Prosessi LST Group Laatupolitiikka

Transkriptio

1 1 (7) LST GROUP LAATUPOLITIIKKA JOHDON SITOUTUMINEN LST Group yritysten tavoitteena on tuottaa palveluita ja tuotteita asiakkaalle kokonaisvaltaisesti, kustannustehokkaasti, sovittujen toimitusehtojen mukaisesti ja asiakkaan laatuvaatimukset täyttäen. Yritysten johto on sitoutunut laatupolitiikkaan ja luo edellytykset sekä ilmapiirin sellaiseksi, että toiminnalle asetetut laatutavoitteet saavutetaan. Yritysten johto seuraa aktiivisesti erilaisin mittarein, katselmuksin, laatupäällikön raportein ja yleisen ilmapiirin avulla asetettujen laatutavoitteiden täyttymistä. Yritysten johto suorittaa vähintään kolme kertaa vuodessa johdonkatselmuksia, joissa varmistetaan asetettujen vaatimusten ja prosessien toimivuus suhteessa toimintajärjestelmän ohjeisiin. Yritysten johto tekee parhaansa, että kaikissa tilanteissa riittävät resurssit ovat käytössä. Group- rakenteella ja yritysten johdon avoimella yhteistyöllä parannamme ja varmistamme resurssien riittävyyden ja käytettävyyden. Yritysten toiminta perustuu lakeihin ja viranomaisvaatimukseen. ASIAKASKESKEISYYS Yritysten johto edellyttää työntekijöiltä asiantuntevaa, asiallista ja avointa kanssakäymistä asiakkaiden kanssa. Yritykset täyttävät asiakkaiden asettamat vaatimukset tuotteille ja palveluille. Asiakkaan toimitusehdoista ja aikatauluista pidetään kiinni ja aikataulussa pysymistä seurataan aktiivisesti. Jälkimarkkinointia käytetään normaalin myyntityön tukena ja asiakastyytyväisyyden varmistamiseksi. Yritykset tuovat oma-aloitteisesti ammattitaitoonsa perustuen asiakkaalle tiedoksi mahdolliset seikat, joilla tuotetta tai sen käytettävyyttä voidaan parantaa. Toimitusten jälkiseuranta ja takuuasiat otetaan yritysten toiminnassa huomioon sille kuuluvalla vakavuudella. Kaikki takuuasiat käsitellään yrityksissä seurattavina poikkeamina. Toimitettujen materiaalien ja tuotteiden jäljitettävyys mahdollisuuksien mukaan hoidetaan yrityksen toimesta asiantuntevasti. Yritykset seuraavat aktiivisesti asiakaspalautteita ja siihen rinnastettavia indikaatioita, joilla varmistetaan asiakkaalle luovutetun materiaalin, työn ja tuotteen vaatimustenmukaisuus. Asiakastyytyväisyys todetaan esimerkiksi asiakaskyselyillä, palautusten määrillä, toimitusaikataulujen seurannalla ja projektien päätöspalavereissa.

2 2 (7) LAATUPOLITIIKKA Yrityksen laatupolitiikan ja organisaation toiminta-ajatuksen (toiminta strategia) vastaavuutta seurataan ja näin varmistetaan asetettujen vaatimusten täyttyminen. LST Groupin laatupolitiikka perustuu SFS ISO-9001:2008 standardin noudattamiseen ja kattaa kaikki johtamisjärjestelmään liittyvät toimenpiteet. Kuva 1 LST Group laatuprosessi Laatupolitiikka ja siihen liittyvät dokumentit kuvataan ensisijaisesti Suomen kielellä, muita kielivaihtoehtoja käytetään vain tarvittaessa. Jos eri kielivaihtoehdoilla on sisällöllisesti eroa Suomen kielinen versio on ensisijainen. Yrityksen henkilöstön sitoutuminen laatupolitiikkaan mahdollistaa pitkäjänteisen kehityksen. Yrityksen kehitys mahdollistaa myös henkilöiden kehittymisen ja antaa työn kuviin sisältöä ja mahdollisuuksia toteuttaa omia halujaan. Koko henkilöstölle pidetään laatupolitiikasta vuosittain informaatiotilaisuus, jossa käsitellään laatua ja laatupolitiikkaa tilaisuuden vaatimalla laajuudella. Henkilöstölle on kokoaikaisesti käytettävissä yrityksen laatukäsikirja jossa on kuvattu yleisesti tavoitteet sekä mahdollisuus tarkempaan / yksityiskohtaisempaan materiaaliin toimintajärjestelmän kautta. Henkilöstöä auttaa laatupäällikkö mahdollisissa epäselvissä tai tulkintaa vaativissa asioissa.

3 3 (7) Asiakkaiden käyttöön A Laatukäsikirja LST Group ohjaavat periaatteet B Laatupolitiikka LST Groupin yritysten sisäiset toimintaohjeet C Toimintaohjeet LST Groupin yritysten toimintaohjeiden täydentävät tiedot D Työohjeet LST GROUP LAATUKOLMIO Kuva 2 LST Group laadun muodostuminen SUUNNITTELU Yritysten johto valvoo, että laatutavoitteet ja niiden vaatimukset asetetaan ja määritetään laatupolitiikan periaatteen mukaisesti ja että niitä valvotaan samoin periaattein ja toimenpitein kuin muutakin laatupolitiikkaa. Yritysten johto valvoo ja asettaa laadunhallintajärjestelmälle käytettävyysvaatimukset. Laadunhallintajärjestelmän osana käytetään toimintajärjestelmää ja sen tuomia dokumentteja, lomakkeita, taulukoita ja vastaavia. Toimintajärjestelmän ohjeissa kuvataan kyseiseen toimintaprosessiin liittyvät periaatteet, vastuulliset, toimintatavat ja dokumentit. VASTUUT, VALTUUDET JA VIESTINTÄ Vastuut ja valtuudet Yritysten johto vastaa kokonaisuutena laadun ja laatujärjestelmän (toimintajärjestelmä) käytöstä ja käytettävyydestä. Yrityksen johto on hyväksynyt organisaation, jossa on kuvattuna yksiköiden ydinhenkilöt (vastuulliset). Yritysten henkilöstö omalta osaltaan on vastuussa laadun ja laadukkaan toiminnan tekemisestä omassa työssään. Henkilöstö on velvollinen ilmoittamaan laatupoikkeamista välittömästi yrityksen tai yksikön laatuvastaavalle. Laatuvastaava raportoi suoraan toimitusjohtajalla laadun ja laatujärjestelmän epäkohdista ja esittää muutoksia, parannuksia ja prosessien muutoksia, jolla pyritään takaamaan laadukas ja laatutavoitteet täyttävä toiminta. Laatuvastaava edistää omalla toiminnallaan laatupolitiikan ja laadukkaan toiminnan eteenpäin viemistä henkilöstön suuntaan ja varmistaa

4 4 (7) yhteistoiminnan laatu-asioihin liittyen asiakkaiden, alihankkijoiden, toimittajien ja muiden yhteistoiminta osapuolien kanssa. Johdon edustaja LST Groupin johto (yritysten toimitusjohtajat) ovat nimenneet laatupäällikön, joka käyttää yritysten johdon valtuuksia ja asemaa asioissa, jotka koskevat laatua ja laadunseurantaa. Yritysten johto tiedottaa oman organisaation henkilöstölle laatupäällikön roolin, valtuudet ja oikeudet. Sisäinen viestintä Yritysten sisäinen viestintä hoidetaan kokonaisuutena viestintäprosessin mukaisesti ja kaikki materiaali on henkilöstön käytettävissä toimintajärjestelmän kautta (intranet). Toimintaohjeet Yritysten viralliset käytössä olevat toimintaohjeet sijaitsevat tietoverkossa kyseisen yrityksen hakemistoissa PDF muodossa sekä Intranetissä järjestelmään sopivassa tiedostomuodossa. Ohjeiden versioinnissa käytetään aina tasalukua esimerkiksi x.0, joka on hyväksytty tai käytössä oleva numerointi, jos versioinnissa on x.3 ( desimaali ) tiedosto on käsittelyn (ei virallinen). Kehitys LST Groupin linjausten mukaisesti yritykset vastaavat itsenäisesti oman toiminnan kehittämisestä. Kehittämisen apuvälineenä voidaan hyödyntää kehityslistaa, jota täydentämällä yritys kykenee muodostamaan näkemyksen kehityskohteista. Kehityslistat tarkastellaan yrityksen ja laatupäällikön kesken kaksi kertaa vuodessa. Kehityslistalta nostetaan tarvittaessa kehityskohteita LST Groupin johdon katselmukseen laatupäällikön toimesta. Salassapito Yritykset tarkastelevat asiakassuhteita ja näihin liittyviä projekteja myös salassapidon suhteen. Tarvittaessa yritys tekee salassapitosopimuksen Asiakkaan tai toimittajan kanssa.

5 5 (7) JOHDON KATSELMUS Yleistä Yritysten johto katselmoi laatupolitiikan ja laadunhallintajärjestelmän (toimintajärjestelmä) vähintään kolme kertaa vuodessa. Katselmuksessa käydään lävitse toimintajärjestelmän prosessit suhteessa todelliseen toimintatapaan. Toimintatavan poiketessa prosessista arvioidaan vaikutukset ja suoritetaan tarvittavat muutokset / ohjaukset / korjaukset joko itse toimintaan tai kuvataan prosessi uudestaan vastaamaan aitoa toimintaa. Johdon katselmuksiin osallistuu LST Groupin yritysten toimitusjohtajat, laatupäällikkö (kuvattu myös *-merkillä organisaatiokaaviossa) ja tarvittaessa muut erikseen kutsuttavat henkilöt. Päätöksistä ja kommenteista kirjataan pöytäkirja joka on tarvittavilla osapuolilla saatavilla. Pöytäkirjan sisältöön kirjataan selkeästi kehityskohteet, lisäksi kohteet priorisoidaan ja ilmoitetaan määräajat ja vastuulliset jotka hoitavat kehityskohteiden puutteet tai vastaavat halutulle / määritellylle tasolle. Johdon katselmuksessa käytetään vakioitua perusrunkoa lähtötietojen osalta, jota täydennetään tarvittaessa: o Aiempien auditointien tulokset o Asiakaspalautteet o Asiakastyytyväisyyden kokonaistarkastelu vähintään 1 krt. vuodessa o Laatuvaatimusten mukaisuus suhteessa käytettäviin prosesseihin o Toimenpiteiden ehkäisevät ja korjaavat tilanteet sekä aiempien suoritukseen annettujen toimenpiteiden tilanne (seuranta) ja tehokkuuden arviointi (vaikuttavuus). o Aiemmat vastaavan tilaisuuden muistiot / pöytäkirjat o Laadunhallintajärjestelmän (toimintajärjestelmä) mahdolliset muutospaineet o Laatukäsikirjan sekä laatupolitiikan läpikäyminen (1 krt. vuodessa) ja soveltuvuuden tarkastelu yrityksien toimintaan. o Tietoturvallisuus o Parannusehdotukset o Muut asiat Katselmuksien tulos Johdon katselmuksen tuloksena saadaan muistio / pöytäkirja jossa on kuvattu parannusesitykset, valitut parannuskohteet, valittujen toimenpiteiden vastuulliset sekä toimenpiteiden suorittamiseen liittyvät aikataulut ja mahdolliset resurssit ja niiden tarpeet.

6 6 (7) RESURSSIEN HALLINTA Yleistä Yrityksen laatupäällikkö vastaa toimintajärjestelmän toteuttamisesta ja ylläpitämisestä. Lisäksi hän analysoi ja keskustelee yrityksen muiden henkilöiden kanssa käytettävän järjestelmän jatkuvasta parantamisesta. Laatupäällikkö varmistaa muiden tulosvastuullisten kanssa asiakastyytyväisyyden ja asiakkaiden vaatimusten täyttymisen. Henkilöstö Yritysten johto ja laatupäällikkö yhdessä muiden tulosvastuullisten kanssa seuraavat aktiivisesti henkilöstön ammattitaitoa, koulutusta ja kokemusta suhteessa asetettuihin laatuvaatimuksiin. Suoritettavilla toimenpiteillä ja seurannoilla varmistetaan yrityksen kaikkien henkilöiden ammattitaito ja osallisuus asiakas ja tuote vaatimusten parhaimpaan täyttymiseen. Pätevyys, koulutus ja tietoisuus Yritysten henkilöillä, joiden vastuulla on laatuun tai laadunhallintaan liittyviä tehtäviä tai niiden täyttämiseen vaikuttavia tehtäviä tarjotaan erilaisia koulutuksia ja opiskelupaketteja. Kaikista koulutuksista ja opiskelupaketeista pidetään kirjaa koulutusrekisterissä ja koulutuksen saanut henkilö on velvollinen viemään opittua asiaa organisaatiossa eteenpäin. Infrastruktuuri Yritykset vastaavat ja hankkivat laadun ja laatujärjestelmän vaatimusten mukaiset tilat tehtävien suorittamiseen, käytettävät laitteistot, ohjelmistot ja tarvittavat tuki- ja kuljetuspalvelut. Työympäristö Yritykset vastaavat ja huolehtivat, että työtehtävät jotka suoritetaan sen tiloissa vastaavat lakeja ja asetuksia sekä mahdollistavat laadukkaan toiminnan ja laadun ylläpitämisen. Työtiloissa pyritään ehkäisemään kaikki vaaratekijät (työturvallisuus), palokuormat (pelastautuminen), sekä muut työn turvalliseen suorittamiseen vaikuttavat elementit. Jos jotakin elementtiä ei voida suoraan poistaa, selvitetään voidaanko mahdollisia vahinkoja pienentää tai välttää jollakin teknisillä apuvälineillä esimerkiksi suojahaalarit, kasvosuojaimet, kuulosuojaimet ja silmäsuojaimet.

7 7 (7) PROSESSIT LST Group ydin- ja tukiprosessit ovat kuvattu alla. Kuva 2 Ydin- ja tukiprosessit Groupin yritysten perusliiketoimintaan keskittyvät prosessit ovat ydinprosesseja (pystysuunta) ja näitä tukevat toiminnat ovat tukiprosesseja (mm. Kiinteistö).