Vastuulliset paikalliset elintarvikehankinnat Hankintalaki ja hyvät kilpailutuskäytännöt Kotka 17.10.2017 Hankinta-asiamies Ilmo Larvi Monimutkaiset ja liian suuret hankinnat koetaan usein esteenä pk-yritysten osallistumiselle tarjoajana julkisissa hankinnoissa.
Hankinta-asiamies ja neuvontaverkosto Hankinta-asiamiespalvelu ja yhteistyökumppanit Etelä-Savo, Helsinki, Kanta-Häme, Kainuu, Keski-Suomi, Kymenlaakso, Pirkanmaa, Pohjois-Pohjanmaa, Pääkaupunkiseutu, Uusimaa, Varsinais-Suomi Pohjois-Karjala, Pohjois-Savo ja Satakunta (kumppanit) Työ- ja elinkeinoministeriö (TEM-hankintaneuvonta) Hankintaneuvonta Etelä-Karjala, Etelä-Pohjanmaa, Keski-Pohjanmaa, Lappi, Päijät- Häme, Rannikko-Pohjanmaa ja Satakunta Palvelun käyttö Yrityksiä lähes 17 000, hankintayksiköitä noin 3 000 Vahtipalveluilmoituksia yli 35 000 kpl / kk Julkaistuja hankintailmoituksia 1 400 kpl / kk Neuvontatapahtumia 600 700 kpl / kk Hankinta-asiamies ja hankintaneuvontaverkostot edistävät yritysten osallistumista julkisiin hankintoihin, luo toimintamallit ja välineet, joiden avulla hankintayksiköt saavat laadukkaampia, parempia sekä kilpailukykyisempiä tarjouksia entistä laajemmalta yritysjoukolta. Hankinta-asiamies Hankintaneuvoja 2 hankinta-asiamies.fi 17.10.2017
Mistä julkisissa hankinnoista puhutaan? Julkiset hankinnat ovat merkittävää liiketoimintaa Suomessa noin 35 mrd / vuosi (17 % BKT:stä) 13 500 kpl, arvo 17,5 mrd (2015), 15 000 kpl, arvo n. 19,0 mrd (2016) HANKINTALAJIT 2016 (HILMA) Tavarat 17 % Muut 0 % Rakentaminen 34 % Palvelut 21 % Sote 28 % 3 hankinta-asiamies.fi 17.10.2017
Kotkan, Haminan, Pyhtään, Virolahden ja Miehikkälän kunnissa tehtiin julkisia hankintoja 2015 Hankintojen jakauma Julkisien hankintojen työllisyysvaikutukset seutukunnassa (lähde: Oxford Research Kunnalliset hankinnat Kuntien tekemien hankintojen paikallisuusasteen lisäämisen mahdollisuudet Kotkan-Haminan seutukunnassa) 4
Hankintalain kokonaisuudistus kolme tasoa Uudet säännökset tulivat voimaan 1.1.2017 Sähköiset menettelyt käyttöön kevääseen 2018 mennessä EU-kynnysarvot ylittävät hankinnat 5 225 000 rakennusurakat 135 000 keskushallinnon viranomaiset 209 000 muut viranomaiset (kunnat jne.) Kansalliset kynnysarvot ylittävät hankinnat 500 000 käyttöoikeusurakat ennen 30 000 400 000 sote-hankinnat ennen 100 000 150 000 rakennusurakat, ennallaan 300 000 muut erityiset palveluhankinnat ennen 100 000 60 000 tavara- ja palveluhankinnat ennen 30 000 Suurin osa hankinnoista ns. pienhankintoja Noin 80.000 pienhankintaa, yhteisarvo 3,5 mrd euroa Hankintasääntely ei suoraan koske pienhankintoja 5 hankinta-asiamies.fi 17.10.2017
Perusperiaatteet ennallaan Keskeisiä määräyksiä 1 /1 Avoimuus, syrjimättömyys, tasapuolisuus ja suhteellisuus Uudistuksen tavoitteena on parantaa pk-yritysten mukanaoloa ja mahdollisuuksia osallistua entistä aktiivisemmin Uutta ajattelua Painopisteet hankinnan toteuttamisesta sen suunnitteluun ja valmisteluun sekä markkinatiedon hyödyntämiseen Innovaatiokumppanuus uutena menettelynä Liitedokumentaation automatisointi (sähköinen asiointi) ja keventäminen Julkisille hankinnoille valvova viranomainen (KKV) Neuvontapalvelut yrittäjille (hankinta-asiamies) 6 hankinta-asiamies.fi 17.10.2017
Keskeisiä määräyksiä 2/2 Pk-yrityksille tärkeitä uudistuksia Hankintojen jakaminen osiin (EU-hankinnat) Pk-yritysten tarpeet huomioidaan Liikevaihtovaatimus max 2 x hankinnan arvo In house hankinnat max 5 % ja 500 000 Markkinakartoitus ja vuoropuhelumenettelyt käyttöön entistä laajemmin Tarjousten täydentäminen ja täsmentäminen helpottuvat Sähköisen asioinnin laajentaminen helpottaa tarjoamista Monimutkaiset ja liian suuret hankinnat koetaan usein esteenä pk-yritysten osallistumiselle tarjoajana julkisissa hankinnoissa. 7 hankinta-asiamies.fi 17.10.2017
Julkinen hankinta hyvin toteutettuna Luo innovaatioita Tuo uusia yrityksiä ja tekijöitä Tuloksena parempaa laatua kustannustehokkaasti Uutta elinvoimaa kuntaan Monipuolistaa elinkeinorakennetta Luo uutta osaamista Luo hyvinvointia ja mahdollistaa kunnalliset palvelut Parantaa kunnan mainetta Siis luodaan uutta ja lisätään senttejä niiden venytyksen sijaan 8 hankinta-asiamies.fi 17.10.2017
Vuoropuhelu - valmistele hankinta huolellisesti Varaa riittävästi aikaa vuoropuheluun käynnistä menettely ajoissa Kutsu kaikki tiedossa olevat ehdokkaat, hankinta- ja substanssiosaajat sekä mahdolliset ulkopuoliset asiantuntijat Kerro mitä olet hankkimassa ja millä ehdoin (julkinen ilmoitus) Esittele toimintaympäristö ja/tai jaa suunnitelmat tai piirustukset Perehdy ehdokkaiden erityisosaamiseen ja eri vaihtoehtoihin Esitä kysymyksiä ehdokkaille ja vastaa heidän kysymyksiinsä 9 hankinta-asiamies.fi 17.10.2017
Hyödynnä vuoropuhelun tulokset Jaa hankinta osiin, jos sitä toivotaan Tuoteryhmittäin tai alueellisesti Huomioi alueesi yritysten mahdollisuudet Hankinnan jakaminen osiin on aina sallittua Hyväksy ryhmittymät / alihankkijat Muista osiin jaetun hankinnan yhteisarvo Harkitse puitejärjestelyn käyttämistä jos hyötyä Hyväksy useita toimittajia jos tarpeen Hyödynnä minikilpailutusta Hyödynnä monituottajamallia jos mahdollista Salli osatarjoukset ja alihankkijoiden käyttäminen Mitä pienempinä osina hankinta toteutetaan sitä lähempää löytyvät tarjoajat 10 hankinta-asiamies.fi 17.10.2017
Kommenttikierros - tarjouspyyntöluonnos Pyydä kommentit alustavaan tarjouspyyntöön ja sen liitteisiin Toimita alustava tarjouspyyntö ja muut hankinnan asiakirjat mahdollisine liitteineen kommentoitavaksi valituille: Substanssiosaajille Loppukäyttäjille jos tarvetta Hankinta-asiantuntijoille Muille asiantuntijoille Tarjoajien edustajille Huomioi ja hyödynnä tarjouspyyntöluonnokseen ja sen liitteisiin saamasi kommentit ja vastaukset Tarkista hankintasuunnitelmasi ja päivitä lopullinen tarjouspyyntö ja muut hankinta-asiakirjat liitteineen tarvittaessa ja huomioi mahdollinen esteellisyys 11 hankinta-asiamies.fi 17.10.2017
Mistä löydän hankintailmoitukset? Kaikki ilmoitukset sähköisesti eri portaaleissa HILMA-palvelu (virallinen) Kaikki Suomen ilmoitukset, ei kuitenkaan pienhankintoja TED-palvelu Koko Euroopan EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat Hankinta-asiamiespalvelu (www.hankinta-asiamies.fi) Kymenlaakson yrityksille NYT maksuton. Pienhankinnat E-hankinnat.fi Cloudian pienhankinnat HankintaSampo Tarjova palvelu ym. Useita muita palvelun tarjoajia Osa pienhankinnoista kuntien omilla sivuilla Sähköpostitse pyydettävät tarjoukset, pien- ja suorahankinnat Paperimenettely käytössä joissakin pien- ja suorahankinnoissa 12 hankinta-asiamies.fi 17.10.2017
Tarjouksen tekeminen ja toimittaminen Tee tarjous tarjouspyynnön mukaan Aloita tarjouksen tekeminen ajoissa Varmista että kaikki tarjoajan kelpoisuuteen liittyviin kysymyksiin on vastattu liitä kaikki tarjoajalta vaaditut selvitykset ja todistukset tarjoukseen edellytys vaiheen 1 läpimenoon Vastaa kaikkiin tarjouspyynnön kysymyksiin ja liitä pyydetyt tiedot Jos vaadittu tiettyä muotoa / rakennetta tee niin Tarkista onko vaadittu käyttämään tarjouspyynnön esittäjän toimittamia lomakkeita Älä liitä omia ehtoja saattaa olla tarjouksen hylkäämisperuste Tarkista vielä kerran kun tarjous on valmiina Varmista tarjouksen perillemeno (paperi) Lähetä tarjouspyynnössä mainittuun osoitteeseen Tarkista vielä kerran että kaikki vaaditut asiakirjat ovat mukana Lähetä ajoissa myöhästynyt tarjous hylätään aina 13 hankinta-asiamies.fi 17.10.2017
Hankinnan elinkaari vuoropuhelun käyminen Kilpailutusprosessi Suunnittelu ja valmistelu huomioitava kaikki olemassa olevat kilpailutusolosuhteet Kilpailutuksen toteuttaminen toteuttaa hankinta taloudellisesti ja suunnitelmallisesti Hankintapäätöksen toimeenpano kohdeltava osallistujia tasapuolisesti ja syrjimättä Suunnittelu ja valmistelu Kilpailutus Toimeenpano Sopimusaika 6-12 kk 1-2 kk 1-2 kk 24-48 kk Voidaan keskustella Ennakkoinfo ja -tiedot Markkinavuoropuhelu Tutustutaan ehdokkaisiin Rajoitetusti keskustelua Voidaan keskustella Voidaan sopia yksityiskohdista Valmistautuminen uuteen hankintaan Tutustutaan ehdokkaisiin, käydään vuoropuhelua 14 hankinta-asiamies.fi 17.10.2017
Valmistaudu tuleviin hankintoihin Tee yritys tunnetuksi Ole aktiivisesti yhteydessä julkisiin ostajiin Perehdy julkisen toimijan käytäntöihin Markkinoi yritystä ja osaamistasi Pyri vaikuttamaan ennalta hankintojen sisältöön Osallistu hankintayksikön tilaisuuksiin Osallistu markkinavuoropuhelutilaisuuksiin Perehdy tarjottaviin kohteisiin esittelyissä Esitä kysymyksiä hankintayksikön edustajille Tuo esiin oma osaamisesi ja tietosi kohteista Opettele tarjouskäytännöt Perehdy sähköisiin tarjoustyövälineisiin Pyydä lisätietoja aina jos jokin asia askarruttaa Huomioi saamasi lisätiedot tai uudet vaatimukset tarjouksessa 15 hankinta-asiamies.fi 17.10.2017
Jos hankintaa ei jaeta osiin Yhteistarjoukset Kokoa ryhmittymä ja tee sallittu yhteistarjous Ole liikkeellä ajoissa, mielellään jo etukäteen Ryhmittymän edut Kaksi toimintatapaa volyymi, asiantuntemus Kaikkien osallisten osaaminen huomioidaan Liikevaihtovaatimus, voidaan laskea yhteen Jos yksi täyttää pätevyyden kaikki saavat hyödykseen Voidaan käyttää yhteisiä voimavaroja uuden lain myötä myös ulkopuolisten Ei alihankintaa vaan kaikki tasavertaisia Vaatimukset ryhmittymälle Voidaan vaatia osapuolten välinen sopimus Ryhmittymä toimii ulospäin kuin yksi toimija - vain yhdet yhteystiedot Jokainen jäsen vastaa koko sopimuksesta 16 hankinta-asiamies.fi 17.10.2017
Elintarvikehankinnoista Tarjouspyynnössä on kiellettyä edellyttää esim. että elintarvikkeen tulee olla kunnassa nn tuotettua tarjoajan myyntipisteen on sijaittava kunnassa nn tarjoajalla tulee olla paikallistuntemusta elintarvikkeen kuljetusmatkan pituus on maksimissaan nn km Aina voi parantaa seudun pk-yritysten mahdollisuuksia menestyä hankinnan jakamisella osiin (esim. mikäli kaikki ruokatuotannossa tarvittava kilpailutettaisiin kerralla niin siihen kykeneviä toimittajia Suomessa on vain muutamia) silloin kun se on mahdollista asettamalla tuotteen laatuvaatimukset ja kriteerit siten, ettei suljeta paikallisia pk-yrityksiä pois kilpailutuksesta tiedottamalla tulevista hankinnoista riittävän ajoissa ja järjestämällä markkinavuoropuhelu, jolloin seudun yrityksille jää aikaa esim. ryhmittymän muodostamiseen tai/ja pyydettyjen vaatimusten täyttämiseen 17 hankinta-asiamies.fi 17.10.2017
18 hankinta-asiamies.fi 17.10.2017