Miten järjestän toimivan kokouksen

Transkriptio

1 Miten järjestän toimivan kokouksen 1

2 Kokemus Kokousjärjestelyistä: Helsingin Messukeskus: Suomen suurin kokous- ja kongressikeskus Vuosittain 1400 kokousta Tapahtumakoordinaattori Kokoustoiminnan myyntipäällikkö Verkostosta: MPI (Meeting Professionals International): supplier-jäsen vuodesta 2003 hallituksen jäsen vuodesta 2003 Suomen MPI:n puheenjohtaja

3 Sisältö Kokousjärjestäjän muistilista Kokousjärjestelyjen osa-alueet: Tilat ja kalustus Tekniikka Tarjoilut Turvallisuus Laatu ja vastuullisuus Meeting Professionals International 3

4 Kokousjärjestäjän muistilista Tavoitteet Kohderyhmä Edellisen tapahtuman palaute Budjetti Ajankohta ja aikataulu Yhteistyökumppanit Kutsu- ja ilmoittautumisprosessi Paikkaan ja järjestelyihin liittyvät asiat Hyvä brief ja oman organisaation sitouttaminen Jälkihoito Palaute ja yhteenveto 4

5 Sijainti Järjestänkö kotona vai muualla : halutaanko yrityksen omiin tiloihin asiakkaita virkistäisikö henkilökuntaa olla välillä jossain muualla onko muualla parempi keskittymis- ja kokousrauha Tilaisuuden tyyppi: kertaluonteinen vai road-show luonnonrauhaa ja elämyksiä vai urbaani kokous kotikutoista ja lämminhenkistä vai tasokasta ja tyylikästä Saavutettavuus: aikataulu ulkomailta tulevia vai paikallisia delegaatteja julkisilla, omalla autolla vai kuljetuksella 5

6 Tilat Kaikki tilat samassa paikassa vs Eri osiot eri paikoissa =ajansäästö vs vaihtelu Tilatarve: Pääkokoustila / Ryhmätyötilat / Oheistilat / Lounas /Näyttely / Illallinen / Majoitus Onko kyseessä kokoustila vai kokoustilaksi varustettu tila Äänieristys / Akustiikka / Kalustus / Ilmastointi /Tekniikka 6

7 Kalustus Miten tavoitat parhaiten kuulijat: Lyhyt info tai tietoisku: tuolirivit (=teatterimuoto) Päivän tai pidempi seminaari: luokkamuoto (=tuolit ja pöytä) Koulutus tai workshop: ryhmäpöydät (=4-6 henkilöä per pöytä) Kokous: neuvottelupöytä (max 20 henkilöä per pöytä) Koulutus tai kokous: U-pöytä Miten vieraat viihtyvät parhaiten: Illanvietto tai Get Together: cocktail-kalustus (=buffet- ja baaripöydät) Juhlaillallinen: banketit (8-12 henkilöä per pöytä) 7

8 Kokoustekniikka Tilan koko: Ääni / Kamerat ja valkokankaat / Projisoinnin valoteho Näyttävyys: Valotekniikka / Visuaalinen suunnittelu ja projisoinnit / Teknisen toteutuksen taso IT-ratkaisut: Avoin / suljettu verkko / Webcasting ja tallenteet Vuorovaikutteisuus: Äänestysmahdollisuus / Kamerakuvaus Suunnittelu ja tekninen tuki: Ammattilaiset apuna 8

9 Tarjoilut Tilaisuuden luonne: Työkokous / Juhla Tilaisuuden osanottajat: Sukupuoli / Kansallisuus / Status Tarjoiluiden tarkoitus: Tehdä kylläiseksi / Jotain tarjolla / Tehdä vaikutus / Viivyttää vieraita Tilaisuuden ajankohta ja aikataulu: Kuinka nälkäisiä osanottajat ovat / Taukoajat Yrityksen viesti: Terveellisyys / Luxus Trendit Somistus ja esillepano: Neutraali / Teeman tai kauden mukainen / Yrityksen ilmeen mukainen 9

10 Turvajärjestelyt Kohteen turvallisuus Paloturvallisuus / Ripustukset ja asennukset / Järjestyksenvalvonta / Kulunvalvonta Henkilöturvallisuus Ensiapu / Henkilön (puhuja, osanottaja) turvajärjestelyt Tietoturva Tilat / Materiaali / Oma ja kokouspaikanhenkilökunta 10

11 Laatu ja vastuullisuus Laatusertifikaatti takaamassa kokousjärjestelyiden tason Tietty standardi toiminnalle Jatkuva parantaminen Asiakaslähtöisyys Vastuullinen kokouspaikka Kierrätys Lämmitys, ilmastointi, valaistus Kokousmateriaalin kierrätys 11

12 Verkostoidu Mikä on MPI (Meeting Professionals International) Kokous- ja tapahtuma-alan kansainvälinen verkosto Jäseninä kokous-/tapahtuma palveluiden tarjoajat ja ostajat Jäseniä Suomessa 70 / Euroopassa 2500 / maailmalla Miksi jäseneksi Supplier (=palveluiden tarjoaja): kontakteja ja alan koulutusta Planner (=palveluiden ostaja): koulutus, verkostoituminen Lisätietoa: 12

13 Kysymyksiä? 13