KUTSU OSALLISTUA TARJOUSKILPAILUUN TALOUSHALLINTOPALVELUISTA FinnHEMS Oy (jäljempänä myös tilaaja tai hankintayksikkö ) kutsuu osallistumaan Hilma-ilmoituskanavassa 03.02.2014 julkaistun hankintailmoituksen sekä tämän osallistumiskutsun mukaisesti tarjouskilpailuun, joka koskee taloushallintopalveluita (jäljempänä palvelu ). 1. HANKINTAYKSIKKÖ FinnHEMS Oy on viiden sairaanhoitopiirin kuntayhtymän (HUS, PPSHP, PSSHP, PSHP ja VSSHP) omistama voittoa tavoittelematon osakeyhtiö. Sen tarkoituksena on tuottaa kuuden eri helikopteritukikohdan kautta koko maan kattavaa ympärivuorokautista ja välittömässä lähtövalmiudessa olevaa laadukasta ja ilmailun turvallisuusnormiston täyttävää helikopterialustaista kuljetuspalvelua yliopistollisten sairaanhoitopiirien käyttöön. Yhtiön rahoitus tulee valtionavustuksena sosiaali- ja terveysministeriöltä. Rahoitus määritellään yhtiölle vuosittain. STM maksaa yhtiö avustuksen neljä kertaa vuodessa ja avustukseen sovelletaan valtionavustuslakia. Yhtiön vuoden 2014 budjetti on noin 32,8 miljoonaa euroa. Yhtiön palveluksessa tulee vuonna 2014 olemaan noin 15 henkilöä. Yhtiön kuluista noin 85 % muodostuu lentotoiminnan kiinteistä- ja muuttuvista kustannuksista. FinnHEMS on kilpailuttanut lentopalvelun tuottajat lain julkisista hankinnoista (2007/348) mukaisesti. Eteläiselle alueelle, joka kattaa Vantaan, Tampereen ja Turun tukikohdat, on valittu valittu Skärgårdshavets Helikoptertjänst Ab (SHT Ab). Pohjoiselle alueelle, joka kattaa Kuopion, Oulun ja Rovaniemen tukikohdat, on valittu Scandinavian MediCopter Ab. Helikopterilentotoimintaa tukee jokaisessa tukikohdassa lisäksi erillinen maayksikkö, jonka avulla ensihoitolääkäri viedään hälytyskohteeseen autolla helikopterin sijasta tukikohdan ns. lähialuetehtävissä sekä sääolosuhteiden tai teknisten vikojen estäessä lentämisen. Yhtiö hallinnoi lisäksi kuutta eri vuokrattua helikopteritukikohtakiinteistöä. 2. HANKINNAN TAVOITE JA KOHDE Hankinnan kohteena ovat taloushallintopalvelut, sisältäen vähintään: Kirjanpito ja tilinpäätös kirjanpito suomen lainsäädännön mukaisesti (FAS) jaksotukset kuukausittain täsmäytykset 8 kustannuspaikka ja lisäksi tarvittava määrä projektilaskentaa viranomais- ja verottajaraportointi mahdollinen konsernirakenne tulevaisuudessa tilinpäätös yhteydenpito verohallintoon (kuukausittaiset rutiinit ja veroilmoitus) Ostolaskutus sähköinen ostolaskujen kierrätys (verkkolaskut ja skannatut laskut) Myyntilaskutus yhtiöllä ei merkittävää myyntilaskutusta
Maksuliikenne Palkkahallinto palkanlaskenta palkkojen maksu viranomaisraportointi Matkustuksen hallinta sähköinen matkalaskujen käsittely Sisäinen ja ulkoinen raportointi Kirjanpidon raportit o Tuloslaskelma ja tase Budjettivertailut / ennusteet Raportit rahoittajan edustajille (STM) Johdon raportointi Kuukausi- ja kvartaaliraportit Kustannuspaikkakohtaiset raportit Rahavirtaraportti Lentotoiminnan kulujen ja lennettyjen tuntien seuranta (neuvotellaan tarkemmin aloitusprojektin yhteydessä) Projektikohtainen raportointi Hankinnan kohde tarkentuu hankintamenettelyn toisessa vaiheessa, tarjouspyynnössä. Palvelua tuottamaan (sopimustoimittajaksi) tullaan tarjouskilpailun tuloksen perusteella valitsemaan yksi (1) toimittaja. 3. SOPIMUSKAUSI Sopimus on toistaiseksi voimassaoleva. 4. HANKINTAMENETTELY Hankintamenettelynä käytetään rajoitettua menettelyä. Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007) sekä lakia täydentävää asetusta (614/2007). Menettely on kaksivaiheinen. Ensimmäisessä vaiheessa hankintayksikkö vastaanottaa tarjoajaehdokkaiden osallistumishakemukset. Rajoitetun menettelyyn hyväksytään mukaan vain ehdokkaat, jotka täyttävät osallistumiskutsussa tai sen liitteissä määritellyt soveltuvuus- ja vähimmäisvaatimukset. Osallistumishakemusten perusteella rajoitettuun menettelyyn valitaan mukaan viisi (5) osallistujaa, ellei soveltuvia ehdokkaita ole tätä vähemmän. Jos soveltuvia ehdokkaita on enemmän kuin viisi, ehdokkaat asetetaan paremmuusjärjestykseen osallistumiskutsun kohdassa 9 ilmoitettujen kriteerien mukaisesti. Osallistujien määrää voidaan rajata kohdassa 10. määritellyllä tavalla. Hankintamenettelyn aikataulu on alustavasti seuraava:
03.02.2014 Hankintailmoituksen julkaisu 19.02.2014 Osallistujien kysymykset 26.02.2014 Hankintayksikön vastaukset kysymyksiin 06.03.2014 Osallistumishakemusten jättäminen vko 12 /2014 Tarjouspyynnön lähettäminen tarjouskilpailuun valituille tarjoajille Mikäli yksikään saaduista osallistumishakemuksista ei vastaa osallistumiskutsua tai myöhemmin tarjoukset eivät vastaa tarjouspyyntöä hankintayksikön edellyttämällä tavalla, taikka olosuhteet hankintamenettelyn aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei hankintayksikkö voi hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia, hankintayksikkö voi keskeyttää hankintamenettelyn kokonaan tai osittain. Hankintayksikkö voi keskeyttää hankinnan myös muusta perustellusta ja todellisesta syystä hankintoja koskevan lainsäädännön (hankintalaki 73 a ) ja oikeuskäytännön mukaisesti. Hakemuksen/tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Menettelyyn liittyvät asiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä. 5. YHTEYDENPITO JA LISÄTIEDOT Tarjouskilpailusta kiinnostunut tarjoajaehdokas voi osallistumisajan kuluessa pyytää lisätietoja sähköpostitse lähettämällä kysymykset osoitteeseen info@ptcs.fi. Sähköpostin aihekenttään kirjoitetaan Kysymys, FinnHEMS/taloushallintopalvelut Suomenkieliset kysymykset on lähetettävä 19.02.2014 kello 17.00 mennessä. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun takaamiseksi muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei voida vastata. Kysymykset ja vastaukset julkaistaan osoitteessa http://www.ptcs.fi/fi/vireilla-olevathankinnat-avoimet-tarjouspyynnot-julkiset-hankinnat. Tarjoajaehdokas on velvollinen huomioimaan kysymykset ja niihin annetut vastaukset sekä käyttämään hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja osallistumishakemusta antaessaan. 6. HANKINTA-ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankinnan asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille eli toisille tarjoajille, kun hankintaa koskeva päätös on tehty. Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin ja erotettava nämä tiedot selvästi muusta aineistosta tarjouksessaan. Hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. 7. EHDOKKAILLE ASETETTAVAT SOVELTUVUUSVAATIMUKSET Tarjoajaehdokkaille on asetettu soveltuvuusvaatimuksia. Vaatimukset on kuvattu osallistumiskutsun liitteessä 1 Osallistumislomake.
8. OSALLISTUMISHAKEMUKSEN LAATIMINEN Osallistumishakemuksen on sisällettävä seuraavat osallistumiskutsun liitteet täytettyinä: Liite 1 Liite 2 Osallistumislomake (lomake palautettava täytettynä) Referenssilomake (lomake palautettava täytettynä) Ehdokkaan on myös liitettävä osallistumishakemukseen kaikki em. lomakkeissa vaaditut erilliset selvitykset. Osallistumishakemus ja sen liitteinä olevat lomakkeet sekä selvitykset on annettava kirjallisina suomen kielellä. 9. OSALLISTUMISHAKEMUSTEN ARVIOINTI Osallistumishakemukset asetetaan paremmuusjärjestykseen seuraavien kriteerien ja niistä annettujen pisteiden perusteella: arvioinnissa huomioidaan referenssit, jotka ehdokas on ilmoittanut liitteessä 2 Referenssilomake koskien ehdokkaan asiakkaita, joille on myönnetty valtion avustusta tai sen kaltaista julkista tukea (vähimmäisvaatimukset, kohta b). Enintään 10 vähimmäisvaatimukset täyttävää referenssiä huomioidaan arvioinnissa, referenssien pitää olla viimeisten 3 vuoden ajalta. Ehdokkaan ilmoittamat em. referenssiasiakkaiden liikevaihdot lasketaan yhteen. Eniten pisteitä (100 p) saa se ehdokas, jonka asiakasreferenssien yhteenlaskettu liikevaihto on suurin. Muiden pisteet lasketaan kaavalla ehdokkaan pisteet / suurimmat pisteet * 100. 10. OSALLISTUJIEN MÄÄRÄN RAJOITTAMINEN Osallistumishakemusten perusteella rajoitettuun menettelyyn valitaan mukaan viisi (5) osallistujaa, ellei soveltuvia ehdokkaita ole tätä vähemmän. Mikäli yllä kohdassa 9. kuvattu osallistumishakemusten arviointi johtaa osallistujien tasapisteisiin, ja tasapisteet johtavat tilanteeseen, että mikäli kaikki tasapisteet saaneet osallistujat otettaisiin mukaan hankintamenettelyyn, menettelyyn pitäisi ottaa enemmän kuin 5 osallistujaa, valitaan tasapisteet saaneista osallistujista mukaan suurimman liikevaihdon omaavat ehdokkaat. Liikevaihto huomioidaan vain tarjoavan organisaation osalta, eli liikevaihtona ei voi ilmoittaa konsernin liikevaihtoa, mikäli osallistuja on osa konsernia. Ryhmittymän osalta kaikkien ryhmittymän jäsenten liikevaihto lasketaan yhteen. Alihankkijoiden liikevaihtoa ei huomioida. 11. OSALLISTUMISHAKEMUSTEN JÄTTÄMINEN Tilaajalle osoitettu suomenkielinen osallistumishakemus tulee toimittaa suljetussa kirjekuoressa seuraavasti: 1 kpl paperiversio, 1 kpl muistitikku/cd ROM, joka sisältää osallistumishakemuksen tiedostoina
Muistitikuille / CD ROMille tallennettujen tiedostojen tulee olla kopioitavissa ja siirrettävissä tietokoneen muistiin. Tiedostojen tulee olla PDF -tiedostoja joista voi kopioida tekstiä, tai Microsoft Word-, Excel- ja/tai PowerPoint -tiedostoja. Tarjouksen sisältävä kuori ja hakemus on molemmat varustettava viitteellä Hakemus /FinnHEMS taloushallintopalvelut. Kuoressa on myös ilmoitettava hakemuksen jättävän yrityksen nimi. Paperimuodossa oleva hakemus on ensisijainen, mikäli sähköisen ja paperisen osallistumishakemuksen välillä on ristiriitaa. Osallistumishakemukset on toimitettava seuraavaan osoitteeseen viimeistään 06.03.2014 klo 12.00: Posti- ja käyntiosoite: PTCServices Oy, Simonkatu 12 A 7 (5. krs), 00100 Helsinki 12. PÄIVÄYS JA ALLEKIRJOITUS 03.02.2014 FinnHEMS Oy Jyri Örri toimitusjohtaja LIITTEET Liite 1 Tarjoajaa koskevat soveltuvuusvaatimukset (tarjouslomake, palautetaan täytettynä hakemuksen liitteenä) Liite 2 Referenssilomake (tarjouslomake, palautetaan täytettynä hakemuksen liitteenä)