22.3.2017 Diaari YHT 182/2017 02.08.00.00 TARJOUSPYYNTÖ KOSKENKORVAN KOULUN JA NEIRON KOULUN KOPIOKONEISTA Ilmajoen kunta pyytää Teiltä tarjouksen kahdesta (2) kopiokoneesta liitteen mukaisesti. Tarjouspyyntö koskee yhtä Koskenkorva koululle, (osoite Opintie 1, 61330 KOSKENKORVA), ja yhtä Neiron koululle, (osoite Saunamäentie 360, 60760 POJANLUOMA), hankittavaa kopiokonetta. Koneet vuokrataan. Hankintamenettely Palveluhankinta. Avoin menettely. Hankinnan arvo ei ylitä julkisista hankinnoista annetussa laissa tarkoitettua kansallista kynnysarvoa. Hankintayksikkö Ilmajoen kunta, sivistysosasto. Tarjouksen laatiminen Kaikilta osiltaan ja liitteiltään suomenkielinen tarjous, josta on käytävä ilmi tarjoajan virallinen nimi, kotipaikka, osoite, sähköpostiosoite ja Y-tunnus, on tehtävä tämän tarjouspyynnön liitteeseen Kopiokone. Tarjousliite ja Kelpoisuus. Tarjousliitteessä ilmoitettuja määriä käytetään tarjouksia vertailtaessa. Tarjoajan tulee valita tuotevalikoimastaan tarkoituksenmukaisin laite (hinta/laatu/toiminnalliset edellytykset). Tarjouksen tulee sisältää liitteessä edellytetyt huolto- ja korjauspalvelut, käyttäjäkoulutus ja tarvittava konsultointi, käyttäjätuki sekä väriaineet, osat ja tarvikkeet (ml. niitit). Toimituskulujen ja asennuksen on sisällyttävä hintaan. Tuotteet on toimitettava perille ko. koulujen sisätiloihin käyttövalmiina. Tarjouksessa esitetään erikseen kokonaishankintahinta ja lisäksi kopiokohtainen huolto- ja ylläpitohinta. Tarjouksen tulee sisältää kaikki laitteisiin, huoltoon ja ylläpitoon liittyvät kustannukset. Erillisiä veloituksia esimerkiksi konsultoinnista, matkoista tai toimituksista ei hyväksytä. Hinnat ilmoitetaan ilman arvonlisäveroa. Tarjouksessa tulee vahvistaa tarjouksen olevan tarjouspyynnön mukainen. Ilmajoen kunta PL 23 Ilkantie 18 60801 Ilmajoki Puhelinvaihde (06) 419 1111 Telefax (06) 419 1204 www.ilmajoki.fi etunimi.sukunimi@ilmajoki.fi
2(5) Hankintayksikkö varaa mahdollisuuden hylätä kaikki tarjoukset. Mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä hankintayksikön edellyttämällä tavalla taikka olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei hankintayksikkö voi tarjouskilpailun tuloksia hyödyntää, hankintayksikkö voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan. Alihankkijoiden käyttö Tarjouksesta tulee ilmetä käyttääkö tarjoaja palveluissa alihankkijoita. Tarjoaja ei voi siirtää suoritusta kokonaisuudessaan alihankkijalle. Tarjoaja vastaa alihankkijoiden työstä kuten omastaan. Alihankkijoiden Y-tunnukset on ilmoitettava. Osatarjous Osatarjousta ei voi tehdä. Vaihtoehtoinen tarjous Vaihtoehtoista tarjousta ei voi tehdä. Toimitusehto Kopiokoneet on toimitettava toimintavalmiiksi asennettuina hankintayksikön määrittelemiin kohteisiin ja käyttöympäristöihin. Maksuehto Maksuaika on vähintään 21 pv netto. Laskutus Laskutuksessa käytetään sähköistä laskutusta hankintayksikön antamien ohjeiden mukaisesti. Viivästyskorko on korkolain mukainen. Muut ehdot Hankinnassa noudatetaan julkisten palveluhankintojen yleisiä sopimusehtoja 2009 ja Ilmajoen kunnan hankintasääntöä. Tarjouksen tekijä sitoutuu tarjouksen jättäessään tässä tarjouspyynnössä esitettyihin kelpoisuusehtoihin. Tarjouksia, jotka eivät täytä tarjouspyynnön kelpoisuusehtoja, ei käsitellä. Tarjouksen tekijällä ei ole oikeutta vaatia ostajalta korvausta tarjouksen tekemisestä. Tarjoaja vastaa siitä, että tarjousta laatiessaan on selvittänyt ja ymmärtänyt tarjouspyynnön; tarjoaja ei voi myöhemmin vedota tietämättömyyteen. Jos koneiden huolto viivästyy tarjouksessa ilmoitetusta vasteajasta muista kuin force majeure syistä, kunnalla on oikeus saada jokaiselta alkavalta viivästystunnilta hyvitystä 20 euroa. Tarjouskilpailun voittaneen tarjoajan on toimitettava tilaajavastuulain edellyttämät selvitykset, jos hän käyttää tai aikoo sopimuskauden aikana käyttää alihankintatyötä, 2
3(5) vuokratyövoimaa tai ulkomaalaista työvoimaa palvelun toteuttamisessa. Selvitysten toimittaminen on edellytyksenä hankintasopimuksen tekemiselle. Tarjoajan omien toimitusehtojen tai alan yleisten ehtojen liittäminen tarjoukseen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen niissä olevien tarjouspyynnön vastaisten ehtojen (esim. hintavaraumien ja poikkeavien maksuehtojen) vuoksi. Tarjousten arviointi Tarjoajien kelpoisuuden tarkistamisen tarkoituksena on selvittää tarjoajien edellytykset suoriutua palvelun tuottamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. 1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi. 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen. 3. Tarjousten vertailu. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjoaja voidaan sulkea pois hankintalain (348/2007 52-54 ) mukaisesti. Tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen Suomessa tai siinä maassa, jossa toimittajan pääpaikka sijaitsee, voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarkistetaan, että tarjous 1. on laadittu siten, kuin tarjouspyynnössä on määritetty. 2. täyttää tarjouspyynnön muodolliset vaatimukset. 3. vastaa pyydettyjä kaupallisia vaatimuksia. 4. on liitteiltään (Tarjousliite ja Kelpoisuus) täydellisesti täytetty. Ne tarjoukset, jotka täyttävät tarjouspyynnössä asetetut vaatimukset, vertaillaan esitetyillä vertailuperusteilla. Hankintapäätöksen tekemisen perusteet Hankintapäätös ottaen huomioon kokonaistaloudellinen edullisuus seuraavien arviointiperusteiden mukaan: 1. Laitteen hinta; painoarvo 40 % - edullisin hinta saa pistemäärän 40. - muut saavat pisteitä sitä vähemmän mitä enemmän ne poikkeavat edullisimmasta - laskukaava: edullisin hinta/tarjottu hinta x 40. 2. Kopiokustannukset; painoarvo 40 % - lasketaan 48 kuukauden ajalle liitteessä ilmoitetuilla mustavalkoisten ja värillisten kopioiden kopiomäärillä - laskukaava: (48 x mustavalkoisten kopiomäärä/kk 40 x tarjottu kopiohinta, A4) + (48 x värillisten kopiomäärä/kk 40 x tarjottu kopiohinta, A4) + (48 x mustavalkoisten kopiomäärä/kk 40 x tarjottu kopiohinta, A3) + (48 x värillisten kopiomäärä/kk 40 x tarjottu kopiohinta, A3) - edullisin yhteissumma saa pistemäärän 40 - muut saavat pisteitä sitä vähemmän mitä enemmän ne poikkeavat edullisimmasta 3. Takuuaika; painoarvo 20 % 3
4(5) - pisin takuuaika saa pistemäärän 20 - muut saavat pisteitä sitä vähemmän mitä enemmän ne poikkeavat pisimmästä takuuajasta - laskukaava: pisin takuuaika/(tarjottu takuuaika x 20) Kohtien 1 3 pisteiden yhteismäärä ratkaisee tarjousten järjestyksen. Suurimman pistemäärän saanut valitaan. Hankintasopimus Tarjouspyyntö ja tarjous muodostavat hankintasopimuksen perustan. Sopimus kunnan ja hyväksytyn tarjouksen tekijän välille syntyy, kun sopijapuolet ovat allekirjoittaneet kirjallisen sopimuksen. Sopimusasiakirjojen järjestys on 1. Hankintapäätös 2. Tarjouspyyntö 3. Julkisten tavarahankintojen yleiset sopimusehdot 2009 4. Tarjous Kumpikaan sopijapuoli ei saa siirtää hankintasopimuksia eikä koneiden huoltosopimuksia kolmannelle osapuolelle ilman toisen sopijapuolen suostumusta. Sopijapuolet sitoutuvat siihen, että tähän hankintaan liittyvien sopimusten sopimuskauden aikana tapahtuvista toiminnan olennaisista muutoksista ilmoitetaan toiselle sopijaosapuolelle. Hankintasopimuksen purkaminen Sopijapuolilla on oikeus purkaa sopimukset, jos toinen sopijapuoli olennaisesti rikkoo sopimusvelvoitteitaan eikä kohtuullisessa ajassa (3 viikkoa) korjaa laiminlyöntiään kirjallisesta Huoltosopimuksen irtisanominen Hankintayksikkö voi sanoa huoltosopimukset irti kolmen (3) kuukauden irtisanomisajalla sopimuskauden aikana ilman korvauksia, mikäli se ei ole tyytyväinen palveluun tai toimittajan toimintatapoihin. Asiakirjojen julkisuus Tarjoukset ovat yleisesti julkisia sopimuksenteon jälkeen. Asianosaisella on viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 11 :n mukaan oikeus saada tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn; ei kuitenkaan viranomaisen järjestämässä tarjouskilpailussa toisen tarjouksen tekijän liike- tai ammattisalaisuutta koskevista tiedoista tarjouksen hintaa lukuun ottamatta. Tarjous on pyrittävä laatimaan siten, ettei se sisällä liike- tai ammattisalaisuuksia. Tällaiset tiedot tulee ilmoittaa erillisellä liitteellä, jonka on oltava selkeästi merkitty. Tuotteen hinta ja alennusprosentti eivät ole liikesalaisuuksia. Tarjouksen voimassaolo ja jättöaika 4
5(5) Suomenkielinen tarjous pyydetään toimittamaan viimeistään maanantaihin 11.4.2017 klo 12:00 mennessä suljetussa kirjekuoressa osoitteella Ilmajoen kunta, sivistystoimisto, Ilkantie 18, 60800 ILMAJOKI. Kuoreen merkintä Kopiokoneet Koskenkorva ja Neiro". Sähköisessä muodossa olevat tarjoukset, jotka tulostetaan tarjousajan päättymisen jälkeen, lähetetään osoitteeseen sivistystoimisto@ilmajoki.fi. Sähköpostin otsikoksi merkitään Kopiokoneet Koskenkorva ja Neiro". Määräajan jälkeen saapuneita, puutteellisesti laadittuja tai epäselviä tarjouksia ei oteta huomioon. Sivistystoimenjohtaja Kirsi Kinnunen Liitteet 1. Kelpoisuus 2. Kopiokone. Tarjousliite 5