TARJOUSPYYNTÖ Orimattilan kaupunki Sivistyspalvelukeskus PL 44 16301 Orimattila 13.3.2014 URHEILUTALON KUNTOSALIVÄLINEET Orimattilan kaupungin sivistys- ja vapaa-aikalautakunta pyytää tarjouksia Orimattilan Urheilutalon kuntosalin välineiden hankinnasta tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisesti. Kuntosalitoimintaan tarkoitettu tila on tarkoitettu kaikille yli 15-vuotiaille ikäisille kuntalaisille. Tarjouksessa tulisi ottaa huomioon edellä laaja käyttäjäkunta ja osaan laitteista olisi myös päästävä esteettömästi. Kuntosalin käyttöaste on vuosittain noin 20 00 kävijää vuodessa. 1. Hankintamenettely ja hankinnasta ilmoittaminen Hankintaan sovelletaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007) ja hankintaasetusta (614/2007) sekä niihin tehtyjä muutoksia. Kyseessä on kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus HILMAilmoituskanavassa 13.3.2014. Tarjouspyyntö on sähköisenä saatavilla kaupungin internetsivuilla www.orimattila.fi/kuulutukset. 1.2 Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset Osatarjouksia ja vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. 2. Hankinnan kohde Hankinnan kohteena on kuntosalin kalustus asennettuna ja käyttökuntoon saatettuna. Hankinta jakautuu seuraaviin tuoteryhmiin: 1) Aerobiset laitteet 2) Voimaharjoittelulaitteet 3) Vipuvarsilaitteet 4) Vapaat painot Tarjouksen tekijä tulee suunnitella kuntosali liitteenä (liite 1) olevan pohjapiirroksen mukaisesti ja suunnitelmasta tulee selvästi luetella laitteet ja mitä niillä harjoitetaan. Toimittaja vastaa siitä, että tuotteet täyttävät tarjouspyynnössä ja sen liitteissä asetetut vaatimukset. Laitteiden tulee täyttää EU-alueella ja Suomessa voimassa olevat säädökset ja viranomaismääräykset. Toimittaja vastaa laitteiden rahdista, asennuksesta ja saattamisesta käyttökuntoon. Toimittajan tulee ilmoittaa tilaajalle asennuspaikan tekniset vaatimukset
viimeistään sopimusvaiheessa. 2.1 Hankinnalle asetetut ehdottomat vähimmäisvaatimukset Tarjoajan tulee tarjota kaikkia liitteen 2 Tuotelomakkeen tuotteita. Seuraavassa luettelossa on esitetty tilaajan tarjottavalle kokonaisuudelle asettamat ehdottomat vähimmäisvaatimukset. 1) Aerobiset laitteet kaikki yksittäisten laitteiden säädöt on oltava helppokäyttöisiä tavoiteperusteiset ohjelmat mahdolliset pituus- ja korkeussäädöt 2) Voimaharjoittelulaitteet kaikki yksittäisten laitteiden säädöt on oltava helppokäyttöisiä vastus tulee olla painopakallisia painopakan on oltava vaijerivetoinen nivelten ääriasennossa vastuksen on oltava kevyempi kuin muulla liikeradalla painopakansäätö pitää mahdollisesti pystyä tekemään istumaasennossa mahdolliset pituus- ja korkeussäädöt 3) vipuvarsilaitteet kaikki yksittäisten laitteiden säädöt on oltava helppokäyttöisiä nivelten ääriasennossa vastuksen on oltava kevyempi kuin muulla liikeradalla mahdolliset pituus- ja korkeussäädöt 4) Vapaat painot 2.2 Laitteiden sijoittelu Toimittajilta edellytetään laadittua suunnitelmaa ja perusteltuja laitteiden toimivasta sijoittelusta. Suunnitelma on liitettävä tarjoukseen. Suunnitelma sisältyy hankittavien laitteiden hintaan. Liitteenä 1 on Pohjapiirros käytössä olevasta tilasta. Laitteet tulee sopia niille varatuille paikoille. Tarjoajan tulee noudattaa laitteille asetettuja turva-alueita. Valitun toimittajan kanssa pidetään ennen hankintasopimuksen allekirjoitusta suunnitelman tarkennuskokous, jossa tarkennetaan lopulliset hankittavat laitemäärät. 2.3 Tiedot tarjottavasta laitteesta Tarjoukseen tulee liittää kuvalliset tuote-esitteet, joista selviävät tarjottavien tuotteiden tekniset ja toiminnalliset tiedot sekä liitteessä 2 Tuotelomake vaaditut vähimmäisvaatimukset. Tarjoajan tulee lisäksi antaa kuvaus liitteessä 2 Tuotelomake pyydetyistä tuotteista. Lisäksi tarjoajan tulee lisäämään tuotteiden yksittäiset hinnat liitteeseen 2 ja lähettämään liite 2 tarjouksen mukana.
2.4 Huoltopalvelut Velvoitamme ilmoittamaan tilaajalle aiheutuvat tekniset vaatimukset asennuspaikan valmiuksista esim. mitat ja sähkötehovaatimukset viimeistään laitetta tilatessa. Tilaaja vastaa asennuspaikkojen valmiuksista Huolto- ja tukipalvelua tulee saada arkipäivisin vähintään klo 8-16 välisenä aikana suomen kielellä. Vasteaika huolto- ja tukipyyntöön vastaamiseen puhelimitse tai sähköpostitse saa olla enintään 24 tuntia, automaattikuittausta ei hyväksytä. Huoltotoimenpiteen vasteaika huoltotarpeen ilmoituksesta on oltava arkisin vähintään 48 tunnin sisällä, viikonloppuina tehdyistä ilmoituksista seuraavana arkipäivänä. Huolto suoritetaan laitteen sijoituspaikalla. Huoltoaika sovitaan aina tapauskohtaisesti. Varaosia on saatava vähintään viiden (5) vuoden ajan laitteiden toimittamisesta. Tarjouksessa on kuvattava tarjottavan laitteen takuu- ja huoltopalvelut vähintään seuraavilta osin: Huollon yhteystiedot Huolto/korjaustyön vasteaika vikailmoituksesta Takuuaika ja takuuhuollon sisältö (selvitys takuuajan huolloista ja takuun muusta sisällöstä) Teknisen tuen saatavuus, vasteaika ja yhteystiedot Takuuajan jälkeisen huollon toimintatavat Huoltohinnasto /tunti (alv 0 %). Erillisiä matka-, matkustusaika, majoitus tai vastaavia lisiä ei hyväksytä. 2.5 Käyttökoulutus ja -ohjeet Tarjoajan tulee tarjota käyttökoulutus ja koulutus tulee antaa hankituilla välineillä tilaajan tiloissa. Käyttökoulutuksen ajankohta sovitaan tilaajan edustajien kanssa erikseen. Koulutuksen kustannukset on sisällytettävä välinekokonaisuuden kokonaishintaan. Lisäksi hintaan ja toimitukseen tulee sisältyä suomenkieliset käyttöohjeet. 3. Tarjoushinnat Tarjouksessa tulee ilmoittaa arvonlisäverottomat kiinteät hinnat tuotteille. Muulla tavoin ilmoitettua hintaa ei oteta huomioon. Hinnan varaumia ei hyväksytä. 4. Toimitusaika Hintoihin kuuluu: laitteet koottuna ja asennettuna hyväksytty testaus, käyttöönotto ja käytönopastus toimituskohteessa suomenkieliset käyttöohjeet liikekuvastosymbolit suunnitelma laitteiden sijoittamisesta saliin Toimitusaika tilauksesta tulee ilmoittaa tarjouksessa viikkoina. Toimitusaika kesällä 2014. Kuntosalivälineet tulee olla paikalleen asennettuna viimeistään
29.8.2014 mennessä. Tarkka toimitusaika sovitaan sopimusyhteyshenkilön kanssa. Toimittaja huolehtii töistä aiheutuneen jätteen poisviennistä ja käsittelystä. 5. Toimitusehto 6. Takuu 7. Alihankkijat TOP Orimattilan Urheilutalo, kuntosali, Opintie 8, 16300 ORIMATTILA, pakkauksista purettuna, paikoilleen käyttökuntoon koottuna ja pakkausjätteet pois kuljetettuna. Laitteistot ovat toimittajan vastuulla asennuksen suorittamiseen asti. Takuuaika rungon valmistus- ja materiaalivirheistä tulee olla vähintään 5 vuotta; muut 12 kk hyväksytystä vastaanottotarkastuksesta lukien. Takuuaika ja takuun kattavuus tulee ilmoittaa tarjouksessa. Takuuaika alkaa sittä päivästä, jolloin toimitus on hyväksytysti tilaajan toimesta vastaanotettu. Takuuhuolto tehdään tilaajan tiloissa ja takuukorjaukset suoritetaan työpäivinä klo 8-16 välillä, ellei tapauskohtaisesti erikseen toisin sovita. Huoltopalvelut tulee antaa suomen kielellä. Tarjouksessa tulee ilmoittaa tiedossa olevien alihankkijoiden käyttö. Toimittajan on vastattava alihankkijan työstä ja tuloksista kuin omastaan. 8. Palveluntuottajan oman alan ehdot Omia sopimusehtoja ei voi esittää tarjouksessa. Mikäli tarjoajan painettuun kuvastoon tai hinnastoon on valmiiksi liitetty tarjoajan omia sopimusehtoja (esim. takuu), tulee tarjoajan tarjouslomakkeella nimenomaisesti sitoutua siihen, etteivät nämä ehdot tule osaksi tarjousta. Tarjoajan tulee huomioida, että omien ehtojen liittäminen johtaa tarjouksen hylkäämiseen. 9. Tarjoajan soveltuvuutta koskevat vaatimukset Tarjoajan on täytettävä seuraavat tarjoajaa koskevat rahoitukseen ja taloudelliseen tilanteeseen liittyvät vaatimukset sekä tekniseen suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät vaatimukset. Tarjoaja, joka ei täytä asetettuja vaatimuksia tai joka syyllistyy olennaisesti väärien tietojen antamiseen toimittaessaan alla mainittuja tietoja tai joka ei asetetussa määräajassa toimita pyydettyä selvitystä, suljetaan tarjouskilpailusta. Rahoitukseen ja taloudelliseen tilanteeseen liittyvät vaatimukset Tarjoajalla tulee olla hankinnan kokoon ja laatuun nähden taloudelliset edellytykset hankinnan suorittamiseen. Ominaisuutta arvioidaan tarjoajan vakavaraisuudesta, maksukykyisyydestä, kannattavuudesta ja luottokelpoisuudesta saatujen tietojen perusteella. Hankintayksikkö voi tarkistaa tarjoajan taloudelliset edellytykset ja luottotiedot yleisesti käytetyistä rekistereistä. Tarjoajan on oltava rekisteröity kaupparekisteriin/ammatti- tai elinkeinorekisteriin sijoittautumismaansa lainsäädännön mukaisesti. Toimittajan tulee kuulua ennakkoperintärekisteriin.
Tarjoaja on huolehtinut verojen, sosiaaliturvamaksujen ja eläkevakuutusmaksujen maksamisesta. Tarjoukseen on liitettävä: selvitys merkinnästä ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin kaupparekisteriote veroviranomaisen todistus verojen maksamisesta työeläkekassan ja/tai vakuutusyhtiön todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusten suorittamisesta. Todistukset ja selvitykset eivät saa olla kolmea kuukautta vanhempia tarjouksen viimeisestä jättöpäivästä laskettuna. Ulkomaalaisen tarjoajan on toimitettava kaikki vaatimuksissa tarkoitetut tiedot sijoittumismaansa lainsäädännön mukaisella rekisteriotteella tai vastaavalla muulla todistuksella tai muulla yleisesti hyväksyttävällä tavalla. Vastaavat todistukset ja selvitykset on toimitettava myös tiedossa olevien alihankkijoiden osalta. Muiden käytettävien alihankkijoiden osalta todistukset ja selvitykset tulee esittää viimeistään sopimuksentekovaiheessa. Tekniseen suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät vaatimukset Tarjoajan on täytettävä seuraavat suorituskykyä ja ammatillista pätevyyttä koskevat vaatimukset: Tarjoajan tulee esittää referenssit vähintään kolmesta (3) kuntosalin varustamisesta viimeisen kolmen (3) vuoden sisällä tarjouksen viimeisestä jättöpäivästä lukien. Referenssikohteen kuntosalin tulee sisältää vähintään kymmenen (10) erilaista säädettävää laitetta. 10. Tarjouksen sisältö Tarjouksen tulee sisältää vähintään tässä tarjouspyynnössä vaaditut tiedot. Muulla tavalla tehtyä tarjousta ei oteta huomioon. Tarjouksen laatimiskielen tulee olla suomi. Hankintapäätöksen mahdollista sähköistä tiedoksiantoa varten tarjoajan tulee ilmoittaa tarjouksessaan sähköinen yhteystietonsa (sähköposti tai faksi). 11. Tarjousten käsittely Tarjousten avaamisen jälkeen määräajassa saapuneet tarjoukset tarkistetaan ja arvioidaan kolmessa vaiheessa: 1. Tarjoajien soveltuvuuden arviointi 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 3. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu Valintaperuste Valintaperusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Kokonaistaloudellisuuden arviointiperusteita: Hinta. Painoarvo 45 %. Laitteiden yhteishinta asennettuna.
Laatu 55 % jakautuen seuraavasti: - tekniset ja toiminannalliset ominaisuudet sekä soveltavuus, painoarvo 35p (Laitteiden helppokäyttöisyys & käyttötarkoitukseen sopivat) - varaosat ja huoltopalvelut, painoarvo 15 % (takuuaika kk, varaosien toimitusaika pv, huollon tuki käytettävissä/vrk (h), vasteaika työtilauksesta pv) - kuntosalitilansuunnitelma perusteineen (5 % ) Hintavertailussa hintapisteet lasketaan seuraavasti: Hinnaltaan edullisin tarjous saa painoarvon verran vertailupistettä. Muiden tarjousten vertailupisteet lasketaan siten, että edullisimman tarjouksen tarjoushinta (X) jaetaan kyseisen tarjouksen tarjoushinnalla (Y) ja kerrotaan painoarvolla (X/Y*45). Laadun arvioinnissa laatupisteet lasketaan seuraavasti: Eniten laatupisteitä saanut tarjous saa painoarvon verran vertailupisteitä. Muiden tarjousten vertailupisteet lasketaan siten, että kyseisen tarjouksen laatupisteet (Y) jaetaan eniten laatupisteitä saaneen tarjouksen pisteillä (X) ja kerrotaan painoarvolla (Y/X*painoarvo). 12. Päätöksestä ilmoittaminen Päätös annetaan sähköisesti tiedoksi kaikille tarjoajille. Hankinta edellyttää päätöksen lisäksi erikseen tehtävää kirjallista sopimusta. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, oikaisuvaatimuksen tai ylemmän viranomaisten otto-oikeuden perusteella. 13. Hylkäämisperusteet Tarjous hylätään, mikäli tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset eivät täyty tai jos tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset eivät täyty. Tarjous hylätään myös, mikäli tarjous ei vastaa tarjouspyyntöä tai jos tarjous saapuu myöhästyneenä. 14. Sopimusasiakirjojen pätevyysjärjestys Sopimuksen voimassaoloaikana noudatetaan seuraavaa asiakirjojen pätevyysjärjestystä: 1. Sopimus 2. Tarjouspyyntö liitteineen 3. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot 2009 (JYSE 2009 TAVARAT) 4. Tarjous liitteineen 15. Asiakirjojen julkisuus Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain perusteella tarjoukset ovat yleisesti julkisia sopimuksenteon jälkeen. Tarjouskilpailuun osallistuneet saavat halutessaan tarjoukset nähtäväkseen jo päätöksenteon jälkeen. Siksi tarjous on pyrittävä laatimaan siten, ettei se sisällä liike- tai ammattisalaisuuksia.
16. Laskutus 17. Maksuehto Mikäli liike- tai ammattisalaisuuksien sisällyttäminen on kuitenkin järkevän tarjouksen tekemiseksi välttämätöntä, tulee liike- tai ammattisalaisuuksiksi määritellyt tiedot ilmoittaa ainoastaan erillisellä liitteellä, jonka on oltava selkeästi merkitty. Tieto tarjousten vertailussa käytetystä hinnasta tai muusta tekijästä ei ole liike- tai ammattisalaisuus. Laskutus tulee tapahtua verkkolaskutuksena: OVT-tunnus / Verkkolaskutusosoite 003701299200 Operaattori Logica Suomi Oyj Välittäjätunnus 003703575029 Laskutuslisää ei hyväksytä Tavara voidaan laskuttaa, kun se on hyväksytysti vastaanotettu. Maksuehto on vähintään 21pv netto laskun päiväyksestä. Viivästyskorko on korkolain 4 1 mom. mukainen. 18. Sopimusehdot Valitun toimittajan kanssa tehdään kirjallinen sopimus. Valitun toimittajan ja kaupungin välille syntyy sitova sopimus hankinnan kohteesta vasta, kun osapuolet ovat allekirjoittaneet hankintaa koskevan sopimuksen. Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman. Tilaaja varaa sopimuksen tekovaiheessa oikeuden tarvittaessa vähäisiin muutoksiin sisältöjen osalta. Tilaajalla on oikeus jättää hankkimatta jokin tai joitakin itse määrittelemiä laitteita antamastaan listasta. Hankinnasta tehtävä sopimus laaditaan noudattaen Julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja 2009 (JYSE 2009 TAVARAT), jotka ovat luettavissa osoitteessa http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/01_julkaisut/075_verotus/jyse_tavarat.pdf Julkisten hankintojen yleisistä sopimusehdoista poiketen hankinnassa noudatetaan seuraavia säännöksiä viivästyssakon osalta: Viivästyssakko on suuruudeltaan kolme (3) prosenttia viivästyneen toimituksen arvonlisäverottomasta arvosta jokaiselta alkavalta seitsemän (7) vuorokauden pituiselta ajanjaksolta, jolla toimittaja ylittää sovitun määräpäivän. Viivästyssakkoa peritään enintään kymmeneltä (10) viikolta. Mahdolliset erimielisyydet pyritään ratkaisemaan esisijaisesti keskinäisin neuvotteluin. Mikäli neuvotteluissa ei päästä sopijapuolia tyydyttävään lopputulokseen sopimuksesta mahdollisesti aiheutuneista tai siihen liittyvistä riitaisuuksista, ratkaistaan asia Päijät-Hämeen käräjäoikeudessa. 19. Tiloihin tutustuminen Tarjoajilla on mahdollisuus tutustua tilaan etukäteen sovittavana ajankohtana.
20. Tarjouksen voimassa olo Tarjous tulee olla sitovana voimassa, kunnes jonkun tarjouksen tehneen kanssa on allekirjoitettu sopimus, kuitenkin enintään 60 päivää tarjousten viimeisestä vastaanottopäivästä. 21. Tarjousten jättäminen Tarjous + mahdolliset havainnekuvat on toimitettava viimeistään 25.4.2014 klo 15.00 mennessä suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen: Orimattilan kaupunki Sivistyspalvelukeskus Heinämaantie 35, PL 44 16301 Orimattila Kuoressa on ehdottomasti oltava merkintä Tarjous: Urheilutalon kuntosalivälineet ja tarjoajan nimi. Määräajan jälkeen saapuneet tarjoukset suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle. Tarjoaja vastaa tarjouksen saapumisesta määräaikaan mennessä yllä mainittuun Orimattilan Sivistyspalveluiden osoitteeseen. Kaupunki ei maksa korvausta tarjouksen tekemisestä. Lisätiedot Mahdolliset tarjouksen laadintaa koskevat kysymykset on esitettävä 17.4.2014 klo 15.00 mennessä sähköpostitse osoitteella teemu.makipaakkanen@orimattila.fi. Sähköpostin otsikkona tulee ehdottomasti olla Lisätietopyyntö: Urheilutalon kuntosalivälineet. Vastaukset julkaistaan nettisivuilla www.orimattila.fi/kuulutukset Allekirjoitus Timo Ahvo Sivistysjohtaja Liitteet Liite 1, Pohjapiirros Liite 2, Tuotelomake