Vinkkejä hankeviestintään
Viestintä vs. tiedottaminen Tiedon siirto ja vaihdanta kokonaisuutena Kanavina esim. nettisivut, intrat, uutiskirjeet, esitteet ja logot, kokoukset ja tilaisuudet, sosiaalinen media, tiedotteet, tiedotustilaisuudet Yksisuuntaista tiedon siirtoa lähettäjältä vastaanottajalle Mediatiedottaminen on tiedotusvälineiden kautta tapahtuvaa viestintää (mediatiedotteet ja tiedotustilaisuudet)
Miksi viestintä on tärkeää? Viestintä on resurssi, joka auttaa toiminnan tavoitteen saavuttamisessa Kokemusten jakaminen -> lisää ihmisiä hankkeiden piiriin Kontaktien luominen ja ylläpitäminen Hankkeessa mukana olevien sitouttaminen Myönteinen julkisuus -> ns. hyvät uutiset Rahoittaja edellyttää hankkeesta ja sen tuloksista viestimistä Tiedotusvälineiden kautta tulokset saadaan nopeasti ja tasapuolisesti laajan yleisön tietoisuuteen
Viestintäsuunnitelma Viestinnän tavoitteet Mitä haluatte hankkeestanne kertoa? Mitä tuloksia tai vaikutuksia haluatte viestinnällä saavuttaa? Viestinnän kohderyhmät Kenen tulisi tietää hankkeestanne? Kenelle suuntaatte viestinne? Viestintäkanavat Miten viesti menee perille? Aikataulut, vastuuhenkilöt ja kustannukset Ketkä tekevät, mitä ja milloin? Mitä maksaa? Onko varaa? Viestinnän tulosten arviointi Mitä jäi käteen hankkeen jälkeen? Mikä onnistui, mikä ei?
Hyvä viestintäsuunnitelma Toimenpiteet määritellään tavoitteiden ja kohderyhmien mukaan On realistisesti toteutettavissa (kaikkea ei kannata yrittää tehdä!) Voi olla esim. yksinkertainen taulukko, jossa on lueteltu toimenpiteet, aikataulut ja vastuuhenkilöt Toimii hankekoordinaattorin työkaluna
Viestinnän tavoitteita Viestinnän tavoitteet perustuvat hankkeen tavoitteisiin Tavoitteet voivat olla määrällisiä tai laadullisia, ja niitä on hyvä pystyä mittaamaan Esim. näkyvyyden lisääminen ja tunnettuuden parantaminen, tiedon välittäminen, tapahtumien markkinointi, keskustelun herättäminen, tulosten levittäminen, toiminnan kehittäminen jne.
Mediatiedote Tavoitteena herättää toimittajien mielenkiinto ja saada heidät kirjoittamaan hankkeesta Lähetä tiedote mieluiten sähköpostitse, soita perään Joskus tiedote julkaistaan sellaisenaan, joskus sitä lyhennetään, joskus sen pohjalta kirjoitetaan kokonaan uusi juttu tai joskus se säästetään taustamateriaaliksi myöhempää käyttöä varten Tiedotteen tärkein ominaisuus on ajankohtainen ja kiinnostava sisältö
Hyvä tiedote Sisältää uutisen, ei ole mainos Uutiskynnyksen korkeus riippuu tiedotusvälineestä, tarjolla olevien uutisten määrästä, ajankohdasta ja monesta muusta seikasta Paikallismediassa uutiskynnys on usein matalampi kuin valtakunnallisessa mediassa Kertoo itse asiasta, ei ole hankekuvaus Herättää kohderyhmän kiinnostuksen On kieleltään ja ulkoasultaan selkeä Kertoo tärkeimmän asian ensin Sisältää julkaisupäivämäärän ja yhteystiedot lisätietoja varten Huomioi kuvatarpeen On lyhyt, selkeä ja ytimekäs
Tiedotteen rakenne Päiväys ja julkaisuajankohta Otsikko kertoo varsinaisen uutisen Ingressi on uutisen tiivistelmä, joka vastaa kysymyksiin mitä, missä, milloin, miksi ja kuka? Leipäteksti taustoittaa asioita ja kertoo mahdollisista jatkotoimenpiteistä Lähettäjä ja lisätietojen antaja sekä hänen yhteystietonsa lisätietojen antajan on oltava tavoitettavissa tiedotteen lähettämisen jälkeen Muut yhteystiedot Esim. linkki www-sivuille Liitteet Esim. tilastoja tai valokuvia
Tiedotteen rakenne Tärkein asia alussa, vähemmän tärkeät yksityiskohdat lopussa
Mikä media? Median valinta on helpompaa, kun on ensin määritelty kenelle ja miten Suuret valtakunnalliset mediat Sanomalehdet, sähköiset viestimet, uutistoimistot Maakuntalehdet Paikalliset mediat Paikallislehdet, paikallisradiot ja televisiot, valtakunnallisten medioiden paikalliset toimitukset Yleisaikakauslehdet Ammatti- ja erikoislehdet Jäsen- ja järjestölehdet
Mikä media? Valtakunnallisilla medioilla on suuri levikki, mutta uutiskynnys on usein korkeampi Paikallislehdissä uutiset menevät helpommin läpi, voit myös soittaa ja tarjota juttuideaa Näkyvyys pienessä mediassa voi poikia näkyvyyttä isommassa Ammatti- ja erikoislehdillä on hyvin spesifi yleisö, kannattaa hyödyntää jos aihe koskettaa ko. yleisöä
Muista! Toimittajat eivät ehdi seurata kaikkea mitä tapahtuu ota rohkeasti yhteyttä toimitukseen ja kerro kiinnostavasta hankkeestanne! Mieti etukäteen, mikä on asian pihvi eli mikä tekee juuri teidän hankkeestanne ajankohtaisen ja kiinnostavan! Medialla on jatkuva juttujen tarve kannattaa tiedottaa! Seuraa paikallismediaa: ketkä toimittajat tekevät juttuja aiheista, joita hankkeessanne käsitellään? Henkilökohtaiset suhteet edesauttavat tiedotteiden läpimenoa Tiedota vain totuudenmukaisesti!