1(7) TARJOUSPYYNTÖ ILMANVAIHTOSUODATTIMISTA (puitejärjestely) 1. Hankinnan kuvaus pyytää tarjoustanne ilmanvaihtosuodattimien hankinnasta Mäntsälän, Nurmijärven ja Tuusulan kunnille sopimuskaudeksi 1.9.2014 31.8.2016 + mahdollinen 1+1 vuoden jatkokausi (optio) 1.9.2016 31.8.2017 ja 1.9.2017 31.8.2018. Tarjouskilpailun perusteella tehtävät hankintasopimukset ovat luonteeltaan puitesopimuksia erilaisten ilmanvaihtosuodattimien hankinnasta kunnille sopimuskauden aikana. Seudulliseen hankintapalvelukeskuksen mahdollisesti myöhemmin liittyvälle kunnalle varataan mahdollisuus liittyä tähän sopimukseen sen voimassaoloaikana. Kunnat eivät ennalta sitoudu tiettyihin hankintamääriin, vaan hankkivat tuotteita sopimuskauden aikana tarpeen mukaan. Kuntien kiinteistöissä ilmanvaihtosuodattimia vaihdetaan 1-3 kertaa vuodessa. Tilaaja tilaa ilmanvaihtosuodattimia keskitetysti noin 2 kertaa vuodessa suurempia eriä ja muulloin tarvittaessa pienempiä määriä. Tarjouksen sisällölle ja pyydetyille suodattimille asetetut vaatimukset selvitetään liitteissä 1-6. 2. Hankintamenettely, hankinnasta ilmoittaminen ja asiakirjajulkisuus Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankintamenettelynä käytetään avointa puitejärjestelyä, jossa hankinnan kaikki ehdot on määritelty. Puitejärjestelyyn voidaan valita useita toimittajia jotka asetetaan tilaamista varten etusijajärjestykseen. Hankinnasta on ilmoitettu Hilma -hankintailmoitusjärjestelmässä, EU:n virallisen lehden TED-tietokannassa sekä Nurmijärven kunnan kotisivuilla Internetissä. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007) ja asetusta julkisista hankinnoista (614/2007). Asiakirjajulkisuuden osalta hankinnassa sovelletaan lakia viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjoajan mielestä mahdolliset liike- ja ammattisalaisuuksia koskevat tekstit pyydetään merkitsemään selvästi ei-julkinen merkinnällä. Hankintamenettely voidaan keskeyttää osittain tai kokonaan, mikäli yksikään tarjous ei vastaa tarjouspyyntöä hankintayksikön edellyttä-
2(7) mällä tavalla tai tarjoukset eivät ole vertailukelpoisia tai olosuhteet muuttuvat tarjouskilpailun aikana sellaisiksi että hankintayksikkö ei voi hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia. 3. Tarjouksen sisältö ja tarjoukselta vaaditut yleiset ehdot Tarjous on tehtävä liitteenä olevilla tarjouslomakkeilla. Excel-taulukot pyydetään täyttämään ja palauttamaan myös sähköisessä muodossa CD/DVD-levylle tai muistitikulle tallennettuna. Tarjouslomakkeiden alkuperäistä sisältöä tai muotoa ei saa muuttaa. Mikäli paperisessa ja sähköisessä tarjouksessa on eroja, sovelletaan sähköistä tarjousta. Lisäksi tarjoukseen liitetään vaaditut selvitykset ja todistukset sekä muut tarpeelliset asiakirjat kuten mahdolliset tekniset esitteet/tiedot. Tarjoajan tarjoamien tuotteiden tulee täyttää tarjouspyynnön ja sen liitteiden asettamat vaatimukset. Tarjouksen on oltava kokonaisuudessaan suomenkielinen. Tarjouspyynnössä vaaditun tiedon, selvityksen tai asiakirjan puuttuminen voi johtaa tarjoajan sulkemiseen pois tarjouskilpailusta. Tarjoajaa pyydetään kiinnittämään huomiota siihen, että tarjous on laadittu huolellisesti, realistisesti, tarjouspyynnön mukaisesti ja sen ehdot täyttäen. Tarjoajien syrjimättömän kohtelun vaarantavat tulkinnanvaraiset, puutteelliset ja epäselvät tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta. 4. Hinnat ja hintojen voimassaolo Kaikki hinnat ilmoitetaan 0 % alv-hintoina. Hinnat ovat nettohintoja, joihin ei hyväksytä mitään laskutus-, toimitus- tai muitakaan lisiä. Tarjoushinnat ovat voimassa vähintään 31.8.2015 saakka. Tarjoajan on tarjottava samoja tuotteita kaikille kunnille yhtenäisin hinnoin ja ehdoin. 5. Osatarjoukset ja hankinnan jakaminen Hankinta jaetaan usealle toimittajalle (puitejärjestely). Osatarjouksia ei hyväksytä. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Puitejärjestelyyn voidaan valita useita toimittajia. Tarjoajan tulee hintakorin osalta tarjota vähintään 80% pyydetyistä tuotteista. Tyhjän rivin hintana käytetään kalleimman tarjouksen ko. riviä. Tarjouspyynnönvastaisen tuotteen tarjoaminen johtaa ks. rivin
3(7) hylkäämiseen. Tällöin rivin hintana käytetään k.o. rivin kalleimman tarjouksen hintaa. Energiakorin osalta tarjoajan tulee tarjota kaikkia (100%) pyydettyjä tuotteita. Jos tarjoaja tarjoaa hyväksytysti alle vaaditun määrän tuotteita, tarjous katsotaan tarjouspyynnön vastaiseksi ja hylätään. Tarjoaja ei saa asettaa ehtoja/varaumia tarjoukselleen. 6. Tarjousten käsittelyvaiheet Myöhästynyttä, määräajan jälkeen saapunutta tarjousta ei oteta käsittelyyn vaan se suljetaan pois tarjouskilpailusta. Määräaikana saapuneet tarjoukset avataan tarjousten avaustilaisuudessa, joka ei ole julkinen. Tarjousten käsittelyn vaiheet ovat seuraavat: 1. Tarjousten avaaminen 2. Tarjoajan kelpoisuuden arviointi 3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 4. Tarjouspyynnön mukaisten tarjousten vertailu 5. Hankintapäätöksen tekeminen ja päätöksen tiedoksianto 6. Hankintasopimuksen solmiminen. Hankintasopimus syntyy vasta kun se on allekirjoitettu. 7. Tarjousten vertailu, ratkaisuperusteet ja etusijajärjestys Hankinnan ratkaisuperuste on kokonaistaloudellinen edullisuus, joka jakaantuu hintatekijöihin ja muihin tekijöihin. Hintatekijöiden painoarvo on 60 % (max 60 pistettä) ja muiden tekijöiden painoarvo 40 % (max 40 pistettä). Muita tekijöitä on energiakorin (Liite 5) laskentakaavan perusteella saatava vertailuluku. Tarjouspyynnön mukaiset ja kelpoisuusehdot täyttävät tarjoukset vertaillaan. Hintakorin tuotteista on tarjottava vähintään 80 %. Energiakorin tuotteista on tarjottava kaikkia pyydettyjä tuotteita. Jos tarjottavia tuotteita on vähemmän, voidaan tarjoaja sulkea pois tarjouskilpailusta. Jollei tarjoaja hintakorin osalta anna kaikille hintalomakkeen tuotteille hintaa tarjouksessa, käytetään hintavertailussa niiden tuotteiden osalta kalleimman tarjouksen ko. hintaa. Tarkempi vertailuhintojen rakenne on ilmoitettu tarjouslomakkeissa (Liitteet 2 ja 5-6).
4(7) Vertailujen perusteella valitaan yksi tai useampi toimittaja, jolta hankinnat tehdään. Valitut toimittajat asetetaan etusijajärjestykseen, jonka mukaan hankinnat tehdään. Ensisijaisesti hankitaan etusijajärjestyksessä ensimmäisenä olevalta toimittajalta. Toissijaisesti hankinnat voidaan tehdä myös muilta puitesopimuksen piiriin valituilta toimittajilta. Esimerkiksi jos kyseinen toimittaja ei kykene toimittamaan vaadittua tuotetta sopimuksessa mainituin ehdoin tai hankittavaan kohteeseen on toiminnallisista tai aikataulullisista syistä valittava jonkun muun toimittajan tuote. Kiinteän hintakauden jälkeen on mahdollistaa esittää hinnantarkistusta. Mahdollisesti tapahtuvien sopimushintojen tarkistuksen jälkeen puitejärjestelyssä mukana olevien toimittajien etusijajärjestys tarkistetaan uusien hintojen pohjalta jokaisen hinnantarkistuksen yhteydessä samalla periaatteella kuin varsinainen hankintaratkaisukin on tehty. Tästä seuraa se, että hinnankorotus tai -alennus saattaa muuttaa toimittajien etusijajärjestystä kesken sopimuskauden. Määräaikaiset kampanjahinnat eivät käynnistä etusijajärjestyksen tarkistamista. 8. Hankintapäätökset, -sopimukset, sopimuskausi, sopimuksen syntyminen Hankintapalvelukeskus tekee hankinnoista kirjallisen hankintapäätöksen, jotka perustuvat tällä tarjouspyynnöllä saatujen tarjousten vertailuun ja sen antamiin lopputuloksiin. Hankintapäätökset perusteluineen annetaan tiedoksi kaikille asianosaisille. päättää hankinnasta omalta osaltaan. Tehtävä päätös on yhtenevä hankintapalvelukeskuksen päätöksen kanssa. Kaikkien valittujen tarjoajien kanssa tehdään kirjallinen sopimus. Sopimukset allekirjoitetaan vasta, kun hankintapäätökset ovat tulleet lainvoimaiseksi ja EU kynnysarvon ylittävien hankintojen odotusaika (21pv) on kulunut umpeen. Tarjous on tarjoajaa sitova tarjouksen voimassaoloajan loppuun saakka, mutta tilaajan puolelta sopimuksen sitovuus syntyy vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimusasiakirjat. Valitun tarjoajan tulee allekirjoittaa sopimus viivytyksittä ja viimeistään 14 päivän kuluessa siitä kun sopimusasiakirjat on toimitettu sopimuskumppanille Sopimuskausi alkaa 1.9.2014 tai kun hankintasopimus on allekirjoitettu ja jatkuu 31.8.2016 saakka. Sopimusta voidaan jatkaa 1 + 1 vuoden optiolla 1.9.2016 31.8.2017 ja 1.9.2017 31.8.2018. Optioiden käytöstä päätetään myöhemmin.
5(7) 9. Sopimuksen tekeminen Sopimuksen tekemisessä noudatetaan asiakirjojen etusijajärjestyksen osalta seuraavaa tulkintajärjestystä: 1. Hankintapäätös 2. Tarjouspyyntö liitteineen (sis. sopimusluonnoksen) 3. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 Tavarat) soveltuvin osin 4. Toimittajan tarjous liitteineen tarjouspyynnön mukaisessa laajuudessa. Hankintasopimuksen tulkinnassa noudatetaan edellä mainittua järjestystä toisiaan täydentäen siten, että ensimmäisenä on tehty hankintasopimus. 10. Hankinnan muut ehdot Hankintapalvelukeskus pidättää oikeuden perustellusta syystä hylätä kaikki tehdyt tarjoukset. 11. Tarjouksen tekemisestä aiheutuvat kulut Tarjoajalle ei suoriteta korvausta tarjouksen tekemisestä. 12. Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen tulee olla sitovasti voimassa vähintään 30.11.2014 saakka. 13. Yhteydenpito ja tarjouspyyntöön liittyvien lisätietojen saaminen Tarjouspyyntöön ja sen sisältöön liittyviä lisätietoja annetaan ainoastaan kirjallisesti. Kilpailutukseen ja tarjouspyyntöön liittyvät suomenkieliset kysymykset ja tietopyynnöt tulee toimittaa 2.5.2014 klo 16.00 mennessä sähköpostilla osoitteeseen: hankintapalvelukeskus(at)nurmijarvi.fi Kaikkiin tehtyihin kysymyksiin ja tietopyyntöihin vastataan ja vastaukset julkaistaan Nurmijärven kunnan kotisivuilla viimeistään 8.5.2014 osoitteessa:
6(7) http://www.nurmijarvi.fi/kuntatieto_ja_paatoksenteko/ilmoitustaulu/ta rjouspyynnot Tarjoajia pyydetään seuraamaan Nurmijärven kunnan kotisivuja tarjousten jättöpäivään saakka, jotta saavat tietoonsa kysymysten, lisätietopyyntöjen ja vastausten tuottamat mahdolliset täsmennykset ja lisätiedot. 14. Tarjouksen jättäminen Kirjallinen tarjous liitteineen tulee toimittaa suljetussa kuoressa 2.6.2014 klo 15.30 mennessä. Kuoreen tarjoustunnus:. Postiosoite: Käyntiosoite: /Hankintapalvelukeskus PL 37 01901 Nurmijärvi / hankintapalvelukeskus Keskustie 2 B 01900 Nurmijärvi 15. Tarjoajan sähköpostiosoite Hankintapäätös annetaan tarjoajille tiedoksi sähköisellä tiedoksiannolla sähköpostitse. Tarjouksessaan tarjoajan tulee ilmoittaa sähköpostiosoite, jonne hankintapäätös lähetetään. Sähköpostin häiriötön toiminta ja saapuvien viestien seuranta on tarjoajan vastuulla. 16. Tarjouspyyntöasiakirjamateriaali Tarjouspyyntöasiakirjamateriaali koostuu seuraavista asiakirjoista ja liitteistä: Tarjouspyyntö Liite 1 Liite 2 Liite 3 Sopimusluonnos Hankinnan ratkaisuperusteet Tarjoajan kelpoisuus ja soveltuvuus
7(7) Tarjouspyynnön mukaisuus ja asetetut ehdottomat vaatimuk- Liite 4 set Liite 5 Liite 6 Energiakori Hintakori Kari Ylitie hankintajohtaja