SISÄLLYSLUETTELO 1 (13) A. LAATUKÄSIKIRJA... 4 A1. KOTUN MENESTYSTEKIJÄT... 4 A2. JOHDON VASTUU JA VALTUUDET SEKÄ ORGANISAATION KUVAUS... 4 A3. TOIMINNAN SUUNNITTELUN KUVAUS... 4 A4. LAATUJÄRJESTELMÄN RAKENNEKUVAUS... 4 A5. LAATUJÄRJESTELMÄN KÄYTTÖ JA PÄIVITTÄMINEN... 4 B. LAATUOPAS - TOIMINTAOHJEET JA SEN LIITTEET... 4 B1. TOIMINTAOHJEET (TOIMINTAKÄSIKIRJA = SISÄISET MENETTELYTAVAT KIRJALLISINA, LUVUT 1-7)... 4 1 JOHTAMINEN... 5 1.1 LAATUPOLITIIKKA... 5 1.2 JOHDON VASTUU... 5 1.3 TOIMINNAN SUUNNITTELU... 5 1.3.1 Strategia... 5 1.3.1.1 KOTUn strategia... 5 1.3.1.2 Avoimen yliopiston strategia... 5 1.3.2 Sidosryhmätyö... 5 1.3.2.1 KOTU... 5 1.3.2.2 Avoin yliopisto... 5 1.4 MARKKINOINTI... 5 1.4.1 KOTU... 5 1.4.2 Avoin yliopisto... 5 1.5 TOIMINNAN JOHTAMINEN, TOTEUTUS JA SEURANTA... 5 1.5.1 Johdon katselmus... 5 1.5.2 Johtokunnan toiminta... 5 1.5.3 KOTUn ohjausryhmän toiminta... 5 1.5.4 Avoimen yliopiston ohjausryhmän toiminta... 5 1.5.5 Seurannan työkalut... 5 2 HENKILÖSTÖ... 6 2.1 KOTUN TOIMENKUVAT ERI HENKILÖRYHMILLE... 6 2.1.1 Johtaja... 6 2.1.2 Johtajan varahenkilö... 6 2.1.3 Kehityspäällikkö (tuoteryhmän vetäjä)... 6 2.1.4 Talouspäällikkö... 6 2.1.5 Osastosihteeri... 6 2.1.6 Taloussihteeri... 6 2.1.7 Tietohallinnon tukihenkilö... 6 2.1.8 Projektisihteeri... 6 2.1.9 Projektipäällikkö (suunnittelija)... 6 2.1.10 Laatupäällikkö... 6 2.1.11 Muu henkilöstö... 6 2.2 AVOIMEN YLIOPISTON TOIMENKUVAT ERI HENKILÖRYHMILLE... 6
2.2.1 Kehityspäällikkö... 6 2.2.2 Suunnittelija (1)... 6 2.2.3 Suunnittelija (2)... 6 2.2.4 Osastosihteeri... 6 2.2.5 Projektisihteeri... 7 2.2.6 Opintoasiainsihteeri (1)... 7 2.2.7 Opintoasiainsihteeri (2)... 7 2.2.8 Muu henkilöstö (harjoittelijat, opettajat)... 7 2.3 HENKILÖSTÖLUETTELO... 7 2.4 KEHITYSKESKUSTELU... 7 2.5 PALKKAUS- JA KANNUSTINJÄRJESTELMÄT (VPJ)... 7 2.6 HENKILÖSTÖN KOULUTUS... 7 2.7 UUDEN TYÖNTEKIJÄN PEREHDYTTÄMINEN... 7 2.8 TYÖTERVEYSHUOLTO... 7 2.9 VAPAA-AJAN TOIMINTA... 7 2.10 TYKY- TOIMINTA... 7 3 PERUSTOIMINNAN PROSESSIT... 7 3.1 YDINPROSESSIT - KOTU... 7 3.1.1 Johtamisprosessi... 7 3.1.2 Tuotekehitysprosessi... 7 3.1.3 Koulutuksen tuottamisprosessit... 7 3.1.3.1 Uusi ohjelma... 7 3.1.3.2 Toistuvat ohjelmat... 7 3.1.3.3 Yhteistyöohjelma... 7 3.1.4 Kehityshankkeiden toteuttamisprosessi... 8 3.1.5 Sisäiset kehittämisprosessit... 8 3.2 YDINPROSESSIT - AVOIN YLIOPISTO... 8 3.2.1 Johtamisprosessi... 8 3.2.2 Prosessi 2 jne... 8 3.2.3 Prosessi 3 jne... 8 4 TARJOUS- JA SOPIMUSTOIMINTA... 8 4.1 KOTU... 8 4.1.1 Tarjouksen valmistelu: resurssit, osaaminen, tietotekniset valmiudet... 8 4.1.2 Tarjouksen laatiminen... 8 4.1.3 Tarjouksen seuranta... 8 4.1.4 Sopimuksen laatiminen... 8 4.2 AVOIN YLIOPISTO... 8 4.2.1 Sopimuksen laatiminen... 8 5 PROJEKTITOIMINNOT... 9 5.1 PROJEKTIEN LUOKITTELU... 9 5.2 PROJEKTIKÄSIKIRJA... 9 5.2.1 Projektin toteuttaminen... 9 5.2.2 Projektin käynnistäminen... 9 5.2.2.1 Sopimuksen tekeminen ja aloitus/sopimuskatselmus... 9 5.2.3 Projektin läpivienti... 9 5.2.3.1 Edistymiskatselmukset... 9 5.2.4 Projektin päättäminen... 9 5.2.4.1 Päätöskatselmus... 9 2 (13)
5.3 PROJEKTISUUNNITELMA... 9 5.4 ASIAKASTYYTYVÄISYYDEN MITTAAMINEN (PALAUTTEET)... 9 5.4.1 Rahoittajat... 9 5.4.2 Opiskelijat... 9 6 TUKITOIMINNAN PROSESSIT... 10 6.1 HENKILÖSTÖHALLINTO... 10 6.2 TALOUSHALLINTO... 10 6.3 VIRASTOMESTARIN PALVELUT... 10 6.4 TIETOHALLINTO... 10 6.4.1 KOTU... 10 6.4.2 Avoin yliopisto... 10 6.5 PROJEKTINHALLINTA... 10 6.5.1 Tarjousseuranta... 10 6.5.2 Resurssiseuranta... 10 6.6 LAADUN YLLÄPITO JA KEHITTÄMINEN... 10 6.7 HENKILÖSTÖN REKRYTOINTI... 10 6.8 PEREHDYTTÄMINEN... 10 6.9 OSAAMISEN KEHITTÄMINEN...10 6.10 RAHOITUS... 10 6.11 MARKKINOINTI... 10 6.11.1 KOTU... 10 6.11.1.1 Asiakashallinta... 10 6.11.1.2 Sähköposti... 10 6.11.1.3 Lehti-ilmoitukset... 10 6.11.2 Avoin yliopisto... 11 6.11.2.1 Asiakashallinta... 11 6.11.2.2 Sähköposti... 11 6.11.2.3 Lehti-ilmoitukset... 11 6.12 ULKOPUOLISTEN PALVELUJEN KÄYTTÖ... 11 6.13 OSTOT JA HANKINNAT... 11 6.14 YKSIKÖN KIRJASTO... 11 6.15 YLIOPISTON JA YHTEISKUNNAN OHJAUS (ULKOISET VIITETIEDOSTOT)... 11 6.15.1 Lait, asetukset, ohjeet ja normit... 11 7 TOIMINNAN ARVIOINTI JA KEHITTÄMINEN... 12 7.1 LAATUASIAKIRJOJEN HALLINTA... 12 7.2 LAATUAUDITOINNIT... 12 7.2.1 Sisäiset laatuauditoinnit... 12 7.2.2 Ulkoiset laatuauditoinnit (yliopiston sisällä)... 12 7.3 ASIAKKAIDEN TARPEET JA MUUTOKSET... 12 7.4 STRATEGIAN ASETTAMAT TAVOITTEET JA NIIDEN TOTEUTUMINEN... 12 7.5 LAATUTIEDOSTOJEN YLLÄPITO, KEHITTÄMINEN JA SÄILYTYS... 12 7.5.1 Asiakirjojen ja tietojen valvonta... 12 7.5.2 Laatutiedostojen ylläpito ja säilytys... 12 7.5.2.1 Tietoverkko... 12 7.5.2.2 Intranet... 12 7.5.3 Tuotteen tunnistus ja jäljitettävyys: laatudokumentit, raportit, jne... 12 B2. LIITEDOKUMENTIT... 13 3 (13)
LAATUJÄRJESTELMÄN RAKENNE 4 (13) A. LAATUKÄSIKIRJA - Erillinen ja julkinen yleisdokumentti, pohjana KOTUn ja Avoimen yliopiston strategiat 2009 sekä tulosneuvottelut 2009, maksimi 10 sivua. A1. KOTUn menestystekijät A2. Johdon vastuu ja valtuudet sekä organisaation kuvaus A3. Toiminnan suunnittelun kuvaus A4. Laatujärjestelmän rakennekuvaus A5. Laatujärjestelmän käyttö ja päivittäminen B. LAATUOPAS - toimintaohjeet ja sen liitteet B1. Toimintaohjeet (toimintakäsikirja = sisäiset menettelytavat kirjallisina, luvut 1-7) - Yksityiskohtainen kuvaus KOTUN toiminnoista ja niiden kytkennöistä muihin osiin. B2. Liitedokumentit - Sisältää kaikki projektinhoidon kannalta tärkeät asiakirjamallit ja -pohjat sekä mahdolliset erillisohjeet. Toimintaohjeisiin tulee viittaus niihin.
1 JOHTAMINEN 1.1 Laatupolitiikka 1.2 Johdon vastuu 1.3 Toiminnan suunnittelu 1.3.1 Strategia 1.3.1.1 KOTUn strategia 1.3.1.2 Avoimen yliopiston strategia 1.3.2 Sidosryhmätyö 1.3.2.1 KOTU 1.3.2.2 Avoin yliopisto Linkitetään avoimen yliopiston verkkosivuille. 1.4 Markkinointi 1.4.1 KOTU 1.4.2 Avoin yliopisto 1.5 Toiminnan johtaminen, toteutus ja seuranta 1.5.1 Johdon katselmus 1.5.2 Johtokunnan toiminta 1.5.3 KOTUn ohjausryhmän toiminta 1.5.4 Avoimen yliopiston ohjausryhmän toiminta 1.5.5 Seurannan työkalut 5 (13)
6 (13) 2 HENKILÖSTÖ 2.1 KOTUn toimenkuvat eri henkilöryhmille 2.1.1 Johtaja 2.1.2 Johtajan varahenkilö 2.1.3 Kehityspäällikkö (tuoteryhmän vetäjä) 2.1.4 Talouspäällikkö 2.1.5 Osastosihteeri 2.1.6 Taloussihteeri 2.1.7 Tietohallinnon tukihenkilö 2.1.8 Projektisihteeri 2.1.9 Projektipäällikkö (suunnittelija) 2.1.10 Laatupäällikkö 2.1.11 Muu henkilöstö 2.2 Avoimen yliopiston toimenkuvat eri henkilöryhmille 2.2.1 Kehityspäällikkö 2.2.2 Suunnittelija (1) 2.2.3 Suunnittelija (2) 2.2.4 Osastosihteeri
2.2.5 Projektisihteeri 2.2.6 Opintoasiainsihteeri (1) 2.2.7 Opintoasiainsihteeri (2) 2.2.8 Muu henkilöstö (harjoittelijat, opettajat) 2.3 Henkilöstöluettelo 2.4 Kehityskeskustelu 2.5 Palkkaus- ja kannustinjärjestelmät (VPJ) 2.6 Henkilöstön koulutus 2.7 Uuden työntekijän perehdyttäminen 2.8 Työterveyshuolto 2.9 Vapaa-ajan toiminta 2.10 TYKY- toiminta 3 PERUSTOIMINNAN PROSESSIT 3.1 Ydinprosessit - KOTU 3.1.1 Johtamisprosessi 3.1.2 Tuotekehitysprosessi 3.1.3 Koulutuksen tuottamisprosessit 3.1.3.1 Uusi ohjelma 3.1.3.2 Toistuvat ohjelmat 3.1.3.3 Yhteistyöohjelma 7 (13)
3.1.4 Kehityshankkeiden toteuttamisprosessi 3.1.5 Sisäiset kehittämisprosessit 3.2 Ydinprosessit - Avoin yliopisto 3.2.1 Johtamisprosessi 3.2.2 Prosessi 2 jne 3.2.3 Prosessi 3 jne 8 (13) 4 TARJOUS- JA SOPIMUSTOIMINTA 4.1 KOTU 4.1.1 Tarjouksen valmistelu: resurssit, osaaminen, tietotekniset valmiudet 4.1.2 Tarjouksen laatiminen 4.1.3 Tarjouksen seuranta 4.1.4 Sopimuksen laatiminen 4.2 Avoin yliopisto 4.2.1 Sopimuksen laatiminen
9 (13) 5 PROJEKTITOIMINNOT 5.1 Projektien luokittelu 5.2 Projektikäsikirja 5.2.1 Projektin toteuttaminen 5.2.2 Projektin käynnistäminen 5.2.2.1 Sopimuksen tekeminen ja aloitus/sopimuskatselmus 5.2.3 Projektin läpivienti 5.2.3.1 Edistymiskatselmukset 5.2.4 Projektin päättäminen 5.2.4.1 Päätöskatselmus 5.3 Projektisuunnitelma 5.4 Asiakastyytyväisyyden mittaaminen (palautteet) 5.4.1 Rahoittajat 5.4.2 Opiskelijat
6 TUKITOIMINNAN PROSESSIT 6.1 Henkilöstöhallinto 6.2 Taloushallinto 6.3 Virastomestarin palvelut 6.4 Tietohallinto 6.4.1 KOTU 6.4.2 Avoin yliopisto 6.5 Projektinhallinta 6.5.1 Tarjousseuranta 6.5.2 Resurssiseuranta 6.6 Laadun ylläpito ja kehittäminen 6.7 Henkilöstön rekrytointi 6.8 Perehdyttäminen 6.9 Osaamisen kehittäminen 6.10 Rahoitus 6.11 Markkinointi 6.11.1 KOTU 6.11.1.1 Asiakashallinta 6.11.1.2 Sähköposti 6.11.1.3 Lehti-ilmoitukset 10 (13)
11 (13) 6.11.2 Avoin yliopisto 6.11.2.1 Asiakashallinta 6.11.2.2 Sähköposti 6.11.2.3 Lehti-ilmoitukset 6.12 Ulkopuolisten palvelujen käyttö 6.13 Ostot ja hankinnat 6.14 Yksikön kirjasto 6.15 Yliopiston ja yhteiskunnan ohjaus (ulkoiset viitetiedostot) 6.15.1 Lait, asetukset, ohjeet ja normit
7 TOIMINNAN ARVIOINTI JA KEHITTÄMINEN 7.1 Laatuasiakirjojen hallinta 7.2 Laatuauditoinnit 7.2.1 Sisäiset laatuauditoinnit 7.2.2 Ulkoiset laatuauditoinnit (yliopiston sisällä) 7.3 Asiakkaiden tarpeet ja muutokset 7.4 Strategian asettamat tavoitteet ja niiden toteutuminen 7.5 Laatutiedostojen ylläpito, kehittäminen ja säilytys 7.5.1 Asiakirjojen ja tietojen valvonta 7.5.2 Laatutiedostojen ylläpito ja säilytys 7.5.2.1 Tietoverkko 7.5.2.2 Intranet 7.5.3 Tuotteen tunnistus ja jäljitettävyys: laatudokumentit, raportit, jne. 12 (13)
13 (13) B2. Liitedokumentit Sisältää kaikki projektinhoidon kannalta tärkeät asiakirjamallit ja -pohjat sekä mahdolliset erillisohjeet. Toimintaohjeisiin tulee viittaus niihin. Verkkolevyllä!Pohjat-hakemisto....\!Pohjat\ Aikataulu Arkistointiohje Budjettipohjat Esitepohjat Fax_&_lahetepohjat HAKEMISTORAKENNE_ItseArkistoituva Ilmoituspohjat Kalvopohjat Katselmukset Kirjepohjat KOTU_julkaisusarja_kannet Koulutuksen_jarjestaminen_muistilista Logot_KOTU_uudet_2007 Logot_yliopisto Loppuraportti Muistiot Opastepohjat Optima_ehdot_ja_ohjeita Outlook_listat Palautelomakkeet Perehdyttaminen Projektiesitys Projektikasikirja Projektimappitekstit Projektisuunnitelma Prosessi_projektit Resurssit Sopimuspohjat Tarjouspohjat Tarjouspyyntopohja X_Muut_pohjat