TARJOUSPYYNTÖ 24.05.2017 Sivu 1 / 10 1. Yleistä Salon seudun koulutuskuntayhtymä (myöhemmin SSKKY) pyytää tarjouksia eri toimipisteisiin hankittavista opiskelijoiden harjoituksiin ja kiinteistöjen huoltotöihin tarvittavista LVI-alan tarvikkeista ja tuotteista kahden vuoden sopimusajalle, minkä jälkeen sopimusta voidaan tilaajan päätöksellä jatkaa alkuperäisin ehdoin yhdellä kahden vuoden optiolla. Hankinnasta tehdään puitesopimus yhden toimittajan kanssa, jolle valitaan kaksi varatoimittaja. Varatoimittajia tullaan käyttämään, mikäli valitun toimittajan toimituskyky ei riitä. LVI-tuotteiden hankinnoissa voidaan käyttää myös muita kuin valittua toimittajia, kun minkään sopimustoimittajan toimituskyky ei riitä tai tuotteen luonne vaatii esimerkiksi jonkin erityistuotteiden käyttöä. 2. Hankinnan kohde ja tuotteille asetetut ehdottomat vaatimukset SSKKY:n eri yksiköiden toimipisteet tilaavat LVI-tarvikkeita ja LVI-alan tuotteita opiskelijoiden harjoitustöihin, asiakastöihin ja kiinteistöhuollon omana työnä tehtäviin omien kiinteistöjen huoltotöihin tarpeen mukaan sopimuskauden aikana. SSKKY:llä on kolme toimipistettä Salon ydinkeskustassa (Mariankatu, Taitajankatu, Hyvoninkatu) Tilaaja tilaa tuotteet pääsääntöisesti kilpailutuksen paremmuusjärjestyksen perusteella. Varatoimittajia tullaan käyttämään, mikäli ensimmäisenä olevan toimittajan toimituskyky ei riitä. Mikäli joissain hankinnoissa minkään valitun toimittajan toimituskyky ei jostain syystä riitä, tullaan käyttämään sopimuksen ulkopuolisia toimittajia. Arvostamme, että Toimittajalla on tarjota toimituspalvelu tilatuille tuotteille. Toimituspalvelu otetaan huomioon laatutekijänä. Kiinteistönhoidollisista ja opetuksellisista syistä (opetussuunnitelmiin kuuluu yhtenä osana myös asioinnin harjoittelu alan liikkeissä.) arvostamme, että valituilla Toimittajilla on noutopiste/myymälä Salon kaupungin ydinkeskustassa. Tämä otetaan huomioon laatutekijänä. Koska SSKKY on ammatillinen koulutusorganisaatio arvostamme, että tuleva toimittaja/toimittajat voivat tarjota Salon seudun ammattiopiston opiskelijoille työharjoittelumahdollisuuksia yrityksessään. Tämä otetaan huomioon laatutekijänä. Opiskelijoiden työharjoittelujaksojen pituudet voivat vaihdella 1 6 kk. Tilattavista tuotteista sovitaan tapauskohtaisesti toimitus SSKKY:n eri toimipisteisiin tai SSKKY:n eri yksiköt voivat itse myös noutaa Toimittajan noutopisteestä/myymälästä. Suuremmista hankinnoista voidaan pyytää kaikilta sopimustoimittajilta erilliset tarjoukset erillisiin kohteisiin.
TARJOUSPYYNTÖ 24.05.2017 Sivu 2 / 10 Sopimus ei koske SSKKY:n rakennusurakkoja vaan rakennusten LVI-urakat kilpailutetaan erikseen. Asiakastöissä hankintayksikkönä ei ole SSKKY, vaan tilaava asiakas määrittelee hankittavien tuotteen toimittajan, tällöin asiakkaan toivomus ohittaa sopimuksen, jos toive toimittajasta on muu kuin sopimuskumppani. Tarjouspyynnön liitteessä 2 on esitetty tuotteita ja palveluita koskevat pakolliset vaatimukset. Tarjouslomakkeella liitteessä 1 ilmoitettuja tuotteiden määriä ja tuotevalikoimaa tullaan käyttämään vain vertailussa. Määrät ja tuotteet ovat esimerkkejä, eivätkä sellaisenaan SSKKY:ää sitovia. Tarjous otetaan mukaan vertailuun vaikka kaikkia tarjouslomakkeella olevia tuotteita ei ole tarjottu. Tarjouslomakkeen koko tuotevalikoimasta on kuitenkin tarjottava vähintään 90 % pyydetyistä tuotteista. Mikäli jonkun tuotteen hintaa ei ole annettu, tullaan vertailussa käyttämään kalleinta tarjottua hintaa tai jos kukaan tarjoajista ei ole antanut tuotteelle hintaa jätetään se kokonaan pois vertailuhinnasta. Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton kokonaisarvo sopimuskaudella (sisältäen option) on sitoumuksetta noin 140 000 190 000. Tarjottavien LVI-tuotteiden tulee täyttää viranomaisten niille asettamat vaatimukset. Suuremmista hankinnoista voidaan pyytää erilliset tarjoukset erillisiin kohteisiin. 3. Hankintamenettely Hankintamuotona käytetään avointa menettelyä. Kyseessä on kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnasta on julkaistu ilmoitus Hilma-ilmoituskanavalla 24.5.2017 (2017-013220), sekä SSKKY:n internetsivulla http:///kuntayhtyma/hankinnat. 4. Osatarjous Osatarjouksia ei huomioida. 5. Vaihtoehtoinen tarjous Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä.
TARJOUSPYYNTÖ 24.05.2017 Sivu 3 / 10 6. Tarjoukselle ja tarjoajalle asetetut vähimmäisvaatimukset Tarjoajalla tulee olla riittävät taloudelliset, tekniset ja muut edellytykset hankinnan toteuttamiseksi. Tarjoaja, joka syyllistyy olennaisesti väärien tietojen antamiseen toimittaessaan alla mainittuja tietoja tai, joka ei asetetussa määräajassa toimita pyydettyä selvitystä, suljetaan tarjouskilpailusta pois. Tarjousvertailussa käytettävät tavaraa ja palveluja koskevat hinta-, alennusprosentteja koskevat tiedot yms. annetaan tarjouspyynnön liitteessä 1. Tarjouslomake LVI-tarvikkeet. Tarjoajaa sekä tuotteita ja palveluja koskevat vähimmäisvaatimukset sekä tarjoajilta edellytetyt selvitykset on esitetty tarjouspyynnön liitteessä 2. Tarjoajaa sekä tuotteita ja palveluja koskevat vähimmäisvaatimukset Liitteet 1, ja 2 ovat tarjouslomakkeita ja ne on toimitettava hankintayksikölle täytettyinä tarjouksen mukana. Tarjouksen on oltava sisällöltään tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukainen. Tarjouksen on sisällettävä kaikki tarjoajien ja tarjousten arvioinnissa sekä tarjousten vertailussa tarvittavat pyydetyt tiedot. Tarjoukseen ei saa liittää tarjoajan omia tarjouspyynnön vastaisia ehtoja. Hankintayksiköllä on velvollisuus hylätä tarjous, joka on tarjouspyynnön vastainen ja siten vertailukelvoton. Tarjous ja tarjouspyynnön liitteinä olevat tarjouslomakkeet annetaan täytettyinä kirjallisina suomen kielellä. Tarjoajan muut liitteet (esim. esitteet) voivat olla suomen- tai englanninkielisiä. Tarjoajan tulee sitoutua noudattamaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014 tavarat) mikäli tarjouspyynnössä tai sopimuksessa ei muuta edellytetä. Jättämällä tarjouksen tähän tarjouspyyntöön tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnössä ja sen liitteenä olevissa asiakirjoissa olevat ehdot. Tarjouksen tulee olla voimassa vähintään kolme (3) kuukautta tarjouspyynnössä ilmoitetusta tarjousten viimeisestä jättöpäivästä lukien. 7. Tarjoushinnat Tarjoushinnat tulee ilmoittaa arvonlisäverottomina yleisen hinnaston hintoina mittayksikköä kohden tarjouksen tarjouslomakkeella, tarjouspyynnön
TARJOUSPYYNTÖ 24.05.2017 Sivu 4 / 10 liite 1. Tarjouslomakkeella tulee myös ilmoittaa hinnastoista annettavat alennusprosentit tuotteille/tuoteryhmille. (Tarjouslomake laskee automaattisesti nettohinnat ja tarjousvertailussa käytettävän vertailuhinnan). Tarjoajan tulee kiinnittää huomiota tarjouslomakkeessa pyydettyihin yksikköhintoihin ja niiden oikeellisuuteen. Tarjoajan yleinen hinnasto tulee liittää mukaan tarjoukseen tai tarjouksessa tulee selkeästi ilmoittaa esim. Internet-osoite. josta ne ovat saatavissa. Hinnastosta on ilmettävä tuotteen hinta ja siitä myönnettävä alennusprosentti ja hinnaston päivämäärä. Tuotteiden/tuoteryhmien alennusprosenttien tulee olla voimassa kiinteinä koko sopimuskauden. Tuotteiden ja hinnaston muutokset hyväksytään ainoastaan silloin, kun ne perustuvat viranomaisen päätöksiin ja todistettavasti toimittajasta riippumattomiin erityisiin muutostarpeisiin. Tällaisena erityisenä syynä voidaan pitää merkittäviä muutoksia esim. työvoimakustannuksissa tai maailmanmarkkinoiden raaka-aineiden hinnoissa. Perusteettomia hinnankorotuksia sopimuskaudella ei hyväksytä. Perustelluista hinnan muutoksista on ilmoitettava viimeistään tilauksen yhteydessä Salon seudun koulutuskuntayhtymälle. Tilaaja on oikeutettu käyttämään hyväkseen kampanja- ym. sesonkiluonteiset alennukset. Mikäli valitun toimittajan yleinen hinnasto muuttuu niin, että toimituspäivän hinnoittelutavan mukainen hinta olisi tilaajalle tarjous- tai tilaushintaa edullisempi, toimittaja soveltaa laskutuksessa toimituspäivän mukaista hinnoittelua. Hinnat ja mahdolliset alennukset koskevat myös tuotteen uusia versioita. Optiokauden osalta toimittaja voi ehdottaa alennusprosenttien muuttamista vain toimittajasta itsestään riippumattomia olennaisia muutoksia vastaavasti. Toimittajan on ilmoitettava tilaajalle alennusprosenttien muuttamisesta kirjallisesti vähintään neljä (4) kuukautta ennen mahdollisen optiokauden alkamista. Alennusprosenttien muutoksista on Toimittajan esitettävä tilaajalle asianmukainen kirjallinen selvitys kustannusten kehityksestä. Hinnan varaumia eikä pientoimitus yms. lisiä hyväksytä. 8. Laskutus ja maksuehto Otamme ensisijaisesti vastaan verkkolaskuja. Laskut tulee yksilöidä niin, että ne ovat yksilöitävissä ilmoitettuun SSKKY:n yksikköön.
TARJOUSPYYNTÖ 24.05.2017 Sivu 5 / 10 Laskutus-, yms. lisiä ei hyväksytä. Maksuaika on 21 pv netto hyväksyttävän laskun saapumisesta tilaajalle. Viivästyskorko on enintään korkolain 4 :n 1 mom. mukainen. 9. Toimitusaika Toimitettavista tuotteista sovitaan tapauskohtaisesti tilausta tehtäessä erikseen. Vaaditut minimitoimitusajat eri tuoteryhmien standardituotteille on ilmoitettu tarjouspyynnön liitteesä 1 Tarjouslomake. 10. Toimittajan oman alan ehdot Tarjoajan omien toimitusehtojen tai alan yleisten toimitusehtojen liittäminen tarjoukseen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen niissä olevien tarjouspyynnön vastaisten ehtojen (esim. hintavaraumien ja poikkeavien maksuehtojen) vuoksi. Omia sopimusehtoja ei voi esittää tarjouksessa 11. Sopimus Hankintapäätös voidaan panna täytäntöön ja sopimus, jonka ehtoihin tarjoajan tulee sitoutua, voidaan tehdä aikaisintaan 14+1 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen tiedoksi päätöksen ja muutoksenhakuosoituksen edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sähköistä yhteystietoa käytettäessä ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä oheisasiakirjoineen tiedon sinä päivänä, jona asiaa koskeva sähköinen asiakirja on viestin vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että sähköistä viestiä voidaan käsitellä. Hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus. Sopimus astuu voimaan sen allekirjoittamisesta ja on voimassa kahden vuoden ajan. SSKKY:n tavoitteena on saada sopimus voimaan 8/2017. SSKKY:ää sitova sopimus syntyy vasta kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet hankintasopimuksen. Optio tulee voimaan valitun toimittajan kanssa, mikäli SSKKY päättää jatkaa sopimuskautta. Päätös sopimuksen jatkamisesta (optio) tehdään kolme (3) kuu-
TARJOUSPYYNTÖ 24.05.2017 Sivu 6 / 10 kautta ennen sopimuskauden päättymistä. Optiokaudelle ei tehdä erillistä sopimusta vaan alkuperäistä sopimusta voidaan täydentää optiokauden osalta liitteillä tarvittavin osin. Ostajaa sitovat tilaukset tehdään erikseen. Sopimuksessa noudatetaan JYSE 2014 TAVARAT ehtoja. Mahdolliset erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti keskinäisin neuvotteluin. Mikäli neuvotteluissa ei päästä sopijapuolia tyydyttävään lopputulokseen, sopimuksesta aiheutuvat tai siihen liittyvät riitaisuudet ratkaistaan ensimmäisenä oikeusasteena Varsinais-Suomen käräjäoikeudessa. 12. Hankinnan seuranta Sopimuksen toimivuutta ja palvelun laatua seurataan tilaajan ja toimittajan välisissä seurantakokouksissa tai vuosiraporteista, jotka toimittajan tulee toimittaa sopimusyhteyshenkilölle. Vuosiraportissa tulee ilmetä tiedot pyydetyltä ajalta mm. seuraavista asioista: - määrätiedot tuotteittain - hintatiedot - reklamaatiot 13. Tarjousten käsittely Tarjousten avaamisen jälkeen määräajassa saapuneet tarjoukset tarkistetaan ja arvioidaan. Tarjouskilpailu ratkaistaan annettujen tarjousten perusteella. Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: a. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi b. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen c. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu a. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisen vaiheen tarkoituksena on selvittää tarjoajan edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta. Tätä arvioidaan edellä esitetyillä tarjoajalle asetetuilla kelpoisuusvaatimuksilla liite 2.
TARJOUSPYYNTÖ 24.05.2017 Sivu 7 / 10 Tarjouskilpailusta suljetaan pois sellaiset tarjoajat, joita koskee hankintalain 1397/2016 80 :n mukainen poissulkemisperuste. Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois tarjoajat, jotka ovat laiminlyöneet verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen tai joita koskee muu hankintalain 81 :n mukainen poissulkemisperuste. b. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjouksia tarkistetaan suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjoukselta ja ostettavilta tuotteilta ja palveluilta edellytetään. Tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset hylätään. c. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu ja voittajan valinta Annetuista tarjouksista valitaan se, joka on kokonaistaloudellisesti edullisin. Arviointiperusteina ovat hinta ja palvelun laatu. Hinta 60% ja laatu 40% Hinta on yhtä kuin tarjouslomakkeen vertailussa käytettävä yhteishinta, halvin yhteishinnaltaan saa 60 pistettä ja seuraavat suhteutettuna halvimpaan hintaan (halvin hinta/tarjottu hinta x 60). Laatu arvioidaan tarjouslomakkeen palvelun laatukriteerinen toteutuman mukaan niin, että maksimipisteet ovat 40. Laatukriteereinä käytetään: 1. Tarjoajan toimituspalvelun kustannukset myymälästä tilatuille tuotteille. (maksimi 15 pistettä) 2. Tarjoajan noutopiste sijainti. (maksimi 15 pistettä) 3. Tarjoaja mahdollisuudet tarjota työharjoittelupaikkoja Salon seudun ammattiopiston opiskelijoille. (maksimi 10 pistettä) Hinta- ja laatupisteet lasketaan yhteen jolloin saadaan Tarjoajan kokonaispistemäärä. Maksimissaan kokonaispistemäärä voi olla 100 pistettä. Eniten pisteitä saanut Tarjoaja valitaan puitesopimustoimittajaksi ja varatoimittajiksi (2 kpl) valitaan seuraavaksi eniten pisteitä saaneet.
TARJOUSPYYNTÖ 24.05.2017 Sivu 8 / 10 14. Päätöksestä ilmoittaminen Hankintapäätös toimitetaan tiedoksi kaikille tarjoajille sähköpostilla. Tätä varten Tarjoajan on ilmoitettava sähköpostiosoite mihin päätös voidaan toimittaa liite 2. Tarjoajaa sekä tuotteita ja palveluja koskevat vähimmäisvaatimukset. Hankinta edellyttää hankintapäätöksen lisäksi erikseen tehtävää kirjallista sopimusta. Hankintayksikköä sitova hankintasopimus ei synny hankintapäätöksellä vaan vasta erikseen tehtävällä molempien osapuolten allekirjoittamalla kirjallisella sopimuksella. Hankintapäätös voi muuttua tehdyn muutoshakemuksen, oikaisuvaatimuksen tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella. 15. Hankinnassa noudatettavat asiakirjat Hankinnassa noudatettavat asiakirjat noudattamisjärjestyksessä: 1. Sopimus 2. Tarjouspyyntö liitteineen 3. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot, JYSE 2014 tavarat, 4. Tarjous liitteineen. 16. Asiakirjojen julkisuus Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain perusteella tarjoukset ovat pääsääntöisesti julkisia sopimuksenteon jälkeen, asianosaisille jo päätöksenteon jälkeen. Siksi tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liikesalaisuuksia. Jos liikesalaisuuksien sisällyttäminen tarjouslomakkeella tehtyyn tarjoukseen on välttämätöntä, on ne lueteltava erillisellä, SALAINEN -otsikoidulla liitteellä. Vertailussa käytettävä yhteishinta ei lähtökohtaisesti ole liikesalaisuus. Hankintayksikkö harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liikesalaisuuksiksi ilmoitetut tiedot lain mukaan salassa pidettäviä. 17. Hankintaan liittyvät kysymykset Mahdolliset hankintaan liittyvät kysymykset on esitettävä suomen kielellä viimeistään 2.6.2017 klo 16.00 mennessä sähköpostitse osoitteella hankinnat@sskky.fi.
TARJOUSPYYNTÖ 24.05.2017 Sivu 9 / 10 Viestin otsikkoon merkintä: "Lisätietopyyntö: LVI-tarvikkeet" Puhelimitse esitettyihin kysymyksiin ei vastata, vaan tarjoajan tulee esittää kysymyksensä edellä esitetyllä tavalla. Vastaukset kysymyksiin julkaistaan 5.6.2017 klo 16.00 mennessä osoitteessa http:///kuntayhtyma/hankinnat. Toimittajan tulee ottaa huomioon nämä asiat tarjouksessaan ja varmistaa, että hänellä on käytössään 5.6.2017 päivitetyt tarjouspyyntöasiakirjat. Vain kirjallisesti annetut täydennystiedot ovat hankintayksikköä sitovia. 18. Tarjouksen toimitusosoite Sitova tarjous liitteineen tulee toimittaa suljettuna lähetyksenä viimeistään 14.6.2017 klo 12.00 osoitteeseen: Salon seudun koulutuskuntayhtymä Taloustoimisto Taitajankatu 6 24240 SALO Kuoreen merkintä: Tarjous: LVI-tarvikkeet Tarjoajia pyydetään lisäksi toimittamaan tarjouksen kanssa samassa kirjekuoressa tarjous ja mahdollisuuksien mukaan sen liitteet sähköisessä muodossa muistitikulle. Tarjousasiakirjat ja niiden liitteiden tulee olla tallennettu yleisimmillä toimisto-ohjelmilla luettavaan muotoon esimerkiksi.doc/.docx, xls./.xlsx /.pdf,.ppt/.pptx tai.jpeg tiedostoiksi. Jos sähköisen ja paperiversiona toimitetun tarjouksen välillä on ristiriita, noudatetaan tarjouksen paperiversiota. Hallintolain (434/2003) 17 :n mukaan lähettäjän on huolehdittava siitä, että tarjous saapuu viranomaiselle määräajassa. 19. Muut ehdot Määräajan jälkeen saapunut tarjous suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle ja palautetaan avaamattomana lähettäjälle. Mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä hankintayksikön edellyttämällä tavalla taikka olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat
TARJOUSPYYNTÖ 24.05.2017 Sivu 10 / 10 sellaisiksi, ettei hankintayksikkö voi tarjouskilpailun tuloksia hyödyntää, hankintayksikkö voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan. Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjousasiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä. Tarjoajan halutessa tarjousasiakirjat muulla kielellä, käännättäminen tai siitä aiheutuvat kustannukset ovat tarjoajan itsensä vastattavina. Salon seudun koulutuskuntayhtymä Olli-Pekka Juhantila kuntayhtymän johtaja Liitteet: 1. Tarjouslomake LVI-tarvikkeet hintoja ja alennusprosentteja koskevat tiedot (palautetaan tarjouksen liitteenä) 2. Tarjoajaa sekä tavaraa ja palveluja koskevat vähimmäisvaatimukset ja edellytetyt selvitykset (palautetaan tarjouksen liitteenä) 3. Sopimusluonnos 4. JYSE 2014 tavarat löytyvät osoitteesta http://vm.fi/docu- ments/10623/2291459/jyse+tavarat+huhtikuu+2017.pdf/e106b086-4ca5-4a84-8a06-8a092d05ead7