KIRJASTOAUTON ALUSTAN HANKINTA TARJOUSPYYNTÖ Nivalan kaupunki pyytää tarjoustanne kirjastoauton alustasta tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Kirjastoauto hankitaan n käyttöön (www.nivala.fi/kirjasto). Ostajalla on oikeus tarkistaa tarjoajan tarjouksessaan liitteineen antamat tiedot ennen hankintapäätöksen tekemistä. Mikäli annetut tiedot eivät pidä paikkaansa, tarjous tullaan hylkäämään. HANKINNAN KOHDE Hankinnan kohteena on Suomen kirjastoseuran kirjastoautostandardityöryhmän laatiman Kirjastoautostandardin vaatimusten mukainen, tässä tarjouspyynnössä liitteineen mainituin poikkeuksin Kirjastoautostandardiin, sekä tarjouspyynnössä liitteineen mainittujen muiden vaatimusten mukainen kirjastoauton alusta. Kirjastoauton alustan tulee täyttää tekniset ja muut vaatimukset sekä pakokaasunormit. Kirjastoautostandardi on tämän tarjouspyynnön liitteessä numero 1. Poikkeukset Kirjastoautostandardiin ja muut vaatimukset ovat tämän tarjouspyynnön liitteessä numero 2. Kirjastoauton alustoja hankitaan yksi (1) kappale. Alustan on oltava uusi (käytettyä alustaa ei hyväksytä). HANKINTAMENETTELY Hankintamenettely on avoin menettely. Kyseessä on EU-kynnysarvon alittava hankinta. Hankinnasta on tallennettu ilmoitus HILMA-palveluun (www.hankintailmoitukset.fi) 3.4.2012. Tarjousten käsittely: 1. Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen 3. Tarjousvertailu 4. Hankintapäätös Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007). ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Hankinta-asiakirjat ovat asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan pääsääntöisesti julkisia. Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat julkisia sopimuksen teon jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto asiasta käsittelyyn liittyvistä hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoittamisen jälkeen. Tarjousasiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 1
(621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi tai asianosaisjulkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjouksen tai tarjousten valintaperusteet, hinnat ja muu sisältö siltä osin kuin ne eivät sisällä salassa pidettävää tietoa tulevat julkisiksi. Tältä osin tarjoajia pyydetään kuitenkin huomioimaan, että muiden tarjoajien tarjousasiakirjat tulevat asianosaisjulkisiksi vain siltä osin kuin ne vaikuttavat tarjoajien asian käsittelyyn. Tarjoajien on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin. Tämän jälkeen hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Tarjouskilpailuasiakirjojen kopioinnista ja lähettämisestä tietoa pyytäneelle on tarjouksen pyytäjällä oikeus veloittaa toteutuneiden kustannusten mukaisesti. Hankintapäätöksen jälkeen tarjoajalla on oikeus saada valitun tarjouksen kopio veloituksetta tai käydä tutustumassa valittuun tarjoukseen ssa. HINNAT JA HINNOITTELU Tarjous ja tarjouksen hinnoittelu tehdään tarjous- ja hinnoittelulomakkeelle (liite numero 3). Hinta on ilmoitettava euroina ( ) ilman arvonlisäveroa. Hinnoittelun on kaikilta osin sisällettävä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitetyt vaatimukset, ehdot, ominaisuudet ja kustannukset. Hinta on kiinteä. Hintavaraumia ei hyväksytä. Laskutuslisiä, kuljetusmaksuja, toimitusmaksuja, toimituskulumaksuja, käsittelymaksuja, kuljetusvastuumaksuja, pakkausmaksuja, toimistokuluja yms. lisiä ei hyväksytä. LAKIEN JA MÄÄRÄYSTEN NOUDATTAMINEN Tarjoajan on toimittava voimassa olevien lakien ja määräysten mukaisesti. Tarjoaja vastaa tältä osin koko tarjouksestaan ja sen mukaisesta toiminnasta, mukaan lukien mahdollisista alihankkijoistaan. TOIMITUSAIKA Kirjastoauton alusta on toimitettava ostajan ilmoittamalle koritehtaalle Suomessa koritehtaan kanssa sovittavaan ajankohtaan mennessä (ajankohta mahdollisesti marraskuussa 2012). Jos koritehdas on ulkomailla, alustan toimittaja vastaa alustan kuljetuskustannuksista Suomen rajojen sisäpuolella. Kuljetuskustannuksista Suomen rajojen ulkopuolella vastaa korin toimittaja. Jos koritehdas on ulkomailla, on kirjastoauton alusta toimitettava koritehtaan kanssa sovittavaan ajankohtaan mennessä paikkaan, josta alustan kuljetus ulkomaille tapahtuu. Toimitusaika ei saa olla välimyyntivarauksin. 2
TOIMITUSEHTO Toimitusehto on vapaasti ostajan ilmoittamalla koritehtaalla Suomessa. Jos koritehdas on ulkomailla, on toimitusehto vapaasti paikassa, josta alustan kuljetus ulkomaille tapahtuu. VIIVÄSTYSSANKTIO Toimituksen viivästyessä tarjoaja maksaa viivästyssanktiona yksi (1) prosenttia (%) alustan kokonaishinnasta, alv 0 %, jokaiselta alkavalta kalenteriviikolta. Viivästyssanktio on korkeintaan 20 prosenttia (%) alustan kokonaishinnasta, alv 0 %. Ostajalla on oikeus purkaa kauppa ilman kustannuksia, mikäli viivästys on enemmän kuin 20 viikkoa. Viivästyssanktio koskee myös ajallaan toimitettua puutteellista toimitusta. Sanktiomenettelyä ei noudateta, jos toimitus viivästyy ostajasta johtuvista syistä. MAKSUEHTO JA VIIVÄSTYSKORKO LASKUTUS Maksuehto on 14 päivää netto hyväksytystä toimituksesta. Lyhyempää maksuehtoa ei hyväksytä, pidemmästä ei tarjousvertailussa hyvitetä. Viivästyskorko saa olla korkeintaan korkolain mukainen viivästyskorko. Suurempaa viivästyskorkoa ei hyväksytä, pienemmästä ei tarjousvertailussa hyvitetä. Laskun/laskujen on sisällöltään täytettävä voimassa olevan arvonlisäverolain vaatimukset. SOPIMUSEHDOT JA TARJOUSPYYNNÖN MUUT EHDOT Hankinnassa noudatetaan ensisijaisesti tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisia ehtoja. Toissijaisesti noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009 TAVARAT; huoltopalvelujen osalta JYSE 2009 PALVELUT). Osatarjouksia ei hyväksytä. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Rinnakkaisia tarjouksia ei hyväksytä. Pidätetään oikeus olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos yhtään tarjousta ei ole hyväksytty. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos saadaan vain yksi (1) hyväksyttävissä oleva tarjous, tai jos ostajan käytössä olevat rahat eivät riitä hankinnan toteuttamiseen. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos tarjouspyynnössä ilmenee jälkikäteen virhe, joka ei ole mahdollistanut tarjoajien tasapuolista kohtelua tai jos toimintaympäristössä on tapahtunut sellaisia muutoksia, joiden perusteella tarjouspyyntö ei ole omiaan tuottamaan tarkoituksenmukaista ratkaisua. Muulta osin pidätetään oikeus keskeyttää hankinta muissa lainsäädännön sallimissa rajoissa. Toimittajalla ei ole oikeutta vaatia ostajalta korvausta tarjouksen tekemisestä. Toimittaja sitoutuu tarjouksen jättäessään automaattisesti tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitettyihin ehtoihin, myös mahdollisten alihankkijoidensa osalta. 3
Hankintayksiköllä on oikeuskäytännössä katsottu olevan velvollisuus hylätä tarjoukset, jotka eivät täytä tarjouspyynnön mukaisia ehtoja sekä tarjoukset, jotka eivät ole saapuneet määräaikaan mennessä. Asiakirjojen pätevyysjärjestys: 1. Sopimus (tai kirjallinen tilaus) 2. Tarjouspyyntö liitteineen 3.Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 TAVARAT, huoltopalvelujen osalta JYSE 2009 PALVELUT) 4. Tarjous liitteineen Nivalan kaupungin sivistyslautakunta tekee hankintapäätöksen. Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta ostajan ja myyjän välille. Hankintapäätös tai muu vastaus ei ole oikeustoimilain tarkoittama tarjouksen ehdoton hyväksyminen, vaan sopimus syntyy sopimusasiakirjan (tai kirjallisen tilauksen) allekirjoituksella, joka tehdään, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Tarjoajan ei tule liittää tarjoukseensa mitään omia toimitusehtoja. Sopimusvelvoitteiden täyttämisessä todetut puutteet ratkaistaan ensisijaisesti sopimusosapuolten välisin neuvotteluin, joissa pyritään sopimaan välittömästä virheen oikaisemisesta, yhteisesti hyväksytystä sopimuksen tulkinnasta sekä osoitetun vahingon täysimääräisestä korvaamisesta toiselle sopimusosapuolelle. Sopimusosapuolet eivät kuitenkaan vastaa välillisistä vahingoista. Edellä mainittujen vahinkojen korvaamiseen ei ole velvollisuutta, mikäli julkisten hankintojen yleisten sopimusehtojen mukainen vapauttamisperuste (force majeure) on estänyt sopimusvelvoitteiden täyttämisen. Riitatilanteissa oikeuspaikkana on tarjouksen pyytäjän kotipaikkaa lähinnä oleva käräjäoikeus. Myyjällä ei ole oikeutta ilman ostajan suostumusta osaksikaan siirtää sopimusta kolmannelle osapuolelle. Tämä ei kuitenkaan estä myyjää käyttämästä alihankkijoita. Alihankkijoiden käytöstä on kuitenkin aina informoitava ostajaa kirjallisesti. SOVELTUVUUSPERUSTEET SEKÄ VALINTA- JA VERTAILUPERUSTEET Soveltuvuusperusteet on esitetty tämän tarjouspyynnön liitteessä numero 4. Hankintapäätöksen perusteet on esitetty tämän tarjouspyynnön liitteessä numero 5. TARJOUSKILPAILUUN LIITTYVÄT KYSYMYKSET Tarjouspyyntöön ja sen sisältöön liittyvät kysymykset tulee toimittaa sähköpostitse osoitteeseen paivi.holsti@nivala.fi viimeistään 20.04.2012 klo 12.00 mennessä. Viestin aiheeksi on merkittävä Kysymykset kirjastoauton alustasta. Vastaukset esitettyihin kysymyksiin julkaistaan 26.04.2012 Nivala tiedottaa palstalla Internet-osoitteessa www.nivala.fi otsikolla Vastaukset kirjastoauton alustan tarjouskilpailuun esitettyihin kysymyksiin. 4
TARJOUKSEN ANTAMINEN Tarjous tehdään tarjous- ja hinnoittelulomakkeella (liite numero 3). VASTAUSAIKA Tarjoukset liitteineen on jätettävä 15.05.2012 klo 16.00 mennessä. Tarjouksen tulee olla voimassa kuusi (6) kuukautta tarjouksen viimeisestä vastaanottopäivästä. VASTAUSOSOITTEET Tarjous tehdään suomen kielellä ja tarjouskilpailuun liittyvä asiointi huomioidaan vain suomen kielellä esitettynä ja kirjoitettuna. Tarjous (tarjous- ja hinnoittelulomake) liitteineen tulee palauttaa suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen: PL 71 85501 Nivala Kuoreen merkintä Tarjous kirjastoauton alustasta. Tarjous tulee toimittaa paperisen version mukana myös muistitikulla. PÄIVÄYS JA ALLEKIRJOITUS Nivalassa 02.04.2012 Nivalan kaupunki puolesta Päivi Holsti kirjastotoimenjohtaja TARJOUSPYYNNÖN LIITTEET LIITE 1 Kirjastoautostandardi LIITE 2 Poikkeukset Kirjastoautostandardiin ja muut vaatimukset LIITE 3 Tarjous- ja hinnoittelulomake LIITE 4 Soveltuvuusperusteet LIITE 5 Hankintapäätösperusteet 5