Kouvolan kaupunki Talousarvion laadintaohjeet vuodelle 2018 Kaupunginhallitus 10.4.2017
Sisällysluettelo 1. Taloudellinen tilanne... 1 2. Vuoden 2018 talousarvion laadinta... 1 2.1. Talousarviorakenne... 1 2.2. Talousarvion sitovuustaso... 2 2.3. Talousarviolaadinnan kehys... 2 2.4. Toimialakohtainen käyttötalouden kehys... 2 2.5. Investoinnit... 3 2.6. Rahoitus ja lainakannan kasvu... 4 2.7. Taloussuunnitelmavuosien luvut... 4 2.8. Sisäiset erät... 4 3. Strategiset tavoitteet... 4 4. Henkilöstösuunnitelma ja henkilöstömenojen budjetointi... 6 4.1. Henkilöstösuunnittelu... 6 4.2. Uudet virat ja tehtävät sekä lakkautettavat virat... 6 4.3. Palkkausmäärärahat ja sivukulut... 6 4.4. Talous- ja henkilöstösuunnitelmalomake... 7 5. Talousarvio- ja henkilöstösuunnittelulomake... 7 6. Konserniyhteisöt... 8 7. Alustava talousarvion laadinta-aikataulu... 8 Liitteet Liite 1 Talousarvio- ja henkilöstösuunnitelmalomake Liite 2 Investointiesityslomake Liite 3 ICT-investontiesitysohje Liite 4 Tehtävänkuvaus henkilöstösuunnitteluun Liite 5 Lakkautettavat virat lomake Liite 6 Uudet virat ja tehtävät -koostelomake
Vuoden 2018 talousarvion ja vuosien 2018 2020 taloussuunnitelman laadintaohjeet Talousarvion laadintaohjetta noudatetaan vuoden 2018 talousarviota ja vuosien 2018-2020 taloussuunnitelmaa tehtäessä. Ohje koskee kaupungin toimialoja ja siinä annetaan kaupunkitasoinen kehys sekä toimialakohtainen toimintakatteen kehys. Kaupunkiorganisaatiossa mahdollisesti tapahtuvien muutoksien vaikutuksista tehdään kehykseen ja ohjeisiin niiden edellyttämät muutokset. Tarkentavia operatiivisia ohjeita annetaan myöhemmin ja talousarvioaikataulua päivitetään tarvittaessa. Konserniyhteisöt ohjeistetaan erillisellä ohjeella kesäkuussa 2017. Tässä ohjeessa annetaan talous-, henkilöstö- sekä strategisen suunnittelun ohjeet. Toimialojen ja palveluketjujen tiedot talousarviokirjaa ja henkilöstösuunnitelmaa varten kerätään samalla lomakkeella. Toimialat ja palveluketjut käsittelevät toimielimissään yhteisen talous- ja henkilöstösuunnitelman vuosille 2018-2020. Näin pyritään varmistamaan, että talous- ja henkilöstösuunnittelu ovat yhdenmukaisia. Talous- ja henkilöstösuunnitelma tulee käsitellä myös toimialan yhteistyöryhmässä yt-lain mukaisesti. Kuva 1. Kaupunkikonsernin ohjaus 1. Taloudellinen tilanne Vuoden 2016 tilinpäätöksen jälkeen taseessa on kertynyttä ylijäämää yhteensä 4,8 milj. euroa. Vuoden 2017 alijäämä on talousarviossa arvioitu olevan -6,4 milj. euroa, jolloin kumulatiivinen alijäämä vuoden 2017 lopussa tulisi olemaan noin -1,5 milj. euroa. Vuoden 2017 tuloksen arvioidaan kuitenkin toteutuvan talousarviota parempana. Vuoden 2017 toteutumiseen vaikuttaa erityisesti kilpailukykysopimus, jolla on vaikutusta henkilöstökuluihin, verotuloihin sekä valtionosuuksiin. Investointien osalta uudistetaan suunnitteluprosessia niin, että vuoden 2019 talousarvion yhteydessä toimitaan uudella mallilla. Prosessin avulla pyritään toteuttamaan investointien hankesuunnittelu niin, että talousarvion ja taloussuunnitelman summat pystytään arvioimaan tarkemmin. Kuntalain 110 :n mukaan kunnan taloussuunnitelman on oltava tasapainossa tai ylijäämäinen enintään neljän vuoden pituisena suunnittelukautena, jos talousarvion laatimisvuoden taseeseen ei arvioida kertyvän ylijäämää. Jos taseen alijäämää ei saada katetuksi suunnittelukautena, taloussuunnitelman yhteydessä on päätettävä yksilöidyistä toimenpiteistä, joilla kattamaton alijäämä mainittuna ajanjaksona katetaan. 2. Vuoden 2018 talousarvion laadinta 2.1. Talousarviorakenne Talousarviorakenteessa noudatetaan Kuntaliiton talousarviosuositusta kunnille ja kuntayhtymille. Kunnan palvelutuotanto jaetaan rahoitustavan perusteella budjettirahoitteisiin ja kohderahoitteisiin tehtäviin. Kouvolan kaupungilla ei 1
ole tällä hetkellä kohderahoitteisia tehtäviä. Mahdolliset muutokset vuoden 2018 organisaatioon on tehtävä toukokuu loppuun mennessä. Kaupungin talousarvio- ja suunnitelma Konsernipalvelut Budjettirahoitteiset tehtävät Hyvinvointipalvelut Tekniikka ja ympäristöpalvelut Kuva 2. Talousarviorakenne 2.2. Talousarvion sitovuustaso Käyttötalousosassa sitovuustaso kaupunginvaltuustoon nähden on toimialan toimintakate sekä toimialan toiminnalliset tavoitteet (strateginen palvelusopimus). Lautakuntien talousarviot esitetään talousarviossa tiedoksi palveluketjuittain ja lautakunnittain. Lautakuntakäsittelyjen ja talousarvioinfojen rooli talousarviovaiheessa korostaa kunnallisen päätöksenteon avoimuutta nykyisellä sitovuustasolla. Investointiosan sitovuustaso on hankeryhmä tai erikseen määritetyt hankkeet (mm. kärkihankkeet). Investoinnin kokonaiskustannusarviot ja niiden jaksotus suunnitteluvuosille tarkistetaan ja hyväksytään vuosittain talousarvion yhteydessä. Hankintamenon jaksotus voidaan tarkistaa kokonaiskustannusarvion rajoissa. Investoinniksi katsotaan yli 30 000 euron hankinnat, joita käytetään palvelutuotannossa useana tilikautena ja jotka kirjataan vaikutusaikanaan suunnitelman mukaan poistoina kuluksi. Poikkeuksena pysyvien vastaavien sijoitukset sekä maa- ja vesialueet, joista ei kirjata poistoja. 2.3. Talousarviolaadinnan kehys Kaupunkitasoinen kehys taloudelliseen tasapainoon pääsemiseksi vuosien 2018 2020 aikana esitetään taulukossa 1. Kehystä tarkistetaan, jos valtionosuus- ja verotuloarviot muuttuvat olennaisesti. Sote- ja maakuntauudistuksen vaikutuksia vuodesta 2019 lähtien tarkennetaan, kun uudistus etenee ja saadaan lisätietoa. Verotulo- ja valtionosuuslaskelmat pohjautuvat Kuntaliiton sekä Valtiovarainministeriön laskelmiin. Taulukko 1: Kaupunkitason kehys Kouvolan kaupunki Tuloslaskelma 1000 e TP 2016 TA 2017 TA 2018 TS 2019 TS 2020 Toimintakate -498 846-493 339-493 900-199 876-201 875 Verotulot 340 900 333 210 339 500 166 083 167 000 Valtionosuudet 175 852 169 000 170 000 48 859 49 500 Rahoitustulot ja -menot 6 720 5 783 6 350 6 200 6 000 Vuosikate 24 626 14 654 21 950 21 266 20 625 Poistot ja arvonalentumiset -20 425-21 018-21 000-20 000-20 000 Satunnaiset erät 1 492 Tilikauden tulos 5 693-6 364 950 1 266 625 Tilikauden yli/alijäämä 5 798-6 364 950 1 266 625 Kertynyt yli-/alijäämä 4 844-1 520-570 696 1 321 Kunnallisveroprosentti 20,75 20,75 20,75 8,28 8,28 Toimintakatteen muutos % 1,1-1,1 0,1-59,5 1,0 Vuosikate, % poistoista 120,6 69,7 104,5 106,3 103,1 Vuosikate, euroa/asukas 289 172 258 251 244 Asukasmäärä vuoden lopussa 85 231 85 356 85 030 84 722 84 419 2.4. Toimialakohtainen käyttötalouden kehys Taulukossa 2 on esitetty toimialojen talousarviokehys noudatettavaksi talousarvion laadinnassa vuodelle 2018 sekä ohjeellisena vuosille 2019 2020. Toimialojen täytyy tarkastella kriittisesti sekä toimintatulojen että menojen arviointia. Vuoden 2016 tilinpäätöstietoja ei ole esitetty, koska luvut eivät vertailukelpoiset johtuen mm. organisaatiouudistuksesta, kilpailukykysopimuksesta ja perustoimeentulomaksatuksen Kela-siirrosta. Suunnitelmavuosien osalta on huomioitu maakuntaan siirtyvät kustannukset nettona tämän hetkisen organisaatiorakenteen mukaisesti. Tukipalvelut 2
on huomioitu nykyisen järjestelmän mukaisesti. Konsernipalvelujen osalta kehykseen on tehty tiettyjen avustuksien maksamisen vähenemisestä johtuen muutoksia. Taulukko 2: Toimialakohtainen kehys 2018-2020 Toimintakate 1000 euroa Ta 2017 Ta 2018 Ts 2019 * Ts 2020 * Konsernipalvelut -9 829-8 600-731 -400 Hyvinvointipalvelut -470 945-472 450-187 557-189 500 Tekn. ja ymp.palv. -12 566-12 850-11 588-11 975 Yhteensä -493 339-493 900-199 876-201 875 * summat tarkentuvat myöhemmin 2.5. Investoinnit Investoinneiksi hyväksytään vain sellaiset hankkeet, jotka vähentävät menoja tai lisäävät tuottavuutta ja elinvoimaa. Vuosien 2018-2019 investointisummat ovat pääosin sidottuja jo aloitettuihin hankkeisiin. Investointiesitykset perusteluineen annetaan liitteenä nro 2 olevalla lomakkeella irtaimen omaisuuden, rakennusten sekä kiinteiden rakenteiden ja laitteiden osalta 19.5.2017 mennessä. Rakennusinvestoinneissa ainoastaan uudet rakennukset sisältävät ensikertaisen kalustamisen, muutoin irtaimistosta tehdään erillinen investointiesitys. Lomakkeet palautetaan niissä olevan ohjeen mukaisesti tallentamalla ne ao. kansion alikansioihin: K:\Yhteiset\Talous\Talousarviot\Talousarvio 2018\Investoinnit 2018. Kaupungin johtoryhmä suorittaa investointien priorisoitia kesäkuussa toimialojen tekemien esitysten perusteella. Toimialojen tulee ottaa kantaa, siihen miten toimintoja voidaan keskittää, tavoitteena tulee olla luopuminen ulkopuolisilta vuokratuista tiloista. ICT-investoinnit keskitetään edelleen vuoden 2018 talousarviossa tietohallintoon lukuunottamatta Sote-uudistuksen piiriin kuuluvaa toimintaa, josta tulee erillinen ohje. Investointiesitykset käsitellään tietohallinnon ohjausryhmässä, joka myös päättää niiden toteuttamisesta. ICT-investointina toteutettava hankinta voi olla joko lakisääteinen tai liittyä toiminnan kehittämiseen, jolloin sille tulee löytyä myös strategiakytkentä. Suuruudeltaan ICT-investointi on vähintään 30 000 euroa sisältäen mahdollisia lisenssi- tai käyttöoikeuskustannuksia sekä käyttöönottoon liittyvää projektityötä, joka ostetaan ulkopuoliselta toimittajalta tai asiantuntijalta. Hankinnan kohteeseen liittyvät koulutuskustannukset eivät sisälly investointiin, vaan ne on huomioitava toteuttavan yksikön käyttötalousmenona, kuten myös käyttö- ja ylläpitokustannukset. ICT-investointiesitys tehdään v. 2018 talousarvion valmisteluun liittyen Improlity-ohjelmalla. Jos esitys hyväksytään toteutettavaksi, on se suoraan siirrettävissä Improlityn projektisalkkuun niin, että sen perustiedot ovat järjestelmässä valmiina. Tietoja voi tarpeen mukaan täydentää siirron jälkeen. Jotta esityksen voi järjestelmään viedä, on tietojen tallentajalla oltava Improlityn käyttöoikeudet. Jos oikeuksia ei vielä ole, pyydetään ne tietohallinnosta sähköpostilla tietohallinto@kouvola.fi. Ilmoita käyttäjän toimiala, nimi ja sähköpostiosoite. ICT-investointiesitysten tulee olla tallennettuna järjestelmään 25.5.2017 mennessä. Järjestelmään voi tietoja viedä jo toimialan oman valmistelun aikana. Tietohallinnon ohjausryhmä käsittelee esitykset ensimmäisen kerran toukokuun 2017 lopussa ja uudelleen elo/syyskuussa. Syksyn hyväksyntäkäsittelyn jälkeen tietohallintokoordinaattorit informoivat toimialoja tietohallinnon ohjausryhmän päätöksistä. Improlityn Ehdotusosiosta hyväksytyt projektit siirretään Improlityn projektisalkkuun syksyn 2017 aikana. Viimeistään vuoden 2018 alussa on toteuttaviksi hyväksyttyjen projektien tiedot täydennettävä järjestelmään. Ohje esityksen tallentamisesta Improlityyn on liitteenä nro 3. 3
Taulukko 3: Investointikehys vuosille 2018-2020 Kaupunki yhteensä 1000 euroa TP 2016 TA 2017 Muutettu TA 2017 TA 2018 TS 2019 TS 2020 Investoinnit netto 17 245 31 998 33 498 40 000 40 000 30 000 Kärkihankkeet 1 455 11 670 8 270 16 500 4 800 2 000 Yhteensä 18 700 43 668 41 768 56 500 44 800 32 000 Kärkihankkeet: Kokonaiskust. TA 2017 Muutettu TA 2017 TA 2018 TS 2019 TS 2020 Keskustan kehittäminen/manski 6 700 3 000 4 000 1 500 Keskustan kehittäminen/matkakeskus 19 000 5 500 1 100 11 400 4 500 2 000 Pioneeripuisto/Asuntomessut 6 900 2 870 2 870 3 000 300 RR-terminaalin suunnittelu 1 250 300 300 600 2.6. Rahoitus ja lainakannan kasvu Rahoitusosaan vaikuttavat suurimpina erinä toiminnan ja investointien nettorahavirtojen summat. Jos toimintakate kasvaa ja investointien määrä vähenee, rahoitustoiminnan rahan tarve pienenee samassa suhteessa. Tämän hetkisen suunnitelman mukaan lainamäärä tulee kasvamaan taloussuunnitelmakauden aikana huomattavasti. Taulukko 4: Rahoituskehys 2018-2020 Kaupunki 1000 e TP 2016 TA 2017 TA 2018 TS 2019 TS 2020 Toiminta ja investoinnit Toiminnan rahavirta 19 865 13 659 21 950 21 266 20 625 Investointien rahavirta -18 700-43 668-56 500-44 800-32 000 Toiminta ja investoinnit, netto 1 165-30 009-34 550-23 534-11 375 Rahoitustoiminta Lainakannan muutokset -21 062 30 000 35 000 24 000 11 000 Vaikutus maksuvalmiuteen -19 668-209 450 466-375 Lainakanta 182 451 212 451 247 451 271 451 282 451 Lainakanta eur/asukas 2 141 2 489 2 910 3 204 3 346 Asukasluku 31.12. 85 231 85 356 85 030 84 722 84 419 2.7. Taloussuunnitelmavuosien luvut Toimialat esittävät taloussuunnitelmavuosien luvut tässä ohjeessa annetun kehyksen jakojen mukaisesti. Suunnitelmavuosien luvut esitetään samalla tasolla kuin talousarviokirjan muut tiedot. Suunnitelmavuosien osalta otetaan huomioon sote- ja maakuntauudistuksen mukaisien kustannuksien siirtyminen maakuntakuntaan. 2.8. Sisäiset erät Toimialojen väliset sisäiset erät vuodelle 2018 pitää ilmoittaa taloussuunnitteluun 31.5.2017 mennessä, jonka jälkeen ne viedään keskitetysti taloussuunnitteluohjelmaan. 3. Strategiset tavoitteet Toimialojen ja toimielimien tavoitteet tulee johtaa kaupunkistrategiasta ja toteuttamisohjelmista. Kouvolan strategiatyön toimintaohjeesta saat lisätietoa. (Kontissa: Hallinto ja strategia > Strategia ja ohjelmat.) Tiekartat Tiekartta on kuvaus suunnittelmakauden eli kolmen vuoden tavoitteista, toimenpiteistä ja mittareista. Tiekartta sisältää myös vaiheiden kuvauksen, jossa kerrotaan tarkemmin vastuut ja resurssit, sisältö sekä syntyvä asiakirja ja tieto. Toimiala- ja palveluketjukohtaiset tiekartat taloussuunnitelmavuosille 2018-2020 päivitetään IMS-ohjelmaan 31.8.2017 mennessä. Lisäksi suunnitelmakauden tavoitteet, mittarit ja mittariarvot ilmoitetaan strategia ja kehittämiseen, jossa ne kootaan talousarvioon taulukoksi. Vuositavoitteet Vuositavoitteet tulee johtaa kaupunkistrategian päämääristä ja strategiatavoitteista. Tavoite on selkeästi määritelty, joko laadullisesti tai määrällisesti kuvattava tulos. Tavoitetta ei pidä sekoittaa vuosittaiseen käytännön toimenpiteeseen, joka ilmoitetaan käyttösuunnitelmassa. Talousarviossa voi yhdellä strategiavalinnalla olla useampi tavoite. Ta- 4
voitteita asetettaessa pitää huomioida niiden toteutusmahdollisuudet. Talousarviotavoitteet vuodelle 2018 viedään Opiferus-ohjelmaan. Kuva 3: Esimerkki tavoitteesta Opiferus-ohjelmassa. Mittarit Tavoitteille asetetaan toiminnan onnistumista kuvaavat mittarit, joilla seurataan miten tavoite on toteutunut. Tavoitteiden toteutumista voidaan mitata toteutumisasteella. Mittaamista suunniteltaessa on hyvä esittää ainakin kysymykset mitä, mistä, (kohderyhmä), millä ja miten mitataan. Mittareille annetaan tavoite- ja nykyarvot. Esimerkki: Asiakastyytyväisyysindeksi saadaan vuosittaisten asiakastyytyväisyyskyselyiden pohjalta. Asiakastyytyväisyyteen vaikuttavat mm. palvelun laatu, oikea-aikaisuus, määrä, toimitusnopeus ja joustavuus. Tavoitteille on määritelty Opiferus-ohjelmaan yhteiset mittarit, omia mittareita voi ehdottaa. Ehdotukset käsitellään strategia- ja kehittämispalvelussa. Tarkista, mittaria syöttäessäsi onko mittari jo olemassa, esimerkiksi palautteiden määrä on sama asia kuin palautteet (kpl). Mittariehdotukset on tehtävä Opiferukseen viimeistään 31.8.2017. Riskit Riskeillä tarkoitetaan heikkouksia ja tapahtumia, jotka voivat vaarantaa toimintaa ja/tai tavoitteiden saavuttamista. Riskinä voi olla myös hukattu mahdollisuus. Myös riskianalyysistä saat lisätietoa Kouvolan strategiatyön toimintaohjeesta. (Kontissa: Hallinto ja strategia > Strategia ja ohjelmat.) Toimialojen riskit johdetaan kaupunkitason riskeistä (kuva 4, IMS), toimialojen riskiympyrät kuvaavat keskeiset riskit. Ne päivitetään talousarvion laadinnan yhteydessä 31.8.2017 mennessä sekä niiden vaiheiden kuvaukset, eli vastuut ja hallintakeinot. Talousarviovuoden tavoitteiden toteutumista vaarantavia riskejä tunnistetaan, analysoidaan ja niiden hallintatoimenpiteet dokumentoidaan Opiferukseen TA-tavoitteiden yhteyteen (kuva 3). Kuva 4: Kaupungin riskit 5
4. Henkilöstösuunnitelma ja henkilöstömenojen budjetointi 4.1. Henkilöstösuunnittelu Henkilöstösuunnittelun tavoitteena on varmistaa, että kaupungin palveluja tuottaa riittävä määrä osaavaa henkilöstöä. Henkilöstösuunnitelmassa määritellään strategian ja toiminnan vaatima määrällinen ja laadullinen henkilöstötarve. Henkilöstösuunnitelman lähtökohtana tulee olla kaupungin strategia ja palvelustrategiset linjaukset, joissa otetaan kantaa siihen, mitä palveluita tuotetaan ja miten niitä tuotetaan. Toimintaympäristön muutokset edellyttävät palvelurakenteiden uudistamista. Henkilöstömäärää pyritään vähentämään parantamalla palvelutuotannon tuottavuutta ja tehokkuutta, kehittämällä työnjakoa, osaamista ja työhyvinvointia sekä ottamalla käyttöön sähköisiä palveluja. Ennakoivan henkilöstösuunnittelun merkitys korostuu entisestään tulevina vuosina. Henkilöstösuunnittelun avulla huolehditaan palvelutuotannon edellyttämän henkilöstön määrästä ja rakenteesta, turvataan riittävä osaaminen, ennakoidaan henkilöstökustannuksia sekä määritellään keinoja, joilla henkilöstövoimavaroja muodostetaan, vaalitaan ja johdetaan. Henkilöstösuunnittelun ydintä ovat henkilöstön määrän, laadun ja kohdentumisen määrittely tulevaisuuden tarpeita varten. Henkilöstön määrällä tarkoitetaan henkilöstön lukumäärää ja laadulla henkilöstön osaamista, koulutusta, henkilöstö- tai ammattiryhmää, työsuhteen muotoa ja muita vastaavia asioita. Kohdentumisen suunnittelu on ennakointia sen osalta, kuinka paljon eri tehtävissä, toiminnoissa tai yksiköissä tarvitaan henkilöstöä ja miten tarve mahdollisesti muuttuu. Henkilöstösuunnittelun avulla on tarkoitus ennakoida ja ohjata toimintaa niin, että oikeat henkilöstöresurssit ovat oikeassa paikassa oikeaan aikaan. Henkilöstösuunnitelmalla luodaan pohjaa myös henkilöstön kehittämiselle. Henkilöstömenojen hallinta on keskeistä talouden tasapainottamisessa, mikä edellyttää tiukkaa henkilöstösuunnittelua. Henkilöstömäärän sopeuttamista jatketaan vuosien 2018 2020 aikana muun muassa hyödyntämällä eläke- ja muuta poistumaa sekä vähentämällä määräaikaista henkilöstöä. Sote- ja maakuntauudistus vaikuttaa merkittävästi kaupungin tehtäviin vuodesta 2019 alkaen ja sitä kautta myös osaamis- ja henkilöstötarpeisiin. Kaupungin henkilöstömenojen tulee olla suunnittelukaudella kestävälla perustalla. Henkilöstösuunnittelun tulee olla strategiasidonnaista siten, että kaupungilla on optimaaliset henkilöstörakenteet ja -mitoitukset. Myös työtehtävien sekä työaikajärjestelmien ja työaikojen hyvällä suunnittelulla pyritään palvelujen tehokkaaseen ja tarkoituksenmukaiseen järjestämiseen. Käytettyjen varallaolojärjestelmien tulee olla toiminnan kannalta tarkoituksenmukaisia, ja niiden arvioinnissa tulee ottaa huomioon varallaolosta aiheutuvat kokonaiskustannukset. Tavoitteena on nykyistä parempi osaamisen ennakointi ja sen täysimääräinen hyödyntäminen. Henkilöstön työhyvinvoinnin edistäminen sekä sairauspoissaolojen ja ennenaikaisen eläköitymisen vähentäminen ovat myös keskeisiä keinoja vähentää henkilöstömenoja. Tämä edellyttää vaihtoehtoisten ratkaisujen hakemista pidentää työuria myös työkyvyn heikentyessä. 4.2. Uudet virat ja tehtävät sekä lakkautettavat virat Uusien virkojen perustaminen ja uudet työsuhteiset tehtävät pitää arvioida kriittisesti. Esitykset uusista viroista ja tehtävistä vuodelle 2018 tulee tehdä omalla erillisellä lomakkeella ja määrärahojen on sisällyttävä talousarvioon annetun kehyksen puitteissa. Mikäli palkkausmäärärahat poistetaan toimialan omassa valmisteluprosessissa, tulee myös esitys kyseisestä virasta tai tehtävästä poistaa lomakkeesta. Kaikista toimialan esittämistä uusista viroista/tehtävistä vuodelle 2018 laaditaan myös tehtävänkuvauslomakkeet. Avoinna olevat virat, joita ei aiota täyttää, tulee esittää lakkautettavaksi. Lakkautettavaksi esitettävät virat merkitään erilliseen lakkautettavat virat -lomakkeeseen. Toimialoille lähetetään toukokuun aikana myös virkarekisteriraportti tarkistettavaksi. Vakinaisen henkilöstön nykytila kuvataan henkilöstösuunnitelmassa päivämäärän 1.6.2017 mukaisena. Henkilöstöpalvelut lähettää toimialoille raportin toimialan henkilöstöstä 1.6.2017 talous- ja henkilöstösuunnittelun tueksi 19.5.2017 mennessä. 4.3. Palkkausmäärärahat ja sivukulut Palkkamäärärahoihin ei tehdä korotusvarauksia kesäkuun 2017 palkkatasosta. Kilpailukykysopimuksen mukaisesti lomarahoja vähennetään 30 %:lla. Vähennys koskee vuosina 2017 2019 päättyvien lomanmääräytymisvuosien aikana ansaittuihin vuosilomiin liittyviä lomarahoja. Kuntaliiton ja Kevan tämänhetkiset ennusteet vuodelle 2018 ovat seuraavat: palkkaperusteinen eläkevakuutusmaksu (KuEL) 16,65 %, opettajien eläkemaksu (VaEL) 16,95 %, kansaneläke- ja sairausvakuutusmaksu 1,13 %, työttömyysvakuutusmaksu 3,3 % ja muut sotu-maksut 0,49 %. Tässä vaiheessa varhaiseläkemenoperusteinen maksu (ns. varhe-maksu) voidaan arvioida kertomalla vuoden 2017 ennakkomaksu luvulla 6
1,23. Eläkemenoperusteinen maksuosuus voidaan alustavasti budjetoida kertomalla vuodelta 2017 perittävien eläkemenoperusteisten ennakkolaskujen yhteismäärä luvulla 1,00. 4.4. Talous- ja henkilöstösuunnitelmalomake Henkilöstösuunnitelmaosio kattaa sekä laadullisen että määrällisen osion. Lomakkeen sisältö on seuraava: Henkilöstön nykytilassa kuvataan vakinaisessa palveluksessa olevan henkilöstön nykytila, ei vakanssien. Lukumääriin lasketaan kaikki 1.6.2017 päätoimisessa kokoaikaisessa tai osa-aikaisessa virka-/työsuhteessa olevat henkilöt, mutta ei kuitenkaan sivutoimisia työntekijöitä. Henkilöstö jaotellaan esimiehiin ja muuhun henkilöstöön. Esimiehiin lasketaan mukaan ainoastaan esimiestehtävissä toimivat. Päällikkö-nimikkeellä olevat asiantuntijat, jotka eivät ole esimiehiä, lasketaan muuhun henkilöstöön. Eläke-/muu poistuma ilmoitetaan plus-merkkisenä, jotta laskukaavat toimivat oikein. Tarkoituksena on tarkastella, kuinka paljon nykyisestä vakinaisesta henkilöstöstä on käytettävissä suunnitelmakauden lopussa. Suunnittelukaudella toiminnassa tapahtuvien oleellisten muutosten ja kehittämiskohteiden vaikutukset henkilöstötarpeeseen ja -rakenteeseen -kohtaan kirjataan, millaisia haasteita henkilöstösuunnitteluun kohdistuu tulevaisuudessa. Keskeiset osaamistarpeet suunnittelukaudella -kohdassa tunnistetaan ja kirjataan strategisten painopisteiden ja toiminnallisten muutosten perusteella osaamis- ja henkilöstötarve eli millaista osaamista tarvitaan suunnittelukaudella. Lisäksi suunnitellaan, millä toimenpiteillä kyseistä osaamista lisätään. Osaamistarpeiden osalta on tärkeää nostaa esille ne keskeiset osaamiset, joita tulee kehittää suunnittelukaudella. Talousarviovuodelle 2018 esitettävät uudet virat ja tehtävät -kohtaan merkitään, mitä uusia virkoja tai tehtäviä talousarviovuodelle esitetään. Palkkausmäärärahojen tulee sisältyä talousarvioon. Lisäksi laaditaan erillinen liitelomake uusista viroista ja tehtävistä. Poistuva osaaminen -kohdassa arvioidaan, mitä osaamista poistuu (esim. eläköitymisen myötä) sekä mitä virkoja ja tehtäviä ei enää jatkossa täytetä. Lisäksi arvioidaan, mitä muuta sellaista osaamista tällä hetkellä on, jota ei enää jatkossa tarvita. Esitykset lakkautettavista viroista tulee merkitä myös lakkautettavat virat -lomakkeeseen. Muut kehittämistoimenpiteet henkilöstöresurssien ja osaamisen varmistamiseksi -kohdassa esitetään rekrytointisuunnitelmat tarvittavan osaamisen saamiseksi (ml. mahdolliset rekrytointikampanjat) sekä kuvataan esimerkiksi sisäiset tehtäväjärjestelyt, uudelleensijoitukset, johtamisen ja esimiestyön kehittäminen sekä työhyvinvointia edistävät toimenpiteet, joilla turvataan riittävät henkilöstöresurssit ja osaaminen sekä varaudutaan tuleviin muutoksiin. Määrällinen henkilöstösuunnitelma -kohtaan eli arvioon tarvittavan henkilöstön määrästä henkilötyövuosina (htv) merkitään henkilöstön määrä henkilötyövuosina (brutto). Henkilötyövuosilaskennassa koko vuoden kokoaikatyössä oleva henkilö on yksi henkilötyövuosi (1 htv). Koko vuoden osa-aikatyössä (työaika 50 % täydestä työajasta) on puoli henkilötyövuotta (0,5 htv). Mikäli henkilö palkataan kesken vuoden esim. 1.8.2017 alkaen koko loppuvuodeksi kokoaikaiseen palvelussuhteeseen, muodostuu hänen työpanoksestaan 0,42 htv. Määrällisessä henkilöstösuunnitelmassa otetaan huomioon sote- ja maakuntauudistuksen vaikutukset vuosien 2019 2020 osalta. 5. Talousarvio- ja henkilöstösuunnittelulomake Liitteenä nro 1 oleva talousarvio- ja henkilöstösuunnittelulomake täytetään toimialoittain ja palveluketjuittain ja tallennetaan aikataulun mukaisesti toimialakohtaisiin kansioihin: K:\Tyoryhmat\Talous\Talous ja henkilöstösuunnittelu\2018 - Toiminnan kuvaus: kuvataan toiminnot sekä perustehtävä - Oleelliset muutokset ja kehittämiskohteet suunnittelukaudella 2018-2020: sanallinen selvitys asiasta - Riskianalyysi: kuvataan kaupunkitason riskeihin perustuen toimialan keskeisimmät riskit ja niihin varautuminen - Toiminnalliset tavoitteet: vuositavoitteiden taulukko tuotetaan Opiferuksesta - Talous: taulukko tuotetaan taloussuunnitteluohjelmasta - Henkilöresurssit: tuotetaan henkilöstöosion taulukosta määrällinen henkilöstösuunnitelma - Toiminnan volyymi: esitetään toiminnan merkittävimmät tunnusluvut - Henkilöstösuunnitteluosa edellä mainitun ohjeen mukaisesti 7
6. Konserniyhteisöt Konserniyhteisöt ohjeistetaan erillisellä ohjeella kesäkuussa 2017. 7. Alustava talousarvion laadinta-aikataulu 2017 Käsittely/vastuu Tehtävä Maaliskuu Talous Kehyksen valmistelu 10.4. Kaupunginhallitus Talousarviokehys ja laatimisohjeet 15.5. Kaupunginvaltuusto Valtuustoseminaari, talousarvio 2018 Vko 20 Henkilöstöpalvelut Henkilötason palkkalistojen toimittaminen toimialoille 19.5. Toimialat Investointiesitykset valmiit 31.5. Toimialat Sisäiset ja keskinäiset erät valmiit 25.5. Toimialat ICT-investointiesitykset valmiit (Improlity) 31.5. Talous Poistoarviot talousarvioon 31.5. Toimialat Organisaation muutokset Kesäkuu Talous ja omistajuus Konserniyhteisöjen ohjeistus Kesäkuu Jory Investointiehdotusten priorisointi Kesä-elokuu Toimialat Palveluketjujen tiekartat sekä mittarit ja riskit suunnitelmakaudelle Kesä-elokuu Toimialat Talousarviovuoden 2018 tavoitteet ja näitä koskevat riskit ja mittarit Elokuu Talous Mahdollinen kehyksen tarkistaminen Syyskuu Omistajaohjaus Vuoden 2018 tavoitekeskustelut tytäryhteisöjen kanssa Syyskuu Lautakunnat Talous- ja henkilöstösuunnitelmien käsittely 26.9. Toimialat Toimialojen talousarvioesitykset valmiit 29.9. Tytäryhteisöt Tietojen toimittaminen omistajaohjaukselle Vko 39 Talous Talousarvioesitysten koonti ja yhteenveto Vko 40 Kaupunginjohtaja Kaupunginjohtajan toimialakohtaiset budjettineuvottelut Vko 40 Kaupunginvaltuusto Talousarvioseminaari tarvittaessa 6.10. Kaupunginjohtaja Kj:n muutokset talousarvioesitykseen 16.10. Jory Talous- ja henkilöstösuunnitelmat Vko 42 Kaupunginjohtaja Kj:n talousarvioehdotuksen julkistus 20.10. Talous Talousarviokirja valmis 6.11. Kaupunginhallitus Talous- ja henkilöstösuunnitelmien käsittely, veroprosentit 13.11. Kaupunginvaltuusto Veroprosentit 20.11. Kaupunginhallitus Talous- ja henkilöstösuunnitelmien käsittely 27.11. Kaupunginvaltuusto Talous- ja henkilöstösuunnitelmien hyväksyminen 11.12. Kaupunginhallitus Talousarvion täytäntöönpano-ohjeet Tammi-helmikuu Toimialat Käyttösuunnitelmien laatiminen Kouvolan kaupunki Kaupunginhallitus Lisätietoja Talous- ja rahoitusjohtaja Tuukka Forsell Taloussuunnittelupäällikkö Hellevi Kunnas Henkilöstösuunnittelu Henkilöstöjohtaja Päivi Karhu Vs. henkilöstösuunnittelupäällikkö Annamaija Saarela Toiminnalliset tavoitteet ja riskiarviointi Strategia- ja kehittämisjohtaja Jyrki Harjula Kehittämispäällikkö Heli Veripää 8