Hankeviestintää - miksi ja miten? Ilmari Nokkonen Viestinnän asiantuntija

Transkriptio

1 Hankeviestintää - miksi ja miten? Ilmari Nokkonen Viestinnän asiantuntija Ilmari.nokkonen@oph.fi

2 Aiheita Sopimukselliset velvoitteet, Euroopan unionin ja Erasmus+ -ohjelman näkyvyys Miksi viestintä on tärkeää? Viestintäsuunnitelma Viestinnän tavoitteet Sisäisen ja ulkoinen viestintä Erilaiset kanavat Viestinnän tulokset 07/09/2018 Opetushallitus 2

3 Sopimukselliset velvoitteet tulosten levittäminen on yksi EU-rahoituksen saamisen edellytyksistä ja siten osa hanketta hankkeella on velvoite kertoa hankkeen tuloksista ja rahoituksesta tarkoituksenmukaisesti, avoimesti ja näkyvästi viestinnän avulla levitetään tietoa hankkeen toiminnasta ja tuloksista 07/09/2018 Opetushallitus 3

4 Euroopan unionin ja Erasmus+ -ohjelman näkyvyys Edunsaajien on aina käytettävä Erasmus+ -ohjelman virallista logoa ( EU-lippu ) sekä Euroopan unionin nimeä kokonaan kirjoitettuna kaikessa viestinnässään ja esitemateriaaalissaan. Suositeltavin vaihtoehto kertoa Erasmus+ -ohjelman kautta saadusta EU-rahoituksesta on mainita materiaalissa EU-logon vieressä, että se on Yhteisrahoitettu Euroopan unionin Erasmus+ -ohjelmasta. Kerro viestintämateriaaleissa (esitteet yms.) ns. vastuuvapauslausekkeella myös siitä että Euroopan komissio ei vastaa julkaisun sisällöstä. This project has been funded with support from the European Commission Erasmus+ programme. This publication reflects the views only of the author, and the Commission cannot be held responsible for the contents of the publication. 07/09/2018 Opetushallitus 4

5 European Commission visual identity -> Use of the EU emblem in the context of EU programmes Visual identity and logos EACEA 07/09/2018 Opetushallitus 5

6 Miksi viestintää? Motivoi ja sitouttaa hankkeessa mukana olevia Edistää kokemusten ja hyvien käytäntöjen levittämistä Parantaa hankkeen ja sen toteuttajien näkyvyyttä ja tunnettuutta Auttaa löytämään uusia yhteistyökumppaneita sekä herättää kiinnostusta hanketta ja organisaatiota kohtaan Jokainen hanke vaikuttaa yksilötasolla, organisaatiotasolla tai alueellisesti. Siksi hankkeen kokemuksista ja tuloksista on tärkeää kertoa ulospäin. Kerro teidän hankkeesta, koska kukaan muu ei kerro! Se, mikä sinulle on arkista, voi olla uutta ja merkittävää toisille. Sekä pienissä että suurissa hankkeissa saadaan tuloksia, joita muidenkin kannattaa ottaa käyttöön! 07/09/2018 Opetushallitus 6

7 Viestintäsuunnitelma Heti hankkeen alusta asti kannattaa miettiä kuka vastaa hankkeen viestinnästä Arjen työkalu, jossa toimenpiteet ovat realistisesti toteutettavissa, ja ne määritellään hankkeen tavoitteiden ja kohderyhmien mukaan Yksinkertaisimmillaan taulukko, jossa on lueteltu viestinnän toimenpiteet, aikataulut ja vastuuhenkilöt Toimii hankkeen koordinaattorin työkaluna Hankeviestintä ei vaadi mittavaa viestintästrategiaa, vaan se voi olla pieniä tekoja - helppoja ja arjessa toimivia juttuja. Kaikkea ei kannata yrittää tehdä! Viestinnän peruskysymykset: Mitä? Miksi? Kenelle? Milloin? Kuka? Miten? 07/09/2018 Opetushallitus 7

8 Esimerkki viestintäsuunnitelman osista Viestinnän tavoitteet Kohderyhmät Viestintäkanavat Toimenpiteet Aikataulut, vastuuhenkilöt ja kustannukset Viestinnän tulosten arviointi 07/09/2018 Opetushallitus 8

9 Viestinnän tavoitteet Hankeviestinnän tavoitteita voivat olla esimerkiksi hankkeen tulosten levittäminen ja toiminnan kehittäminen keskustelun herättäminen hankkeen teemoista tiedon välittäminen hankkeen tuloksista hankkeen tapahtumien markkinointi hankkeen tai organisaation näkyvyyden lisääminen ja tunnettuuden parantaminen organisaation yhteisökuvan rakentaminen 07/09/2018 Opetushallitus 9

10 Hankeviestintä: sisäinen ja ulkoinen Hankkeen sisäinen viestintä: varmistaa ajantasaisen tiedonkulun, innostaa, osallistaa, sitouttaa ja tarjoaa vaikuttamismahdollisuuksia Hankkeen ulkoinen viestintä: tekee hanketta ja sen tuloksia tunnetuksi laajemmalle yleisölle sekä lisää hankkeen näkyvyyttä ja vaikuttavuutta Yhä vaikeampaa vetää rajaa sisäisen ja ulkoisen viestinnän välillä, kaikkeen mitä teemme liittyy viestintää Mieti sisältö paitsi halutun kohderyhmän niin myös kyseiselle kanavalle luontevien ilmaisukeinojen ja -mahdollisuuksien mukaan 07/09/2018 Opetushallitus 10

11 Sosiaalinen media Tietoa hankkeesta ja sen tuloksista kannattaa levittää myös omien ja/tai oman organisaation some-kanavien kautta Samat kysymykset pätee: Mitä? Miksi? Milloin? Missä? Miten? Kenelle? Henkilöt, kokemukset ja tunnelmat kiinnostaa Mitä kieltä käytetään? Kaikelle ei aina kannata perustaa omaa tiliä Sopikaa #hashtageista ja kannustakaa käyttämään niitä! Kysykää oman organisaation some-tileistä 07/09/2018 Opetushallitus 11

12 Mediatiedote Tiedotteen tavoite on herättää toimittajien mielenkiinto ja saada heidät kirjoittamaan hankkeesta. Tarkastele asiaa lukijan/katsojan, älä hankkeesi näkökulmasta. Paikallismedia on helpompi saada kiinnostumaan kuin valtakunnallinen media, mutta hankkeessanne voidaan hyvin käsitellä asioita, joilla on mahdollista herättää laajempaakin kiinnostusta. Älä siis suotta ujostele ottaa yhteyttä valtamedioihin! Toimitukset ottavat tiedotteet vastaan mieluiten sähköpostitse. Toinen tapa lähestyä mediaa on ottaa suoraan yhteyttä toimitukseen ja siellä joko toimitus- tai uutispäällikköön tai suoraan aihepiiristä kiinnostuneeseen toimittajaan. Mediaan voi olla yhteydessä myös somessa (Twitter). 07/09/2018 Opetushallitus 12

13 Viestinnän tulokset ja vaikuttavuus Jo tavoitteiden asettamisen yhteydessä on hyvä sopia millä onnistumista mitataan Joitakin esimerkkejä viestinnän mittareista: verkkosivujen perustiedot kuten sivuston kävijämäärät näkyvyys perinteisessä mediassa (mediaosumien määrä) näkyvyys sosiaalisessa mediassa (esimerkiksi hankkeen julkisen Facebook-sivun tykkäykset jne.) videoiden katselumäärät hankkeessa järjestettyihin, ulkopuolisille suunnattuihin tapahtumiin ja seminaareihin osallistuneiden lukumäärä hankkeessa mahdollisesti tehtyjen tuotteiden jakelumäärä 07/09/2018 Opetushallitus 13

14 Vinkkejä viestintään Kaikille ja kaikesta ei ehdi eikä voi viestiä - kannattaa miettiä, mikä on meidän hankkeelle tärkeää Viestintä on helpompaa ja selkeämpää, kun kaikilla on yhteinen käsitys ydinviesteistä Sisältö tärkeää - kiinnostavalle tarinalle riittää aina kuulijoita Nuoret mukaan kaikissa viestinnän vaiheissa: esimerkiksi viestintäsuunnitelman voi laatia yhdessä nuorten kanssa Kansainvälisistä hankkeista viestiminen ei ole aina helppoa Monikielisyys, monikulttuurisuus Hankkeen hajautuminen useampaan maahan Keskustelu ja sopiminen kumppaneiden kanssa 07/09/2018 Opetushallitus 14

15 Inspiraatiota hankeviestintään! Logot ja viestintäohjeet Erasmus+ -hankkeille -> Ideoita ja inspiraatiota hankeviestintään - jokainen hanke vaikuttaa! viestintaohjeet 07/09/2018 Opetushallitus 15

16 Tervetuloa Erasmus+ -lähettilääksi! Mahdollisuus ottaa Suomen virallinen Instagram-tili haltuun 1-2 viikon ajaksi Näkyvyyttä hankkeelle ja omalle toiminnalle Lisätiedot ja ilmoittautumisohjeet: m Kannustamme myös lämpimästi jakamaan Erasmus+ -kokemuksiasi omien sosiaalisen median kanaviesi kautta! #ILoveErasmusPlus #ErasmusPlus 07/09/2018 Opetushallitus 16

17 Kiitos!