Tapahtumien järjestäminen. Yhdistyskoulutus Siiri Kihlström Tuottaja ja kulttuuriasiantuntija

HTML
DOWNLOAD

Koko: px

Aloita esitys sivulta:

Download "Tapahtumien järjestäminen. Yhdistyskoulutus Siiri Kihlström Tuottaja ja kulttuuriasiantuntija"

Pekka Kyllönen
8 vuotta sitten
Katselukertoja:

1 Tapahtumien järjestäminen Yhdistyskoulutus Siiri Kihlström Tuottaja ja kulttuuriasiantuntija

2 TÄMÄN SETIN SISÄLTÖ Miksi tehdään tapahtumia? Tapahtuma=projekti Projektin osa-alueet Projektin elinkaari Pari sanaa tapahtumien turvallisuudesta Tapahtumasuunnitelman teko käytännössä Yhteenveto ja aikaa kysymyksille (kysyä saa toki myös kesken setin )

3 MIKSI TAPAHTUMIA TEHDÄÄN? Esimerkiksi

4 YHTEISÖLLISYYDEN LUOMISEKSI

5 OTTAMAAN KANTAA

6 ANTAMAAN ELÄMYKSIÄ

7 MIKSI TE TEETTE TAPAHTUMIA? Ota itsellesi tuntematon pari, ja kerro hänelle: Kenelle teette tapahtumia? Kuinka paljon? Minkälaisia tapahtumia? Mikä on paras tapahtuma, johon olet osallistunut? Mikä sai sen jäämään mieleesi?

8 TAPAHTUMIA TEHDÄÄN YMPÄRI AALTO-YHTEISÖÄ Tuote

9 TAPAHTUMA = PROJEKTI

10 Turvallisuus Resurssit Viranomaisluvat Visuaalinen ilme Viestintä Tavoitteet Projektin johtaminen Aikataulu Talous Sisältö Konsepti Kohderyhmä(t)

11 LÄHDE LIIKKEELLE NÄISTÄ Aikataulu Resurssit Tavoitteet Kohderyhmä(t) Konsepti Visuaalinen ilme Mihin suuntaa siis ollaan menossa?

12 JOHTAMINEN - KUKA PITÄÄ PAKETIN KASASSA? Jokaisella tapahtumalla tulee olla vastuuhenkilö, joka vastaa loppukädessä tapahtuman toteutumisesta Tehtävät Rekrytoida/nimittää tekijät tapahtuman eri osa-alueille Huolehtia että kukin tietää omat tehtävänsä ja roolin projektissa Tukee tekijöitä oman osuutensa hoitamisessa Ratkoo ongelmatilanteet

13 SISÄLTÖ MITÄ SIELLÄ OIKEIN TEHDÄÄN? Osallistujan kannalta merkittävin osa-alue Käytännössä määritellään tapahtumakonseptin puitteissa tapahtuman ohjelma ja suunnitellaan se Teema Paikka (muista tila.ayy.fi) Esiintyjät Tarjoilut Turnaus vs. lajikokeiluita Erottuminen muista vastaavista tapahtumista Minkälaisia hankintoja sisällön toteuttaminen vaatii? Lista eri yhdistysten vuokrauspalveluista jakoon slaidien liitteenä

14 VIESTINTÄ JA MARKKINOINTI Epäonnistuu aina paitsi vahingossa Projektitiimin sisäinen viestintä Viikottaiset tapaamiset FB-ryhmät Sähköposti WA/Telegram Viestintä projektin etenemisestä muulle organisaatiolle Tapahtuman johtajan vastuulla Markkinointi kohderyhmille Sosiaalinen media Julisteet Tiedotteet Tapahtumakalenterit Flash mobit You name it

15 TALOUS = TULOT - MENOT Saadaanko käyttää yhdistyksen rahaa, vai pitäisikö tapahtumasta tulla voittoa? Budjettivastuu tapahtuman johtajalla ellei erikseen sovittu Raamit kaikille osa-alueille suunnitteluvaiheessa Onko tapahtuma maksullinen vai ilmainen osallistujalle? Miten liput myydään? Varatkaa muihin kuluihin aina n. 5-10% kokonaisbudjetista Yllätyksiä tulee aina Mitä uudempi tapahtuma tai idea, sen isompi riskilisä

16 TAPAHTUMA PROSESSINA Käynnistys Päätös, että tapahtuma järjestetään Tekijöiden rekrytointi ja projektiryhmän määrittäminen Projektin tavoitteiden määrittely Toteutus Projektiryhmän työskentely tapahtuman toteuttamiseksi Päätös Raportointi projektiryhmältä muulle organisaatiolle Suositukset jatkotoimenpiteiksi Idea MAAILMA N SIISTEIN JUTTU Suunnittel u Tavoitteet Toteutuksen suunnittelu Rakennus Montako päivää varattava koristeluihin? Veto Tapahtuma päällä! Purku Konkreettin en purku eli tavarat takaisin omille paikoilleen Siivous Palaute ja jatkokehit ys Jälkimarkki nointi Palautteen keruu Kehitys eteenpäin

17 TURVALLISUUS TAPAHTUMISSA

18 PARI SANAA TURVALLISUUDESTA Yleisimmät turvallisuusriskit tapahtumissa: Tapaturma tai sairaskohtaus Väentungos Häiriökäyttäytyminen Tulipalo Sääolosuhteet Miten näitä voisi ennaltaehkäistä järjestäjän toimilla?

19 HIHAVAKIOITA Ensiapu AINA: vastaava henkilö (EA1/vastaavat taidot) + ensiapulaukku Tapahtuman luonteesta riippuen lisävoimaa 1-3 henkeä (alle 1000 hengen tapahtumat) Järjestyksenvalvonta Yleisötapahtumat: 1 jv /100 osallistujaa Käyttäkää omaa järkeänne Hallitsemattomissa tilanteissa soittakaa apua! 112

20 NONIIN, SITTEN RYHMIIN Yhdistykset, joista useampi kuin yksi henkilö omina ryhminään AK 6 -> kolmen hengen ryhmissä Athene 4 -> pareittain tai yhdessä FK 4 -> pareittain tai yhdessä Inkubio 3 Otanko 2 KUJ 3 PJK 3 Prodeko 2 PT 3 PJK 3 SIK 2 TK 3 Muut omavalintaisissa 2-3 hengen ryhmissä ADS AS Best FK KIK KY-Sail LVK PRK Tety TOKYO Tuote

21 TEHTÄVÄ: Valitkaa yksi todellinen tapahtuma, jonka tulette järjestämään ensi vuonna Jos olette eri yhdistyksistä valitkaa jonkun yhdistyksen tapahtuma Suunnitelkaa tapahtuma! Tehkää se jaetulle suunnittelupohjalle Aikaa tähän on 10 minuuttia, jonka jälkeen lyhyt purku ja aikaa kysymyksille

22 SUUNNITTELUAIKA ON PÄÄTTYNYT! Nyt ottakaa kolmen ryhmän tiimi ja esitelkää oma tapahtumanne näille kahdelle muulle ryhmälle lyhyesti Voitte halutessanne vastata näihin kysymyksiin Miksi tapahtuma järjestetään? Mikä juuri tästä tapahtumasta tekee erityisen? Minkälaisia haasteita sen tekemiseen liittyy?

23 YHTEENVETO Jättäkää oma kädenjälkenne Olkaa tavoitteellisia! Suunnitelkaa ja ennakoikaa Muistakaa kysyä itseltänne ja toisiltanne miksi juuri tämä tapahtuma on tärkeää tehdä. Kehittäkää! Jättäkää seuraajille neuvoja tulevia tapahtumia varten

24 Kysymyksiä? Jos tulee myöhemmin, saa olla yhteydessä!

Samankaltaiset tiedostot

Tapahtumajärjestämisen ABC. ISYY:n järjestökoulutus Joensuussa 6.2. ja Kuopiossa

Tapahtumajärjestämisen ABC. ISYY:n järjestökoulutus Joensuussa 6.2. ja Kuopiossa Tapahtumajärjestämisen ABC ISYY:n järjestökoulutus Joensuussa 6.2. ja Kuopiossa 7.2. 2018 Keskustelua: Mikä on ollut mielestäsi paras opiskelijatapahtuma? Miksi? Mitä hyvän tapahtuman järjestäminen vaatii?