huomioi, että kierrätysasetuksia määriteltäessä tulee aina valita vähintään ensimmäinen oletushyväksyjä. Muiden käsittelijöiden/tilitoimiston yhteyshenkilön määritteleminen ei ole pakollista. Kohdassa Sähköpostiasetukset lisätään halutut arvot kenttiin Sähköpostin aikaväli kierrätyksessä ja Sähköpostin aikaväli maksatuksessa (vain jos Web-maksatus valittu, kts. kappale 2). Aikaväli annetaan 10 minuutin kerrannaisina eli 1 = 10 min, 2 =20 min, 3 = 30 min jne. 6.2.0 Copyright Aditro 2012
Lokakuu 2012 12 (24) 5.1. Esimerkki Yritykselle 1200 halutaan asettaa asiatarkastajaksi Timo A ja hyväksyjäksi Raija H. Pekka J halutaan valita maksatuksen hoitajaksi. Edellä mainitut henkilöt on luotu järjestelmään ja heille on määritelty tarvittavat roolit, kts. kappale 3. 1. Käyttäjä avaa Tikon kirjanpidon ja valitsee uuden ylläpidon. 2. Käyttäjä valitsee uuden ylläpidon menusta Asetukset => Yritysasetukset => Yrityksen kierrätysasetukset. 3. Taulukkonäkymässä käyttäjä valitsee työkaluriviltä Lisää-toiminnon (lisätään uusi kierrätysasetus). 4. Ylläpitonäytössä käyttäjä valitsee ensin kentässä Yrityksen numero yrityksen, jolle kierrätysasetukset halutaan luoda. 5. Kohdassa Roolien henkilöt käyttäjä aktivoi kentän Oletustarkastaja 1 ja valitsee alasvetovalikosta Timo A:n. 6. Kohdassa Roolien henkilöt käyttäjä valitsee Raija H:n alasvetovalikosta kohdassa Oletushyväksyjä 1. 7. Kohdassa Roolien henkilöt käyttäjä aktivoi kentän Maksatuksen hyväksyjä ja valitsee Pekka J:n alasvetovalikosta. 8. Kohdassa Sähköpostiasetukset käyttäjä täyttää kentät Sähköpostin aikaväli kierrätyksessä ja Sähköpostin aikaväli maksatuksessa. Käyttäjä antaa kentiin arvon 1. Arvolla 1 6.2.0 Copyright Aditro 2012
Lokakuu 2012 13 (24) järjestelmä tarkistaa kymmenen minuutin välein, onko laskuja saapunut käsittelyyn/onko laskuja käsitelty ja lähettää tarpeen mukaan sähköpostin laskun tilan mukaan oikeille henkilöille laskun käsittelyä varten. 9. Käyttäjä tallettaa yritykselle 1200 luomansa kierrätysasetukset. 6.2.0 Copyright Aditro 2012
Lokakuu 2012 14 (24) 6. Yleiset parametrit n käytön helpottamiseksi järjestelmän lähettämiin sähköpostiviesteihin on lisätty linkki, jota seuraamaalla laskun käsittelijä pääsee suoraan ostolaskujen käsittelyn sisäänkirjautumissivulle. Uudessa ylläpidossa tämän linkin pääsee lisäämään polusta Asetukset => Järjestelmäasetukset => Yleiset parametrit => TikonSelfServiceUrl-tieto. Linkin lisääminen tapahtuu valitsemalla taulukkonäkymästä rivi TikonSelfServiceUrl ja menemällä ylläpitonäyttöön. Taulukkonäkymä, Yleiset parametrit. Ylläpitonäyttö, oikea WEB-osoite syötetään Arvo-kenttään ja muutokset talletetaan. 6.2.0 Copyright Aditro 2012
Lokakuu 2012 15 (24) Esimerkki n lähettämästä sähköpostista, laskun käsittelijä pääsee suoraan sisäänkirjautumissivulle seuraamalla sähköpostin linkkiä. 6.1. Esimerkki n WEB-osoite on http://testikone.com/aditro.menu.falco/web. Tämä linkki ohjaa käyttäjät suoraan n kirjautumissivulle ja linkki tulee myös näkyviin kaikissa Tikon ostolaskujen lähettämissä sähköpostiviesteissä. 1. Käyttäjä avaa Tikon kirjanpidon ja valitsee uuden ylläpidon. 2. Käyttäjä valitsee uuden ylläpidon menusta Asetukset => Järjestelmäasetukset => Yleiset parametrit. 3. Taulukkonäkymässä käyttäjä valitsee rivin TikonSelfServiceUrl ja avaa sen ylläpitonäyttöön. 4. Käyttäjä lisää Arvo-kenttään n WEB-osoiteen, joka tulee linkkinä ostolaskujen käsittelyn lähettämiin sähköpostiviesteihin. 5. Käyttäjä tallettaa antamansa tiedot. 7. Sähköpostiasetukset Yrityksen kierrätysasetuksissa määritellyt henkilöt saavat sähköpostia Tikon ostolaskujen käsittelystä toimenpiteitä vaativista laskuista. Jotta sähköpostin lähettämisprosessi toimisi, tulee seuraavat asetukset olla määriteltyinä. Polussa Ostoreskontra => Ostolaskujen käsittely => Sähköpostipalvelimen tiedot avautuu ylläpitonäyttö, jonne syötetään Sähköpostipalvelimen nimi, Sähköpostitilin käyttäjätunnus sekä Salasasana. Lähettäjän sähköpostiosoite-kenttään annetaan osoite, josta n lähettämät sähköpostit halutaan tulevan, esimerkiksi NoReply@<tilitoimiston oma mailien domain nimi>. Em. kenttään tulee syöttää @-merkin jälkeen olemassa oleva domain nimi eli lähettäjän domain pitää olla nimipalveluista löytyvä. Lähettäjän nimeksi valitaan haluttu lähettäjän nimi, joka tulee myös näkyviin saapuneissa sähköposteissa. Sähköpostejä lähetetään uusien laskujen saavuttua järjetelmään käsittelyä varten tai kun jo järjestelmässä olevien laskujen tila on vaihtunut käsittelyn seurauksena. Sähköpostin lähetys edellyttää, että Aditro Tikon Worker-palvelun käyttämästä palvelimesta on suora yhteys sähköpostipalvelimeen TCP/IP portin 25 kautta. Tämä on huomioitava esim. mahdollisessa palomuurikäytössä. 6.2.0 Copyright Aditro 2012
Lokakuu 2012 16 (24) Sähköpostiasetukset, katso luku 5 nähdäksesi esimerkkisähköpostin kuvassa näkyvin asetuksin lähetettynä. Sähköpostiasetusten jälkeen tulee käynnistää automaattinen sähköpostin lähettäjä-palvelu. Tämä tapahtuu polusta Ostoreskontra => Ostolaskujen käsittely => Sähköpostilähetyksen aktivointi. Prosessin käynnistäminen tapahtuu painamalla Luo ja käynnistä sähköpostilähetys-painiketta. Sähköpostilähetyksen pysäyttäminen voidaan suorittaa palaamalla Sähköpostilähetyksen aktivointi-näytölle ja painamalla Pysäytä sähköpostilähetys-painiketta. Automaatinen sähköpostin lähetys voidaan pysäyttää myös eräajoista, kts. kappale 7. 6.2.0 Copyright Aditro 2012
Lokakuu 2012 17 (24) 7.1. Esimerkki lähettää sähköpostiviestejä käsittelyprosessin eri vaiheissa yrityksen kierrätysasetuksissa määritellyille käyttäjille. Sähköpostien halutaan tulevan osoitteesta EiVastausta@TiliTalo.com jotta viestien saajat tietävät olla vastaamatta Tikon ostolaskujen käsittelyn lähettämiin automaattisiin sähköposteihin. Myös lähettäjän nimeksi halutaan epäselvyyksien välttämiseksi. 1. Käyttäjä avaa Tikon kirjanpidon ja valitsee uuden ylläpidon. 2. Käyttäjä valitsee uuden ylläpidon menusta Ostoreskontra => Ostolaskujen käsittely => Sähköpostipalvelimen tiedot. 3. Ylläpitonäytössä käyttäjä täyttää kentät Sähköpostipalvelin, Käyttäjätunnus(sähköpostipalvelimen) ja Salasana (sähköpostipalvelimen) 4. Lähettäjän sähköpostiosoitteeseen käyttäjä täyttää osoitteen EiVastausta@ TiliTalo.com. Näin stä saapuvien sähköpostiviestien saapumisosoitteena on EiVastausta@TikonOstolaskujenKäsittely. 5. Lähettäjän nimi-kenttään käyttäjä laittaa. Näin annetuilla tiedoilla kaikki vastaisuudessa n lähettämät viestit tulevat käyttäjältä osoitteesta EiVastausta@ TiliTalo.com. Esimerkiksi käytettäessä Outlook-ohjelmistoa edellä määritelty sähköpostin lähettäjä näkyy muodossa <EiVastausta@ TiliTalo.com. >. 6. Käyttäjä tallettaa antamansa tiedot. 7. Käyttäjä valitsee uuden ylläpidon menusta Ostoreskontra => Ostolaskujen käsittely => Sähköpostilähetyksen aktivointi 8. Käyttäjä painaa näytöllä näkyvää painiketta Luo ja käynnistä sähköpostilähetys. 8. Eräajot sähköpostin lähettäjä Kun käyttäjä luo ja käynnistää sähköpostilähetyksen(kts. kappale 6) Eräajot-taulukkonäkymään 6.2.0 Copyright Aditro 2012
Lokakuu 2012 18 (24) polussa Asetukset => Eräajotiedot => Eräajot, syntyy uusi rivi tyyppiä 4 Sähköpostin lähettäjä. Tämä eräajo käy halutuin välein tietokannasta tutkimassa, onko järjestelmään saapunut uusia laskuja käsiteltäväksi tai onko jo järjestelmässä olevien laskujen tila muuttunut. Näiden em. mainittujen tietojen perusteella Sähköpostin lähettäjä välittää ilmoituksia käsittelyä vaativista laskuista käsittelyprosessin eri osapuolille. Taulukkonäkymästä voidaan nopeasti selailla Sähköpostin lähettäjän tilaa, ajotietoja,ajon tulosta yms. Käyttäjä voi myöskin Pysäyttää, käynnistää tai suorittaa heti sähköpostin lähettäjän käyttämällä työkalurivin painikkeita. Avattaessa eräajon 4 Sähköpostin lähettäjä ylläpito-näytölle, avautuu Perustiedotvälilehdellä eräajoon liittyviä teknisiä tietoja. Näitä tietoja ei ole syytä muuttaa, sillä Huomaa, että yrityksen kierrätysasetuksissa (kts. kappale 4) annettu arvo kenttään Sähköpostin aikaväli kierrätyksessä on aina 10 minuutin kerrannaisina. Tätä arvoa ei voida lyhentää käyttämällä lyhyempää aikaväliä kohdassa Päivittäinen toistuminen. Kohdassa Yritykset tulee merkitä yksi yritys käyttöön jotta eräajo toimisi. Kun sähköpostin lähettäjä on luotu ja käynnistetty, koskee tämä automaattisesti kaikkia yrityksiä. 6.2.0 Copyright Aditro 2012
Lokakuu 2012 19 (24) Lokitiedot-välilehdelle kertyy tietoa suoritetuista sähköpostiajoista sekä mahdollisista ajon aikaisista virheistä. 6.2.0 Copyright Aditro 2012
Lokakuu 2012 20 (24) 8.1. Esimerkki Käyttäjä haluaa muuttaa Tikon ostolaskujen sähköpostilähetyksen asetuksia. Tarkoituksena on muuttaa sähköpostin lähetysväliä harvemmaksi, sekä muuttaa sähköpostin lähetys toimimaan vain aikavälillä 10.3.2011-16.6.2011. 1. Käyttäjä avaa Tikon kirjanpidon ja avaa uuden ylläpidon. 2. Käyttäjä valitsee uuden ylläpidon menusta Asetukset => Eräajotiedot => Eräajot. 3. Käyttäjä valitsee taulukkonäkymästä eräajon tyyppiä 4 Sähköpostin lähettäjä ja avaa tämän ylläpitonäyttöön. 4. Perustiedot-välilehdellä käyttäjä muuttaa kohdassa Päivittäinen toistuminen kentän Tapahtuu joka-arvoa 10, arvoon 40. Näin sähköpostiajo suoritetaan 40 minuutin välein. 5. Kohdassa Kesto käyttäjä syöttää Alkupäiväksi 10.3.2011 ja Loppupäiväksi 16.6.2011. 6. Käyttäjä tallettaa asetukset 9. Ostolaskujen sähköpostiviestit Polussa Ostoreskontra => Ostolaskujen käsittely => Ostolaskun sähköpostiviestit on listattu ko. hetkellä lähetysjonossa olevat la 6.2.0 Copyright Aditro 2012
10. Verkkolaskujen siirto yn Lokakuu 2012 21 (24) Tikon kirjanpidossa luetaan järjestelmään verkkolaskuja massa-tai yksittäiskäsittelyn kautta tai käsin syöttämällä. Jos ko.yrityksellä on päällä niin kohdassa yrityksen kierrätysasetuksissa määritelty ensimmäinen laskun käsittelijä saa sähköpostiviestin käsittelyä vaativasta laskusta ja käyttäjän kirjautuessa sovellukseen lasku(t) on käsiteltävissä määritellyn käsittelyprosessin mukaisesti. Tarkemmat ohjeet verkkolaskujen käsittelyyn löydät ohjeista lukea ohjeista Verkkolaskujen massanoudot.pdf, Verkkolaskut Tikon myyntireskontra.pdf sekä Verkkolaskut Tikon ostoreskontra.pdf. 11. Aditro pankkipalvelut Jotta Aditron pankkipalveluja voidaan hyödyntää ostolaskujen käsittelyn puolella, tulee seuraavat toimenpiteet suorittaa Tikon-sovelluksen ylläpidossa. Yritykset ja tilit pitää olla siirrettynä ABS:ään (Aputoim -> Pankkipalvelujen perustietojen siirto) Kirjaudu siirto-ohjelmaan TIKO käyttäjänä Valitse yritykset, jotka haluat siirtää pankkipalveluihin sekä napsauta Siirrä painiketta. 6.2.0 Copyright Aditro 2012
Lokakuu 2012 22 (24) Tämän lisäksi tulee yrityksen pankkitilillä olla kohdassa Maksaja, reskontra pankin antama maksajan tunnus sekä Maksatus-kenttä olla valittuna. 6.2.0 Copyright Aditro 2012
Lokakuu 2012 23 (24) Myös yrityksen tiedoissa (Kirjanpito => uusi ylläpito => Asetukset => Yritysasetukset) tulee olla valittuna Web-maksatus ja Web maksutapa. Mahdollisuus lähettää maksatustiedosto Aditro Pankkipalveluiden kautta on yrityksen käytössä vain maksutapavalinnoilla 1 ja 2. ABS maksujen tilojen noutoajo luodaan (Ostoreskontra => Ostolaskujen käsittely => Luo ja käynnistä Ajo). Tarkemmat tiedot em. eräajosta esim. lokitiedot polusta (Ylläpito -> Asetukset -> Eräajotiedot -> Eräajot -> ABS maksujen tilojen noutoajo) 6.2.0 Copyright Aditro 2012
Lokakuu 2012 24 (24) Aditro pankkipalveluissa tule tehdä seuraavat asetukset: BankConnector.UI.exe.config tiedostossa täytyy olla: <appsettings> <add key="isaccountingbureau" value="true" /> Tämän lisäksi tulee tehdä: Sopimukset pitää olla tehtynä pankin kanssa sekä syötettynä ABS:ään Pankkitilit liitetään sopimuksiin tarvittavat ajastukset (maksujen lähetys, palautteiden haku, saldojen haku, ) 6.2.0 Copyright Aditro 2012