Onnistunut tietojärjestelmän hankinta Pekka Forselius Talentum Helsinki 2013
Tämän teoksen ja sen liitteiden sekä kirjan mukana seuraavalla CD-levyllä olevien asiakirjojen tekijänoikeudet ovat Tietotekniikan liitto ry:llä ja kirjoittajalla. Teoksen ostajalla on oikeus käyttää teokseen sisältyviä asiakirjamalleja ym. materiaaleja sekä teoksen mukana seuraavalla CD-levyllä olevia asiakirjoja vain edustamansa yrityksen tai yhteisön tietojärjestelmien hankintatehtävissä tai tietojärjestelmien hankintaan liittyvissä konsultointitehtävissä sekä tulostaa ja kopioida niitä tätä tarkoitusta varten. Teoksen ostajalla ei ole oikeutta käyttää niitä muuhun tarkoitukseen eikä oikeutta luovuttaa niitä kolmannen osapuolen käytettäväksi. 3., uudistettu painos Edellinen painos (2005) ilmestyi nimellä Tietojärjestelmän hankinta ohjelmistotoimittajan ja ratkaisun valinta Copyright 2013 Talentum Media Oy, Tietotekniikan liitto ry ja Pekka Forselius ISBN 978-952-14-2085-6 (nidottu) ISBN 978-952-14-2086-3 (CD-ROM) Kansi: Lapine Sivunvalmistus: NotePad Painopaikka: Hansaprint Vantaa 2013
Sisältö Sisältö Kuvaluettelo...8 Tiivistelmä...9 1 Johdanto... 14 2 Oppaan tavoite... 17 3 Hankinnan kokonaiskuva... 19 4 Hankinnan valmistelu... 25 4.1 Valmistelun yleiskuvaus...25 4.2 Valmistelun käynnistys...27 4.3 Järjestelmävaatimuksien määrittely ja hallinta...29 4.3.1 Johdanto...29 4.3.2 Määrittelyprosessi...30 4.3.3 Tietojärjestelmän laatuvaatimukset...44 4.3.4 Tietojärjestelmän määritysdokumenttien hallinta...46 4.3.5 Vaatimusten hallinnan tekniset apuvälineet...48 4.4 Perusarkkitehtuurin suunnittelu...48 4.5 Hankinnan mitoitus...50 4.6 Läpiviennin suunnittelu...54 4.6.1 Vaiheistus ja aikataulu...55 4.6.2 Päätöksentekopisteet...55 4.6.3 Ohjelmistostrategia...56 4.6.4 Hankintamenettelyt...58 4.6.5 Hankintaorganisaatio...60 4.6.6 Hankinnan kokonaisohjaus...63 4.6.7 Projektinhallintamenettely...63 4.6.8 Ongelmien ja riskien hallintamenettelyt...64 4.7 Hankintasuunnitelman viimeistely...66 4.8 Hankinnan valmistelussa huomattavia seikkoja...68 4.9 Yhteenveto...69 5 5 Ohjelmistoratkaisun ja toimittajan valinta...71 5.1 Valinnan käynnistys...72 5.2 Tarjouspyynnön laadinta...75 5.3 Tarjouspyynnön sisältö...76 5.3.1 Yleiskuvaus...76 5.3.2 Järjestelmäkuvaus...77 5.3.3 Toimitusta ja palveluja koskevat vaatimukset...77 5.3.4 Sopimusehdot...79 5.3.5 Toimittajaa koskevat vaatimukset...81 5.3.6 Tietoturva...82 5.3.7 Arviointikriteerit...82 5.3.8 Tarjousohjeet...83 5.4 Tarjouspyynnön toimittaminen...84 5.5 Tarjouksen tekeminen...84 5.6 Tarjousten vastaanotto ja avaaminen...88
Onnistunut tietojärjestelmän hankinta 5.7 Tarjousten vertailu...88 5.7.1 Yleisiä ohjeita...88 5.7.2 Tarjousvertailun yleisiä ohjeita julkisille hankinnoille...89 5.7.3 Tarjousasiakirjojen vertaileminen...90 5.7.4 Tutustuminen toimittajafinalisteihin ja ehdotettuihin ratkaisuihin...92 5.7.5 Neuvotteleminen...93 5.7.6 Vertailun sudenkuopat...95 5.8 Hankintapäätöksen tekeminen...97 5.8.1 Hankintaesitys...97 5.8.2 Hankintapäätös...98 5.9 Sitovan sopimuksen syntyminen...98 6 Valvonta...101 6.1 Tarkoitus...102 6.2 Tietojärjestelmän hankinnan valvontaprosessi...102 6 7 Viimeistely...106 7.1 Viimeistelyvaiheen tarkoitus...106 7.2 Projektin viimeistely...107 7.3 Hankinnan viimeistely...108 7.4 Toiminnan sopeuttaminen...108 7.5 Hankintatoimen kehittäminen...109 8 Lopuksi...109 Lähdeluettelo... 110 Liitteet...112 Liite 1: Tietojärjestelmän hankinnan käsitekartta...112 Liite 2: Tietojärjestelmän hankinnan sanasto...113 Liite 3: Järjestelmävaatimuksien määrittelyn lähtökohtien arviointi...117 Liite 4: Tietojärjestelmä toimintaympäristössään, esimerkkejä...121 Liite 5: Tietojärjestelmän käyttäjien kuvaus... 123 Liite 6: Käyttäjäryhmien kuvaus esimerkkejä... 124 Liite 7: Käyttötarinan kuvaus... 126 Liite 8: Käyttötarinat esimerkkejä... 127 Liite 9: Käsitekaavio esimerkkejä... 129 Liite 10: Käsiteluettelo...131 Liite 11: Liiketoimintaprosessin kuvauslomake... 132 Liite 12. Liiketoimintaprosessikaavio esimerkkejä... 133 Liite 13: Käyttötilanneluettelo... 136 Liite 14: Käyttötilanteen kuvaus... 137 Liite 15: Järjestelmätoiminnon kuvaus... 140 Liite 16: Toimintoluettelo... 142 Liite 17: Näyttökartta esimerkkejä... 144 Liite 18: Laatuvaatimusanalyysi... 147 Liite 19: Tuotelaatumallin 25010 pääominaisuudet ja laatupiirteet... 150 Liite 20: Esimerkki laatuvaatimuksista prosesseittain... 160 Liite 21: Laatuvaatimusten määrittely prosesseittain... 166 Liite 22: Perusarkkitehtuurin ja muiden teknisten reunaehtojen kuvauksen runko... 169 Liite 23: Hankintasuunnitelman runko...171 Liite 24: Tarjouspyynnön runko... 175 Liite 25: Tarjouksen runko... 177 Liite 26: Tarjousvertailutaulukko... 179
Kuvaluettelo Liite 27: Vertailukriteerien ja painokertoimien perustelut... 180 Liite 28: Tarjousten pisteytys...181 Liite 29: Tarjousten pisteytyksen perustelut... 185 Liite 30: Hankintapäätösesityksen runko... 186 Liite 31: Hankinnan/hankkeen ohjausryhmän kokousrunko... 187 Liite 32: Hankinnan/hankkeen edistymiskatselmusrunko... 189 Liite 33: Hankinnan/hankkeen tilanneraportti... 190 Liite 34: Hankinnan loppuraportin runko...191 Liite 35: Päätöskatselmusrunko... 193 7