Muutos ja vielä kerran muutos. Miten esimiestyö onnistuu nykyajan akateemisessä työympäristössä? Yliassistentti, KTT Anni Paalumäki Turun kauppakorkeakoulu Johtamisen laitos Esimiestyö ja muutoksesta selviytyminen -seminaari Tampereen ammattikorkeakoulu, 29.5.2008
Sisältö Lähtökohta: S.Keskinen & A.Paalumäki: raportti Helsingin yliopistolle keskijohdon esimieskoulutustarpeista v.2007 Aineistona: esimiesten haastattelut (N=13) & kysely henkilökunnalle (N=244) Esityksen sisältö: Esimiestyö ja muutos yliopistoissa Muutoksen kokeminen tutkimusaineistossa Mitä henkilökunta odottaa esimieheltään? Esimiesten kokemat vahvuudet ja heikkoudet omassa toiminnassaan Miten esimiestyötä voisi kehittää akateemisessa työympäristössä, joitakin ehdotuksia
Yliopistot esimiestyön toimintaympäristönä Hierarkia ja moniulotteisuus ja -äänisyys tuottaa erilaisia esimiestehtäväkuvia erit. keskijohtoon Esimies-alaissuhteet ovat usein epäselvät Jo yhdessä tehtävässä (esim. laitosjohtaja) vallitsevat moninaiset samanaikaiset toimintalogiikat, jotka vaativat erilaista ja keskenään ristiriitaista johtamista (Räsänen 2005): opetuksen johtaminen, laitosneuvoston puheenjohtajuus, tutkijaryhmän vetäminen, valtion tulosohjauksen vaatima vahva managerialismi Vakinaiset ja määräaikaiset esimiehet määräaikaisilla ei välttämättä motivaatiota paneutua esimiesrooliin tai hankkia siihen koulutusta
Muutoksia yliopistoesimiehen työhön ovat tuoneet ja tuovat mm: Bolognan prosessi, uusi palkkausjärjestelmä, rakenteellinen kehittäminen, valtion tuottavuusohjelmat & palvelukeskusuudistus, yliopistolain muutos, liikkuvuuden lisääminen, vastuullisuuden korostaminen, yritys/yliopistoyhteistyön lisääminen, uudet rahoitusmallit ja oppimisalustat, tietoverkkojen kehittäminen jne jne.
Muutoksen kokeminen ja hallinta HY:n esimiesten näkökulmasta Esimiehet kertoivat haastatteluissa useista heidän kohdalleen tulleita epämielekkäistä muutoksista: työmäärän lisääntyminen byrokraattisuuden, raportoinnin, työryhmien lisääntyminen henkilörekrytoinnin on vaikeutunut ja osaamisvaatimukset ja tarjonta eivät enää helposti kohtaa Tulevia muutoksia pystyttiin nimeämään selkeästi vähemmän kuin menneitä -> muutoksen tunnistamisen ja ennakoinnin vaikeus? Muutoksen hallinta ja muutostilanteiden läpivienti on alue, jossa esimiehet haluavat kuitenkin pärjätä Antaa esimiehelle merkityksellisiä onnistumisen kokemuksia
Henkilökunnan odotukset esimiehiltään TOP 3 1. Suunnan näyttäminen (40 mainintaa) Yksikön toiminnan pitkän aikavälin suunnittelu ja strategiset linjaukset Yksikön perustavoitteiden selkeyttäminen Yksikköä koskevien muutosten ennakointi ja hallinta Kannanotot työntekijöiden oman työn ja osaamisen kehittämiseen sekä urasuunnitteluun "Näin yliopistoyhteisössä koko yksikön visioista, strategioista ja tavoitteista." "Parempaa ohjeistusta ja strategisia linjauksia." "koulutukseen, uuden oppimiseen"
Henkilökunnan odotukset (2) 2. Vuorovaikutustaidot ( 28 mainintaa) Läsnäolo Kuunteleminen Kannustaminen ja tukeminen Kiitoksen ja yleensä palautteen antaminen Työntekijöiden työn arvostamisen ja heihin luottamisen osoittaminen Jaksamisen tukeminen Haluan palautetta, palautetta, palautetta!" "Esimieheltä puuttuu taito kuunnella, kannustaa ja tukea." "Aikaa keskusteluille"
Henkilökunnan odotukset (3) 3. Työmäärän kohtuullistaminen ja töiden priorisointi (23 mainintaa) Työmäärän kohtuullisuudesta huolehtiminen Työn kuormittavuuden vähentäminen Työmäärän tasapuolinen jakaminen työyhteisössä "Tukea jaksamiseen, kannanottoa tiimin kulttuuriin " "Olisi hyvää tietää mitkä tehtävät ovat tärkeimmät, kun ei ehdi kaikkea tehdä. " Olen tyytyväinen esimiehen tukeen, kannustukseen ja ohjeistukseen. Koko yksikkömme työn jakaminen ja työstä sopiminen ontuu.
Henkilökunnan odotukset (4) Muut: 4. Reiluus, avoimuus ja toiminnan läpinäkyvyys 5. Työyksikön perustoiminnan tunteminen 6. Työyksikön hyvinvoinnista huolehtiminen 7. Oman yksikön puolestapuhujana toimiminen
Esimiesten kokemat vahvuudet omassa toiminnassaan, esimerkkejä Pitkä kokemus, jolloin tietää, miten asiat toimivat Rauhallisuus, hyvät hermot Tasapuolisuus Jaksaa kuunnella ihmisiä Kokonaisuuden hahmottaminen Substanssiosaaminen Kyky luoda viihtyisä työpaikka Työntekijöiden pitkäaikainen tuntemus Sitoutuneisuus tukemaan työntekijöitä Tuntee kaikki ihmiset Ihmisten kanssa toimeen tuleminen Osaa asettaa tavoitteet Kokonaisuuksien hahmottamiskyky
Esimiesten kokemat heikkoudet omassa toiminnassaan, esimerkkejä Liika kiltteys Liika tehtäväorientoituneisuus Osaamattomuus henkilöstöhallinnon asioiden hoitamisessa Vuorovaikutuksen vähäisyys Valikoiva kiinnostuneisuus alaisten asioista Läsnäolon vähäisyys Päätöksenteon hitaus Byrokratian vastaisuus Autoritaarisuus Kommunikointikyvyn puutteet Esiintymistaidon puutteet Paljon tilaa ottava keskusteluissa Toimintatapojen, säädösten ja vastuiden heikko tuntemus
Esimiesten kokemat heikkoudet & vahvuudet. Havaintoja: Vahvuuksia lueteltiin enemmän kuin heikkouksia Heikkoudet ja vahvuudet useimmin persoonallisuuden piirteitä kuin työtehtävistä nousevia ominaisuuksia -> Onnistuminen tai epäonnistuminen mielletään persoonallisuuteen sidoksissa olevaksi asiaksi? Vrt. esim. Tavoitteiden asettelussa ja selkeyttämisessä onnistuminen, mainittiin vain 1 kerran. Kuitenkin: Tavoitetietoisuuden lisäämisellä on mahdollista vaikuttaa töiden organisointiin, päätöksenteon nopeuteen, kokonaisuuden hahmottamiseen sekä kiireen ja ajankäytön ongelmiin.
Langanpätkiä esimiestyön onnistumiseen akateemisissa työyhteisöissä Systemaattisen esimieskoulutuksen organisoiminen ja siihen osallistumiseen velvoittaminen Muut tukimuodot, kuten vertaisryhmät, mentorointi, työnohjaus, konsultaatio jne. Ylimmän johdon selkeä tuki esimiestyölle -> mahdollisuus keskittyä johtamiseen -> ylimpien tavoitteiden selkeyttäminen Hallinnon kehittäminen Työyhteisön roolin vahvistaminen ja yhteisöllisyyden korostaminen -> ryhmäkohtaiset tavoitteet ja palkitseminen milloin vain mahdollista ja tarkoituksenmukaista
Raportti Soili Keskinen ja Anni Paalumäki: Esimieskoulutuksen tarve ja motiivit akateemisessa työympäristössä. Helsingin yliopisto. Raportit ja selvitykset 39. 2007 Henkilöstö- ja lakiasiain osasto, Koulutus- ja kehittämisyksikkö. Ladattavissa sivuilta www.helsinki.fi -> Julkaisut -> Yliopiston hallinnon julkaisut