2685/02.08.00/2012 1/6 Valokuvauspalveluiden hankinta Hankinnan kohde ja kuvaus Espoon kaupunki pyytää tarjousta valokuvauspalveluista kaupungin eri yksiköiden käyttöön. Kuvauskohteet jakautuvat pääasiallisesti uutis- ja tapahtumakuviin, henkilökuvauksiin ja arkkitehtuuri- ja miljöökuvauksiin. Kuvamateriaalia käytetään mm. esitteissä, julisteissa, lehdissä sekä kaupungin intra- ja internet-sivuilla. Espoon kaupunki varaa oikeuden perustellusta syystä käyttää yksittäisissä erikoiskuvauksissa myös muita kuin sopimustoimittajia. Espoon kaupunki varaa oikeuden käyttää myös täydentäviä kuvapalveluita/-pankkeja omien tarpeidensa mukaisesti. Espoon kaupunki ei sitoudu tiettyihin hankintamääriin sopimuskauden aikana. Puitejärjestely Kilpailutuksen perusteella on tarkoitus solmia puitesopimukset neljän toimittajan kanssa riittävien resurssien varmistamiseksi. Hankinnat valituilta puitesopimustoimittajilta tehdään tarjouspyynnön liitteen 4 mukaisesti. Espoon kaupungin konserniyhteisöt voivat halutessaan liittyä tämän tarjouskilpailun perusteella laadittavaan hankintasopimukseen tarjouspyynnön liitteellä 3 olevien keskeisten sopimusehtojen mukaisesti. Sopimuskausi Sopimuskausi on kolme vuotta hankintasopimuksen allekirjoittamisesta lukien ja se on suunniteltu alkavaksi 1.9.2012. Optioehto on 1 vuosi. Espoon kaupunki tekee päätöksen option käytöstä erikseen. Kaupunki ilmoittaa option käyttämisestä noin 6 kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Espoon kaupunki varaa oikeuden olla ottamatta optiovuotta käyttöön kaikkien toimittajien kanssa. Hankintamenettely Kyseessä on EU-kynnysarvon alittava hankinta. Hankinnasta on julkaistu ilmoitus Hilma-ilmoituskanavassa ja Espoon internet-sivuilla. Hankinnassa käytetään avointa menettelyä.
2685/02.08.00/2012 2/6 Hankintapäätös Hankintapäätöksen tekee viranhaltija. Hankintapäätöksestä ilmoitetaan kaikille tarjoajille kirjallisesti. Hankintasopimus Hankintapäätösten tekemisen jälkeen tehdään hankintaa koskevat kirjalliset sopimukset. Hankintasopimus voidaan tehdä ja panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja hakemusosoituksen tiedoksi. Tarjouksen hylkääminen Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä ja sen liitteitä sekä niissä mainittuja vaatimuksia. Tarjouspyyntöä vastaamaton tarjous hylätään. Myöhästynyttä tarjousta ei oteta tarjouskilpailussa huomioon. Tarjoaja, joka ei täytä kelpoisuusehtoja suljetaan tarjouskilpailusta pois. Tarjousten käsittely Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan hankintalainsäädännön mukaisesti kolmessa vaiheessa kelpoisuusehtojen täyttymisen arviointi tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen tarjousten vertailu Kelpoisuuden arviointi Tarjoajan ja tarjouksen on täytettävä liitteellä 1 mainitut kelpoisuusehdot, jotta tarjous pääsisi varsinaiseen tarjousten vertailuun. Liite tulee palauttaa tarjouksen mukana asianmukaisesti täytettynä. Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset Osatarjoukset otetaan huomioon. Tarjoaja voi tarjota yhtä tai useampaa valokuvauskategoriaa. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei huomioida.
2685/02.08.00/2012 3/6 Tarjousten vertailu Valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Tarjoukset vertaillaan kuvauskategorioittain. Hinta, painotus 70 pistettä Vertailtava hinta on tarjotun valokuvauskategorian esimerkkityön kokonaishinta. Esimerkkityöt on määritelty tarkemmin alla. Esimerkkityöt ovat kuvitteellisia ja niitä käytetään ainoastaan hintavertailussa. Kaupunki voi kuitenkin tilata vastaavan tyyppisiä töitä, jolloin ne on hinnoiteltava samoin perustein kuin tarjotut esimerkkityöt. Halvimman hinnan tarjonnut (X) saa lopulliseen vertailuun 70 pistettä. Muiden tarjousten (Y) vertailupisteet lasketaan kaavalla X/Y*70. 1. Uutis-/tapahtumakuvaus Aihe: Rantamaraton Paikka: Espoon rantamaisemat Aika: Sunnuntai klo 10-14. Ohjeistus: 50 julkaisukelpoista kuvaa. Kuvissa näkyy osallistujia, luontoa ja yleisöä. Osasta kuvia tulee näkyä Espooksi tunnistettava maamerkki. 2. Kasvo-/henkilökuvaus Aihe: Toimialajohtajien kuvaus Paikka: Kaupungintalo, Espoo Aika: arkipäivä Ohjeistus: viiden henkilön puolivartalokuvat. Kolme julkaisukelpoista kuvaa per kuvattava henkilö. Aikaa 15-20 min/henkilö. Kuvaus tapahtuu sisätiloissa valkoista taustaseinää vasten. 3. Miljöökuvaus Aihe: Espoo.fi -sivuston kuvamaailman ohjeistuksen (liitteenä) mukainen tunnelmakuva Tapiolan asukkaista Aika: arkipäivä Ohjeistus: kuusi julkaisukelpoista kuvaa eri kuvakulmista ja etäisyyksiltä. Tarjouksessa tulee lisäksi eritellä valokuvauksen ja kuvankäsittelyn tuntihinnat, joihin esimerkkityön kokonaishinta perustuu. Tarjoaja sitoutuu noudattamaan näitä tuntihintoja mahdollisella sopimuskaudella. Tuntihintoja ei kuitenkaan sellaisenaan vertailla. Hinnoittelussa tulee huomioida seuraavat palvelun laatumäärittelyt: kuvat ovat julkaisukelpoisia, korkeatasoisiin ja kookkaisiinkin painotuotteisiin, kuten esim. 70x100 cm julisteisiin, esitteisiin, vuosikertomukseen sekä verkkokäyttöön (760x210 pikseliä) soveltuvia. Espoolla on kuviin täydet käyttöoikeudet.
2685/02.08.00/2012 4/6 Laatu, painotus 30 pistettä Laatuvertailua varten pyydämme lähettämään kolme referenssikuvaa/tarjottu kuvauskategoria. Kuvien tulee olla viimeisen kahden vuoden ajalta. Kuvaaja voi toimittaa referenssikuvat sähköisessä muodossa tai lähettää linkin esim. extranet-sivustolleen, johon Espoon kaupunki pääsee katsomaan referenssikuvia. Jälkimmäisessä tapauksessa tarjoajan on selkeästi ilmoitettava, mitkä kuvat hän ilmoittaa laatuvertailuun. Sitoutumaton arviointiryhmä arvioi kuvien laatua niiden teknisen tason ja kuvien sisällön perusteella. Pisteytyksessä käytetään asteikkoa 0-3. Teknisen laadun lisäksi uutiskuvissa kiinnitetään huomiota reportaasimaisuuteen ja tunnelman välittämiseen (0= kuva on lavastusmainen, tunnelma ei välity) ja henkilökuvauksissa kuvattavan henkilön persoonallisuuden esiintuomiseen (0 = kuva on jäykän asetelmallinen ja persoonaton). Miljöökuvissa kiinnitetään huomiota tunnelman ja yksityiskohtien välittämiseen espoo.fi -kuvasuunnitelman mukaisesti (0= tunnelma ei välity, kohde jää etäiseksi). Eniten laatupisteitä saanut tarjous (X) saa lopulliseen vertailuun 30 pistettä. Muiden tarjousten (Y) vertailupisteet lasketaan kaavalla Y/X*30. Hinta- ja laatupisteet lasketaan lopuksi yhteen. Kategoriassaan eniten pisteitä saanut valitaan sopimustoimittajaksi. Loput toimittajat valitaan kategorioiden yhteenlaskettujen pisteiden perusteella, niin että sopimustoimittajia tulee yhteensä neljä. Tarjouksen hintatiedot Tarjouksen hintatiedot tulee ilmoittaa tarjouspyynnön liitteellä 2. Tarjousten vertailussa otetaan huomioon ainoastaan tarjouspyynnön hintaliitteellä ilmoitetut hintatiedot. Muulla tavalla tarjottuja hintoja ei oteta huomioon. Tarjoushintojen on oltava kiinteänä voimassa 31.8.2014 asti. Sopimusehdot Tarjoajan tulee tutustua huolellisesti liitteen 3 keskeisiin sopimusehtoihin, jotka sen on nimenomaisesti hyväksyttävä ilmoituksellaan kelpoisuusehdoissa. Sopimusehdot ovat ehdottomia vaatimuksia eikä niihin saa tehdä muutoksia. Muita kuin tarjoushintaan vaikuttavia sopimusehtokohtia voidaan täsmentää sopimusneuvotteluissa puutteellisilta osin. Omia sopimusehtoja ei voi esittää tarjouksessa.
2685/02.08.00/2012 5/6 Muut ehdot Kaupungin hankinnoissa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja sen nojalla annettuja alemman asteisia säädöksiä, Espoon kaupungin menettelytapaohjeita sekä julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 2009 PALVELUT (http://www.vm.fi) Hallintolain 4 luvun 17 :n mukaan lähettäjän on huolehdittava siitä, että tarjous saapuu viranomaiselle määräajassa. Tarjouksen pyytäjä voi myös muusta perustellusta syystä olla hyväksymättä tarjousta tai jättää hankinnan toteuttamatta. Tarjoajilla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. Asiakirjojen julkisuus Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lainsäädäntöä. Tarjousasiakirjat ja muut hankintaan liittyvät selvitykset ovat julkisia, kun sopimus on tehty. Asianosaisella, esim. tarjoajalla, on kuitenkin oikeus saada tieto em. asiakirjoista heti, kun päätös on tehty ja pöytäkirja tarkastettu. Tarjoajaa pyydetään yksilöimään ja merkitsemään tarjouksestaan ne tiedot ja asiakirjat merkinnällä SALAINEN, jotka ovat salassa pidettäviä esim. liikesalaisuudet. Salassa pidettävät liikesalaisuudet on sijoitettava erilliselle tarjouksen liitteelle. Espoon kaupunki harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Hintatiedot eivät ole liikesalaisuuksia. Tarjoajan on huomattava, että julkisuuslain 11 :n 2 momentin 6 kohdan mukaan asianosaisella on aina oikeus saada tieto tarjousten vertailussa käytetystä hinnasta ja muusta tekijästä. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Lisätiedot Mahdolliset hankintaan liittyvät kysymykset ja huomiot on esitettävä 4.7.2012 mennessä sähköpostilla osoitteeseen hankinta.keha@espoo.fi. Kaikkiin kysymyksiin vastataan keskitetysti. Vastaukset ja tarjouspyyntöön mahdollisesti tehdyt tarkennukset julkaistaan Espoon kaupungin internet-sivuilla osoitteessa: http://www.espoo.fi/hankinnat viimeistään 6.7.2012. Tarjoajan on tarkistettava mahdolliset muutokset ja täsmennykset tarjouspyyntöasiakirjoihin yllämainitusta osoitteesta ennen tarjouksen jättämistä.
2685/02.08.00/2012 6/6 Tarjouksen jättäminen Tarjousten jättöaika päättyy 1.8.2012 klo 12.00. Suomenkielinen tarjous liitteineen kahtena kappaleena on toimitettava suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen: Espoon kaupunki Asiakirjahallinto kirjaamo PL 1 02070 ESPOON KAUPUNKI Käyntiosoite: Siltakatu 11, 3 krs (kauppakeskus Entresse). Tarjouskuoreen sekä tarjoukseen on merkittävä tarjoajan nimi sekä teksti: Valokuvauspalveluiden hankinta 2685/02.08.00/2012. Laatuvertailua varten pyydetyt kuvanäytteet on toimitettava CD- ROM - levyllä tai muistitikulla tai linkkinä extranet-sivustoon, johon Espoon kaupunki pääsee kuvia katsomaan. Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa 31.10.2012 saakka. Espoossa Reijo Tuori rahoitusjohtaja LIITTEET 1. Kelpoisuusehdot ja referenssitiedot 2. Hintaliite 3. Keskeiset sopimusehdot 4. Puitejärjestelyn sisäinen kevennetty kilpailutus 5. Espoo.fi -sivuston kuvamaailman ohjeistus