Sisällys Operator's Panel Välityspöytä 1. Yleistä...2 1.1 Välityspöydän käynnistäminen...2 1.1.1 VoIP-puhelin...2 1.1.2 Kirjautuminen...2 1.2 Välityspöydän sulkeminen...3 1.3 Käyttöliittymä...4 1.3.1 Puhelut...4 1.3.2 Viestit...5 1.3.3 Yritysvälilehdet...5 1.3.4 Tilaajahaku...6 1.3.5 Puhelimien tilat...6 2. Puheluiden välitys...6 2.1 Tulevan puhelun näyttö...7 2.1.1 Yritysvälilehdet ja tulevat puhelut...7 2.2 Vastaaminen ja hylkääminen...7 2.3 Puhelun yhdistäminen...7 2.4 Puhelun siirto pitoon...8 2.5 Soitto...8 2.6 Sähköpostiviestit ja Puhelut-välilehti...8 3. Sähköpostiviestien lähetys...8 3.1 Uuden viestin aloittaminen...9 3.2 Viestin peruuttaminen...9 3.3 Vastaanottajien lisääminen...9 3.4 Viestin lähettäminen...9 4. Pikanäppäimet...9 Taulukot Taulukko 1: Käytetyt termit...2 Taulukko 2: Puhelimen tilat...6 Taulukko 3: Jonopuheluiden tilat...6 Taulukko 4: Sähköpostiviestin tilat...9 Taulukko 5. Tilaajalistan pikanäppäimet...10 Taulukko 6. Puhelut-välilehden pikanäppäimet...10 Taulukko 7. Viestit-välilehden pikanäppäimet...10 Kuvat Kuva 1. Kirjautuminen välityspöytään...3 Kuva 2. Sulkemispainike...3 Kuva 3. Varoitus jonon viimeiselle välittäjälle...3 Kuva 4. Puhelut-välilehti...4 Kuva 5. Viestit-välilehti...5
1. Yleistä Se mahdollistaa jonoihin tulleiden puheluiden tarkkailun, niihin vastaamisen, asettamisen pitoon ja välittämisen vaihteen tilaajille tai muihin numeroihin. Välityspöydän kautta voi myös lähettää sähköpostiviestejä vaihteen tilaajille. Tämän lisäksi Välityspöytä näyttää tilaajien liittymien tilan. Joitain tässä käyttöohjeessa käytetyistä termeistä on listattu taulukossa 1. termi jono tilaaja vaihde VoIP välittäjä yritys selitys Puhelinnumero, johon tulevat puhelut jäävät jonottamaan siinä järjestyksessä, jossa ne saapuivat, kunnes välittäjä vastaa puheluun. Vaihteen käyttäjä, jolle on määritelty numero vaihteeseen ja joka voi VoIP-puhelimellaan soittaa ja vastaanottaa puheluita vaihteen kautta. Tässä yhteydessä yrityksen sisäinen puhelinkytkentäjärjestelmä. Voice over IP. Menetelmä ääni-informaation lähettämiseksi pakettikytkentäisen verkon, kuten Internetin, yli. Tilaaja, jolle on annettu oikeus toimia jonkin jonon välittäjänä, eli vastata ja yhdistää jonoon tulevia puheluita. Vain välittäjät voivat käyttää Välityspöytää. Tässä yhteydessä PleNet-vaihteelle määritelty yritys, johon tietyn yrityksen tai muun ryhmän (esim. toimipiste) tilaajat kuuluvat. 1.1 Välityspöydän käynnistäminen Taulukko 1: Käytetyt termit Välityspöytä käynnistetään ylläpitäjän määrittämältä WWW-sivulta. Lisätietoja saat järjestelmänne ylläpitäjältä. 1.1.1 VoIP-puhelin Jotta voit käyttää Välityspöytää, pitää sinulla olla VoIP-puhelin, joka on toiminnassa ja rekisteröitynyt PleNet-vaihteelle. VoIP-puhelimen pitää käyttää samaa numeroa, jolla kirjaudut Välityspöytään. 1.1.2 Kirjautuminen Välityspöytään kirjaudutaan omalla puhelinnumerolla ja PIN-koodilla. Kirjautumisikkunasta voit myös valita haluamasi kielen. Kuva 1. Kirjautuminen välityspöytään
HUOM: Vain välittäjiksi määritellyt tilaajat voivat kirjautua ohjelmaan. 1.2 Välityspöydän sulkeminen Voit sulkea välityspöydän painamalla ohjelmaikkunan sulkemispainiketta. Windowskäyttöjärjestelmässä tämä on oikeassa yläkulmassa oleva X-painike. Kuva 2. Sulkemispainike Jos olet viimeinen välittäjä joillekin jonoille, huomauttaa ohjelma siitä sinulle. Näin varmistetaan, että mikään jono ei jää vahingossa ilman välittäjää. Kuva 3. Varoitus jonon viimeiselle välittäjälle 1.3 Käyttöliittymä Välityspöydän käyttöliittymä on jaettu kahdelle välilehdelle. Puhelut-välilehdellä voit tarkastella puhelujonoja ja hallita puheluita. Viestit-välilehdellä taas voit lähettää sähköpostiviestejä tilaajille. 1.3.1 Puhelut Tämä välilehti sisältää toiminnot puheluiden välittämiseen. Välilehden tärkeimmät osat on eritelty kuvassa 4 ja seuraavassa listauksessa: 1. tulevan puhelun tietoalue 2. puhelulista - jonoissa olevat puhelut 3. yritysvälilehdet 4. tilaajahaku 5. tilaajalista 6. tilaajan tila 7. puhelun hallintapainikkeet 8. painikkeet puheluiden yhdistämiseen ja sähköpostiviestien lähettämiseen
1 3 4 5 2 6 7 8 Kuva 4. Puhelut-välilehti 1.3.2 Viestit Tämä välilehti sisältää toiminnot sähköpostiviestien lähettämiseen. Välilehden tärkeimmät osat on eritelty kuvassa 5 ja seuraavassa listauksessa: 1. viestin tila 2. vastaanottajien osoitteet 3. viestin otsikko 4. viesti 5. lähetys- ja peruutuspainikkeet 6. painikkeet vastaanottajien lisäämiseen Yritysvälilehdet ja tilaajalista ovat samat kuin Puhelut-välilehdellä.
1 2 3 4 5 6 Kuva 5. Viestit-välilehti 1.3.3 Yritysvälilehdet Kunkin yrityksen tilaajat näytetään omalla välilehdellään. Näin voit selata helposti vain jonkin tietyn yrityksen tilaajia. Poikkeuksena on välilehti Kaikki, jolla näytetään kaikkien valittavissa olevien yritysten tilaajat. 1.3.4 Tilaajahaku Voit rajata tilaajalistassa näkyvien tilaajien joukkoa tilaajahaun avulla. Kun kirjoitat tilaajahakuun esimerkiksi henkilön nimen, näyttää Välityspöytä vain ne tilaajat, joihin kirjoittamasi nimi täsmää. Tilaajahaku rajaa tilaajalistaa nimen, puhelinnumeroiden ja lisätietokentän mukaan. 1.3.5 Puhelimien tilat Kunkin tilaajan puhelimen tila on esitetty tilaajalistassa värikoodilla. Ohjelmaikkunan alalaidan tilarivillä kerrotaan millä numerolla olet kirjautunut välityspöytään. Lisäksi tilarivi kertoo mikä on puhelimesi tila. Mahdolliset tilat on esitetty taulukossa 2. tila värikoodi selitys Ei tavoitettavissa punainen Puhelin ei ole kirjautunut vaihteeseen, eikä siihen voida soittaa. Tavoitettavissa vihreä Puhelin on kirjautunut vaihteeseen ja siihen voi soittaa. Varattu keltainen Puhelin on kirjautunut vaihteeseen mutta puhelu on käynnissä eikä puhelimeen näin ollen voida soittaa. Taulukko 2: Puhelimen tilat
2. Puheluiden välitys Välittäjä voi välittää usean eri yrityksen jonoihin tulleita puheluita. Jotta voit välittää puhelun, pitää sinun ensin vastata siihen. Vaihde ohjaa sinulle automaattisesti puheluita mutta voit myös itse valita jonosta puhelun, johon haluat vastata. Jonopuheluiden mahdolliset eri tilat on eritelty taulukossa 3. puhelun tila ikoni selitys jonossa Puhelu on jonossa. soittaa aktiivinen pidossa yhdistetty Puhelu on yhdistetty välittäjälle mutta välittäjä ei ole vielä vastannut siihen. Tällä hetkellä käynnissä olevan puhelun tila. Puhelu on pidossa. Puhelu on yhdistetty eteenpäin mutta vastaanottaja ei ole vielä vastannut siihen. Taulukko 3: Jonopuheluiden tilat HUOM: Jotta voit vastata jonossa oleviin puheluihin, pitää sinun puhelimesi olla tilassa Tavoitettavissa. Katso lisätietoja luvusta 1.3.5. 2.1 Tulevan puhelun näyttö Välityspöydän kannalta oleellisia ovat jonoista tulevat puhelut, mutta välityspöytä näyttää myös suoraan välittäjän puhelimeen tulevien puhelujen tiedot. Tulevien puhelujen tiedot näytetään Puhelut-välilehden ylälaidassa. Vasemmassa lohkossa näytetään soittajan numero ja nimi, jos tiedot ovat saatavilla ja numero ei ole piilotettu. Jos puhelu tulee jonosta, näytetään oikeassa lohkossa jonon numero ja nimi. Puhelulistassa puhelun tila on soittaa. Jos puhelu ei tule jonosta vaan suoraan välittäjälle, ovat jonon tiedot tyhjät. 2.1.1 Yritysvälilehdet ja tulevat puhelut Kun vastaat jonossa olevaan puheluun, valitsee Välityspöytä automaattisesti yritysvälilehden sen mukaan minkä yrityksen jonossa puhelu on. Voit silti valita jonkin toisenkin yritysvälilehden, jos haluat välittää puhelun jonkin toisen yrityksen tilaajalle. 2.2 Vastaaminen ja hylkääminen Vastataksesi puheluun pitää sinun ensin valita haluamasi puhelu puhelulistasta ja painaa Vastaa. Tällöin puhelu ohjataan puhelimeesi, eli puhelu on tilassa soittaa, ja voit vastata siihen puhelumellasi. Jos puhelu ohjataan automaattisesti sinulle, näet puhelun tiedot tulevan puhelun tietoalueelta ja voit vastata puheluun suoraan puhelimellasi. Voit myös hylätä tulevan puhelun painamalla Hylkää. Tällöin puhelu jää jonoon ja se saatetaan hetken päästä ohjata sinulle uudestaan. 2.3 Puhelun yhdistäminen Välittäjän perustehtäviin kuuluu puheluiden yhdistäminen. Voit yhdistää aktiivisen puhelun toiselle tilaajalle valitsemalla tilaajan tilaajalistasta ja painamalla Yhdistä. Tämä avaa Yhdistä-dialogin (kuva 6), josta voit valita yhdistetäänkö puhelu tilaajan VoIP-numeroon, matkapuhelimeen tai
tilaajalle määriteltyyn muuhun numeroon. Voit myös syöttää vapaavalintaisen numeron, johon puhelu yhdistetään. Numeron valittuasi, paina dialogista Yhdistä. Voit aina yhdistää puhelun vapaavalintaiseen numeroon. Tällöin ei tarvitse valite tilaajaa, vaan voit suoraan painaa Yhdistä. Tällöin avautuu erilainen Yhdistä-dialogi, jossa ainoana vaihtoehtona on vapaavalintaisen numeron syöttäminen. Jos tilaaja, jolle puhelu on yhdistetty, ei vastaa tietyn ajan kuluessa, palaa puhelu jonoon. Tällainen puhelu näkyy kuitenkin vain sen alun perin yhdistäneelle välittäjälle. Puhelun tila on jonossa. HUOM: Voit valita tilaajan miltä tahansa yritysvälilehdeltä. Kuva 6. Yhdistä-dialogi 2.4 Puhelun siirto pitoon Voit siirtä aktiivisen, jonosta tulleen puhelun pitoon. Koska aktiivinen puhelu on jo automaattisesti valittuna, riittää että painat Pitoon. Puhelu katkaistaan ja soittaja siirtyy pitoon. Nyt voit vastata muihin puheluihin tai hoitaa muita välitystehtäviä. Pitoon asetetun puhelun saat poistettua pidosta valitsemalla puhelin puhelulistasta ja painamalla Takaisin. Puhelu ohjautuu puhelimeesi ja voit vastata siihen. 2.5 Soitto Välityspöydän avulla voit myös soittaa itse tilaajille näppäilemättä numeroa. Valitse tilaaja ja paina Soita. Vaihde soittaa ensin sinun puhelimeesi. Vastaa puheluun. Vasta sitten vaihde soittaa valitsemallesi tilaajalle. 2.6 Sähköpostiviestit ja Puhelut-välilehti Voit myös aloittaa sähköpostiviestin kirjoittamisen kätevästi Puhelut-välilehdeltä. Valitse haluamasi tilaaja ja paina Viesti. Tämä lisää tilaajan sähköpostiosoitteen viestin vastaanottajaksi ja tuo Viestit-välilehden näkyviin. Katso lisätietoja viestien lähettämisestä luvusta 3. HUOM: Jos valitsemallasi tilaajalla ei ole sähköpostiosoitetta, ei Viesti-painike aktivoidu.
3. Sähköpostiviestien lähetys Välityspöydän kautta voit myös lähettää sähköpostiviestejä vaihteen tilaajille. Vaikka välityspöydän sähköpostitoiminnallisuus onkin paljon yksinkertaisempi kuin tyypillisissä sähköpostiohjelmissa, toimii se kuitenkin pääperiaatteiltaan samalla tavalla. Sähköpostiviestin lähettäminen Välityspöydällä lyhyesti: 1. aloita uusi viesti, jos vanha on kesken (katso 3.1) 2. lisää vastaanottajat (katso 3.3) 3. kirjoita viestin otsikko 4. kirjoita viestin sisältö 5. lähetä viesti (3.4) Sähköpostiviesti voi olla kolmessa eri tilassa. Ne on eritelty taulukossa 4. Uusi viesti tila Lähettäminen epäonnistui Lähetetty 31.12.1999 kello 23:59:59 selitys Viestiä ei ole vielä lähetetty. Viestin lähettäminen on epäonnistunut. Viesti lähetettiin onnistuneesti ilmoitettuna päivämääränä ja kellonaikana. 3.1 Uuden viestin aloittaminen Taulukko 4: Sähköpostiviestin tilat Jos kaikki viestin kentät ovat tyhjät, voit aloittaa uuden viestin suoraan lisäämällä osoitteita ja kirjoittamalla. Muussa tapauksessa voit painaa Uusi viesti, joka tyhjentää kaikki kentät ja aloittaa uuden viestin. Jos sinulla on lähettämätön viestin kesken, varmistaa ohjelma, että haluat varmasti aloittaa uuden viestin. Voit myös muokata jo lähetettyä viestiä, jos vaikka haluat lähettää saman viestin eri otsikolla. Tällöin voit alkaa suoraan muokata jo lähetetyn viestin viestikenttiä. Viestin tila muuttuu automaattisesti tilaan Uusi viesti. 3.2 Viestin peruuttaminen Jos painat Peruuta, tyhjennetään kaikki viestikentät ja ohjelma palaa Puhelut-välilehdelle. Ohjelma varmistaa ensin, että haluat varmasti peruuttaa jo aloitetun viestin. Myös Uusi viesti -painike tyhjentää viestikentät. Katso lisätietoja kohdasta 3.1. 3.3 Vastaanottajien lisääminen Lisää vastaanottaja valitsemalla jokin tilaaja ja painamalla Vastaanottaja. Voit lisätä useita vastaanottajia. Kopion vastaanottajien lisääminen toimii samalla tavalla, kun painetaan Kopiopainiketta. Voit lisätä vastaanottajan myös Puhelut-välilehdeltä valitsemalla tilaajan ja painamalla Viesti. Katso lisätietoja kohdasta 2.6. HUOM: Jos tilaajalle ei ole määritelty sähköpostiosoitetta, eivät Vastaanottaja ja Kopio-painikkeet aktivoidu. 3.4 Viestin lähettäminen Lähetä viesti painamalla Lähetä. Jos viestin lähettäminen onnistui, muuttuu viestin tila muotoon Lähetetty 31.12.1999 kello 23:59:59. Jos viestin lähettäminen jostain syystä epäonnistui, ilmoittaa Välityspöytä siitä virheilmoituksella ja viestin tila muuttuu tilaan Lähettäminen epäonnistui.
HUOM: Lähetä-painike muuttuu aktiiviseksi vasta kun kaikki pakolliset viestikentät Vastaanottaja, Otsikko ja Viesti on syötetty. 4. Pikanäppäimet näppäin alt+vasen alt+oikea toiminto Valitse edellinen tilaaja. Valitse seuraava tilaaja. Taulukko 5. Tilaajalistan pikanäppäimet näppäin toiminto - Lopeta aktiivinen puhelu. alt+ylös alt+alas end enter enter enter Valitse edellinen puhelu puhelulistassa. Valitse seuraava puhelu puhelulistassa. Laita aktiivinen puhelu pitoon. Lopeta aktiivinen puhelu. Palauta valittu puhelu pidosta, jos puhelimesi on tilassa Tavoitettavissa. Vastaa valittuun puheluun, jos puhelimesi on tilassa Tavoitettavissa. Taulukko 6. Puhelut-välilehden pikanäppäimet näppäin ctrl+enter ctrl+n ctrl+t ctrl+shift+t esc toiminto Lähetä viesti. Aloita uusi viesti. Lisää valittu tilaaja vastaanottajaksi. Lisää valittu tilaaja kopion vastaanottajaksi. Peruuta viesti. Taulukko 7. Viestit-välilehden pikanäppäimet