Kulttuuritapahtuma. Tuotannon osa-alueet. Johdatus kulttuurituotannon suunnitteluun 2009 Petri Katajarinne

Koko: px

Aloita esitys sivulta:

Download "Kulttuuritapahtuma. Tuotannon osa-alueet. Johdatus kulttuurituotannon suunnitteluun 2009 Petri Katajarinne"

Kaija Halttunen
7 vuotta sitten
Katselukertoja:

1 Kulttuuritapahtuma Tuotannon osa-alueet Johdatus kulttuurituotannon suunnitteluun 2009 Petri Katajarinne

2 Idea Suunnitelma Toteutus Jälkihoito

3 Kulttuuritapahtuma prosesseina tuotteistaminen organisaatio/hallinto rahoitus ja taloushallinto markkinointi ja viestintä sidosryhmät ohjelmisto tekninen tuotanto (aluerakentaminen, tekniikka & turvallisuus) sopimukset ja luvat

4 Tapahtuman purkaminen osiin helpottaa suunnittelua prosessit tehtävät ja aikataulu resurssit esimerkiksi miellekartaksi pääluokat, alaluokat mahdollisimman kattava ja todenmukainen

5 Organisaatio ja sidosryhmät Vastuulliset järjestäjät/tuottajat Palkalliset työntekijät Vapaaehtoiset työntekijät Tukihenkilöstö Sidosryhmät Alihankkijat Yhteistyökumppanit Viranomaiset Media yleisö

6 Tuottaja tehtäväkuva riippuu tapahtuman organisaatiosta, sisällöstä ja luonteesta kokonaisvastuu tapahtuman tuotannollisesta ja taloudellisesta onnistumisesta tapahtuman koordinaattori mukana budjetin laadinnassa ja seurannassa tiedonkulun varmistaminen vastaa aikataulussa pysymisessä ja työn organisoinnista päätuottaja (myös toiminnanjohtaja, tuotantopäällikkö), osatuottajat, tuotantoassistentit

7 Tuottaja teorian ja käytännön hallinta koulutus ja/tai työkokemus ammattitaito verkostot tuotantoprosessien hallinta sisällön hallinta laaja-alaisuus oman ammatti-identiteettinsä ja eettisiin valintoihinsa tiedostaminen itsenäisekseen analyyttiseen ajatteluun kykenevä kirjallisen ilmaisun hallinta kielitaito oppiva ja tutkiva asenne työhön

8 Ohjeita tuottajalle 1.Ole luotettava -Älä lupaa mitään, ellet ole täysin varma asiasta -Tee kaikki sopimukset paperille -Myönnä virheesi ja kanna vastuu 2.Organisoi -Palkaa vain itseäsi parempia henkilöitä -Delegoi ja prioriso -Pidä yllä henkilökohtaisia suhteita -Valmistaudu pahimpaa 3.Hallitse tapahtuman talous -Talous on usein tapahtuman ainoa julkisesti kiinnostava asia -Muista kustannus tehokkuus -Suunnittele tulojen ja menojen aikataulutus 4.Analysoi - Keskity oleelliseen - Ole kriittinen kuinka voisit vielä parantaa 5.Ratkaise ongelmat - Huonokin päätös on parempi, kuin tekemätön päätös - Kuka tekee ja milloin - Pidä juna liikenteessä 6.Myy -Hyväkin idea täytyy osata myydä -Ajattele aina ostajan näkökulmasta 7.Valmistaudu stressaaviin tilanteisiin -Pidä pääsi kylmänä -Hyvä fyysinen kunto vähentää stressiä -Huomioi organisaation sisäiset sekä ulkoiset paineet 8.Opettele johtamaan ihmisiä -Jaa selkeät toimenkuvat ja vastuualueet -Kiitä ja anna rakentavaa kritiikkiä -Innosta 9.Ole luova -Pyri luomaan uusia ideoita ja viemään niitä käytäntöön -Älä pantaa ideoitasi, ne on jo keksitty ja paranevat vain jakamalla 10.Ole kunnianhimoinen -Älä pidä kynttilää vakan alla -Tee kaikki niin hyvin kuin voit -Pyri olemaan paras

9 Talous Talousarvio ja rahoitussuunnitelma Rahoituslähteet ja varainhankinta taloushallinto ks. luento: Tapahtumaprojektin taloushallinta

10 Markkinointi Huomioitava Kohderyhmä Tapahtuman imago ja sisältö Myyntikanava Pääsylipun hinta Kilpailevat asiat ajankohta

11 Markkinointi Printtimainonta Flyerit, julisteet, lehtiset, lehtimainokset Sähköinen mainonta Radio, tv, internet Suoramainonta Henkilökohtainen myyntityö suhdetoimintamarkkinointi aiheesta enemmän luennolla Yleisötapahtuman markkinointi ja viestintä

12 Tiedotus Ulkoinen ja sisäinen tiedotus Ennen tapahtumaa, tapahtuman aikana, tapahtuman jälkeen Välineet www-sivut Sähköposti Puffit, tiedotteet tiedotustilaisuudet

13 Yhteistyökumppanit Sponsorointi/yhteistyökumppanit Mitä tapahtuma voi tarjota, mitä saada vastineeksi Imagoyhteensopivuus Yhteistyön tasot Neuvottelu Sopimukset toteutus

14 Ohjelmisto tapahtumaidea ja tavoitteet taustalla kohderyhmä budjetti medioiden, myyntilistojen seuraaminen trendien haistelu, ennakointi esiintyjien hankkiminen omat verkostot ohjelmatoimistot: suoraan esiintyjältä hyvissä ajoin (keskimäärin ½-1 vuotta aikaisemmin jopa 4 vuotta aikaisemmin KIRJALLISET SOPIMUKSET!!!

15 Palvelujen tuottajat/ tekninen tuotanto Ohjelmapalvelut esiintyjät, juontajat, oheisohjelma Tekniikkapalvelut ääni, valaistus, sähkö Aluerakentaminen aidat, lavat, rakennukset, Turvallisuuspalvelut järjestyksenvalvojat vartiointiliike ensiapu, ambulanssi ympäristöasiat jätteenkuljetusfirma

16 Festivaalialue rajattu alue: aidat, portit, saapumistiet yleisöalue katsomoalue myyntialue anniskelualue(et) roskapisteet/kierrätys wc:t infopiste ensiapupiste narikat ja löytötavarapiste leirintä- ja majoitusalueet opastaulut esiintyjien ja henkilökunnan alue esiintymislava(t) + backstage miksaustorni festivaalitoimisto + henkilöstön sosiaalitilat pressitilat

18 Palvelujen tuottajat catering palvelut lavastus, somistus, kalusteet tietotekniikka siivous ja jätehuolto kuljetuspalvelut sihteeri ja tulkkauspalvelut tuotemyynti markkinointi, tiedottaminen varainhankinta majoituspalvelut

19 Palvelujen ostaminen kirjalliset sopimukset vertaile hintoja ja kilpailuta (tarjouspyynnöt) sovi aikataulut ja toimitusehdot älä tingi laadusta

20 Sopimukset TEE AINA KIRJALLINEN SOPIMUS, JOS SOVITTAVAAN ASIAAN LIITTYY TALOUDELLISIA, OIKEUDELLISIA TAI IMAGOLLISIA TEKIJÖITÄ

21 Sopimukset yhteistyösopimukset esiintyjäsopimukset alihankintasopimukset oheismyyntisopimukset hankintasopimukset muista myös tarjouspyynnöt!

22 Luvat ja ilmoitukset ilmoitus poliisipiiriin ilmoitus elintarvikkeiden myynnistä ympäristövirastoon melulupa anniskelulupa tekijänoikeudet (Teosto, Gramex) lupa maanomistajalta

23 Luvat ja ilmoitukset lupahakemukset aina kirjallisina ja riittävän ajoissa keskeisiä asioita tapahtuman järjestäjä tapahtuman tarkoitus tapahtuman ohjelma tapahtuman järjestämispaikka (kartta) tapahtuman ajankohta (alkamis- ja päättymisajankohta) arvioitu yleisömäärä muut lupa/ilmoituskohtaiset asiat

24 Luvat ja ilmoitukset suuremmissa tapahtumissa kannattaa sopia eri viranomaisten kanssa tapaaminen, jossa käydään läpi turvallisuusasioita ennen tapahtumaa katselmus, jossa varmistetaan tapahtuman turvallisuus

Samankaltaiset tiedostot

Kulttuurituotanto projektina. Johdatus kulttuurituotannon suunnitteluun 2009 Petri Katajarinne

Kulttuurituotanto projektina. Johdatus kulttuurituotannon suunnitteluun 2009 Petri Katajarinne Kulttuurituotanto projektina Johdatus kulttuurituotannon suunnitteluun 2009 Petri Katajarinne Tuotannon vaiheet (IDEA) tavoitteiden määrittely määrälliset, laadulliset, taloudelliset suunnittelu toteutus