Kuinka lähetän lehdistötiedotteen tehokkaasti maailmalle?

Transkriptio

1 Kuinka lähetän lehdistötiedotteen tehokkaasti maailmalle? Riina Vasala Johtaja, PR Cloud Koodiviidakko Oy

2 epressi.com epressi.com on kotimainen palvelu. Tarjoaa yritysviestinnän ammattilaisille työkalun mediatiedottamiseen. Aloittanut toimintansa vuonna Kasvanut nopeasti merkittäväksi tiedotteiden välityskanavaksi Suomessa organisaatiota on tiedottanut epressi.compalvelun kautta. Tällä hetkellä yli 6 miljoonaa yksittäistä tiedotelähteystä toimittajille vuosittain. Pääkonttori on Oulussa ja toimisto Helsingissä. Palvelu toimii myös Ranskassa ja Saksassa sekä Venäjällä ja Dubaissa epressi.com kuuluu Koodiviidakon PR Cloud -kokonaisuuteen yhdessä mediaseurantapalvelujen Webnewsmonitorin ja SoMeMonitorin kanssa

3

4 Mitkä tekijät vaikuttavat tiedotteen läpimenoon mediassa? Taustalla: epressi.comin kokemus tiedotteiden jakelusta ja läpimenosta mediassa epressi.comin toteuttamat toimittajakyselyt viimeisin loppuvuodesta 2014, vastaajia lähes 800 kpl

5 Mikä merkitys lehdistötiedotteilla on? Toimittajakyselyn tuloksia:

6 Mitkä tekijät vaikuttavat tiedotteen läpimenoon mediassa? Otsikointi Ajankohtaisuus ja uutuusarvo Informaatiosisältö Vaikuttavuus Aktiivisuus Jakelu

7 Otsikointi Aiherivin tai otsikon kiinnostavuus ratkaisee sen, avaako toimittaja tiedotteen Hyvä otsikko: lyhyt ja ytimekäs informatiivinen kiinnostava Toimittajilta: Selkeys on tässä erittäin tärkeää. Asian kiinnostavin näkökulma kannattaa avata jo otsikkorivillä napakasti. Huono otsikko usein uppoaa sähköpostitulvaan Kiinnostava; mutta myös ydinasian pitää olla Aihe-rivillä Aiherivin pitää myös olla riittävän lyhyt, jotta sen näkee heti kokonaan.

8 Otsikointi Tiedotteen aihe ja otsikko tärkeämmät kuin lähettäjän tunnettuus Se että tiedotteen otsikko ja aihe ovat mielenkiintoisia, vaikuttavat enemmän tiedotteen avaamiseen kuin se, että lähettäjä on tunnettu taho. Millainen on hyvä otsikko? Toimittajilta: Kertoo ytimekkäästi ja omaperäisen kuvaavasti mitä viesti sisältää pysymällä silti asiassa Lyhyt, asiallinen ja asiasta tai tuotteesta kertova, ei mielikuviin vetoava. Paras on otsikoitu asian, tuotteen tai tapahtuman nimellä.

9 Ajankohtaisuus ja uutuusarvo Ajankohtaisuus Toimittajilta: Ajankohtaisuus on kaiken a ja o. Ajankohtaiset aiheet ovat lukijallekin tärkeitä Ota huomioon:..toimittajien tehtävä on myös nostaa esille niitäkin asioita, jotka eivät ole juuri nyt ajankohtaisia, kunhan ne ovat mielenkiintoisia tai merkittäviä. Siksi ajankohtaisuus-juuri-nyt ei ole ainoa tai merkittävin valintakriteeri. Toimittaja voi tehdä ei-ajankohtaisesta aiheesta ajankohtaisen, kun siihen on ainekset, esimerkiksi uusi näkökulma tai uutta tietoa. Meillä on tapana jemmata mielenkiintoisia tiedotteita myöhempääkin käyttöä varten eli ajankohtaisuus ei ole aina välttämätöntä

10 Ajankohtaisuus ja uutuusarvo Uutuusarvo Toimittajilta: Parhaat tiedotteet sisältävät uutisen Jos uutisarvo on suuri ja aihe on mielenkiintoinen, niin juttu tehdään. Tästähän sitä nykyään kilpaillaan, vaikka ei aina pitäisi.. Jos tuote on uusi, se pitää nostaa esiin. Uutuus houkuttelee. Ota huomioon: Joskus nostamme esille myös hieman vanhempia juttuja uudelleen. Riippuu artikkelista kuinka nopeasti reagoimme.

11 Informaatiosisältö Tiedotteen tarjoama informaatio Toimittajilta: Hyvä tiedote on juurikin informaatiota. Ei ylistyslauluja esimerkiksi jostakin tuotteesta/ asiasta. Informaatio on ainoa peruste sille, tehdäänkö tiedotteesta juttu vaiko ei tehdä. Joskus tiedote on pontimena isomman jutun tekoon, joskus juttu naputellaan pelkän tiedotteen pohjalta. Konkreettinen tieto, esimerkiksi tutkimustulokset, ovat varmin tapa saada asia lehteen. Se ratkaisee kaiken. Jos sisältö on oleellista, kiinnostavaa ja ajankohtaista, todennäköisyys on suurin.

12 Vaikuttavuus Tiedotteen läpimenoon vaikuttaa eniten se, että toimittaja kokee asian/ aiheen yleisesti tärkeäksi tiedoksi (yksilöille, yrityksille, yhteisöille tai yhteiskunnalle) Toimittajilta: Toimittajan tärkein tehtävä on välittää tietoa lukijoille tärkeistä asioista Palvelujournalismi on median keskeinen työ. Toki suurta yleisöä koskettava tiedote tulee julkaistua helpommin. Lehti tukee lukijakuntansa elämänmenoa

13 Aktiivinen tiedottaminen Aktiivinen tiedottaminen edesauttaa tiedotteiden läpimenoa Ollaan näiden vuosien aikana huomattu sellainen ilmiö, että aktiiviset tiedottajat pääsevät useammin esille kuin passiivisemmat. Se auttaa minua toimittajana seuraamaan yrityksen/yhteisön tilannetta ja kehitystä. Siis pysymään ajan tasalla. Aktiivinen tiedottaminen luo mielikuvaa tiedotteen lähettäjästä aktiivisena toimijana. Vaika tiedotetta ei hyödynnäkään sillä kertaa, se ei tarkoita, etteikö yritys tai sen tuotteet saisi palstatilaa toisella kertaa.

14 Jakelu Tärkein osa-alue Miksi? Tiedotteen on saavutettava oikea kohderyhmä, jotta viesti menee perille. Muutoin tiedottaminen on arvotonta.

15 Mitä on otettava huomioon tiedotteen jakelussa? Jakelu toimittajien sähköpostiosoitteisiin Sähköposti on tärkein kanava toimittajille seurata tiedotteita Varmistaakseen mahdollismman laajan läpimenon, on tiedote lähetettävä sähköpostilla toimittajille Muut kanavat tukevia Kyllä "pulpettivuorossa" nopeiten ja tehokkaimmin toimii edelleen sähköposti, jota seuraa yhtä aikaa useampi vuorossa oleva ihminen. Sähköpostiin tullut tiedote. Siitä pystyy itse nopeasti päättelemään, onko aihe jutun arvoinen vai ei. Puhelimessa toki voi esittää kysymyksiä, mutta siihen menee aikaa.

16 Mitä on otettava huomioon tiedotteen jakelussa? Jakelulistat Laajuus Ajantasaisuus Toimittajien henkilökohtaiset osoitteet, ei pelkästään

17 Mitä on otettava huomioon tiedotteen jakelussa? Kohdentaminen Tiedotteet oikean aihepiirin toimittajille Oikean kohderyhmän mahdollisimman laaja hyödyntäminen Eri tiedotteet eri kohderyhmille, esim. - tuotetiedotteet - taloustiedotteet - nimitysuutiset - kannanotot - artikkelit - kutsut - sidosyhmätiedotteet Muut kriteerit - maantieteellinen alue - mediatyyppi - titteli (esim. päätoimittaja, bloggaaja, jne.) - kieli (esim. ruotsinkieliset toimittajat)

18 Mitä on otettava huomioon tiedotteen jakelussa?

19 Mitä on otettava huomioon tiedotteen jakelussa? Vältä Suurelle vastaanottajajoukolle lähettäminen omasta sähköpostista kerralla Vastaanottajien aukikirjoittaminen vastaanottajakenttään Lähettäjätietona jotain muuta kuin yrityksen/yhteisön omat tiedot Tiedostojen lähettäminen sähköpostin liitetiedostona

20 Miksi käyttää ammattimaista palvelua? Vastaanottajalistojen ylläpito Tiedotteen kohdentaminen eri vastaanottajille helppoa Tiedotteiden ammattimainen ulkoasu ja julkaisutiedot Tiedotteiden turvallinen ja nopea jakelu laajalle vastaanottajajoukolle kerralla Kuvien jakelun helppous ja turvallisuus Tiedotteiden arkistoituminen yhteen paikkaan Omien vastaanottajalistojen arkistointi ja hallinta helppoa Internetnäkyvyys tiedotteelle Hakukonenäkyvyys Some-näkyvyys Kaiken lehdistömateriaalin arkistoituminen yhteen paikkaan ja toimittajien saataville Oman ajan säästö. Voi keskittyä ydintyöhön, eli viestinnän sisältöön.

21 Mitä vaihtoehtoja? Suomi epressi.com Cision fi.cision.com STTInfo Meltwater Thomson Reuters - keskittynyt pörssitiedottamiseen Deski - viestintätoimisto - edustaa MyNewsDeskiä Hinnat vaihtelevat vajaasta tuhannesta eurosta joihinkin tuhansiin euroihin vuodessa, riippuen laajuuksista. Hinnoitteluperusteet vaihtelevat. Rajaton käyttöoikeus vs. tiedote- tai vastaanottajamäärään perustuva käyttöikeus.

22 Mitä vaihtoehtoja? Kansainvälinen jakelu PR Newswire BusinessWire - sähköpostijakelu - julkaisu nettiportaalissa - suuri määrä jälleenjakelijoita - jakelu uutistoimistoille - tarjoavat käännöspalveluita kohdemaihin Hinnat - esim. yhden globaalin laajan jakelun hinta useita tuhansia euroja. Pienempiä vaihtoehtoja esim. PRWeb MarketWired Presswire

23 Case epressi.com Mediakanta kattava mediakanta yli vastaanottajaa ja n mediaa toimittajien henk.koht. osoitteet, toimitusten osoitteet freelancereita, bloggaajia osoitteet jaoteltu toimialan, alueen, mediatyypin, tittelin ja kielen mukaan saatavilla ulkomaisia jakelulistoja päivitetään jatkuvasti, sekä proaktiivisesti että reaktiivisesti Monikanavaisuus Sähköpostijakelu epressi.comin tiedoteportaali asiakkaan omat sivut Mediaviikko.fi SoMe-kanavat Tiedotekoosteen tilaajat Työkalu helppokäyttöinen yksinkertainen prosessi luoda tiedote, valita vastaanottajat ja lähettää monipuolinen: tiedoteteksti, kuvien upotus, videot, liitetiedostot, uutishuonepäivitykset, hakukoneoptimointi samasta näkymästä - ajan säästö Ammattimaisuus jatkuva palvelun kehitystyö mediakannan ylläpito henkilökohtainen asiakaspalvelu Kotimaisuus ainoa Avainlippu-palvelu tiedotejakelussa rakennettu alusta pitäen suomalaisten käyttäjien ehdoilla

24 Lisätietoja Riina Vasala Johtaja, PR Cloud Koodiviidakko Oy