Virastojen tuottavuuskehitys ja tuottavuuskyselyn tulokset Mikko Kangaspunta Kieku-käyttäjäfoorumi Helsinki, 26.11.2015
Taustaa kirjanpitoyksiköiden talous- ja henkilöstöhallinnon tuottavuuden tarkastelulle Tuottavuus = suoritteiden määrä jaettuna työpanoksen määrällä
Taustaa Valtion (virastojen) talous- ja henkilöstöhallinnon työmäärää ja tuottavuutta on arvioitu 2000-luvun alusta lukien, melko säännöllisesti toistetuin kyselyin Suoritetiedon kokoaminen on kehittynyt mm. laskujenvälityksen raportoinnin ja palvelukeskuksen tuotantoraporttien kautta Viimeisimmät kyselytiedot ovat koko hallinnon osalta vuodelta 2011 ja 21 ensimmäistä Kieku-käyttäjäorganisaatiota koskien vuodelta 2014/2015 Tarkoitus siirtyä Kieku-seurantakohtein kerätyn työaikatiedon hyödyntämiseen, yksityiskohdat menettelyistä ja aikataulusta ovat vielä työn alla
Olemassa olevat tuottavuustavoitteet Kieku-tavoite: 40% tuottavuusparannus 2005 2017 (kehyspäätös- ja TALPOL tavoite) => noin puolet saavutettu Taloushallintostrategia 2020, edellisestä vielä puuttuva 24 % Hankinnasta maksuun prosessin kehittäminen (hallitusohjelma), säästötavoite asteittain 15 M /vuosi vuoteen 2020 mennessä Kirjanpidon siirto palvelukeskukseen (hallitusohjelma), säästötavoite asteittain 4 M /vuosi vuoteen 2020 mennessä Tilauksesta perintään, sisäinen laskenta ja suunnitteluprosessi, ei erikseen määriteltyjä tuottavuustavoitteita
Tapahtunut 2010-2015 Virastoja siirtynyt palvelukeskuksen asiakkaiksi ja palvelukeskuksen käyttöä on lisätty Otettu Kieku-kokonaisuus käyttöön noin 40 virastossa ja kehitetty toimintamallia Otettu mm. Rondo R8, verkkolaskut, M2 ja maksuaikakortit sekä Virtu laajasti käyttöön Keskitetty toimintoja (monin paikoin) Karsittu toimintamenoja (monta kertaa) Laadittu Taloushallinto 2020-strategia Virkamiesten määrä noin 75.000
Tuorein kysely
Htv- ja tuottavuuskyselyn johtopäätökset Tuottavuustavoitteet Tavoitteita kohti kuljettu, matkavauhtia pitää lisätä. Valtionhallinnon organisointi Valtionhallinnon organisoiminen suuremmiksi kokonaisuuksiksi. Yhteistyön lisääminen virastojen välillä. Yhteinen toimintamalli Yhteisen toimintamallin ja prosessien noudattaminen. Tehtävien keskittäminen Tehtävien keskittäminen kirjanpitoyksiköiden sisällä ja palvelukeskuksen laajempi hyödyntäminen. Toimintatapojen kehittäminen Kirjanpitoyksiköiden toimintatapojen kehittäminen tuottavuustavoitteet huomioiden.
Htv- ja tuottavuuskyselyyn osallistuneet kirjanpitoyksiköt KPY Kieku käyttöön Valtiokonttori 1/2011 344 Suomen Akatemia 4/2011 138 Maahanmuuttovirasto 5/2012 384 Pelastusopisto 5/2012 129 Valtiovarainministeriö 1/2013 404 Verohallinto 1/2013 4 851 Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus 1/2013 743 Sisäministeriö 4/2013 256 Henkilöstön kokonaishtv (2014) KPY Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori Kieku käyttöön 3/2014 352 Rajavartiolaitos 4/2014 2 696 Puolustusministeriö 4/2014 147 Puolustushallinnon rakennuslaitos 4/2014 826 Ulkoasiainministeriö (taha) 4/2014 1 554 *) Ympäristöministeriö 4/2014 284 Asumisen rahoitus- ja kehittämiskeskus 4/2014 55 Henkilöstön kokonaishtv (2014) Hätäkeskuslaitos 4/2013 665 Hallinnon tietotekniikkakeskus 4/2013 411 Tilastokeskus 10/2013 813 Etelä-Suomen aluehallintovirasto 10/2013 1 990 Väestörekisterikeskus 10/2013 122 Niiltä 7 kirjanpitoyksiköiltä, jotka ovat ottaneet Kiekun käyttöön vuonna 2014 kysyttiin kyselyssä ajanjakson 4/2014 3/2015 tiedot. Muiden osalta tarkastelussa 1-12/2014 tilanne. Kirjanpitoyksiköiden yhteenlaskettu henkilöstön kokonaishtv vuonna 2014 oli yhteensä 17 218 (noin 22 %:a koko valtionhallinnosta) Valtion taloudellinen tutkimuskeskus 10/2013 54 *) ei sisällä asemamaista palkattuja
Yhteenveto tuloksista Taloushallinto Henkilöstöhallinto Prosessi / Asia Status Prosessi / Asia Status Taloushallinnon htv-määrissä on laskeva trendi. Palvelukeskuksen työn %-osuus on kasvussa ja palvelukeskuksen hyödyntämistä voidaan edelleen kehittää useassa prosessissa. Menojen käsittelyn tuottavuus ei ole kehittynyt. Tulojen käsittelyn tuottavuus on laskenut. Kirjanpidossa kirjanpitoyksiköiden työpanos on vähentynyt. Työtä on siirtynyt palvelukeskukseen. Kirjanpidon sekä menojen ja tulojen käsittelyn htv-määrissä on enemmän laskua kirjanpitoyksiköillä, joilla on ollut Kieku pidempään käytössä. Tulokset osoittavat sekä talous- että henkilöstöhallinnossa, että suuremmat tapahtumamäärät mahdollistavat korkeamman tuottavuuden. Samaan aikaan tapahtumamäärissä on laskevaa trendiä, minkä lisäksi valtionhallintoa on organisoitu osin melko pieniin organisaatioyksiköihin. Nämä seikat asettavat merkittävän haasteen tuottavuuskehitykselle. Henkilöstöhallinnon htv-määrissä on laskeva trendi. Palvelukeskuksen työn %-osuus on kasvussa. Osuuden edelleen kehittäminen vaatii pohdintoja PK-KPY työnjaoissa. Palkanlaskennan tuottavuus on laskenut. Korjaustoimenpiteitä on tehty ja tilanne on kehittynyt parempaan vuoden 2015 aikana. Palvelussuhteen hallinnan työmäärät eivät ole kasvaneet ja tuottavuuden kehityksessä on positiivista virettä. Työaikojen hallinnan tehtäviä on organisoitu eri tavoin; toimintatavoissa on tuottavuuspotentiaalia. Matkustuksen tuottavuus on kasvanut. Toimintatavoissa ja tehtävien organisoinnissa on tuottavuuspotentiaalia. Palvelussuhteen hallinnassa työmäärät ovat laskussa Kiekun aiemmin käyttöönottaneilla kirjanpitoyksiköillä. Palkanlaskennassa työpanos on kasvanut suhteellisesti enemmän Kiekun myöhemmin käyttöönottaneilla. Työaikojen hallinnan työmäärien kehityksessä on vaihtelua. 15.9.2015 9
Hyvä kehitys on jatkunut, mutta vauhti liian hidas 21 Kiekua käyttävää kirjanpitoyksikköä, sis. palvelukeskuksen työ Taloushallinnon työpanos, tehollinen htv Henkilöstöhallinnon työpanos, tehollinen htv 600 500 465-12,2 % 600 500 546-3,8 % 525 400 407 400 300 300 200 200 100 100 0 2010 2014 0 2010 2014 Kirjanpitoyksiköissä työpanos vähentynyt noin -15 %:a Palvelukeskuksessa työpanos kasvanut noin +5 %:a, (uudet/laajentuneet asiakkuudet) Kirjanpitoyksiköissä työpanos vähentynyt noin -6,5 %:a Palvelukeskuksessa työpanos kasvanut noin + 19 %:a, (uudet/laajentuneet asiakkuudet ja palkanlaskennan haasteet 2014) Valtionhallinnossa on 2010-2014 henkilöstön htv-määrä laskenut yhteensä yli 6 %:a 15.9.2015 10
Palvelukeskuksen työn osuus taloushallinnon kokonaisuudesta 17 % ja henkilöstöhallinnosta 13 % Tuottavuuskehityksen kannalta virastojen toiminnan kehittäminen keskeistä 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% Palvelukeskuksen työn %-osuus taha-prosesseissa 37% 28% 27% 22% 16% 16% 5% 3% Kieku-valmistelu Kirjanpito Menojen käsittely Sisäinen laskenta Suunniteluprosessi Tulojen käsittely 2010 2014 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 6% Kiekuvalmistelu 4% 4% Matkustus Palvelukeskuksen työn %-osuus heha-prosesseissa Osaamisen hallinta Palkkausjärj. ylläpitäminen 15% 9% Palvelusuhteen hallinta Työaikojen hallinta 57% 81% Palkanlaskenta Strat. hlösuunnittelu Kiekutoimintamallissa 86 %:a (ilman UM) 3% Rekry & perehdytys 2010 2014 15.9.2015 11
Taloushallinnon htv-määrät ovat kehittyneet prosesseittain eri tavoin Menojen käsittely on eniten resursseja (45 %) sitova prosessi. Kirjanpito ja suunnittelu sitovat työpanosta toiseksi eniten (17 %). Htv-määrät ovat vähentyneet vuosina 2010-2014 eniten menojen käsittelyssä (-26,6 htv) ja sisäisessä laskennassa (-19,2 htv). Menojen käsittelyn tapahtumamäärät ovat samalla ajanjaksolla vähentyneet -11 %:a. Taloushallinnon prosessien %-osuus tehdystä työstä 2014 17% 12% 17% Myös kirjanpidon työmäärä on vähentynyt (-9 htv). Samaan aikaan työmäärät ovat kasvaneet suunnittelussa (+6,7 htv) ja tulojen käsittelyssä (+3 htv). Tulojen käsittelyn tapahtumamäärät ovat samalla ajanjaksolla kasvaneet +1,8 %:a. 250,0 200,0-12,7 % 209,0 182,4 10% Kirjanpito Sisäinen laskenta Tulojen käsittely 45% Menojen käsittely Suunnittelu %-muutos 150,0 100,0 50,0-11,6 % 77,3 68,3-32,4 % 59,4 61,6 40,2 +10,9 % 68,3 +6,5 % 45,7 48,7 2010 2014 0,0 11,7 Kieku-valmistelu Kirjanpito Menojen käsittely Sisäinen laskenta Suunnitteluprosessi Tulojen käsittely
PK-KPY työnjaossa näyttäisi olevan vaihtelua Kiekutoimintamallin sisällä esimerkkinä kirjanpito Palvelukeskuksen työn %-osuus vaihtelee 16 % - 83 % välillä Kirjanpitoyksiköistä valtaosa (17 KPY:ä) ylittää palvelukeskuksen työn %-osuuden keskiarvon 37 %:a. Tuloksia tarkasteltaessa on huomioitava, että palvelukeskuksen työn %-osuuteen vaikuttaa se, miten tarkasti KPY on raportoinut oman osuutensa tehdystä työstä. Huom. Hallitusohjelmassa tavoite kirjanpidon tehtävien keskittämisestä palvelukeskukseen 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 55% 83% 53% 80% 57% 55% 49% 50% 44% 63% 68% 71% 53% 46% Keskiarvo 37 % 62% 53% 39% 30% 20% 25% 21% 16% 25% 10% 0%
htv Kirjanpidon, menojen käsittelyn ja tulojen käsittelyn työpanoksen kehittyminen suhteessa Kieku-käyttöönoton ajankohtaan Kaikkien tarkasteltavien prosessin osalta on havaittavissa, että htv-määrät ovat laskeneet niiden kirjanpitoyksiköiden osalta, jotka ovat käyttäneet Kiekua pidempään. Rajavartiolaitoksen htv-määrät on huomioitu poikkeuksellisesti aiemmin Kiekun käyttöönottaneiden virastojen määrissä, sillä vuonna 2010 RVL:n htv-määrät sisältyivät SM KPY:n tietoihin. Valtori on rajattu menojen käsittelyn osalta tarkastelun ulkopuolelle. 140 120 +5 % 100-35 % 80 60 40-25 % -2 % +13 % 2010 2014 20-5 % 0 Kieku 4/2013 mennessä (ml. RVL) Kieku 4/2013 jälkeen Kieku 4/2013 mennessä (ml. RVL) Kieku 4/2013 jälkeen Kieku 4/2013 mennessä (ml. RVL) Kirjanpito Menojen käsittely Tulojen käsittely Kieku 4/2013 jälkeen
Tulojen käsittelyn ja menojen käsittelyn tuottavuus (kpl/htv) 4000 Kirjanpitoyksiköt yhteensä: Tulojen käsittelyn tuottavuus -4,5 % 2500 Kirjanpitoyksiköt yhteensä: Menojen käsittelyn tuottavuus -0,8 % 3500 2000 3000 2500 1500 2000 1500 1000 1000 500 500 0 0 2010 2014 2010 2014 Tulojen käsittely - prosessin htv:t 2010 2014 Muutos-% 45,7 48,7 +6,5 % Menojen käsittely - prosessin htv:t 2010 2014 Muutos-% 209,0 181,0-13,4 % Myynti- ja hyvityslaskujen lukumäärä 152 493 155 173 +1,8 % Menotositteiden lukumäärä 442 558 380 193-14,1 % Tuottavuus (kpl/htv) 3 335 3 186-4,5 % Tuottavuus (kpl/htv) *) 2 118 2 101-0,8 %
Henkilöstöhallinnon htv-määrät ovat kehittyneet prosesseittain eri tavoin Palvelussuhteen hallinta ja osaamisen hallinta sitovat eniten resursseja. Htv-määrät ovat vähentyneet eniten palkkausjärjestelmän ylläpitämisessä (-21,8 htv) ja matkustuksessa (-13,0 htv). Matkustuksen tapahtumamäärä on kasvanut (+3,8 %). Myös palvelussuhteen hallinnan (-7,3 htv), strategisen henkilöstösuunnittelun (-6 htv) ja rekrytoinnin (-2,9 htv) htv-määrät ovat vähentyneet. Palvelussuhteiden lukumäärä on myös laskenut (-4,7 %). Samaan aikaan htv-määrät ovat kasvaneet työaikojen hallinnassa (+21,6 htv), palkanlaskennassa (+11,3 htv) ja osaamisen hallinnassa (+6,7 htv). Palkanlaskennan tapahtumamäärä on laskenut (-7,3 %). Henkilöstöhallinnon prosessien %-osuus tehdystä työstä 2014 13% 13% 13% 4% 11% 23% 3% 21% 140,0 120,0 100,0 80,0 60,0 40,0 20,0 9,5-18,7 % 69,4 56,4 +6,6 % 108,4 101,7-54,9 % 39,7 17,9-5,8 % 125,6 118,3-23,1 % 26,0 20,0 Matkustus Osaamisen hallinta Palkkausjärj. ylläpitäminen Palvelussuhteen hallinta Strat. hlö-suunnittelu Työaikojen hallinta Palkanlaskenta Rekry & perehdytys %-muutos +46,2 % +19,8 % -4,1 % 68,3 69,8 68,7 66,9 57,4 46,7 2010 2014 0,0 Kiekuvalmistelu Matkustus Osaamisen hallinta Palkkausjärj. ylläpitäminen Palvelusuhteen hallinta Strat. hlösuunnittelu Työaikojen hallinta Palkanlaskenta Rekry & perehdytys 15.9.2015 16
PK-KPY työnjaossa näyttäisi olevan vaihtelua Kiekutoimintamallin sisällä esimerkkinä palkanlaskenta Palvelukeskuksen työn %-osuus vaihtelee Kieku-toimintamallissa 68 % - 100 % välillä Kiekua käyttäviä kirjanpitoyksiköitä tarkasteltaessa on PK:n työn %-osuus palkanlaskennassa 86 %:a. - Jos UM huomioidaan, on PK:n työn %-osuus yhteensä 81 %:a (viivana kuvaajassa). Tuloksia tarkasteltaessa on huomioitava, että palvelukeskuksen työn %-osuuteen vaikuttaa se, miten tarkasti KPY on raportoinut oman osuutensa tehdystä työstä. Keskiarvo 81 % 100% 90% 80% 70% 93% 71% 87% 68% 79% 99% 78% 100% 86% 79% 82% 91% 90% 92% 74% 98% 100% 69% 69% 98% 60% 50% 52% 40% 30% 20% 10% 0% 15.9.2015 17
Palkanlaskennan, palvelussuhteen hallinnan ja työaikojen hallinnan kehittyminen suhteessa Kieku-käyttöönoton ajankohtaan Palkanlaskennassa 4/2013 mennessä Kiekun käyttöönottaneiden ryhmässä työpanoksen suhteellinen nousu on ollut pienempää. Palvelussuhteen hallinnassa työpanos on kehittynyt hyvin eri tavoin suhteessa Kieku-käyttöönoton ajankohtaan. Työaikojen hallinta näyttäytyy poikkeavana prosessina, jossa työpanos on kasvanut suhteellisesti enemmän Kiekun aiemmin käyttöönottaneiden ryhmässä. Rajavartiolaitoksen htv-määrät on huomioitu poikkeuksellisesti aiemmin Kiekun käyttöönottaneiden virastojen määrissä, sillä vuonna 2010 RVL:n htv-määrät sisältyivät SM KPY:n tietoihin. UM on rajattu tarkastelun ulkopuolelle. 90 80-18 % 70 60 50 40 +26 % +24 % +26 % 2010 30 20 +48 % +22 % 2014 10 0 Kieku 4/2013 mennessä (ml. RVL) Kieku 4/2013 jälkeen Kieku 4/2013 mennessä (ml. RVL) Kieku 4/2013 jälkeen Kieku 4/2013 mennessä (ml. RVL) Palkanlaskenta Palvelussuhteen hallinta Työaikojen hallinta Kieku 4/2013 jälkeen 15.9.2015 18
Palkanlaskennan ja palvelussuhteen hallinnan tuottavuus (kpl/htv) Kirjanpitoyksiköt yhteensä: Palkanlaskennan tuottavuus Kirjanpitoyksiköt yhteensä: Palvelussuhteen hallinnan tuottavuus 4000 3500 3000 2500-22,6 % 160 140 120 100 +1,2 % 2000 80 1500 60 1000 40 500 20 0 2010 2014 0 2010 2014 Palkanlaskenta -prosessin htv:t Palkka- ja palkkiolaskelmien lukumäärä 2010 2014 Muutos-% 57,4 68,7 +19,8 % 291 158 269 881-7,3 % Tuottavuus (kpl/htv) 5 075 3 928-22,6 % Palvelussuhteen hallinta - prosessin htv:t (ei sisällä työaikojen hallintaa) Palvelussuhteiden lukumäärä 2010 2014 Muutos-% 125,6 118,3-5,8 % 18 551 17 674-4,7 % Tuottavuus (kpl/htv) 147,7 149,4 +1,2 % 15.9.2015 19
Mitä pitäisi vielä tehdä
Keskeisiä kirjanpitoyksiköiden kehittämiskohteita taloushallinnossa Tehtävien keskittäminen kirjanpitoyksiköissä ja taloushallinto-osaamisen kehittäminen Keskittäminen - Toimintojen järjestämisessä huomioitava esim. menojen käsittelyn tapahtumamäärän laskeva trendi Talouden suunnittelun ja seurannan tasojen tarkastelu Automaatio - budjetoinnin karkeistaminen (esim. vs. toimintayksiköiden määrä, tukitoimintojen menot) - seurantakohdemallin järkevä käyttö Hallitusohjelman hankinnasta maksuun prosessin kehittämistavoitteen toteuttaminen. Työskentelytavat ja osaaminen - menojen käsittelyn automatisointi - HAMA hyvät käytännöt ohjeen soveltaminen Hallitusohjelman kirjanpidon tehtävien siirtoa koskevan tavoitteen toteuttamiseen valmistautuminen.
Keskeisiä kirjanpitoyksiköiden kehittämiskohteita henkilöstöhallinnossa Tehtävien keskittäminen kirjanpitoyksiköissä ja osaamisen kehittäminen - Kun palvelussuhteiden lkm jaettiin KPY:n henkilöstöhallintoyksikön henkilömäärällä oli vaihteluväli 18-213 palvelussuhdetta/henkilö (otos 20 KPY:ä) - Toimintojen järjestämisessä huomioitava henkilöstön määrän laskeva trendi Automaatio Keskittäminen Palkanlaskenta - Palvelukeskuksen työn %-osuuden keskiarvo Kiekutoimintamallissa oli 86 %:a tarve paikoin arvioida KPY:n tehtäviä; esim. tarkastamisen menettelyt Työskentelytavat ja osaaminen Työaikojen hallinta - Ns. ajanhallinnan vastuuhenkilöiden tehtäviä organisoitu hyvin eri laajuudella keskittämisessä tuottavuuspotentiaalia Matkustus - Matka- ja kululaskujen tarkastamisen keskittäminen - Matkasihteeritehtävien keskittäminen 15.9.2015 22
Yhteenveto Tuottavuuden kehittäminen on pitkäjänteistä työtä Kirjanpitoyksikkökohtainen tieto työajan käytöstä ja vastaavista suoritteista on paikoin liian yleisellä tasolla Myös vaihtelu tuottavuuden tasossa on suurta Tarvitaan tiedon hankkimista, mittaamisen kehittämistä sekä analyysia Lopputuloksena: - kirjanpitoyksiköille oikeudenmukaisesti asetettuja tavoitteita ja niiden toteutumisen seurantaa - Aktiivista kehittämistä kirjanpitoyksiköissä ja palvelukeskuksessa (jatkuva kehittäminen)
Kiitos