Hyvä tarjouspyyntö - hyviä tarjouksia ja kunnon kilpailua. 1 Jorma Saariketo Kouvola hankinta-asiantuntija Jorma Saariketo

Transkriptio

1 Hyvä tarjouspyyntö - hyviä tarjouksia ja kunnon kilpailua 1 Jorma Saariketo Kouvola hankinta-asiantuntija Jorma Saariketo

2 Mitä hankinnoista ja niiden sääntelystä on tiedettävä? Hankinnat toteutetaan usein niin suurina kokonaisuuksina, että pk-yritykset eivät voi tarjota 2 Jorma Saariketo

3 Mistä julkisissa hankinnoista puhutaan? Julkiset hankinnat ovat merkittävää liiketoimintaa Suomessa noin 35 mrd / vuosi (17 % BKT:stä) HILMA-palvelussa kilpailutetut V kilpailutuksia kpl, arvo 15,3 mrd V kilpailutuksia kpl, arvo n. 18,0 mrd (arvio) Julkiset pienhankintakilpailutukset V kilpailutuksia 1 200, arvo 70,0 M (arvio) Hankinnat suuria (k-arvo) Urakat 1,49 M Palvelut 1,43 M Tavarat 0,64 M Muut 0,41 M Kaikki 1,22 M Hankintalajit HILMA 2016 (arvo ) Hankintalajit HILMA 2016 (lukumäärä) 35 % 0 % 15 % 29 % 1 % 28 % 50 % 42 % Tavarat Palvelut Rakennusurakat Muut hankinnat Tavarat Palvelut Rakennusurakat Muut hankinnat 3 Jorma Saariketo

4 Kouvolan kaupungin ostot 2016 Palveluostot Ulkopuoliset palveluostot*) 109,6 M Kilpailutettu (HILMA) 29,5 M Kilpailutettujen osuus 26,9 % *) Eliminoitu konserni ja muut palveluostot kunnilta ja kuntayhtymiltä Kouvolan palveluostot Tavarahankinnat Ulkopuoliset tavaraostot 32,6 M Kilpailutettu (HILMA) 11,8 M Kilpailutettujen osuus 36,2 % *) Eliminoitu konserni ja muut tavaraostot kunnilta ja kuntayhtymiltä Kouvolan tavaraostot 27 % 36 % 73 % 64 % Palveluostot yhteensä HILMA-palvelussa kilpailutetut Tavaraostot ulkopuolisilta yhteensä HILMA-palvelussa kilpailutetut 4 Jorma Saariketo

5 Hankintalain kokonaisuudistus kolme tasoa Säännökset voimaan Tavoitteena parantaa pk-yritysten mukanaoloa ja menestymistä Sähköiset menettelyt käyttöön 2018 EU-kynnysarvot alkaen rakennusurakat keskushallinto (valtio) suunnittelukilpailut muut viranomaiset (kunnat jne.) Kansalliset kynnysarvot käyttöoikeusurakat ja - sopimukset sote-hankinnat muut erityiset palveluhankinnat rakennusurakat tavara- ja palveluhankinnat Pienhankinnat Lukumääräisesti eniten, arvo 3,5 mrd Hankintalaki ei suoraan koske pienhankintoja mutta periaatteet kyllä Suosituksia (pienhankinnat) Avoin kilpailutus sähköisin välinein Kirjallinen pienhankintaohje valvonta Kaikki ylittävät ja kansallisen kynnysarvon alittavat kilpailutetaan Monimutkaiset ja liian suuret hankinnat koetaan usein esteenä pkyritysten osallistumiselle tarjoajana julkisissa hankinnoissa. 5 Jorma Saariketo

6 Keskeisiä määräyksiä Perusperiaatteet ennallaan Avoimuus, syrjimättömyys, tasapuolisuus ja suhteellisuus Kaikki yksittäiset pykälät täsmentävät perusperiaatteita Tärkeää pk-yrityksille EU-hankintojen jakaminen osiin Pk-yritysten tarpeet huomioidaan Liikevaihtovaatimus max 2 x arvo In house hankinnat max 5 % ja Markkinakartoitus ja vuoropuhelu Tarjousten täydentäminen ja täsmentäminen helpottuvat Sähköisen asioinnin laajentaminen ESPD, EU-hankinnat pakollisiksi 4/2018 Kansalliset hankinnat kevyemmin Sote-palveluiden menettelyt täsmällisemmiksi Uutta ajattelua Painopisteet toteuttamisesta suunnitteluun ja valmisteluun Kansalliset hankinnat kevyemmin Innovaatiokumppanuus mukaan Liitedokumentaation automatisointi ja keventäminen (tilaajavastuu yms.) Viranomaisvalvonta (KKV) Neuvontapalvelut yrittäjille Pienhankinnat mukaan - vaatimuksena aito julkinen kilpailuttaminen 6 Jorma Saariketo

7 Lakiuudistuksen käyttöönotto Epäonnistumisia Hankintastrategiat ja ohjeistus vaiheessa Hankintaosaamisessa parannettavaa Hankintojen jakaminen osiin puolitiessä Mitä pienempi hankinta sen lähempää tarjoukset Pk-yritysten mahdollisuudet rajallisia Vertailuperusteet suosivat suuria In house ja suorahankinnat ongelmina Digitalisaatio etenee turhan hitaasti ESPD-lomakkeen käyttöönotto katastrofi Tarjousajat liian lyhyitä Pienet eivät ehdi mukaan kilpailutuksiin Byrokratia ja opitut tavat jylläävät Väärin perustein hylättyjä tarjouksia liikaa Kansalliset edelleen liian monimutkaisina mm. liitteet kohtuuttomat vaatimukset Ontuvat vertailuperusteet Muutoksenhaku hankalaa ja kallista 7 Jorma Saariketo Onnistumisia Tavoite toteuttamisesta valmisteluun ja suunnitteluun edistynyt - tärkein vaihe Markkinatiedon käyttö ja vuoropuhelu Hankinnat nähdään elinvoiman lähteenä Neuvontapalvelut käyttöön koko maassa Viranomaisvalvonta hitaasti käyttöön Liikevaihtovaatimukset kohtuullistuneet Pienhankintojen julkiset kilpailutukset - kuitenkin edelleen riittämätöntä

8 Tarjouskilpailun lähtökohdat 8 Jorma Saariketo

9 Onnistuneen hankinnan resepti Julkinen hankinta 9 Jorma Saariketo

10 Hankintojen toimijat Kunnat ja yritykset ovat pieniä Kunnat Yritykset Julkiset hankinnat 10 Jorma Saariketo

11 Onnistuminen perustuu hyvään valmisteluun, suunnitteluun ja hyviin hankintakäytäntöihin Helpoin tapa saada uusia yrityksiä on luoda kysyntää ja huomioida oman alueen pkyritykset 11 Jorma Saariketo

12 Hankinnan valmistelu ja suunnittelu Valmistelu hankintastrategia ja ohjeistus huomioiden Nimeä omistaja ja varmista rahoitus Kartoita tilaajan tarpeet, taustaselvitykset valmiina ml. muodolliset toimielinten päätökset Nimeä omat asiantuntijat Substanssiosaaja (t), hankintaosaaja (t) Arvioi ulkopuolisen avun / asiantuntijoiden tarve Varaa riittävästi aikaa ja laadi realistinen aikataulu Toteuta markkinakartoitus, vuoropuhelu ja informoi Huomioi saamasi markkinatieto ja palaute Jaa hankinta osiin tai salli osatarjoukset Kohtuullista vaatimukset ja tarkista että ne liittyvät hankintaan ja ovat syrjimättömiä, näin pienetkin yritykset voivat tarjota Huomioi yritysvaikutukset ja ryhmittymämahdollisuus Suunnittelu Tarjouspyyntöluonnos kommentoitavaksi Päätä hankinnan ehdot Valmista hankinta-asiakirjat Julkaise hankinta 12 Jorma Saariketo Huolellisesti valmisteltu ja suunniteltu hankinta on jo puoliksi tehty. Valmistelu on hankinnan tärkein vaihe.

13 Hankinnan elinkaari Huolellinen valmistelu ja suunnittelu Huomioi kaikki olemassa olevat kilpailutusolosuhteet Huomioi eri kokoiset ehdokkaat / tarjoajat Hyvien käytäntöjen mukainen kilpailutus Toteuta hankinta taloudellisesti, suunnitelmallisesti, avoimesti, syrjimättömästi ja oikeasuhteisin vaatimuksin Hankintapäätös kilpailutuksen ehtojen mukaan Kohtele osallistujia tasapuolisesti ja syrjimättä Sopimuksen teko ja valvonta Varmista kilpailutuksen vaatimusten täyttyminen Seuraa sopimuksen toteutumista koko elinkaaren ajan Suunnittelu ja valmistelu Sopimusaika 6-12 kk 1-2 kk 1-2 kk kk Voidaan keskustella Ennakkoinfo ja -tiedot Markkinavuoropuhelu Tutustutaan ehdokkaisiin Kilpailutus Toimeenpano Rajoitetusti keskustelua Voidaan keskustella Voidaan sopia yksityiskohdista Valmistautuminen uuteen hankintaan Tutustutaan ehdokkaisiin, käydään vuoropuhelua 13 Jorma Saariketo

14 Markkinakartoitus Markkinakartoitus käytännössä Tutustu markkinoihin Selvitä tarjonta ja tarjoajat Käytä asiantuntija-apua Huomioi paikalliset toimijat Hyödynnä saamasi tiedot valmistelussa Toteuttaminen Tietopyynnön julkaiseminen ja vuoropuheluun kutsuminen tai muulla tavoin Toimijat Hankintayksikön edustaja ja muut (viranomaiset) Riippumattomat asiantuntijat, konsultit Toimittajaehdokkaat Tutustu markkinoihin Selv itä tarjonta Käytä asiantuntijoita Hyödynnä tieto 14 Jorma Saariketo

15 15 Hankintapäätösten yritysvaikutukset Kunnan päätöksillä on merkittäviä yritysvaikutuksia Kunnat käyttävät vuosittain kymmeniä miljardeja palvelu- ja tavarahankintoihin ja investointeihin (2016 noin 27,4 mrd *) Yritysvaikutusten arviointi Tärkeä osa jokaisen merkittävän hankkeen ja / tai hankinnan valmistelussa Lähtökohtana kunnan tarve tuottaa palveluita, hankkia tavaroita tai toteuttaa investointeja Huomioidaan ensisijaisesti kunnan oman elinkeinoelämän tarpeet Toimijat Hankkeiden valmistelijat ja virkamiehet kunnan toimielimissä, liikelaitoksissa tai konserniyhtiöissä Konsultit, kilpailuttajat tms. (ulkopuolinen asiantuntija-apu) Päättäjät (valtuusto, hallitus, lauta- ja johtokunnat) Asiantuntijat, yhteistyökumppanit *) Lähde: Tilastokeskus, kuntatalous 2016

16 Vuoropuhelu Valmistele huolellisesti Varaa riittävästi aikaa vuoropuheluun Kutsu ehdokkaat, hankinta- ja substanssiosaajat sekä mahdolliset ulkopuoliset asiantuntijat Kerro mitä hankit ja millä ehdoin Esittele toimintaympäristö ja/tai jaa suunnitelmat tai piirustukset Perehdy ehdokkaiden osaamiseen ja eri vaihtoehtoihin Esitä ja vastaa kysymyksiin Hyödynnä tulokset Jaa hankinta osiin jos toivotaan Tuoteryhmittäin tai alueellisesti Huomioi yritysten mahdollisuudet Hankinnan jakaminen aina sallittua Hyväksy ryhmittymät / alihankkijat Muista osiin jaetun hankinnan yhteisarvo Harkitse puitejärjestelyä Hyväksy useita toimittajia jos tarpeen Hyödynnä minikilpailutusta Käytä monituottajamallia Salli osatarjoukset ja alihankkijoiden käyttäminen Mitä pienempinä osina sitä lähempää löytyvät tarjoajat 16 Jorma Saariketo

17 Kommenttikierros - tarjouspyyntöluonnos Pyydä kommentit alustavaan tarjouspyyntöön ja sen liitteisiin Toimita alustava tarjouspyyntö ja muut hankinnan asiakirjat mahdollisine liitteineen kommentoitavaksi valituille: Substanssiosaajille Loppukäyttäjille jos tarvetta Hankinta-asiantuntijoille Muille asiantuntijoille Tarjoajien edustajille Huomioi ja hyödynnä tarjouspyyntöluonnokseen ja sen liitteisiin saamasi kommentit ja vastaukset Tarkista hankintasuunnitelmasi ja päivitä lopullinen tarjouspyyntö ja muut hankintaasiakirjat liitteineen tarvittaessa ja huomioi mahdollinen esteellisyys 17 Jorma Saariketo

18 Jos hankintaa ei jaeta osiin Salli yhteistarjoukset Salli ryhmittymät ja niiden yhteistarjoukset Mahdollistaa lähiseudun pk-yritysten mukaantulon Kaksi toimintatapaa volyymi tai asiantuntemus Ryhmittymän edut Oman kunnan pk-yritykset mukaan hankintoihin Kaikkien osallisten osaaminen voidaan huomioida Ryhmittymän jäsenten liikevaihto ja muut resurssit voidaan laskea yhteen Jos yksi täyttää muodollisuudet ja pätevyyden kaikki saavat hyödykseen Pk-yritykset voivat käyttää yhteisiä voimavaroja ja toistensa osaamista uuden lain myötä myös ulkopuolisten Ei alihankintaa vaan kaikki tasavertaisia hankintayksikkö vahvoilla kun jokainen jäsen vastaa koko hankinnasta Vaatimukset ryhmittymälle Voidaan vaatia osapuolten välinen sopimus Ryhmittymä toimii ulospäin kuin yksi toimija - vain yhdet yhteystiedot Jokainen jäsen vastaa koko sopimuksesta 18 Jorma Saariketo

19 Hyödynnä sähköinen asiointi Julkaise hankinta Hanki käyttöön sinulle sopiva sähköinen työkalu Luo tunnukset sähköiseen palveluun Tutustu työkaluun ajoissa kiireessä tulee virheitä Käytä tarvittaessa asiantuntija-apua tai ulkoista hankintatoimi Ole huolellinen virheet voivat käydä kalliiksi Jos et käytä sähköistä työkaluohjelmistoa Tarkista hankintasuunnitelmasi ja päivitä lopullinen tarjouspyyntö ja muut hankinta-asiakirjat liitteineen tarvittaessa Vältä leikkaa liimaa toimintoja menetelmä altis ristiriidoille Ole huolellinen tehdessäsi käsin HILMA-ilmoitusta Tarkista kaikki tekstit ja numerot ennen julkaisemista vältät turhat korjausilmoitukset ja hankinnan aikataulun pettämisen Varmista että tarjouspyyntö ja muut hankinta-asiakirjat ovat ladattavissa HILMA-palvelusta tai jostakin muusta HILMA:ssa ilmoitetussa osoitteessa Vältä tarjouspyynnön ja liitteiden toimittamista postitse 19 Jorma Saariketo

20 Hyödynnä sähköinen asiointi hankintojen digitalisaatio Ajanmukaiset menettelytavat ja välineet lisäävät mahdollisuuksia, edistävät kilpailua ja tuottavat v irheettömämpiä tarjouksia 20 Jorma Saariketo

21 Digitalisaatio hankinnoissa Sähköinen asiointi Käyttöönotto pakollista EUhankinnoissa, viimeistään (yhteishankintayksiköt) / (muut hankintayksiköt) Sähköiset välineet niin ilmoittamisessa kuin tarjoamisessa kehittyvät käytännössä kaikki hankinnat sähköisinä lähivuosina ESPD-lomakkeen käyttöönotto Viranomaistietojen automatisointi HILMA - palvelu Hankintojen ilmoituskanava vuoden 2019 loppuun Vuoden 2020 alusta lukien toimii alustana johon eri palveluntuottajat voivat tuoda omia ratkaisujaan Avoin data mahdollistaa taustatietokantojen integroimisen uudistuvaan HILMA palveluun (kaupparekisteri, tilaajavastuuasiat yms. viranomaistieto) Sähköinen ESPD lomake Automaatio laajalti käyttöön, helpottaa tarjoamista Virheelliset hankintailmoitukset historiaan? 21 Jorma Saariketo

22 Digitalisaation hyödyt Tarjoaville yrityksille tärkeitä uudistuksia Hankintojen etsiminen ja löytäminen helpottuvat merkittävästi digiympäristössä Kaikki hankinnan vaiheet digitaalisessa ympäristössä mm. tietopyyntö, markkinakartoitus, vuoropuhelumenettelyt ja muut esivaiheet integroituvat ilmoituskokonaisuuteen Viranomais- ja kelpoisuustiedot automaattisesti (HANDI-palvelu yms.) Kullakin hankinnalla tulevaisuudessa yksi päätunniste Tahallisesti tai tahattomasti virheelliset hankintailmoitukset ja tarjoukset jäävät historiaan tarjousten hylkäykset vähenevät merkittävästi Hankintailmoitukset löytyvät entistä helpommin niin HILMA palvelusta kuin vahtipalveluiden välittäminä Kokonaisvaltainen digitalisaatio helpottaa merkittävästi tarjoamista Tietojen täydentäminen ja täsmentäminen nopeasti sähköisin välinein 22 Jorma Saariketo

23 Hankintojen digipalvelut HILMA-palvelu (virallinen) Kaikki Suomen ilmoitukset, ei kuitenkaan pienhankintoja Tarjoustyökaluja (Cloudia, Mercell, Buildercom, Haahtela, SokoPro, HANKI ym.) TED-palvelu Koko Euroopan EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat, tarjoustyökalut kuten edellä Pienhankinnat Maksuton palvelu Varsinais-Suomen Yrittäjien jäsenille E-hankinnat.fi, Cloudian pienhankinnat Muut pienhankintapalvelut HankintaSampo Hankinta-asiamiespalvelu Kattavin, kaikki sähköisesti ilmoitetut hankinnat Useita muita palvelun tarjoajia Osa pienhankinnoista kuntien omilla sivuilla Sähköpostitse pyydettävät tarjoukset, pien- ja suorahankinnat Paperimenettely käytössä joissakin pien- ja suorahankinnoissa 23 Jorma Saariketo

24 Miten digipalveluita käytetään? Hankintojen sähköinen (digi) ilmoittaminen Hankintayksikkö ilmoittaa hankinnan suoraan HILMA-palveluun Hankinnan asiakirjat useimmiten ladattavissa ja tulostettavissa Asiakirjat tilataan ja toimitetaan joko sähköpostitse tai paperiversioina postitse Hankintayksikkö käyttää digipalveluita tuottavaa kumppania (Cloudia, Mercell, Buildercom, Haahtela, SokoPro, e-hankinnat.fi, pienhankintapalvelu, HankintaSampo, Visma ym.) Hankinnan asiakirjat ladattavissa palveluntuottajan nettipalvelusta Ei paperiversioita Tarjousten vastaanotto sähköisesti Palveluntuottajan nettipalvelussa Liiteasiakirjat ladataan palveluun Muut selvitykset joko ladataan tai linkitetään Paperisia asiakirjoja ei voi toimittaa tarjouksen mukana tai liitteinä vaan ne skannataan ja ladataan palvelutuottajan järjestelmään 24 Jorma Saariketo

25 Neuvontapalvelut, hankintojen valvonta ja muutoksenhakukeinot Hankinnat ovat monesti niin monimutkaisia, että niiden ehtojen tulkinnasta syntyy oikeuskäsittelyyn johtavia erimielisyyksiä 25 Jorma Saariketo

26 Hankintojen neuvontapalvelut Hankinta-asiamiespalvelu ja yhteistyökumppanit Etelä-Savo, Helsinki, Kanta-Häme, Kainuu, Keski-Suomi, Kymenlaakso, Pirkanmaa, Pohjois-Pohjanmaa, Pääkaupunkiseutu, Uusimaa, Varsinais-Suomi, Maataloustuottajat MTK (koko maa) Pohjois-Karjala ja Pohjois-Savo (kumppanit) Työ- ja elinkeinoministeriö (TEM-hankintaneuvonta) Hankintaneuvonta Etelä-Karjala, Etelä-Pohjanmaa, Keski-Pohjanmaa, Lappi (valmisteilla), Päijät-Häme, Rannikko-Pohjanmaa ja Satakunta Kuntaliiton hankinnat.fi palvelu Palvelee kuntia ja muita hankintayksiköitä Ei palvele yrityksiä tai tarjoavaa osapuolta Yksi palvelupiste kuntaliiton tiloissa Helsingissä Laajaa julkaisutoimintaa Hankinta-asiamies Hankintaneuvoja Hankinta-asiamies ja hankintaneuvontaverkostot edistävät myös hankintayksikköjen tarpeita julkisissa hankinnoissa, luomalla toimintamallit ja välineet, joiden avulla ne saavat laadukkaita ja kilpailukykyisiä tarjouksia laajalta yritysjoukolta. 26 Jorma Saariketo

27 Hankintaneuvonnan tarkoitus ja sisältö Hankintaneuvonnan tarkoitus Kehittää tarjoajien ja hankintayksiköiden välistä vuoropuhelua Aktivoida hankintayksiköt hyödyntämään markkinatietoa Opastaa tarjoajat vaatimaan vuoropuhelua hankintaa valmisteltaessa Aktivoida tarjoajat osallistumaan hankintoihin Neuvonnan sisältö ja kohteet Yleisluontoinen neuvonta ja ohjaus Ei kaupallisen neuvonnan kanssa kilpailevaa yksityiskohtaista konsultointia tai toimeksiantojen hoitamista Neuvonta on maksutonta kaikille tarjoajille ja hankintayksiköille Kohteina kaikki julkisiin hankintoihin osallistuvat tahot 27 Jorma Saariketo

28 Hankintojen valvonta ja muutoksenhaku Kilpailu- ja kuluttajavirasto (KKV) KKV valvoo hankintalain noudattamista ja keskittyy valvonnassa erityisesti laittomiin suorahankintoihin ja karkeasti virheellisiin tai syrjiviin hankintoihin. Hankintayksikköjen valvonnassa kolme erilaista pääpiirrettä Kantelumenettely - hallinnollinen ohjaus hankintayksikölle Laittoman suorahankinnan kieltäminen ja esityksen tekeminen markkinaoikeudelle Raportointi lainvastaisista tai haitallisista menettelyistä tai järjestelmän ongelmista. Hankintaoikaisu ja itseoikaisu (kaikki hankinnat) Perusteena virhe hankintalain soveltamisessa Hankintayksikkö voi ottaa hankintaoikaisun käsiteltäväksi omasta aloitteesta (90 päivää) Asianosaisen vaatimuksesta (14 päivää) Hankintaoikaisun seuraukset Ei muutosta alkuperäiseen päätökseen tai uusi päätös ja virheen oikaisu tai uusi päätös hankinnan keskeyttämisestä Valitus markkinaoikeuteen (kansalliset ja EU-hankinnat) Valitus voidaan jättää asianomaisen toimesta kansallisissa ja EU-hankinnoissa Osittain luvanvarainen, puitejärjestelyt ja dynaamiset hankintamenettelyt Valitusaika 14 päivää hankintapäätöksen tiedoksisaannista Hidas, kallis ja juristin vaativa menettely, käsittelyaika 6-12 kk, kustannukset tuhansia 28 Jorma Saariketo

29 29 Jorma Saariketo