WEBINAARI ONNISTUNEEN TAPAHTUMAN MALLI - TYÖKALU YHDISTYKSILLE 9.2.2017 Helena Vallo 17.2.2017
HELENA VALLO Ekonomi, pedagogi, näyttötutkintomestari, tuotekehittäjä Yli 30 vuoden kokemus markkinointiviestinnästä, tapahtumamarkkinoinnista, johtamisesta, henkilöstön kehittämisestä Evento Awardsin ja Eventex -tuomariston jäsen Cocomms viestintätoimiston hallituksen jäsen Markkinointi-instituutti, JET Theron Catering Blogger 17.2.2017 @HelenaVallo #tapahtumatohtori 2
TAVOITE Lisätä systemaattisuutta tapahtumien suunnitteluun ja toteuttamiseen Innostaa, kannustaa ja motivoida yhä vaikuttavampiin tapahtumiin Oppia aikaansaamaan tapahtumia, joita suositellaan Saada käyttöön uusi työkalu 17.2.2017 @HelenaVallo #tapahtumatohtori 3
Tapahtumia pidetään vaikuttavimpana keinona ja niiden merkitys on kasvanut viime vuodesta 6%-yksikköä. Content Marketing Institute, 2016 17.2.2017 @HelenaVallo #tapahtumatohtori 4
Mikä tapahtuman suunnittelussa on haasteellisinta? Mihin toivot vastauksia? 17.2.2017 @HelenaVallo #tapahtumatohtori 5
17.2.2017 1. ONNISTUNEEN TAPAHTUMAN MALLI
Onnistuneen tapahtuman malli Miten? Mitä? Miksi? IDEA, TEEMA WOW Kuka tai Ketkä? Millainen? Kenelle? 17.2.2017 @HelenaVallo #tapahtumatohtori 7
STRATEGISET KYSYMYKSET Miksi? IDEA, TEEMA Mitä? Kenelle? 17.2.2017 @HelenaVallo #tapahtumatohtori 8
MIKSI? Miksi tapahtuma järjestetään? Mitä tapahtuman järjestämisellä tahdotaan aikaansaada? Mitkä ovat konkreettiset tavoitteet? Miten tavoitteet ohjaavat tapahtuman suunnittelua? Miten onnistumista mitataan? Mitkä ovat viestit? 17.2.2017 @HelenaVallo #tapahtumatohtori 9
TAPAHTUMAPROJEKTI Millaisia tavoitteita olet(te) asettaneet tapahtumille ja millaisia mittareita onnistumiselle? 17.2.2017 @HelenaVallo #tapahtumatohtori 10
ERILAISET TAVOITTEET 3. Muutos 4.Vaikuttavuus heti 5. Vaikuttavuus myöhemmin 2. Mielikuva 1. Tekniset 17.2.2017 @HelenaVallo #tapahtumatohtori 11
TEKNISET TAVOITTEET Osallistujamäärä Kustannus/osallistuja No shown määrä Postausten määrä somekanavissa Budjetti Lipputulot Arpajaistuotot Sponsorointi ja/tai yhteistyökumppanien määrä/ Jaettujen esitteiden/maistiaisten määrä 17.2.2017 @HelenaVallo #tapahtumatohtori 12
MUUTOS- TAVOITTEET Uuden oppiminen Uusien ideoiden saaminen Käsityksen tai asenteen muuttaminen Uusiin henkilöihin tutustuminen Uuden taidon tai käytännön omaksuminen Suhteen syventäminen 17.2.2017 @HelenaVallo #tapahtumatohtori 13
VAIKUTTAVUUS TAVOITTEET Voidaan mitata heti, jos kyse esimerkiksi jäseneksi liittymisestä Voidaan mitata jonkin ajan päästä Jäsenpysyvyys/aktiivisuus Tehokkuus, aika esimerkiksi koulutuksen seurauksena, kpl 17.2.2017 @HelenaVallo #tapahtumatohtori 14
MIELIKUVA- TAVOITTEET Tiiseri P-paikka Tervetuloa Syntyvät koko tapahtumakokemuksesta Ensimmäisestä viestistä viimeiseen Kutsu Blogi Kahvitus Vahvistus Varmistus JNE. 17.2.2017 @HelenaVallo #tapahtumatohtori 15
TAPAHTUMAN TULOKSELLISUUS Tavoite Mittari Mittaaminen Uusiin henkilöihin tutustuminen Parantaa yhteishenkeä Oppii tuntemaan 5 uutta ihmistä Yhteishengen parantaminen yli 75%:n mielestä Tavoitteena oppia uutta Oppia 3 uutta asiaa/ideaa Monenko uuden henkilön kanssa keskustelit tapahtuman aikana? Montako uutta tapaamista sovit uusien henkilöiden kanssa? Paransiko tapahtuma yhteishenkeä? Paljon/Jonkin verran/eos/ Huononsi vähän/ Huononsi paljon Opin asioita, joita voin soveltaa omassa työssäni Nostaa liiton/yhdistyksen tunnettuutta Nostaa brändi top-ofmindissa kolmen joukkoon Mitä tuotemerkkejä/brändejä sinulle tulee mieleen x-toimialalta? 17.2.2017 @HelenaVallo #tapahtumatohtori 16
KENELLE? Kenelle tapahtuma järjestetään? Mikä kiinnostaa kohderyhmiä? Mikä saisi tuleman tapahtumaan? Minkälaisella markkinoinnilla ja markkinointiviestinnän välineillä kutsu saavuttaa kohderyhmän? Miten kohderyhmä ohjaa tapahtuman suunnittelua? Kohderyhmäanalyysi 17.2.2017 @HelenaVallo #tapahtumatohtori 17
MITÄ? Mitä tahdotaan järjestää, että tavoite saavutetaan? Juhlat, seminaari, kokous, matka, avajaiset, promootio, messut vai kattotapahtuman hyödyntäminen Missä järjestetään - tapahtumapaikan valinta Milloin järjestetään - oikea ajankohta, ei kilpailevia tapahtumia 17.2.2017 @HelenaVallo #tapahtumatohtori 18
TAPAHTUMALAJIT Koulutus ja seminaari: sisältö, tekniikka, aikataulut Matka: aikataulut, kulttuuri ja logistiikka Juhla: isäntien toiminta, ohjelma, pukukoodi, bändi Avajaiset: puhujat, aikataulut ja organisointi Kongressi: sisältö, paikka, seuralaisohjelma, liikuntarajoitteiset Messu: tavoite, idea, isäntien toiminta Tiedotustilaisuus: sisältö, tempo Tutustumiskäynti: oppaat, turvallisuus, aikataulu Asiakastapahtuma: isäntien toiminta, sisältö, tunnelma, brändi 17.2.2017 @HelenaVallo #tapahtumatohtori 19
IDEA, TEEMA JA PUNAINEN LANKA Idea on enemmän kuin teema Toisiin tapahtumiin teema riittää Sisältö teema vs. visuaalinen teema Tavoitteena on löytää punainen lanka, jolloin teema/idea kulkee kutsusta tapahtuman kautta jälkimarkkinointiin saakka Hyvästä ideasta syntyy ajassa elävä konsepti 17.2.2017 @HelenaVallo #tapahtumatohtori 20
AJATTELUN MUUTOSTA, USKALLUSTA SUUNNITTELE 17.2.2017 @HelenaVallo #tapahtumatohtori 21
IDEASTA TAPAHTUMAKSI 17.2.2017 @HelenaVallo #tapahtumatohtori 22
KIVIJALKA Ekonomien tavoitemielikuva, arvot ja brändi 17.2.2017 @HelenaVallo #tapahtumatohtori 23
STRATEGISET KYSYMYKSET Miksi? IDEA, TEEMA Mitä? Kenelle? 17.2.2017 @HelenaVallo #tapahtumatohtori 24
17.2.2017 OPERATIIVISET KYSYMYKSET
OPERATIIVISET KYSYMYKSET Miten? Millainen? WOW Kuka tai ketkä? 17.2.2017 @HelenaVallo #tapahtumatohtori 26
MITEN? Miten ja millä resursseilla tapahtumaprojekti suunnitellaan? Mitä asioita ulkoistetaan? Mitä tehdään itse? Kuka johtaa? Miten sitoutetaan? Miten viestitään ulkoisesti ja sisäisesti? Miten sosiaalinen media ja markkinointi? 17.2.2017 @HelenaVallo #tapahtumatohtori 27
E I J 17.2.2017 @HelenaVallo #tapahtumatohtori 28
I SUUNNITTELUVAIHE TÄTÄ KAIKKEA PITÄÄ SUUNNITELLA Tavoite ja viestit palautettava mieleen! Analysoi kohderyhmä Idea, teema, punainen lanka Paikka, aika Sisältö, ohjelma, aktiviteetit Esiintyjävalinnat ja palkkioista sopiminen Esiintyjien perehdytys, materiaalin tarkistus ja ohjeistus Logistiikka Visuaalinen ilme, materiaalit Somistus, kalusteet Somistuksen organisointi Tapahtumatilan organisointi suunnitelman pohjalta Kutsu ja kutsuprosessi Luvat, sopimukset Turvallisuus Markkinointi, jälkimarkkinointi videointi, kuvat! Kiitos viestintä Tekniikka Tekniikan yhteensopivuus Tarjoilut Tarjoiluaikataulujen varmistaminen Henkilötyövoiman tarve ja määrä koko elinkaarelle Resursointi ja alihankkijat, vastuunjako Isäntien, apuisäntien perehdytys ja työnjaosta sopiminen Miten budjetti jakautuu ja riittää mikä on merkityksellistä? 17.2.2017 @HelenaVallo #tapahtumatohtori 29
II ITSE TAPAHTUMASSA PALVELUPOLKU ON AJATELTU ETUKÄTEEN Tapahtuman käsikirjoitus Juontokäsikirjoitus: juontajan/seremoniamestarin perehdytys Aikataulut suhteessa tilaan ja osallistujamäärään: tauot, kestot, vaihdot Merkit puhujille ja esiintyjille Esitykset ja ohjelma on etukäteen varmistettu ja tarkistettu Konkreettinen organisointi ja vastuuhenkilöt, työnjako Tapahtuman valvonta Yllätyksellisyys mitä se voisi olla tässä tapahtumassa? 17.2.2017 @HelenaVallo #tapahtumatohtori 30
III TAPAHTUMAN JÄLKEEN 1. Palautteen pyyntö 2. Jälkimarkkinointi 3. Tapahtuman elämän jatkaminen sosiaalisessa mediassa 4. Analysointi onnistuiko tapahtuma 17.2.2017 @HelenaVallo #tapahtumatohtori 31
KULU- JA TULOBUDJETTI Tila Esiintyjät Tekniikka Tarjoilut Somistus Kalustus Rakentaminen Visuaalinen ilme Kutsu Materiaalit Markkinointi Vartiointi Luvat Postitus Logistiikka Matkakulut Palkat ja palkkiot Osallistumistuotot Lipputulot Arpajaistuotot Tarjoilutuotot Sponsorointitulot Myyntituotot heti Myyntituotot viiveellä 17.2.2017 @HelenaVallo #tapahtumatohtori 32
TAPAHTUMAN JOHTAMINEN Johtaa, koordinoi, delegoi, varmistaa Sitoutuminen ja innostus näkyy Jakaa tavoitteen ja vision Huomioi kohderyhmän suunnittelussa On kaksi askelta edellä itse tapahtumassa Tekee varasuunnitelman Ei tingi, luottaa omaan intuitioon 17.2.2017 @HelenaVallo #tapahtumatohtori 33
MILLAINEN SISÄLTÖ? Mistä syntyy kohderyhmää puhuttava kokonaisuus? Millainen ohjelma ja esiintyjät? Miten saadaan tasapaino asian ja viihteen kesken? Millainen tapahtumakäsikirjoitus? Millainen juontokäsikirjoitus? Millainen palvelupolku? Miten hyödynnetään aisteja? Älä unohda yllätyksellisyyttä! 17.2.2017 @HelenaVallo #tapahtumatohtori 34
AISTIT 17.2.2017 @HelenaVallo #tapahtumatohtori 35
KUKA TAI KETKÄ? Tapahtumat ovat isäntien ja vieraiden kohtaamisia, joissa hyvä isäntä hurmaa käytöksellään Isäntien työnjako ja määrä riippuu tapahtumasta Perehdytys välttämätön onnistumisen kannalta! 17.2.2017 @HelenaVallo #tapahtumatohtori 36
HYVÄN TAPAHTUMAISÄNNÄN TUNNUSMERKIT On sisäistänyt tapahtuman tavoitteen On avoin ja aktiivinen Tahdikas ja omaa tunneälyä Astuu vastaanottajan rooliin, unohtaa omat tarpeensa Nauttii sosiaalisesta kanssakäymisestä Uskaltaa kohdata tuntemattomankin, katsekontakti Taitaa kuuntelun ja kyselyn Osoittaa kiinnostusta dialogilla Huomio laajasti Ei esiinny kärsimättömästi Ei keskeytä Hallitsee etiketin Hakee tapahtumasta tietoa etukäteen ja ymmärtää tehtävän tärkeyden 17.2.2017 @HelenaVallo #tapahtumatohtori 37
PEREHDYTYS ISÄNNILLE Tavoitteet ja viestit Tapahtuman idea, teema, tarina Ohjelma, esiintyjät, aktiviteetit Materiaalit Tarjoilut Tapahtuman jälkimarkkinointi Tapahtumapaikka Aikataulut Työkalut, sovellukset Vastuuhenkilöt, käytännöt, työnjako Isäntien tavoitteet, roolit ja tehtävät Pukeutuminen 17.2.2017 @HelenaVallo #tapahtumatohtori 38
OPERATIIVISET KYSYMYKSET Miten? Millainen? WOW Kuka tai ketkä? 17.2.2017 @HelenaVallo #tapahtumatohtori 39
WOW-VIP-ELÄMYS-MUISTIJÄLKI 17.2.2017 @HelenaVallo #tapahtumatohtori 40
17.2.2017 YHTEENVETO
Onnistuneen tapahtuman malli Miten? Mitä? Miksi? IDEA, TEEMA WOW Kuka tai Ketkä? Millainen? Kenelle? 17.2.2017 @HelenaVallo #tapahtumatohtori 42
17.2.2017 @HelenaVallo #tapahtumatohtori 43