1 (6) 22.10.2015 TARJOUSPYYNTÖ ATERIA- JA LÄHETTIKULJETUSTEN HOITAMISESTA 1. Kilpailukohde 2. Hankintamenettely Janakkalan kunta järjestää tarjouskilpailun liitteessä 1 tarkemmin esiteltyjen kuljetuskokonaisuuksien hoitamisesta. Sopimuskausi on lähtökohtaisesti 11,5 kuukautta alkaen 11.1.2016 (tavoite) 31.12.2016 ja sisältää kaksi yhden vuoden optiokautta (1.1.2017 31.12.2017 ja 1.1.2018 31.12.2018). Koko sopimuskausi voi näin ollen olla 2 vuotta 11,5 kuukautta. Tarjouskilpailu koskee Janakkalan kunnan ateria- ja lähettikuljetusten hoitamista sopimuskauden ajan. Optiovuoden käytöstä päätetään viimeistään 30.6.2016. Kuljetukset tapahtuvat arkipäivisin. Koulujen osalta kuljetustarve on sidottu kouluille vahvistettavaan työjärjestykseen. Lukuvuotena on keskimäärin 188 työpäivää. Kesäkausina ateriakuljetusten tarve vähenee olennaisesti koulujen kesäloman aikaan ja myös osa päiväkodeista suljetaan kuukaudeksi (pääsääntöisesti heinäkuuksi). Tilaajalla on siten oikeus vähentää kuljetuksia kesäkautena tarpeen mukaan ja kuljetuksista maksettava korvaus vähenee samassa suhteessa, mikä on huomioitava laskutuksessa. Ateriakuljetuksissa käytetään kuljetuslaatikoita (kooltaan 60x40x30 cm) sekä kuljetusvaunuja (Tervakosken kouluihin ja päiväkoteihin toimitettavien ruuankuljetusvaunujen koko on 54 x 81 x 144 cm (muutoin vaunujen koko on 52 x 69 x 137 cm). Vanhuksille toimitettavat yksittäisannokset on pakattuna em. kuljetus-laatikoihin ja kuumat ateriat tarjottimilla. Kohde 1 sisältää lähetti- ja ateriakuljetukset kahdella autolla. Toisen auton toiminta-alue on Turenki, Heinäjoki ja Harviala. Reitin pituus on arviolta 100-120 km/pv ja kesto 3,25-6,25 tuntia vaihdellen eri päivinä, alkaen klo 9.15. Toisen auton toiminta-alue on Turenki ja Hämeenlinna, arvioitu reitin pituus n. 100 km ja kesto 5,5-6 tuntia vaihdellen eri päivinä, alkaen klo 8:30 tai 8:45. Kohde 2 sisältää sekä lähetti- että ateriakuljetuksia Turengin, Leppäkosken ja Tervakosken alueella (sekä torstaisin Hattulaan). Kuljetusreitin arvioitu pituus on 50-130 km ja arvioitu kesto 4,75-8 tuntia vaihdellen eri päivinä, alkaen klo 9 (ti ja to alkaen klo 6:45). Reiteistä on tarkempi kuvaus liitteessä 1. Tarjouksen voi tehdä joko kohteesta 1 tai kohteesta 2 tai kummastakin kohteesta. Osatarjouksia kohteen 1 tai kohteen 2 sisällä ei hyväksytä. Kyseessä on EU:n kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinnasta on julkaistu ilmoitus julkisten Janakkalan kunta Kunnanvirasto Puh. (03) 68011 tai (019) 75801 Juttilantie 1 Fax (03) 6801209 tai (019) 7580209 14200 Turenki janakkalan.kunta@janakkala.fi
2 (6) 3. Tarjouksen antaminen 3.1. Hinnoittelu ja hinnantarkistukset 3.2. Kalusto- ja henkilöstövaatimukset hankintojen ilmoituskanavalla www.hankintailmoitukset.fi sekä Janakkalan kunnan kotisivuilla. Tarjous tulee tehdä oheisella tarjouslomakkeella (liite 2) suomen kielellä sisältäen lisäksi tässä tarjouspyynnössä vaaditut tiedot ja selvitykset. Sitä ei saa sitoa minkään muun samanaikaisesti tai myöhemmin mahdollisesti vireillä olevan tarjouskilpailun ratkaisemiseen. Yrittäjä sitoutuu järjestämään tarjoamansa kohteen kuljetukset näiden tarjouskilpailuasiakirjojen mukaisesti. Arvonlisäveroton tarjoushinta annetaan tarjouslomakkeella (liite 2). Tarjoushinta tulee antaa kohteittain muodossa /tunti (alv 0%). Muussa muodossa annetut tarjoukset hylätään. Liitteessä 1 mainitut reittien kilometrimäärät ja tuntimäärät ovat ohjeellisia noin arvoja. Halutessaan tarjoaja voi koeajaa itsenäisesti reitit tarjoushinnan muodostamiseksi. Tarjottu hinta sisältää kaikki palvelun tuottamisesta tarjoajalle aiheutuvat kulut. Mitään muita maksuja ja veloituksia ei hyväksytä. Hinnat ovat kiinteät 31.12.2016 saakka, jonka jälkeen palveluntuottajan on mahdollista esittää palveluntuottamiseen kohdistuvien todellisten kustannusten nousuun perustuvaa enintään 2 % hinnanmuutosta. Reitteihin saattaa tulla sellaisia muutoksia ja lisäkuljetuksia, jotka eivät kuitenkaan pidennä päivittäistä tuntimäärää. Mikäli ajoreitteihin on tarve tehdä kesken sopimuskauden sellaisia muutoksia, jotka vaikuttavat ajotuntien pidentymiseen tai vähenemiseen, hinnantarkistus tapahtuu tarjotun tuntihinnan perusteella 15 minuutin tarkkuudella. Mahdollisista satunnaisista lisätöistä maksetaan vastaavasti tarjotun tuntihinnan perusteella 15 min tarkkuudella. Palveluntuottaja vastaa siitä, että käytettävä autokalusto (varsinainen ja varakalusto) on Suomen tieliikenteeseen hyväksyttyä ja katsastus on voimassa. Käytettävän kaluston on täytettävä lainsäädännön ja terveysviranomaisten vaatimukset ruokakuljetukseen käytettävästä kuljetuskalustosta (STM asetus elintarvikkeiden kuljetuslämpötiloista ja muista kuljetusoloista 597/2000 sekä Elintarvikelaki 23/2006, ote laista liitteessä 4). Kuljetus on järjestettävä siten, ettei elintarvikkeiden hygieeninen laatu vaarannu kuljetuksen aikana. Tarjoajalla on oltava myös asetuksen mukainen omavalvontasuunnitelma, joka kuljetushenkilöstön tulee tuntea. Valitun toimittajan on esitettävä omavalvonta-suunnitelma ja terveysviranomaisen todistus auton soveltuvuudesta elintarvikkeiden kuljetukseen ennen sopimuksen tekoa. Kohteen 1 mukaisissa kuljetuksissa edellytetään vähintään kahta pakettiautoa, joissa kuormatilan korkeus on vähintään 2 metriä ja joista toisen tavaratila on vähintään 10 m3 ja toisen vähintään 14 m3. Kohteen 2 mukaisissa
3 (6) kuljetuksissa edellytetään takalaitanostimella varustettua pakettiautoa, jonka tavaratila on vähintään 14 m 3. Edellä mainitut kuljetuskaluston tavaratilan koot ovat vähimmäisvaatimuksia, mutta tavaratilan on kuitenkin oltava riittävän suuri siten, että kaikki reittisuunnitelmassa (liite 1) ilmoitetut laatikot, vaunut ja rullakot mahtuvat autoon. Tarjoajalta vaaditaan voimassa oleva tavaraliikennelupa mikäli kaluston massa on yli 2000 kg (tavaroineen). Elintarvikkeiden kuljetuksessa käytettävät ajoneuvot ja kuljetustilat on pidettävä puhtaina. Kuljetustilat, joissa kuljetetaan muuta kuin elintarvikkeita, on tarkastettava ja tarvittaessa puhdistettava ennen kuin tiloja käytetään elintarvikkeiden kuljetukseen. Käytettävissä autoissa elintarvikkeiden kuljetustila on umpitila tai muuten ohjaamosta eristetty kuljetustila. Kuljetustilan tulee olla: - päällystetty helposti puhtaana pidettävällä materiaalilla - ovissa tulee olla hyvät tiivisteet - kuljetuksen aikana kuljetustilassa ei säilytetä työkaluja, vararenkaita tms. asiaankuulumattomia tarvikkeita - tilassa on oltava mahdollisuus sitoa kuljetusvaunut kuljetuksen ajaksi tarvittaessa Lisäksi ajoneuvojen tulee tieliikenteen moottoriajoneuvojen energiatehokkuuden ja ympäristövaikutusten osalta (Laki ajoneuvojen energia- ja ympäristövaikutusten huomioimisesta julkisissa hankinnoissa 1509/2011) olla seuraavien vähimmäisvaatimusten mukaisia: - Pakettiautot, tavaratila 1-10 m3: hiilidioksidipäästöt alle 220 g/km - Suuret pakettiautot (kokonaismassa 3500 kg), tavaratila 7-15 m3: hiilidioksidipäästöt alle 240 g/km - päästöluokitukseltaan kaikkien ajoneuvojen tulee olla vähintään EURO 3- luokkaa. Tarjoajan tulee todistaa kaluston täyttävän vähimmäisvaatimukset (esim. rekisteritodistuksen Euro-luokka, Trafin energiamerkintä tai muu vastaava hyväksyttävä todistus). Kuljetushenkilöstöltä edellytetään asiakaspalvelutaitoja ja siistejä, tunnistettavia työasuja. Kuljettajalla tulee olla voimassa oleva ajokortti, joka oikeuttaa ajamaan ko. ajoneuvoa. Kuljettajien tulee pystyä puhumaan suomenkieltä. Tupakointi elintarvikekuljetusautossa tai ruuankuljetusprosessin aikana on kielletty. Henkilöstöä koskee myös ehdoton salassapitovelvollisuus kaikkeen siihen salassa pidettävään tietoon, jota hän tehtävien yhteydessä saa tietoonsa. 3.3. Muut vaadittavat tiedot ja selvitykset Tarjouslomakkeessa vaadittujen tietojen lisäksi tarjouksen tulee sisältää seuraavat tiedot ja selvitykset: 1) Kaupparekisteriote ja Y-tunnus 2) Veroviranomaisten todistus maksetuista veroista tai verovelkatodistus ja selvitys siitä, että verovelkaa koskeva viranomaisen hyväksymä maksu-
4 (6) 3.4. Alihankkijan käyttäminen 3.5. Tarjousten voimassaolo suunnitelma on tehty (todistus ei saa olla 3 kk vanhempi tarjouksen jättöpäivästä laskettuna) 3) Työeläkekassan ja/tai vakuutusyhtiön todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty (todistus ei saa olla 3 kk vanhempi tarjouksen jättöpäivästä laskettuna) 4) Selvitys siitä, että yritys on merkitty ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin, työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin 5) Selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista (esim. työntekijän pääasialliset työtehtävät, palkanmaksukausi, säännöllinen työaika, vuosiloman määräytyminen, irtisanomisaika, palkan määräytymisperuste). 6) Selvitys työntekijöiden työterveyshuollon järjestämisestä (esim. jäljennös työterveyshuoltosopimuksesta tai kirjallinen selvitys lakisääteisen työterveyshuollon järjestämisestä). Mikäli tarjoajalla ei tarjouksentekovaiheessa ole vielä velvollisuutta järjestää työterveyshuoltoa, tarvitaan selvitys siitä miten työterveyshuolto aiotaan järjestää 7) Kopio voimassaolevasta liikenneluvasta (mikäli kaluston massa tavaroineen on yli 2000 kg) 8) Selvitys käytettävästä autokalustosta (merkki ja vuosimalli, tilavuus, muut tarjoajan tarpeelliseksi katsomat tiedot) ja mahdollisesta varakalustosta. Mikäli sopimuksen toteuttamiseen tarvittava kuljetuskalusto ei ole tarjousta tehtäessä tarjoajan hallinnassa tai käytettävissä, on annettava selvitys siitä millaista kalustoa aiotaan hankkia (annetaan tarjouslomakkeella) 9) Selvitys tehtävään ajatellusta kuljettajasta (koulutus ja kokemus) ja varahenkilöstä sekä selvitys siitä, onko kuljetuksen toteuttavalla henkilöstöllä hygieniapassi (jos passi on olemassa, niin kopio on liitettävä tarjouksen liitteeksi) (annetaan tarjouslomakkeella) 10) Tarjoushinnat (annetaan tarjouslomakkeella) 11) Selvitys yrityksen osaamisesta ja aiemmasta kokemuksesta kilpailutuksen mukaisissa kuljetuksissa (annetaan tarjouslomakkeella) Tarjoaja, joka ei toimita pyydettyjä selvityksiä tai jonka selvitykset ovat puutteellisia, voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. Tarjoajalla on oikeus käyttää yhtä alihankkijaa. Palveluntuottaja vastaa alihankkijan työstä kuten omastaan. Alihankinnasta vastaavilta yrityksiltä vaaditaan samat kohdassa 3.3. mainitut selvitykset ja todistukset kuin tarjoajalta. Tarjoajan tulee tarjouksessaan selvittää miltä osin tulee käyttämään alihankkijaa. Tilaaja voi perustellusta syystä kieltää palveluntuottajaa käyttämästä tiettyä alihankkijaa Tarjousten tulee olla voimassa 28.2.2016 asti.
5 (6) 4. Tarjouskilpailun ratkaiseminen 5. Ratkaisuperiaatteet 6. Muutosten tekeminen Tilaaja ratkaisee ateria- ja lähettikuljetusten tarjouskilpailun joulukuussa 2015 pidettävässä kunnanhallituksen kokouksessa. Päätöksestä ilmoitetaan kaikille tarjoajille. Hankinta-asiakirjat ja tarjoushintaa koskevat tiedot ovat julkisia hankintoja sekä asiakirjoja koskevan lainsäädännön mukaan pääsääntöisesti julkisia. Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksenteon jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat julkisia sopimuksen teon jälkeen. Tilaaja julkistaa tarjouksista voittaneen yrityksen tai yrittäjän nimen ja tarjoushinnan. Muiden tarjousten osalta julkistetaan vain tehtyjen tarjousten lukumäärä. Tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liikesalaisuuksia. Jos liikesalaisuuksien sisällyttäminen tarjoukseen on välttämätöntä, ne on esitettävä erillisellä liitteellä, jonka jokainen sivu sisältää maininnan LUOTTAMUKSELLINEN. Myöhästyneitä tai muutoin tarjouspyynnön vastaisia tarjouksia ei oteta lainkaan huomioon. Kilpailusta voidaan sulkea pois ne tarjoajat, joiden ei juridisesti, taloudellisesti, teknisesti tai toiminnallisesti katsota selviytyvän tarjouspyynnön velvoitteista tai jotka ovat laiminlyöneet verojen tai lakisääteisten eläke- ja sosiaaliturvamaksujen suorittamisen tai joita koskee muu hankintalain 53 :n tai 54 :n mukainen poissulkemisperuste tai tarjoajat, jotka eivät täytä hankintalain 56 : mukaisesti vaadittuja tarjoajan soveltuvuutta koskevia vaatimuksia. Määräajassa jätetyistä tarjouksista valitaan se, joka on tilaajalle kokonaistaloudellisesti edullisin. Tarjouksia vertaillaan hinnan (80 %) ja laatutekijöiden (20 %) perusteella. Hinta- ja laatutekijöiden pisteytys on esitelty tarkemmin liitteessä 3. Tarjouskilpailu ratkaistaan kohdekohtaisesti siten, että kustakin kohteesta laaditaan oma tarjousvertailunsa. Tarjoaja ei siis voi tehdä ehdollisia tarjouksia siten, että tarjoajan tarjous on voimassa esimerkiksi vain jos tarjoaja tulee valituksi myös toiseen kohteeseen. Tilaaja voi hylätä kaikki tarjoukset, jos tarjousten hintataso on liian korkea tai jos olosuhteet ovat muuttuneet niin, ettei suunniteltua liikennettä ole tarkoituksenmukaista toteuttaa tarjouspyynnössä esitetyllä tavalla. Tilaaja voi siirtyä suorahankintaan, jos tarjouksia ei ole tehty lainkaan tai neuvottelumenettelyyn kaikkien tarjoajien kanssa, jos edellä esitetyt hylkäysperusteet täyttyvät. Yksityiskohtainen reitti- ja aikataulusuunnittelu tehdään loppuun yhdessä valitun tarjoajan kanssa. Tilaaja pidättää sen lisäksi itsellään oikeuden muutosten tekemiseen muutoinkin ennen sopimuksen tekoa ja myös sen jälkeen.
6 (6) 7. Ostosopimus Kaikkien muutosten vaikutuksista liikennöintikorvauksiin neuvotellaan valitun tarjoajan kanssa erikseen. Liitteenä 5 on luonnos tehtävästä sopimuksesta. Sopimusmalli saattaa vielä täsmentyä, mutta se perustuu tarjouspyyntöasiakirjoissa esitettyihin seikkoihin. Tässä vaiheessa tarjous tulee tehdä täysin sopimusmallin mukaisilla ehdoilla, eikä tarjoaja saa tarjouksessaan esittää sopimusmallin ehtoihin muutoksia tai lisäyksiä. Kirjallinen hankintasopimus allekirjoitetaan kun hankintapäätös on tullut lainvoimaiseksi. Sopimuksen sitovuus syntyy kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimusasiakirjat. 8. Tiedustelut Tarjoajien tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi tilaaja ei vastaa puhelimitse esitettyihin tarjouspyyntöön liittyviin kysymyksiin. Tarjouskilpailuun liittyvät lisäkysymykset tulee jättää suomen kielellä sähköpostitse 9.11.2015 mennessä os. rea.koivula@janakkala.fi. Vastaukset kootaan yhteen ja esitetään Janakkalan kunnan sivuilla http://www.janakkala.fi/tarjouspyynnot/ viimeistään 17.11.2015. Myös tarjouspyynnön mahdollisista täsmennyksistä ilmoitetaan edellä mainitussa Internet-osoitteessa viimeistään 17.11.2015, jolloin niiden katsotaan tulleen tarjoajien tietoon. 9. Tarjousten jättäminen Tarjous tulee toimittaa suljetussa kirjekuoressa torstaihin 3.12.2015 klo 12.00 mennessä osoitteella Janakkalan kunta/rea Koivula, Juttilantie 1, 14200 Turenki. Kirjekuoreen tulee näkyvästi merkitä TARJOUS ATERIA- JA LÄHETTIKULJETUKSET. Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon ja ne palautetaan avaamattomina. Lisätietoja antaa kuljetussuunnittelija Rea Koivula, p. 03 680 1221, rea.koivula@janakkala.fi Janakkalassa 22.10.2015 JANAKKALAN KUNNANHALLITUS Tanja Matikainen Kunnanjohtaja LIITTEET Liite 1 Reittisuunnitelmat Liite 2 Tarjouslomake Liite 3 Hinta- ja laatutekijöiden pisteytys Liite 4 Ote elintarvikelaista Liite 5 Sopimusluonnos