Tiedottaminen. Yritystoiminta Pauliina Stranius

Transkriptio

1 Tiedottaminen

2 Tiedottaminen sisäinen tiedottaminen tehtävät informointi henkilöstölle keskustelu henkilöstön/yksittäisen henkilön kanssa perehdyttäminen sisäinen markkinointi vuorovaikutus keinot henk.kohtaiset keskustelut kokoukset tiedotukset sähköposti ilmoitustaulu tiedotteet lehdet asiakastiedote tiedote sisäinen tiedote vastaa kysymyksiin ketä koskee, mitä koskee, miten toimitaan, milloin toimitaan, miksi toimitaan raportointi sisältö voi olla esim. koulutusraportti, matkaraportti, tutkimusraportti

3 Tiedottaminen Ulkoinen tiedottaminen yrityksen uutiset lehdistötiedote tuotetiedote suhdetoiminta asiakastilaisuudet muut huomionosoitukset käyntikortit tiedottamisen tehtäviä ovat mm. informaation ja uutisten välittäminen muille, suhteiden hoitaminen, markkinointiviestinnän tukeminen Lehdistötiedote otsikko lyhyesti, mutta kiinnostavasti ingressi ensimmäinen kappale vastaa uutisen ingressiä, tiivistelmä asian pääkohdista, siinä ei viitata otsikkoon, vaan ajatellaan niin, että kuin otsikkoa ei olisikaan teksti tärkeysjärjestykseen asiat tärkeysjärjestyksessä, tärkeimmästä vähemmän tärkeään lisätiedot lähettäjä, päivämäärä, julkaisuaika

4 Lehdistötiedote Lehdistötiedote on tiedotusvälineille lähetettävä teksti, joka on tarkoitettu uutisena julkaistavaksi. Lehdistötiedotteita lähettävät pääasiassa eri organisaatiot, kuten yritykset, järjestöt ja yhdistykset. Joskus myös julkisuuden henkilöt lähettävät lehdistötiedotteita. Yleensä lehdistötiedotteen sisältö liittyy johonkin ajankohtaiseen tapahtumaan, jolla lähettäjän arvion mukaan on uutisarvoa Tiedotteen avulla lähettäjä pyrkii saamaan myönteistä julkisuutta jollekin asialle, tuotteelle tai palvelulle.

5 Lehdistötiedote Aikaisemmin tiedotteet lähetettiin postitse tai faksilla, nykyisin sähköposti on yleisin lähetystapa. Tiedotteiden teosta ja lähettämisestä huolehtivat organisaatioiden tiedottajat tai viestintäosastot. Lehdistötiedotteet ovat osa organisaation ulkoista viestintää. Usein etenkin yritykset ulkoistavat viestinnän joko kokonaan tai osittain viestintätoimistolle, mainostoimistolle tai viestintäkonsultille. Tiedotteiden jakelu voidaan hoitaa myös esimerkiksi uutistoimistojen tai tiedotepalveluiden kautta.

6 Lehdistötiedote Tiedotteiden jakelusta vastaavat kokoavat tai hankkivat muuten eri tarkoituksiin soveltuvia jakelulistoja. Sanomalehtien ja aikakauslehtien sekä sähköisten viestimien toimitusten lisäksi jakelulistoissa on usein myös tiedotteen alaan erikoistuneita vapaita toimittajia ja tiedotusvälineiden asiantuntija-avustajia. Usein, mutta ei aina, tiedote liittyy lehdistötilaisuuteen. Kansainvälisesti toimivat yritykset voivat perinteisen lehdistötilaisuuden asemesta käyttää esimerkiksi puhelinkonferenssia tai internetin kautta välitettävää videolähetystä. Lähde:

7 Lehdistötiedotteen muoto Tiedotusvälineet käyttävät tiedotteita uutisten aineistona. Tätä tarkoitusta varten tiedotteiden laatijat kirjoittavat ne usein perinteisen journalistisen uutisen muotoon. Uutismaisia tunnusmerkkejä tiedotteissa on esimerkiksi se, että lähettäjän kannanotot esitetään usein yrityksen jonkin johtajan haastattelurepliikkinä. Tällaisen haastattelurepliikin laatii kuitenkin useimmiten tiedottaja, eikä repliikin sanojaksi mainitulla henkilöllä välttämättä ole repliikin muodon kanssa paljonkaan tekemistä. Toisinaan tiedotusväline saattaa julkaista tiedotteen sellaisenaan tai vain hiukan muokattuna, mutta usein toimitus käyttää vain tiedotteen asiatiedot ja rakentaa uutisen niitä ja muita tietoja käyttäen.

8 Lehdistötiedotteen muoto Tiedotteen lopussa on usein muutaman rivin perustiedot lähettävästä organisaatiosta sekä lisätietoja antavien henkilöiden yhteystiedot. Joissakin tapauksissa tiedotteessa on toivomus aikaisimmasta mahdollisesta julkaisuajankohdasta eli niin sanottu embargo. Julkaisun viivästämistoive ei perustu lakiin, mutta silti sitä on usein noudatettu, etenkin jos se on sovitettu esim. sanomalehtien painoaikatauluihin. Nykyisin tiedotteet kulkevat sähköpostissa ja ne voidaan julkaista välittömästi verkkojulkaisussa. Tämä on vähentänyt embargotoiveiden merkitystä. Lähde:

9 Saate saatetta käytetään mm. kun lähetetään näytteitä, hinnastoja esitteitä ym. sen tehtävänä on kertoa mm. mitä lähetys sisältää miksi se lähetetään ja miten vastaanottajan tulee toimia lähetyksen saatuaan

10 Kutsukirje Kutsukirjeen tehtävä: tiedottaa tulevasta tilaisuudesta sekä houkutella vastaanottaja osallistumaan ja vastaamaan kutsuun myöntävästi voi olla ulkoasultaan, tyyliltään ja sisällöltään hyvin monimuotoinen tilaisuuden luonteen mukaan muista lähettää kutsu ajoissa osoitetaan henkilökohtaisesti vastaanottajalle ja allekirjoitetaan käsin ellei kyse ole painetusta kutsukortista merkitään vastauspyyntö, esim. Vp mennessä, puh mukana tarvittaessa ohjelma, ajo-ohje ym. tarpeellista tiedotettavaa kutsukirjeellä tiedotetaan esim. tulevasta tilaisuudesta ym. kuka kutsuu, kenet kutsuu mikä on tilaisuus missä tilaisuus on milloin se on mikä on aihe sekä ohjelma mikä on kesto