Pyhärannan kunta senioripalvelut Tarjouspyyntö 4.9.2017 HANKINTAILMOITUS: TEHOSTETUN PALVELUASUMISEN ASIAKASPAIKAT KUNNAN MAKSUSITOUMUKSELLA Pyhärannan kunta pyytää tarjouksia kunnan maksusitoumuksella olevien asiakkaiden tehostetusta palveluasumisesta. Kunnan asukasluku on 31.12.2016 yhteensä 2074, joista yli 75-vuotiaita oli yhteensä 236 (naisia 138 ja miehiä 98). Arvio vuodelle 2017 on, että yli 75-vuotiaita olisi 252, joista naisia 141 ja miehiä 111. Kunnan ikääntymispoliittisen strategian (2016-2020) mukaisesti yli 65-vuotiaiden määrä tulee vuoteen 2025 mennessä kasvamaan 637 henkilöön, joista 328 on yli 75-vuotiaita. Nykyisin kunta tarjoaa tehostetun palveluasumisen / vanhainkodin paikan yhteensä 33 henkilölle, joista 9 on palvelusetelillä. 1. Hankinnan kohde ja tavoitteet 2. Sopimuskausi Pyhärannan kunnan asukkailleen tarjoamat sosiaalihuoltolain (1301/2014) 21 :n tarkoittamat tehostetun palveluasumisen palvelut. Palvelujen tulee noudattaa kaikkia niille lainsäädännössä asetettuja vaatimuksia ja valvovien viranomaisten antamia määräyksiä sekä niiden tulee laadultaan vastata Pyhärannan kunnanvaltuuston 2.2.2015 4 hyväksymässä vanhusten tehostetun palveluasumisen palvelusetelin sääntökirjassa (liitteenä) asetettua palvelukuvausta (palvelusetelin ja maksusitoumuksien neutraalisuusvaatimus). Tällä tarjouspyynnöllä pyydetään lopullisia tarjouksia koskien Pyhärannan kunnan asukkaille tuotettavia tehostetun palveluasumisen palveluja tilanteessa, jossa asiakas on oikeutettu ympärivuorokautiseen hoivaan, mutta kieltäytyy sosiaali- ja terveydenhuollon palvelusetelistä annetun lain (569/2009) 6.1 :n tarkoittamalla tavalla kunnan ensisijaisesti hänelle tarjoamasta palvelusetelistä. Osatarjoukset eivät ole sallittuja. Vaihtoehtoiset tarjoukset eivät ole sallittuja. Hankinnan kohteena ovat nykyisten (hankintailmoituksen jättämishetki) maksusitoumusasiakkaiden ja vanhainkodeissa olevien asiakkaiden palvelut sekä uusien asiakkaiden palvelut (puitesopimus). Hankinnan aikana on mahdollista, että osa asiakkaista siirtyy palvelusetelille tai asiakasmäärä muutoin muuttuu. Sopimus tehdään kuudeksikymmeneksi (60) kuukaudeksi hankintasopimuksen allekirjoittamisesta. Tavoitteellinen aloitusaika on marras-joulukuussa 2017. Pyhärannan kunta (tai myöhempi hankintasopimuksen osapuoli) varaa mahdollisuuden jatkaa sopimusta toistaiseksi voimassaolevana sopimuskauden päättymisestä alkaen. Johtuen sosiaali- ja terveyspalveluja koskevan lainsäädännön muutoksista, on epävarmaa, onko kyseinen sopimusmääräys tuolloin voimassaolevan lainsäädännön kanssa yhteensopiva. Toistaiseksi voimassaolevaksi muuttuva sopimus on mahdollista irtisanoa kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla tai sopimalla siitä erikseen sopimuksen osapuolten kesken.
Hankintaan sovelletaan kuntien ja kuntayhtymien eräiden oikeustoimien väliaikaisesta rajoittamisesta sosiaali- ja terveydenhuollossa annettua lakia (548/2016). 3. Hankintamuoto ja -menettely Julkisista hankinnoista annetun lain (1397/2016) 32 :n tarkoittama avoin menettely. Hankinta on EU-kynnysarvot ylittävä sosiaalipalvelujen ja muiden erityispalvelujen hankinta. Hankinta toteutetaan käyttäen hankintalain 56.2 :n tarkoittamaa määräaikaa (35 päivää ilmoituksen jättämisestä). Hankinnasta on ilmoitettu lähettämällä hankintailmoitus 4.9.2017 julkaistavaksi tarjouskanava Hilmassa ja edelleen EU:n virallisessa lehdessä sekä julkaisemalla hankintailmoitusta koskeva tuloste ja sen liitteenä oleva tarjouspyyntöasiakirja Pyhärannan kunnan verkkosivuilla (www.pyharanta.fi). Hankintayksiköllä on oikeus keskeyttää hankinta tarvittaessa. Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muistakaan tarjouksen tekemiseen liittyvistä kuluista ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjousasiakirjat ovat suomen kielellä. Hankinta toteutetaan kilpailuttamalla palvelun asiakaskohtainen vuorokausihinta kunnalle vähentämättä siitä asiakkaan asiakasmaksulain ja -asetuksen perusteella maksettavaksi määräytyvää ja viranomaisen asiakkaalle erillisellä päätöksellä määräämää asiakasmaksua. Hankintasopimuksessa voidaan kuitenkin mahdollisesti sopia, että palveluntarjoaja kerää asiakkaan osuuden ja laskuttaa kuntaa vain erotuksen osalta. 4. Yhteydenpito ja lisätiedot Tarjoaja voi tarjouskilpailun aikana pyytää tarjouspyyntöön liittyviä lisätietoja sähköpostitse lähettämällä kysymykset Pyhärannan kunnan kirjaamoon (kunta@pyharanta.fi tai Pajamäentie 4, 23950 Pyhäranta). Kysymykset on lähetettävä viimeistään 19.9.2017 klo 12:00 mennessä. Sähköpostin aihekenttään pyydetään ystävällisesti kirjoittamaan Tehostetun palveluasumisen kilpailutus/kysymykset. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun takaamiseksi muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei vastata. Vastaukset kysymyksiin lähetään yhtäaikaisesti, samansisältöisinä kaikille kysymyksiä jättäneille sekä yhteystietonsa kysymysten jättöpäivään mennessä lähettäneille. Myöhemmin tarjouskilpailusta kiinnostuneet voivat pyytää kysymyksiä ja vastauksia edellä mainitusta hankintayksikön sähköpostiosoitteesta. Kysyjän nimeä tai muita tarjoajaa koskevia tietoja ei ilmoiteta kysymysten ja vastausten yhteydessä. Tarjoajan vastuulla on huomioida kysymykset ja niihin annetut vastaukset sekä käyttää hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja tarjousta antaessaan. 5. Tarjousasiakirjojen ja hankinta-asiakirjojen julkisuus Tarjousasiakirjojen julkisuuteen sovelletaan lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta. Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi tai asianosaisjulkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjouksen tai tarjousten valinta- ja vertailuperusteet, hinnat ja muu sisältö siltä osin kuin ne eivät sisällä salassa pidettävää tietoa tulevat julkisiksi. Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin ja
erotettava nämä tiedot selvästi muusta aineistosta tarjouksessaan. Hintaa ei pidetä liike- tai ammattisalaisuutena (JulkL 11 ). Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. 6. Tarjousten jättäminen ja voimassaolo Pyhärannan kunnanhallitukselle osoitettu tarjous on toimitettava määräaikaan mennessä osoitteeseen kunta@pyharanta.fi tai Pyhärannan kunta, Pajamäentie 4, 23950 Pyhäranta. Määräaika tarjousten jättämiselle on 12.10.2017 klo 15:00. Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon. Tarjoaja vastaa siitä, että on toimittanut oleelliset asiakirjat ja vastannut kaikkiin tarjouspyynnössä esitettyihin kysymyksiin. Tarjousten tulee olla voimassa ainakin 31.12.2017 asti. 7. Tarjousten käsittely Pyhärannan kunnan kirjaamoon määräajassa saapuneet tarjoukset lähetetään määräajan päättymisen jälkeen varsinaisen päätöksen valmistelusta vastaaville viranhaltijoille, jotka avaavat tarjoukset sekä suorittavat teknisen tarkastuksen, jossa selvitetään se, täyttävätkö tarjoajat asetetut kelpoisuusvaatimukset. Samassa yhteydessä suoritaan muutoinkin tarjousten sisällön ja tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen sekä hyväksyttävien tarjousten osalta tarjousten vertailu. Tarjoukset toimitetaan Pyhärannan kunnanhallituksen käsiteltäväksi, suunnitelman mukaisesti 30.10.2017 pidettävään kokoukseen, jolloin todetaan tarjousvertailun tulos sekä päätetään toteutetaanko hankinta vai keskeytetäänkö se. Hankintapäätöksen jälkeen hankinta pannaan täytäntöön selvittämällä kunkin asiakkaan mahdollinen siirtokelpoisuus uuden sopimuksen mukaisen palvelutarjoajan toimipisteeseen sekä suoritetaan mahdolliset siirrot. Tässä yhteydessä hankinnan kohteena olevat asiakkaat voivat luonnollisesti siirtyä käyttämään myös palveluseteliä, jolloin siirto ei heitä koske. 8. Vaatimukset tarjouksen jättäviltä palveluntuottajilta Palveluntarjoajalla tulee olla Suomen lainsäädännön vaatimat kelpoisuudet tarjota edellä kerrottuja palveluja. Palveluntarjoajalta edellytetään sellaista asiantuntemusta, vakavaraisuutta ja muutakin kyvykkyyttä, jota objektiivisesti arvioiden voidaan kyseisiä palveluja tuottavilta tahoilta edellyttää. Palvelun tulee olla tarjolla suomen kielellä. Palvelun tulee tapahtua kohtuullisen matkan päässä kyseisen pyhärantalaisen asiakkaan kotoa, palveluntarjoajan hallinnoimissa tiloissa, jotka valvontaviranomainen on hyväksynyt. 9. Tarjousten sisältö Tarjouksen tulee sisältää: 1) ehdokkaan tunnistetiedot (nimi, osoite, y-tunnus, yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot sekä virallinen sähköpostiosoite, johon päätökset voidaan toimittaa), 2) korkeintaan kaksi (2) kuukautta vanha kaupparekisteriote; 3) verovelkatodistus; 4) vakuutus siitä, että ehdokas pystyy tarjoamaan hankinnan kohteena olevan palvelun,
5) tarjoajan vakuutus elinkeinotoiminnan harjoittamisoikeudesta, kaupparekisterissä tai vastaavasta rekisterissä sekä ennakkopidätysrekisterissä, työnantajarekisterissä sekä arvonlisäverorekisterissä merkittynä olemisesta (asiakirjat voidaan pyytää erikseen, huomaa, että kaupparekisteriote vaaditaan, ks. edellä), 6) ehdokkaan vakuutus siitä, että määräävässä asemassa yhtiössä olevilla henkilöillä on puhdas rikosrekisteriote, 7) ehdokkaan vakuutus siitä, että ehdokkaalla on taloudelliset edellytykset tuottaa palvelu (tilinpäätöstiedot liitteeksi), 8) ehdokkaan vakuutus siitä, että ehdokkaan taloudellinen tilanne on vähintään Suomen Asiakastieto Oy:n ratingluokituksessa A+ tai vastaava (selvitys liitteeksi); 9) ehdokkaan vakuutus siitä, että on suorittanut sijaintimaansa 1) verot, 2) sosiaaliturvamaksut ja 3) eläkemaksut sekä suoriutuu muista yhteiskunnallisista velvoitteistaan (asiakirjat voidaan pyytää erikseen, huomaa, että verovelkatodistus vaaditaan, ks. edellä); 10) ehdokkaan vakuutus siitä, ettei ehdokasta koske mikään hankintalain 80 tai 81 :n tarkoittamista poissulkemisperusteista; 11) ehdokkaan ilmoitus enintään viidestä (5) referenssistä, joiden katsoo osoittavan kyvykkyytensä tuottaa palvelua, joka on nyt hankinnan kohteena (vapaamuotoiset selvitykset liitteeksi); 12) ehdokkaan selvitys mahdollisista alihankkijoista, joita palveluntuotannossa aikoo käyttää; 13) palvelunkuvaus; 14) laadunvarmistusselvitys; 15) vastuuhenkilön ja hänen varahenkilönsä ansioluettelo, mikäli tällaiset henkilöt voidaan jo tässä vaiheessa osoittaa; 16) asiakas- ja reklamaatiojärjestelmän kuvaus; 17) raportointi- ja yhteistyömallin kuvaus; sekä 18) ehdokkaan selvitys mahdollisista alihankkijoista, joita palveluntuotannossa aikoo käyttää. Sisällöllisesti tarjouksessa on annettava vastaus siihen, miten katsoo tarjoamansa palvelun täyttävän tehostetulle palveluasumiselle lainsäädännössä ja viranomaisten päätöksin asetetut vaatimukset sekä edellä mainitussa Pyhärannan kunnanvaltuuston hyväksymässä palvelusetelin sääntökirjassa esitetyt palvelua koskevat vaatimukset. Tarjoajien on ilmoitettava hinta ilman arvonlisäveroa seuraavasti: 1) asiakaskohtainen vuorokausihinta pitkäaikaiseen ympärivuorokautiseen hoivaan; sekä 2) asiakaskohtainen vuorokausihinta intervallijaksolle. Mikäli sama palveluntarjoaja tarjoaa useampia erihintaisia yksikköjä hankintayksikön käyttöön, käsitellään kukin yksikkö erillisenä. Nämä on kuitenkin mahdollista esittää samassa
tarjouksessa. Tarjouksessa tulee myös ilmoittaa kuinka monta asiakasta se voi ottaa hoitaakseen loppuvuoden 2017 aikana. Selkeyden vuoksi todetaan, että jatkossakin kunta (tai mahdollisesti myöhemmin maakunta taikka muu viranomainen) tekee kaikki palvelupäätökset. Tämä tarkoittaa sitä, että kunta päättää tuleeko asiakas ympärivuorokautisen hoivan piiriin vai ei tai onko tämä oikeutettu intervallijaksoon. 10. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu Hankinta toteutetaan kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteella. Ne tarjoukset, jotka täyttävät tarjouspyynnössä asetetut vaatimukset, vertaillaan esitettyjen vertailuperusteiden avulla. Tarjoajaa pyydetään varmistumaan siitä, että kaikkiin vertailuperusteisiin liittyen on toimitettu riittävä määrä asiakirjoja ja tietoja, joiden perusteella tilaaja voi saada riittävän selkeän kuvan vertailun pohjaksi. Edelleen tarjoajaa pyydetään varmistumaan siitä, että on toimittanut kaikki tässä tarjouspyynnössä edellytetyt asiakirjat ja muut vakuutukset Pyhärannan kunnan kirjaamoon määräaikaan mennessä. Hankinta ratkaistaan seuraavin perustein ja painotuksin: 1. Hinta 100 %. Kriteerit jakautuvat seuraavasti: 2. Hintaa vertaillaan kahdessa eri kategoriassa seuraavilla painotuksilla: a. asiakaskohtainen vuorokausihinta pitkäaikaisessa ympärivuorokautisessa hoivassa; b. asiakaskohtainen vuorokausihinta intervallijaksolla. Tarjousten perusteella tarjoajat asetetaan järjestykseen molemmissa kategorioissa tarjotun asiakaskohtaisen vuorokausihinnan perusteella. Tämän jälkeen kunta tekee palvelua koskevat puitesopimukset useampien, vähintään kolmen palveluntarjoajan kanssa edellyttäen, että tarjoajia on vähintään kolme. Olemassa olevien asiakkaiden osalta tarjouskilpailun voittaja on oikeutettu tekemään varsinaiset asiakaskohtaiset sopimukset niin monen asiakkaan osalta kuin sillä on tarjolla tarjouksessaan ilmoittamia paikkoja. Tämän jälkeen sopimisoikeus siirtyy seuraavalle ja edelleen sitä seuraavalle vastaavalla tavalla, kunnes kaikkia nykyisiä asiakkuuksia koskevat paikat on täytetty. Tässä yhteydessä on huomattava, että olemassa olevilla asiakkailla on oikeus siirtyä käyttämään palveluseteliä ja siirtyä hankinnan ulkopuolelle. Edelleen on syytä huomioida, että sosiaalisin ja terveydellisin syin on mahdollista, ettei tietyn asiakkaan osalta mahdollista siirtoa toteuteta. Mahdollisten asiakassiirtojen täytäntöönpanossa on huomioitava lisäksi myös nykyiset kunnan sitoumukset ja niiden irtisanomisajat. Vastaavasti uusien tehostetun palveluasumisen asiakkaiden osalta hankinnalla muodostetaan puitesopimuksellinen ns. soittojärjestys, jolloin tarjouskilpailussa ensimmäiseksi tulleelta palveluntarjoajalta tiedustellaan ensimmäisenä onko tällä mahdollisuus tarjota palvelua uudelle asiakkaalle, kun palveluntarve ilmenee. Mikäli palvelua ei voida tarjota, otetaan yhteyttä seuraavaan palveluntarjoajaan ja niin edelleen. Mikäli kukaan tarjouskilpailun perusteella puitesopimussuhteeseen kunnan kanssa tässä
11. Lisätiedot hankintamenettelyssä tullut palveluntarjoaja ei voi tarjota paikkaa, on kunnalla tapauskohtaisesti oikeus tehdä sopimus muiden tahojen kanssa. Lisätietojen antaja: kunnanjohtaja Matti Muukkonen, matti.muukkonen@pyharanta.fi ja palvelu- ja kehityspäällikkö Hanna Piironen, hanna.piironen@pyharanta.fi.