KESKEISET SOPIMUSEHDOT 1/8 Valokuvauspalveluiden hankinta Sopijaosapuolet Yritys Oy, jäljempänä Toimittaja osoite Y -tunnus ja Espoon kaupunki PL 640 02070 ESPOON KAUPUNKI Y 0101263-6 Sopimuksen yhteyshenkilöt: Asiakkaan yhteyshenkilö: Hankintapalvelut Anneli Junno, p.(09) 816 83536 etunimi.sukunimi@espoo.fi Toimittajan yhteyshenkilöt: Yhteyshenkilöiden tehtävänä on seurata ja valvoa sopimuksen toteutumista ja tiedottaa siitä oman organisaationsa sisällä ja toiselle sopijaosapuolelle. Yhteyshenkilön vaihtumisesta on heti ilmoitettava toisen sopijaosapuolen yhteyshenkilölle. Sopimuksen kohde ja tavoitteet Tämän sopimuksen kohteena ovat Espoon kaupungin eri yksiköiden tarvitsemat valokuvauspalvelut. Kuvauskohteet jakautuvat pääasiassa uutis- ja tapahtumakuvauksiin, henkilökuvauksiin sekä arkkitehtuuri- ja miljöökuvauksiin. Asiakas on solminut valokuvauspalveluiden hankintaa koskevan sopimuksen neljän puitesopimustoimittajan kanssa. Espoon kaupunki ei sitoudu tiettyihin hankintamääriin sopimuskauden aikana. Sopimusta käyttävät konserniyhteisöt Tähän sopimukseen voivat halutessaan liittyä Espoon kaupungin konserniyhteisöt, sen jälkeen kun konserniyhteisö on siitä sopinut Espoon kaupungin sopimuksesta vastaavan yhteyshenkilön kanssa. Espoon kaupungin sopimuksesta vastaava
KESKEISET SOPIMUSEHDOT 2/8 yhteyshenkilö vahvistaa Toimittajan yhteyshenkilölle konserniyhteisön liittymisen sopimukseen. Konserniyhteisö on oikeutettu käyttämään Espoon kaupungin ja Toimittajan välistä sopimusta välittömästi sen jälkeen, kun konserniyhteisö on ilmoittanut Toimittajalle laskutus-, ym. Toimittajan edellyttämät tiedot. Selvyyden vuoksi todetaan, että konserniyhteisö ei tule tämän sopimuksen sopijaosapuoleksi, eikä se voi siten esimerkiksi sopia muutoksia tähän sopimukseen. Sopimuksen käyttö Asiakas voi tilata valokuvauspalveluita tämän sopimuksen mukaisin hinnoin ja sopimuksen liitteen 1, kevennetty kilpailutus, mukaisesti. Sopijaosapuolten vastuut Asiakas vastaa siitä, että tilaus tehdään ajoissa Toimittajalla on riittävät tiedot tilauksesta sekä Asiakkaan yhteystiedot Toimittaja vastaa siitä, että kuvauspalvelu tapahtuu sovittuna ajankohtana ja sovitun mukaisena kuvien mahdolliseen muuhun kuin tilauksen mukaiseen käyttöön on Espoon kaupungin lupa kuvauksen alkaessa asianmukaiset luvat (mm. peruskoululaisten ja erityisoppilaiden osalta) ovat kunnossa. Immateriaalioikeudet Asiakas saa jatkuvan käyttö- ja julkaisuoikeuden valokuviin. Valokuvien myynti ja luovuttaminen kolmannelle osapuolelle on kielletty ilman Toimittajan ja kaupungin keskinäistä sopimusta Tekijänoikeus syntyvään materiaaliin kuuluu Toimittajalle. Immateriaalioikeuksien loukkaukset Toimittaja vastaa siitä että hänen toimittamansa aineistot ja materiaalit eivät loukkaa Suomessa voimassaolevien kolmannen osapuolen patentti-, tekijän- tai muita immateriaalioikeuksia ja että sopimuksen kohteeseen kohdistuvista immateriaalioikeuksia koskevista vaatimuksista ja velvoitteista ei aiheudu tilaajalle oikeudenkäyntikuluja eikä vahingonkorvauskustannuksia. Sopimuskausi Sopimus syntyy sen allekirjoittamisella.
KESKEISET SOPIMUSEHDOT 3/8 Sopimuskausi on 1.9.2012-31.8.2015. Optioehto on 1 vuosi. Espoon kaupunki tekee päätöksen option käytöstä erikseen. Kaupunki ilmoittaa option käyttämisestä noin 6 kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Espoon kaupunki varaa oikeuden olla ottamatta optiovuotta käyttöön kaikkien toimittajien kanssa. Tämän sopimuksen jatkuminen edellyttää, että Asiakkaalle osoitetaan tarkoitusta varten määrärahat kaupungin vuosittaisessa talousarviossa. Mikäli valtuusto ei osoita tarkoitusta varten määrärahoja vuosittaisessa talousarviossa, on Asiakkaalla oikeus irtisanoa sopimus joko kokonaan tai osittain päättymään talousarviovuotta edeltävän vuoden lopussa. Jotta yllä mainittu Asiakkaan oikeus on voimassa, tulee Asiakkaan ilmoittaa kirjallisesti sopimuksen irtisanomisesta kaksi (2) kuukautta ennen kalenterivuoden päättymistä. Alihankkijoiden käyttö Mikäli Toimittaja käyttää alihankkijoita, vastaa Toimittaja alihankkijoidensa työn tekemisestä ja lopputuloksen laadusta kuin omasta työstään. Toimittajan on hyväksytettävä asiakkaalla käyttämänsä alihankkijat. Asiakas voi perustellusta syystä kieltää Toimittajaa käyttämästä tiettyä alihankkijaa. Hinnat ja hintojen tarkistaminen Sopimuksen kaikki hinnat ovat kiinteät vähintään 31.08.2014 asti. Sopijaosapuolet voivat esittää tämän jälkeen hintoihin tarkistuksia. Mahdollisia hinnantarkistusesityksiä voidaan tehdä kerran kalenterivuodessa. Hinnantarkistusesitykset on toimitettava toiselle sopijaosapuolelle kolme (3) kuukautta ennen haluttua voimaantuloajankohtaa. Toimittaja tekee oman hinnantarkistusesityksensä hankintapalveluille (PL 640, 02070 ESPOON KAUPUNKI). Hinnantarkistusesityksessä on yksilöitävä ne kustannustekijät, joihin vedotaan hinnanmuutoksessa. Vetoamista yleiseen kustannustason nousuun ei voida pitää hyväksyttävänä perusteena hintojen korottamiselle. Hintoja voidaan tarkistaa enintään kotimarkkinoiden perushintaindeksin muutosta vastaavasti. Vertailuajankohtana on sopimuksen allekirjoituskuukausi. Asiakkaalla on oikeus irtisanoa sopimus päättymään hinnankorotuksen voimaantulopäivänä. Uusista hinnoista sovitaan kirjallisesti. Laskutus, maksuehto ja viivästyskorko Lasku voidaan maksaa, kun palvelu on toimitettu sopimusehtojen mukaisesti. Jokaisesta tilauksesta tulee olla oma erillinen lasku. Koontilaskut eivät ole sallittuja. Laskuissa tulee eritellä sekä kuvauksen että kuvankäsittelyn tuntihinta tai
KESKEISET SOPIMUSEHDOT 4/8 mahdollinen kuvakohtainen veloitus sen mukaan kuin erikseen on sovittu. Matkakulut voidaan veloittaa enintään verottajan hyväksymän kilometrikorvauksen mukaisina. Kaikki muut mahdolliset kulut sisältyvät tuntihintoihin. Laskuissa on mainittava myös arvonlisäverollinen hinta ja sen tulee täyttää arvonlisäverolain 209b :n määräykset. Maksuehto on 21 päivää netto laskettuna toimitusajankohdasta tai laskun saapumispäivästä sen mukaan, kumpi on myöhäisempi. Viivästyskorko on kulloinkin voimassaolevan korkolain mukainen. Asiakkaan tilikausi on kalenterivuosi ja laskutuskauden tulee päättyä vuodenvaihteeseen. Asiakkaan sisäinen laskun kierrätys vaatii laskuun seuraavat tunnisteet/viitteet: ERP -järjestelmän kautta tehtyihin tilauksiin kohdistuvissa laskuissa viitteenä käytetään tilauslomakkeessa olevaa tilausnumeroa. Paperisella tilauslomakkeella tehtyihin tilauksiin kohdistuvissa laskuissa viitteenä käytetään tilauslomakkeessa olevaa reskontratunnusta, tilaajan koko nimeä ja tilaajan puhelinnumeroa. Laskut lähetetään osoitteella Espoon kaupunki Talouspalvelut PL 112 02070 ESPOON KAUPUNKI Asiakas on siirtynyt vastaanottamaan ostolaskuja verkkolaskuna. Asiakkaan OVT-tunnus on 003701012636 ja verkkolaskuoperaattori Enfo Oyj. Verkkolaskutukseen liittyen voi ottaa yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen Eostolaskut@espoo.fi. Laskutusmenettelyn yksityiskohdista sovitaan sopimuksenteon yhteydessä tarkemmin. Vakuutukset Toimittajan on huolehdittava vastuuvakuutuksen ja muiden alalla tavanomaisten vakuutusten voimassapitämisestä sekä oman henkilökuntansa ja omaisuutensa lakisääteisistä työnantajavelvollisuuksista. Toimittaja antaa pyydettäessä asiakkaan tutustuttavaksi ko. vakuutuskirjat. Vahingonkorvaus Sopijaosapuolet eivät vastaa mistään tämän sopimuksen puitteissa toiselle sopijaosapuolelle mahdollisesti aiheutuvasta välillisestä tai epäsuorasta vahingosta.
KESKEISET SOPIMUSEHDOT 5/8 Sopijaosapuolten vastuu koskee vain välittömiä vahinkoja, joina pidetään muun ohella kateostosta ja tiedon menetyksestä aiheutuvia välittömiä vahinkoja. Vastuunrajoitukset eivät koske vahinkoa, joka on aiheutettu tahallisesti tai törkeällä huolimattomuudella. Sopimusseuranta Osapuolet seuraavat sopimuksen toteutumista ja pitävät seurantakokouksia tarpeen mukaan. Sopimuksen siirtäminen Sopimusta ei saa siirtää kolmannelle osapuolelle ilman toiselta osapuolelta etukäteen saatua kirjallista lupaa. Sopijaosapuolen mahdollinen sulautuminen kolmannen osapuolen kanssa ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon tai ehtoihin. Sopijaosapuolia koskeva osakeyhtiölain mukainen jakautuminen ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon, vaan sopimus siirtyy sellaisenaan uuden yhtiön vastattavaksi. Asiakkaalla on kuitenkin jakautumisen yhteydessä halutessaan oikeus irtisanoa sopimus 4 kk:n irtisanomisaikaa noudattaen. Sopijaosapuolet sitoutuvat tiedottamaan toiselle sopijaosapuolelle hyvissä ajoin mahdollisista sulautumis- ja jakautumissuunnitelmistaan. Soveltuva laki ja erimielisyyksien ratkaiseminen Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia. Mahdolliset erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti keskinäisin neuvotteluin. Mikäli neuvotteluissa ei päästä sopimukseen, jätetään asia Espoon käräjäoikeuden ratkaistavaksi. Ylivoimainen este Ylivoimaisesta esteestä on ilmoitettava toiselle sopimusosapuolelle mahdollisimman pikaisesti sen ilmaannuttua. Ylivoimaisella esteellä tarkoitetaan sellaista sopimusosapuolista riippumatonta ja ennalta arvaamatonta seikkaa, joka on sopimusosapuolten vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella ja jonka vaikutuksia sopimusosapuoli ei voi välttää. Sopimuksen muutokset Sopimusosapuolet voivat muuttaa tätä sopimusta vain kirjallisesti, muut muutokset ovat mitättömiä. Muutokset tulevat voimaan, kun molemmat sopimusosapuolet ovat ne asianmukaisesti hyväksyneet ja heidän toimivaltaiset edustajansa ne allekirjoittaneet.
KESKEISET SOPIMUSEHDOT 6/8 Sopimuksen Irtisanominen Jos jompikumpi sopijaosapuolista haluaa irtisanoa sopimuksen kesken sopimuskauden, on irtisanominen tehtävä kirjallisesti viimeistään kolme (3) kuukautta ennen haluttua päättymisajankohtaa. Irtisanominen ei aiheuta osapuolille maksuseuraamuksia. Sopimuksen purkaminen Jos tätä sopimusta jommankumman sopijapuolen toimesta olennaisesti rikotaan ja sopimuksen jatkamista on sopimusrikkomuksen luonne huomioiden pidettävä toisen sopijapuolen kannalta kohtuuttomana, on sopimus mahdollista purkaa. Kummallakin sopijapuolella on oikeus purkaa sopimus, jos sopimuksen täyttyminen ylivoimaisen esteen vuoksi tulee mahdottomaksi tai viivästyy oleellisesti. Tilaajalla on oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin, mikäli Toimittajan olosuhteissa on tapahtunut olennainen muutos ja Tilaaja osoittaa, ettei olisi tehnyt sopimusta Toimittajan kanssa, mikäli kyseinen olosuhteiden muutos olisi olut Tilaajan tiedossa sopimuksentekohetkellä. Tällöin Toimittajalla on oikeus saada täysimääräinen maksu sopimuksen päättymishetkeen mennessä toimitetuista tavaroista, mutta ei oikeutta muuhun korvaukseen purkamisen johdosta. Jos Toimittaja joutuu konkurssiin, selvitystilaan tai muutoin sellaisiin taloudellisiin vaikeuksiin, että on syytä olettaa sopimusvelvoitteiden täyttämisen vaarantuvan, on Tilaajalla oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin kokonaan tai määrätyiltä osin. Sopimuksen purkamisesta on ilmoitettava toiselle sopijapuolelle kirjallisesti ja purkamisilmoituksessa on ilmoitettava purkamisen perusteet Sopimuksen päättyminen Asiakas tulee sopimuksen päättyessä kilpailuttamaan tämän sopimuksen piiriin kuuluvat palvelut julkisia hankintoja koskevien säännösten mukaisesti. Toimittaja sitoutuu asiakkaan niin halutessa jatkamaan tätä sopimusta voimassaolevin sopimusehdoin siihen saakka, kunnes asiakas on solminut lainvoimaisen hankintapäätöksen perusteella uuden hankintasopimuksen. Mikäli Toimittaja valitaan Asiakkaan palveluntuottajaksi myös tulevassa kilpailutuksessa, tulevat tarjoajan tarjouksessaan ilmoittamat uudet sopimushinnat voimaan välittömästi hankintapäätöksen saatua lainvoiman. Tämän sopimuksen päättymisellä, purkamisella tai irtisanomisella ei ole sellaisenaan vaikutuksia ennen irtisanomista tehtyihin tilauksiin, toimituksiin tai palvelua koskeviin sopimuksiin.
KESKEISET SOPIMUSEHDOT 7/8 Salassapitovelvollisuus ja tietosuoja Espoon kaupunki noudattaa toiminnassaan aina lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta. Toimittaja huolehtii siitä, että sen henkilökunta noudattaa tämän sopimuksen piiriin kuuluvissa asioissa lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta ( 22-23) ja voimassa olevia salassapidosta ja tietosuojasta annettuja säännöksiä ja määräyksiä. Sopijaosapuolet sitoutuvat pitämään luottamuksellisina toisiltaan saamansa aineistot ja tiedot, jotka on merkitty luottamuksellisiksi tai jotka on sellaisiksi ymmärrettävä, sekä olemaan käyttämättä niitä muihin kuin sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin. Salassapitovelvollisuus ei kuitenkaan koske aineistoa ja tietoa, (a) joka on yleisesti saatavilla taikka muuten julkista tai (b) jonka sopijaosapuoli on saanut kolmannelta osapuolelta ilman salassapitovelvollisuutta tai (c) joka oli vastaanottavan sopijaosapuolen hallussa ilman niitä koskevaa salassapitovelvollisuutta ennen niiden saamista toiselta sopijaosapuolelta tai (d) jonka sopijaosapuoli on itsenäisesti kehittänyt hyödyntämättä toiselta sopijaosapuolelta saamaansa aineistoa tai tietoa. Sopijaosapuolen on välittömästi lopetettava toiselta sopijaosapuolelta saamansa luottamuksellisen aineiston ja tietojen käyttäminen sekä, ellei erikseen sovita aineiston hävittämisestä, palautettava kyseinen aineisto kaikkine kopioineen kun sopimus päättyy tai kun sopijaosapuoli ei enää tarvitse kyseistä aineistoa tai kyseisiä tietoja sopimuksen mukaiseen tarkoitukseen. Kummallakin sopijaosapuolella on kuitenkin oikeus säilyttää lain tai viranomaisten määräysten edellyttämät kopiot. Mikäli on epäselvää, onko jokin sopijaosapuolten tietoonsa saama seikka luottamuksellinen, on tieto katsottava luottamukselliseksi. Noudatettavat sopimusehdot Siltä osin kuin tässä sopimuksessa ei ole toisin sovittu, noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009). Sopimuskappaleet Tätä sopimusta on tehty kaksi samansanaista kappaletta, yksi kummallekin sopijapuolelle.
KESKEISET SOPIMUSEHDOT 8/8 Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys Tämä sopimus Tarjouspyyntö Tarjous pvm (tarjouspyynnön mukaisessa laajuudessaan) Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 PALVELUT). Espoossa ESPOON KAUPUNKI TOIMITTAJA Reijo Tuori Rahoitusjohtaja LIITTEET