Sisäinen vuokra kunnassa ja kuntayhtymässä

Sisäinen vuokra kunnassa ja kuntayhtymässä

TEKIJÄ Harri Isoniemi ISBN 978-952-293-203-7 (pdf) ISBN 978-952-213-086-0 (nid.) Suomen Kuntaliitto Helsinki 2009 Suomen Kuntaliitto Toinen linja 14 PL 200 00101 Helsinki Puh. (09) 7711 Faksi (09) 771 2291 www.kunnat.net

Sisältö 1 Esipuhe 5 2 Toimitilat kuntien ja kuntayhtymien palvelutuotannossa 7 2.1 Kuntien ja kuntayhtymien toiminta ja tavoitteet 7 2.2 Kuntien ja kuntayhtymien kiinteistöomaisuus 9 2.3 Toimitilakustannukset 12 2.3.1 Pääomakustannukset 12 2.3.2 Ylläpitokustannukset 15 3 Sisäinen vuokrajärjestelmä kunnassa ja kuntayhtymässä 17 3.1 Sisäisen vuokrajärjestelmän osapuolet 18 3.1.1 Käyttäjä ja ylin johto 20 3.1.2 Ylin johto ja tilakeskus 21 3.1.3 Tilakeskus ja tilojen käyttäjät 23 3.2 Sisäisen vuokrajärjestelmän hyödyt 24 4 Sisäisen vuokran määritys ja laskenta 26 4.1 Sisäisen vuokran osat 26 4.2 Omien rakennusten sisäisten vuokrien määritys 27 4.3 Pääomavuokra 29 4.3.1 Rakennusten arvot 30 4.3.2 Korkotuottovaatimus 34 4.3.3 Korjausvastike 37 4.3.4 Korjausvastike ja korkotuottovaatimus = pääomavuokra 40 4.3.5 Peruskorjausinvestointien sisällyttäminen pääomavuokraan 41 4.4 Ylläpitovuokra 43 4.4.1 Ylläpitovuokran määrittely ja sisältö 43 4.4.2 Ylläpitovuokran laskenta 46 4.5 Osake ja vuokratilojen sisäisten vuokrien määritys 50 4.6 Rakennustasoinen sisäinen vuokra 52 4.7 Sisäinen vuokra käyttäjittäin 53 4.8 Sisäisen vuokran muut periaatteet 54 4.8.1 Tiloista luopuminen 55 Sisäinen vuokra kunnassa ja kuntayhtymässä 3

4.8.2 Sisäisen vuokran tarkistaminen 56 5 Sisäisen vuokrajärjestelmän toteuttaminen 59 5.1 Sisäisten vuokrien käyttöönotto 59 5.2 Toimiva tilayksikkö eli tilakeskus 63 6 Miksi sisäinen vuokra? 66 7 Lopuksi 68 Käsitteet 69 Lähteitä ja lisätietoa 76 4 Sisäinen vuokra kunnassa ja kuntayhtymässä

1 Esipuhe Sisäisen vuokran tarkoitus on kohdistaa kunnan tai kuntayhtymän sisällä kiinteistöjen käytöstä ja omistamisesta aiheutuneet kustannukset toimitilojen käyttäjille. Sisäinen vuokra kohdistaa tilakustannukset tilojen käytön perusteella oikeudenmukaisesti ja ohjaa samalla tilojen tehokkaaseen käyttöön. Sisäisen vuokran kautta voidaan myös entistä paremmin varautua tuleviin peruskorjauksiin. Sisäinen vuokra onkin oiva työkalu kiinteistöomaisuuden ja tilojen käytön johtamiseen. Erityisesti isommissa yli 20 000 asukkaan kunnissa sisäiset vuokrat ovat olleet käytössä jo useita vuosia, mutta varsinkin viime aikoina ne ovat olleet ahkerasti keskustelun ja kritiikin kohteena. Sisäisten vuokrien olemassaolon kyseenalaistavat sekä tilojen käyttäjät että päätöksentekijät. Kritiikki johtuu usein siitä, että sisäistä vuokraa tarkastellaan hyvin kapeasti eikä sen sisältöä ymmärretä riittävästi. Yleinen harha on, että omat toimitilat eivät maksa niiden rakentamisen tai hankinnan jälkeen mitään. Tilakeskusta saatetaan syyttää mm. rahan keräämisestä hallintokunnilta epäoikeudenmukaisesti. Tällaiselta vältytään, kun kuntien hallintokunnat ja kuntayhtymien eri yksiköt ymmärtävät sisäisen vuokran periaatteet sekä vuokrien määrittelyn oikeudenmukaisuuden, mikä tietysti vaatii riittävää tiedottamista ja kouluttamista aiheesta. Tämä kirja pyrkii konkreettisesti kertomaan, mitä hyötyä kunnalle tai kuntayhtymälle ja tavalliselle veronmaksajalle on sisäisestä vuokrasta. Sisäinen vuokra kunnassa ja kuntayhtymässä -kirja on perusteos sisäisen vuokran käytöstä. Kaikki toiminnat tarvitsevat tilan, josta aiheutuu tilakustannuksia. Tämän kirjan tavoitteena on hahmottaa mistä nämä tilakustannukset (pääoma- ja ylläpitokustannukset) muodostuvat sekä miksi ja miten näistä kustannuksista pitäisi muodostaa sisäinen vuokra. Tämän lisäksi kirjassa tarkastellaan sitä, miten määritelty sisäinen vuokra toimii koko kunnan tai kuntayhtymän tasolla. Sisäinen vuokra kunnassa ja kuntayhtymässä on tarkoitettu kuntien/ kuntayhtymien tilakeskuksille, tilojen käyttäjille ja ylimmän johdon henkilöstölle sekä luottamusmiehille. Kirjassa on konkreettisia malleja, esimerkkejä ja vaihtoehtoja sisäisestä vuokrasta. Siinä on myös lyhyt ku vaus sisäisen vuokrajärjestelmän käyttöönotosta. Kirjan lopusta löytyy käsiteluettelo kirjassa käytetyistä käsitteistä sekä tietoa vuokrien määrittelystä kertovista julkaisuista. Sisäinen vuokra kunnassa ja kuntayhtymässä 5

Kirjan on kirjoittanut tekniikan lisensiaatti, valtiotieteen maisteri Harri Isoniemi, joka toimii omistamassaan Trellum Consulting Oy:ssä kiinteistöhallinnon ja sisäisten vuokrien kehittämiseen keskittyneenä liikkeenjohdon konsulttina. Isoniemellä on kokemusta lukuisista sisäisen vuokran käyttöönottoprojekteista kunnissa, kuntayhtymissä ja aluepelastuslaitoksissa yli kymmenen vuoden ajalta. Työtä on ohjannut rakentamistalousinsinööri Jorma Ruokojoki Kuntaliitosta. 6 Sisäinen vuokra kunnassa ja kuntayhtymässä

2 Toimitilat kuntien ja kuntayhtymien palvelutuotannossa 2.1 Kuntien ja kuntayhtymien toiminta ja tavoitteet Kuntien ja kuntayhtymien tehtävänä on tuottaa kuntalaisille palveluja, jotka nämä itse rahoittavat pääosin verovaroin. Kuntalaisten tarvitsemista ja verovaroin tuotetuista palveluista päättävät kuntalaisten valitsemat luottamushenkilöt. Palveluiden tuottamista varten tarvitaan erilaisia resursseja, joita ovat mm. henkilökunta, koneet ja laitteet, toimitilat sekä muut palvelut ja materiaalit. Toimitilat palveluineen ovat keskeinen resurssi kaikkien kuntien ja kuntayhtymien palvelutuotannossa, sillä esimerkiksi kuntien koulutoimen menoista 15 20 prosenttia on toimitilakustannuksia. KUNTALAISET Tarve ja rahoitus Valtuusto, hallitus ja lautakunnat Palvelut Talousarvio Seuranta Kuntien ja kuntayhtymien tuottamat palvelut Resurssit: 1) Henkilökunta 2) Koneet ja laitteet 3) Toimitilat palveluineen 4) Muut palvelut ja materiaalit Kuva 1. Kuntien ja kuntayhtymien toiminta Sisäinen vuokra kunnassa ja kuntayhtymässä 7

Verovaroin tuotetaan hyvin erilaisia palveluja. Päiväkodit, koulut, terveydenhuolto ja kirjastot tarvitsevat kaikki omanlaisensa resurssiyhdistelmän. Myös palvelujen tuotannossa tarvittavien toimitilojen ominaisuudet poikkeavat niin tilojen kuin tarvittavien tilapalveluidenkin osalta huomattavasti. Esimerkiksi kaupungin päiväkotiverkoston avulla ei yleensä olisi mahdollista tuottaa terveydenhuollon- tai kirjastopalveluja. Kuntien ja kuntayhtymien tehtävä on tuottaa palveluita tehokkaasti ja taloudellisesti resursseina henkilöstö, koneet ja laitteet, toimitilat palveluineen sekä muut tukipalvelut. Kuntien ja kuntayhtymien johtamisessa puhutaan yhä enemmän konsernijohtamisesta. Tällöin mm. erilaisille palveluille pyritään asetta maan talousarviossa mitattavia tavoitteita, joita sitten poliittisessa päätöksenteossa seurataan. Lähtökohtana on käyttää palvelutoiminnan määrä rahoja mahdollisimman tehokkaasti ja taloudellisesti eli tuottaa mahdollisimman paljon palveluita vaaditulla/halutulla laatutasolla. Tämä tehokkuus toteutuu, kun palvelutuotannon resurssit osataan mitoittaa oikein. Tässä toimitilat ovat keskeinen tuotannontekijä, joka joko mahdollistaa tai luo esteitä tehokkaalle palvelutuotannolle. Toimitilat Varallisuus Resurssi Kuva 2. Rakennukset ja toimitilat = varallisuus ja resurssi Toimitilat sitovat runsaasti kuntien ja kuntayhtymien rahaa. Koska palveluissa tarvitaan tiloja, eivät kunnat mitenkään voi välttyä myöskään tilakustannuksilta. Niiden maksutapoja on kuitenkin erilaisia. Jos kunnat omistavat tilat itse puhutaan sekä investointirahoista että investointien käytön käyttötalousrahoista ja jos kunnat vuokraavat tai muulla tavoin hankkivat tilat ulkoa, kuluu niihin runsaasti ainoastaan käyttötalousrahaa. Toimitilat ovat myös tärkeä osa vuotuisia talousarvioita, koska suuri osa kaikista investoinneista suuntautuu toimitilojen toimintakyvyn ylläpitämiseen. Kuntien ja kuntayhtymien palveluissa tapahtuvat palvelukysyn- 8 Sisäinen vuokra kunnassa ja kuntayhtymässä

nän ja -tarpeen muutokset luovat nekin paineita erilaisille toimitilainvestoinneille, jotka nostavat palvelutuotannon käyttötalousmenoja. Kunnat ovat huomattavia kiinteistövarallisuuden omistajia sekä toimitilaresurssin käyttäjiä. Viime vuosikymmenen aikana kunnat ja kuntayhtymät ovat alkaneet paremmin tunnistaa roolinsa suuren rakennusvarallisuuden omistajana. Toimitilojen hallintaa varten on perustettu erillisiä tilakeskuksia huolehtimaan kiinteistövarallisuudesta sekä toimitilojen kelpoisuudesta palvelutuotantoon. Kunnan ja kuntayhtymän varsinaisesta toiminnasta eriytetty tilakeskus ja sisäinen vuokra ovat välineitä, joilla toimitilat sekä niihin liittyvät palvelut saadaan entistä paremmin hallintaan osana koko kunnan tai kuntayhtymän toimintaa. Tärkeä peruste erillisten yksiköiden perustamiseen on ollut myös pyrkimys turvata tarvittava peruskorjausrahoitus sisäisen vuokran kautta. 2.2 Kuntien ja kuntayhtymien kiinteistöomaisuus Peruskorjaus Suhteellisen suurena erillisenä hankkeena toteutettava korjausrakentaminen, korvaa rakennuksen kumulatiivista kulumista Kunnat ovat pääosin tyydyttäneet oman toimitilatarpeensa rakentamalla tai rakennuttamalla tarvittavat toimitilat omaan omistukseensa. Kunnissa rakennukset muodostavat noin 25 prosenttia ja kuntayhtymissä peräti 50 prosenttia taseen eli koko omaisuuden loppusummasta. 1 Kuntien toimitiloista huomattava osa on rakennettu 1960 1980-luvuilla, jolloin pitkälti luotiin nykymuotoiset hyvinvointipalvelut. Rakennuttamalla tarvittavia toimitiloja luotiin samalla myös huomattava varallisuus, jonka hoidosta, kunnossapidosta sekä investoinneista on sen jälkeen tingitty. Toimitilat ovat olleet helppo vuosittainen säästökohde, koska säästötoimien vaikutukset eivät ole näkyneet heti. Pidemmällä aikavälillä tämä on kuitenkin johtanut siihen, että kuntien kiinteistöomaisuus on päässyt huonoon kuntoon ja peruskorjauksen tarpeessa olevien rakennusten määrä kasvaa jatkuvasti. Nyt useissa kunnissa ja kuntayhtymissä ollaan tilanteessa, jossa aiemmin tingittyjen toimitilojen peruskorjaukset on pakko tehdä, jotta toimitiloja voidaan ylipäänsä palvelutoiminnassa enää käyttää. 1 Tilastokeskus: Kuntien talous ja toiminta (2004), Tilastokeskus: Kuntayhtymien talous (2004) Sisäinen vuokra kunnassa ja kuntayhtymässä 9

Julkisen sektorin tulevaisuuden haasteena on saada rakennuksiin tehtävien investointien taso riittäväksi, jotta rakennusten kunto voidaan turvata. Kuntien ja kuntayhtymien investoinneista valtaosa eli noin 40 prosenttia menee jo olemassa olevan toimitilaresurssin toimintakyvyn ylläpitämiseen ja uusien rakentamiseen. Kun rakennuksista yhä useampi tulee jatkossa peruskorjausikään, muodostaa tämä haasteen sekä kuntien että kuntayhtymien taloudelle. Tilastokeskuksen mukaan kuntien kaikista investoinneista meni vuonna 2004 noin 40 prosenttia talonrakennusinvestointeihin. Rakennusinvestointien yhteissumma oli noin miljardi euroa. Se jakaantui uusien toimitilojen rakentamiseen (noin 20 30 %) ja perusparannuksiin eli olemassa olevan rakennuskannan kunnon ylläpitämiseen ja toiminnallisiin muutostöihin. Kuntien käytössä on toimitiloja noin 30 35 milj. m², jolloin niiden karkeasti laskettu jälleenhankinta-arvo 2 000 euron neliöhinnalla on noin 60 70 miljardia euroa. Rakennukset kuluvat noin 1,0 2,5 prosentin vuosivauhdilla, jolloin reaalinen kuluminen on yli miljardi euroa vuodessa. Peruskorjauksiin ei kuitenkaan investoida niin paljon, joten tilojen rapistuminen kasvaa ja mm. homevaurioita ilmenee edelleen. Nykytilanteessa tuo miljardi euroa vuodessa menee sekä uusiin rakennuksiin, nykyisten rakennusten laajennuksiin ja toiminnallisiin muutoksiin että peruskorjauksiin. Näistä ainoastaan peruskorjaukset uusivat vanhoja rakennusosia. Jos nykyiset rakennukset halutaan edelleen pitää hyvässä ja turvallisessa kunnossa, näyttää nykyinen investointitaso karkeidenkin laskelmien kautta riittämättömältä. Kun rakennusten peruskorjauksia ei tehdä riittävästi, niin vuosittaista kulumista pienempi rakennusosien korjaus lisää korjausvelkaa ja johtaa suurempiin investointitarpeisiin lähitulevaisuudessa. Investointitarpeet kasvavat kulumisen lisäksi myös yleisen laatutason nousun ja rakennuskustannusten nousun myötä. Korjausvelka Se rahamäärä, mikä rakennuskantaan tulisi investoida, tai siitä on tingitty, jotta rakennuskanta olisi kohtuullisessa käytön edellyttämässä kunnossa Peruskorjauksista tinkiminen kasvattaa rakennusten korjausvelkaa. 10 Sisäinen vuokra kunnassa ja kuntayhtymässä

Kiinteistönhoito Kiinteistön ylläpitoon liittyvä säännöllinen toiminta, jolla pidetään kiinteistön fyysiset olosuhteet halutulla tasolla Jos rakennuksen ylläpidon vaatimia toimenpiteitä ja investointeja lykätään, heikkenee rakennusten kunto. Säännöllinen kiinteistönhoito, kunnossapito sekä oikeaan aikaan tehdyt peruskorjaukset pitävät korjausvelan määrän hallinnassa. Siten kuntien ja kuntayhtymien palveluilla on terveet ja turvalliset rakennukset käytössään. aika Kunnossapito Kiinteistön ylläpidon osa-alue, jossa rakennuksen ominaisuudet säilytetään uusimalla tai korjaamalla vialliset ja kuluneet osat ilman, että kohteen suhteellinen laatutaso olennaisesti muuttuu Perusparannus Korjausrakentamista, jossa rakennus saatetaan uuden käyttötarkoitukseltaan vastaavan rakennuksen mukaiseen kuntoon Kiinteistönhoito (jatkuvaa toimintaa) Peruskorjaus ja perusparannus 20 35 vuoden sykleissä Kunnossapito 3 10 vuoden sykleissä Kuva 3. Rakennuksen kunnosta ja käytettävyydestä huolehtiminen Nykyiset sisäilmaongelmat johtuvat pääasiassa rakennusvirheistä ja virheellisistä suunnitelmista, mutta osaltaan tilanne on seurausta myös rakennusten kunnon heikkenemisestä peruskorjauksia odotellessa. Ainainen tinkiminen investoinneista sekä omaisuuden hoidon laiminlyönnit johtavat pahimmillaan siihen, että palvelutuotanto joudutaan keskeyttämään vaikka itse palvelutuotannon tarve ei ole hävinnyt mihinkään. Toimitilat saatetaan pahimmillaan määrätä käyttökieltoon, jolloin palvelutoimintaan syntyy turhia välillisiä kustannuksia esim. tilapäisten toimitilojen hankinnasta. Näin toimitiloihin liittyvät ongelmat heijastuvat itse kunnan ja kuntayhtymän tuottamiin palveluihin. Toimitilojen huonosta kunnosta aiheutuu huomattavia välillisiä kustannuksia kuntien ja kuntayhtymien palvelutoimintaan. Sisäisillä vuokrilla on mahdollista hoitaa omaisuuteen liittyvät velvoitteet sekä tuottaa peruskorjauksiin sellainen tulovirta, että rakennukset voidaan pitää kunnossa pitkällä tähtäimellä. Sisäinen vuokra on työkalu pitkäjännitteiseen toimitilavarallisuuden hallintaan. Sisäinen vuokra mahdollistaa rakennusten pitämisen palveluiden vaatimassa kunnossa. Sisäinen vuokra kunnassa ja kuntayhtymässä 11

2.3 Toimitilakustannukset Kuntien ja kuntayhtymien käyttämien toimitilojen toimitilakustannukset voidaan jakaa seuraaviin tekijöihin: Ylläpitokustannukset Pääomakustannukset Kuva 4. Toimitilakustannusten muodostuminen Toimitilakustannukset sisältävät kaikki toimitiloista ja niiden käytöstä aiheutuneet kustannukset. Toimitilakustannukset muodostuvat pääoma- ja ylläpitokustannuksista. 2.3.1 Pääomakustannukset Kuntien ja kuntayhtymien omistamat toimitilat ja rakennukset ovat osa käyttöomaisuutta 2. Kuntien ja kuntayhtymien kiinteistöpääomasta aiheutuu huomattavia pääomakustannuksia, jotka ovat osa toimitilakustannuksia ja palveluiden kustannuksia. Käyttöomaisuus Kuluva omaisuus, jota tarvitaan palveluiden tuotannossa Pääomakustannukset muodostuvat tavallisesti kolmesta tekijästä, jotka ovat rakennuksen kuluminen eli korjausvastuu, korko ja maan korko/ vuokra. 2 Muita merkittäviä käyttöomaisuuden eriä ovat maa- ja vesialueet sekä erilaiset koneet ja laitteet. 12 Sisäinen vuokra kunnassa ja kuntayhtymässä

1) kuluminen/korjausvastuu vuosittain 2) Rakennuksen korkokustannus rakennukseen sitoutuneesta pääomasta 3) Maan korkokustannus maahan sitoutuneesta pääomasta Kuva 5. Pääomakustannusten muodostuminen Vuosittainen korjausvastuu Vuosittainen arvon aleneminen ( ), joka aiheutuu rakennuksen kulumisesta ja käyttökelpoisuuden alenemisesta. Rakennusten kulumisessa käytetään usein termiä poisto. Poisto on kirjanpidon termi, jonka tehtävänä on jaksottaa hankintameno hyödykkeen pitoajalle. Nykyinen kuntien ja kuntayhtymien kirjanpito lähtee olettamuksesta, että rakennuksille määritellään alkuperäinen hankintahinta, josta vähennetään valtionavut ja vuosittaiset poistot 3. Käytännössä rakennusten taloudellinen pitoaika vaihtelee rakennustyypistä riippuen 15 50 vuoteen (tasapoisto) ja poiston määrä on siis nimellishintainen alkuperäisen hankintavuoden mukaan. Tällainen kirjanpitoarvon määrittely on johtanut tilanteeseen, jossa vanhemmissa rakennuksissa poisto on erittäin alhainen eikä kuvaa rakennuksen todellista kulumista. Todellisuudessa näiden vanhimpien rakennusten peruskorjaustarve on kuitenkin suurin eikä kerätty poistokertymä vastaa rakennuksissa olevaa investointitarvetta. Todellisen kulumisen ja peruskorjaustarpeen määrittämiseksi kunnissa ja kuntayhtymissä on kehitetty sisäistä laskentaa ja kiinteistöjohtamisessa otettu käyttöön termi korjausvastuu. Kunnissa ja kuntayhtymissä kirjanpidon poisto ei yleensä kerro todellista kulumista, vaan sitä arvioidaan korjausvastuulla. Rakennuksen korkokustannus on oleellinen osa toimitilakustannusta, vaikka julkisella sektorilla omistaminen perustuu aina palveluihin eikä kiinteistösijoittamiseen. Korkokustannus on omistajan määrittelemä korkotuottovaatimus rakennusomaisuudelle. Korkokustannus voidaan miettiä kahdesta eri näkökulmasta vaihtoehtoiskustannuksen tai -tuoton kautta seuraavasti. 3 Kirjanpitolautakunnan kuntajaosto (KTM): Yleisohje kunnan ja kuntayhtymän suunnitelman mukaisista poistoista (2001). Sisäinen vuokra kunnassa ja kuntayhtymässä 13

1) vaihtoehtoistuotto eli verorahojen sijoittaminen muihin sijoitusmuotoihin kuin kiinteistöön ja tästä saatava tuotto 2) vaihtoehtoiskustannus a. rahoituksen lainanhoitomenot b. ulkoa vuokrattavan tilan vuokrakustannus Mikäli palvelutoiminnan tarvitsemat kiinteistöinvestoinnit on rahoitettu konsernin omalla pääomalla (verorahoilla) voidaan ajatella, että jos kiinteistöjen arvoa vastaava rahamäärä olisi sijoitettu muuhun kohteeseen (esim. pankkitalletuksiin tai valtion obligaatioihin) saataisiin sille jonkinlainen tuotto. Tämä tuotto on sijoitetun rahan vaihtoehtoistuotto. Rakennuksen omistajan näkökulmasta rakennuksen tulisi tuottaa vähintään saman verran, jotta investointi näyttäisi järkevältä. Vaihtoehtoiskustannusta laskettaessa kunnassa tai kuntayhtymässä vaihtoehto kiinteistön hankkimiselle omalla pääomalla on ottaa lainaa markkinoilta ja rakennuttaa toimitilat lainarahalla. Tässä tapauksessa korkokustannus olisi tästä lainasta maksettu korko. Toinen vaihtoehtoiskustannuksen näkökulma on vuokrakustannus. Korkokustannus tulisi tässä vaihtoehdossa siitä, paljonko yksityiselle sijoittajalle pitäisi maksaa toimitilasta vuokraa, kun se vuokrataan kunnan tai kuntayhtymän käyttöön. Yksityisiltä markkinoilta ei yleensä löydy suoraan kuntien ja kuntayhtymien palvelutuotantoon sopivia toimitiloja. Nykyisin löytyy kuitenkin sijoittajia, jotka ovat valmiita rakennuttamaan sellaisia kunnan tai kuntayhtymän käyttöön. Näissä tiloissa korkokustannus määritellään siis sijoittajan tuottovaatimuksesta käsin 4. Rakennuksen korkotuottovaatimuksen asettaminen osana pääomakustannusta on aina jossain määrin sidoksissa markkinoihin ja sieltä saataviin tuottoihin/kustannuksiin. Korkokustannuksen tehtävänä on osoittaa aidosti, kuinka paljon pelkkä kiinteistövarallisuuteen sitoutunut rahamäärä kunnalle tai kuntayhtymälle vuosittain maksaa. Mikäli varallisuuden korkokustannusta ei ole huomioitu osana toimitilakustannuksia, puuttuu kustannuksista merkittävä kuluerä. Rakennuksissa on kiinni rahaa, mistä aiheutuu kustannuksia joko maksettuina korkomenoina tai saamatta jääneinä korkotuloina. Tuottovaatimus sisältää rakennuksen koron sekä poiston. Ilmoitetaan pääomavuokran suhteena määriteltyyn rakennuksen arvoon. 4 Markkinoiden tuottovaatimus sisältää yleensä myös poiston, jolloin täytyy erottaa kunnan päättämä korkokustannus sekä markkinoiden tuottovaatimus, jotka ovat sisällöltään erilaisia. Kunnan korkokustannus = korko, markkinoiden tuottovaatimus = korko + poisto 14 Sisäinen vuokra kunnassa ja kuntayhtymässä

Maankorko/maanvuokra on korvaus maahan sitoutuneen pääoman käytöstä. Maanvuokra tuo rakennuksen sijainnin osaksi toimitilakustannusta. Kaupungin keskustoissa maanarvo on korkeampi kuin reuna-alueilla, jolloin myös sijaintikysymyksissä vaihtoehtoistuotto/kustannusajattelu toteutuu. Mikäli esim. koulu sijaitsee kaupungin keskustassa, on sen maankäytön kustannus yleensä korkeampi kuin reuna-alueella (vaihtoehtoiskustannus). Korkeampi maankäytön hinta on perusteltu, sillä kaupunki myös menettää mahdollisesti muualta saatavan tulon keskustassa sijaitsevan maan käytöstä (vaihtoehtoistuotto). Maankoron/maanvuokran avulla sijaintiin liittyvät tekijät huomioidaan tarvittaessa osana toimitilakustannuksia. Maanvuokran käyttöön voi sisältyä riski, että palvelutiloja rakennetaan syrjäisemmille alueille, joissa palvelun tavoitettavuus huono. Jos maanvuokraa käytetään, on syytä varmistaa, ettei se ohjaa toimitilojen sijoittamista palveluiden kannalta väärin. 2.3.2 Ylläpitokustannukset Palvelurakennusten päivittäinen käyttö vaatii tuekseen erilaisia toimenpiteitä, jotta rakennusta voidaan käyttää. Tämä toimitilojen ylläpito ja siitä aiheutuvat menot voidaan jakaa seuraaviin ryhmiin: ylläpito kunnossapito kiinteistönhoito teknisten järj. huolto kiinteistönhuolto kiinteistön jätehuolto siivous ulkoalueiden hoito ohjaus tarkastus lumityöt liukk.torjunta valvonta kasvityöt puhtaanapito Kuva 6. Ylläpitotehtävät ja kustannukset 5 5 Rakli: Kiinteistöliiketoiminnan sanasto Sisäinen vuokra kunnassa ja kuntayhtymässä 15

Ylläpito muodostuu kunnossapidosta ja kiinteistönhoidosta. Kiinteistönhoito jakautuu useisiin tehtäviin, joita ovat teknisten järjestelmien huolto, kiinteistönhuolto, jätehuolto ja siivous sekä ulkoalueiden hoito. Teknisten järjestelmien huolto jakaantuu vielä näihin liittyvien järjestelmien ohjaukseen, valvontaan sekä tarkastukseen. Ulkoalueiden hoitoon kuuluvat lumityöt, liukkauden torjunta, kasvityöt sekä ulkoalueiden puhtaanapito. Asianmukaisella ylläpidolla luodaan edellytykset kunnan ja kuntayhtymän palvelutuotannolle, mutta samalla myös edistetään kiinteistövarallisuuden arvon säilymistä. 16 Sisäinen vuokra kunnassa ja kuntayhtymässä

3 Sisäinen vuokrajärjestelmä kunnassa ja kuntayhtymässä Palveluiden todellisten kustannusten, johon kuuluvat myös tilakustannukset, tulee olla päätöksentekijöiden tiedossa. Sisäinen vuokra on järjestelmä, joka siirtää tilojen varsinaiselle käyttäjälle vuokrana omistajalle rakennuksista aiheutuneet toimitilakustannukset. Se on siis kunnan tai kuntayhtymän sisäinen hinnoittelujärjestelmä, joka osoittaa kuinka paljon toiminnassa tarvittavat toimitilat todellisuudessa maksavat. Sisäinen vuokra tuottaa informaatiota todellisista tilakustannuksista, antaa kannustimen käyttää toimitiloja tehokkaasti sekä tuottaa tilojen hallintaan keskittyneelle yksikölle (tilakeskukselle) aidon tulorahoituksen tiloista aiheutuvien menojen kattamiseen. Sisäinen vuokra antaa kuntien hallintokunnille ja kuntayhtymien eri yksiköille mahdollisuuden vaikuttaa omiin tilakustannuksiinsa nimenomaan tilojen tehokkaan käytön kautta. Kun tilojen määrä ja niiden laatu luovat tarkoituksenmukaiset edellytykset kuntalaisten kysymien palveluiden tuotannolle, on tilojen käyttö tehokasta. Tilat voidaan nähdä myös vaihtoehtona muiden resurssien käyttöön. Sisäinen vuokra antaa tilakeskukselle riittävän tulorahoituksen kiinteistöomaisuuden hoitamiseen ja varallisuuden arvon säilyttämiseen. Kuntien, kuntayhtymien sekä etenkin palveluita tarvitsevien kuntalaisten kannalta tärkeintä on kuitenkin, että palvelutoiminta toimii tehokkaasti ja taloudellisesti ja että palvelut tuotetaan turvallisissa ja terveellisissä toimitiloissa. Sisäinen vuokra on väline kustannustietoisuuden kasvattamiseen, tilojen käytön tehostamiseen sekä omaisuudesta huolehtimiseen. Sisäisen vuokrajärjestelmän perustan muodostavat kunnan ja kuntayhtymän omistuksessa olevat rakennukset. Kunnalla tai kuntayhtymällä saattaa olla hallussaan myös osake- tai vuokratiloja, joiden hallinta ja vuokrien määritys voidaan myös sisällyttää sisäiseen vuokrajärjestelmään. Sisäinen vuokra kunnassa ja kuntayhtymässä 17

3.1 Sisäisen vuokrajärjestelmän osapuolet Parhaimmillaan sisäinen vuokrajärjestelmä on oikeudenmukainen tapa määrittää ja periä käytettyjen toimitilojen kustannukset. Toimiakseen sisäinen vuokra edellyttää konsernitason toimintaohjeistusta. Jos vuokrajärjestelmän konsernitason toimintaohjeita ei määritellä täsmällisesti, johtaa puutteellisesti rakennettu vuokrajärjestelmä pahimmillaan tilanteeseen, jossa rahaa siirretään kunnan tai kuntayhtymän sisällä taskusta toiseen vailla minkäänlaista ohjausvaikutusta tilojen käyttöön sekä hallintaan ja toimitilojen käyttäjät kokevat sisäisen vuokran epäoikeudenmukaiseksi. 1. Toiminnan tavoitteiden määrittely Tilakeskus/ Kiinteistöpalvelu Kunnan/ kuntayhtymän ylin johto 2. Sisäisten vuokrien määrittely, veloitus ja tarvittavien tilojen ja palveluiden tuotanto Kuva 7. Sisäisen vuokrajärjestelmän osapuolet 3. Sisäiset vuokrat osana käyttäjien toimintamenoja Toimitilojen käyttäjät Sisäinen vuokrajärjestelmä kehittää kuntien ja kuntayhtymien konsernijohtamista. Palvelutoiminnan päätökset eivät perustu vain tarvittavan toimitilan rakentamiseen ja sen vaatimaan investointiin vaan uudenlaiseen kokonaisvaltaiseen toimintamenojen tarkasteluun ja seurantaan. Kaikki toimintaan liittyvät menot, mukaan lukien toimitilakustannukset, huomioidaan osana kunnan ja kuntayhtymän talousarviokäsittelyä sekä toiminnan seurantaa. Sisäisen vuokran käyttöönotto kaikissa kunnan tai kuntayhtymän omistamissa ja käyttämissä tiloissa takaa tilakustannusten oikeudenmukaisen kohdistamisen läpinäkyvästi kaikille palveluille ja toimitilojen käyttäjille. Kaikki tietystä toimitilasta aiheutuvat kustannukset kohdistetaan juuri sen nimenomaisen tilan käyttäjälle. Näin sisäinen vuokra on kaikkia käyttäjiä tasapuolisesti kohteleva tapa määrittää käytettyjen toimitilojen kustannukset. Tilojen käyttäjien on voitava vakuuttua maksamansa vuok- Ylin johto Ylin virkamiessekä luottamusmiesjohto (valtuusto ja hallitus) Tilakeskus/ Kiinteistöpalvelu Rakennusten omistamiseen ja ylläpitopalveluiden tuotantoon keskittynyt yksikkö. Toimitilojen käyttäjät Kunnan ja kuntayhtymin lakisääteisiä ja muita palveluita tuottavat yksiköt lähimpine luottamusmieselimineen. (esim. kunnissa: hallintokunnat ja lautakunnat). 18 Sisäinen vuokra kunnassa ja kuntayhtymässä

ran oikeudenmukaisuudesta eli vuokran määrityksen on oltava eriteltävissä ja läpinäkyvää. Sisäisen vuokra on kokonaisvaltainen, oikeudenmukainen ja läpinäkyvä tapa hahmottaa tarvittavien ja käytettyjen toimitilojen kustannukset. Toimitilat ovat aito toiminnan menoerä, jolloin toimitilan sekä osin palveluiden määrän säätelyllä voidaan vaikuttaa myös omien määrärahojen riittävyyteen toiminnan toteuttamisessa. Sisäisen vuokran avulla käyttäjät voivat kiinnittää huomiota omiin vuokra- eli toimitilakustannuksiinsa. Kustannustietoisille käyttäjille sisäinen vuokra tarjoaa uuden välineen oman toiminnan kokonaisvaltaiseen suunnitteluun. Useissa kunnissa ja kuntayhtymissä on esitetty vaatimus tilakustannusten poistamisesta kokonaan toimitilojen käyttäjien menoista. Vaatimuksen esittäjät arvostelevat vuokran maksamista kunnan omistamista rakennuksista turhana rahan siirtelynä taskusta toiseen. Tilakustannuksia vastaavia tuloja ei kuitenkaan vastaavasti oltaisi valmiita poistamaan vaan kuvitellaan, että tilakustannuksiin varatut rahat olisivat silloin vapaasti käytössä muihin resursseihin. Mikäli tilakustannukset haluttaisiin poistaa hallintokuntien menoista, tulisi luonnollisesti myös tilakustannuksia vastaavat tulot poistaa. Näin oltaisiin takaisin perinteisessä talousarviokäsittelyssä. Rakennusten peruskorjauksiin ja ylläpitoon ei todennäköisesti panostettaisi tarpeeksi, mikä johtaisi tarvittavien toimitilojen kunnon heikkenemiseen. Tämä merkitsisi askelta taaksepäin myös tilojen käytön pohtimisen osalta tilanteeseen, jossa tiloja voidaan käyttää surutta pohtimatta lainkaan tilojen käytöstä aiheutuvia kustannusvaikutuksia. Aidot sisäiset vuokrat, jotka huomioidaan osana toimitilojen käyttäjien menoja, antavat kokonaisuuden kannalta parhaan lopputuloksen. Tilojen käyttöön kiinnitetään asianmukaisesti huomiota ja rakennukset pystytään pitämään kunnossa myös tulevaa käyttöä varten. Sisäinen vuokra takaa palveluita tarvitseville kuntalaisille terveellisen ja turvallisen palveluympäristön antaa tilakeskuksen/kiinteistöpalvelun toimintaan sellaisen tulovirran, jolla toimitilat saadaan pidettyä kunnossa turvaa kunnan ja kuntayhtymän omistamien rakennusten arvon säilymisen Sisäinen vuokra kunnassa ja kuntayhtymässä 19

kannustaa toimitilojen käyttäjiä niiden tehokkaaseen käyttöön luo kunnan ja kuntayhtymän toiminnassa aidon linkin tilaan liittyvien investointien ja käyttötalouden välille. Sisäinen vuokrajärjestelmä on järkevä kokonaisuuden hallintaa helpottava ja selkeyttävä konsernijohtamisen työkalu. Jotta vuokrajärjestelmä toimisi, tulee kunnan ja kuntayhtymän eri osapuolten eli ylimmän johdon, tilakeskuksen/kiinteistöpalvelun sekä käyttäjien väliset toimintaohjeet sopia keskeisiltä osin selviksi. 3.1.1 Käyttäjä ja ylin johto Sisäinen vuokra on toimintatapana laajempi kuin pelkästään tilayksikön ja käyttäjän välillä sovittava korvaus tilojen käytöstä. Se täytyy ottaa kiinteäksi osaksi koko kunnan tai kuntayhtymän talousarviota ja toiminnan seurantaa. Tilakeskus/ Kiinteistöpalvelu Kunnan/ kuntayhtymän ylin johto toiminnan seuranta sisäinen vuokra talousarvio Toimitilojen käyttäjät palvelut K U N T A L A I S E T Kuva 8. Sisäisen vuokrajärjestelmän toiminta: toimitilojen käyttäjät - ylin johto. Kunnissa ja kuntayhtymissä kaikkien kustannusten tulee sisältyä annettuihin määrärahoihin jo talousarviossa, jossa määritellään usein myös palvelutuotannon tavoitteet. Toimitilojen käyttäjät eli kuntien hallintokunnat ja kuntayhtymien yksiköt, miettivät ja suunnittelevat yhdessä lähimpien luottamusmiesten kanssa talousarviossa annettujen rahojen käyttöä. Suunnittelu ja päätöksenteko ovat helpompia, kun eri resurssien kustannukset ovat paremmin tiedossa. Talousarviota ja toiminnan seurantaa varten toimitilojen käyttäjät raportoivat palveluiden tuotantoon ja resurssien käyttöön liittyvistä asioista 20 Sisäinen vuokra kunnassa ja kuntayhtymässä