TIEDOTTEEN JA VIESTINTÄSUUNNITELMAN TEKO

Transkriptio

1 TIEDOTTEEN JA VIESTINTÄSUUNNITELMAN TEKO Katja Reinikainen Kansalaisareena 2016

2 Taustaa Tiedotteen kirjoittaminen lähtee tarpeesta tiedottaa yhteisöä/organisaatiota koskevasta asiasta. Tiedotteen tarkoitus on houkutella toimittajaa tekemään asiasta juttu tai saada kohderyhmä kiinnostumaan kyseisestä asiasta tai tapahtumasta. Hyvä tiedote pysäyttää, herättää kiinnostuksen ja nousee uutiseksi. Tiedotettavan asian tulee olla mahdollisimman tuore ja jollain tavalla voimakas, koskettava tai kiinnostava, jotta se läpäisee median uutisseulan. Mediat haluavat kertoa hyviä ja hyödyllisiä tarinoita ja vastaanottajat haluavat sellaisia kuluttaa. Harvinaislaatuinen asia sekä asia, johon liittyy julkisuuden henkilö tai eliitti on aina hyvää tiedotusmateriaalia.

3 Satsaa lehdistötiedotteeseen Toimittajien sähköposteihin kolahtelee jopa satoja viestejä päivässä. Ei ole itsestäänselvyys, että jokainen tiedote ehditään tai edes viitsitään lukea, saati että sen perusteella alettaisiin työstää uutista. Laadi tiedotteesta mahdollisimman tiivis, selkeä, kiinnostava ja helppolukuinen. Tiedotteesta tulee ilmetä mahdolliset jatkotoimenpiteet asian etenemisessä sekä lisätietojen antajan yhteystiedot. Varmista, että mainittuun yhteyshenkilöön todella saadaan yhteys tarvittaessa. Hyvän lehdistötiedotteen ominaisuuksia Ytimekkyys. Tiedotteessa kerrotaan vain pääasiat. Yksityiskohdat säästetään haastatteluja ja keskusteluja varten. Hyvä tiedote on lyhyt: mieluiten korkeintaan 1 A4-sivu

4 Satsaa lehdistötiedotteeseen Helposti luettava rakenne. Otsikko on tiedotteen tärkein osa. Sen tulee kuvata pääasia lyhyesti ja houkuttelevasti. Otsikkoa seuraa uutisen tarkempi kuvaus. Loppuun laitetaan sen henkilön yhteystiedot, joka on valmistautunut vastaamaan toimittajien kysymyksiin. Liiallisen markkinointihenkisyyden välttäminen. Toimittaja saattaa jättää tiedotteen huomiotta, jos siitä huokuu läpi puhdas mainostarkoitus. Selkeä ja helppolukuinen kieli. Kapulakieli, ammattislangi ja kielioppivirheet karkottavat lukijan. Asiallinen peruskieli on tiedotteessa varmin valinta

5 Tiedotteen rakenne Tiedotteen kirjoittaminen on helpointa aloittaa suunnittelemalla tekstin sijoittelu tiettyyn rakenteeseen. Näin tiedotteesta saa selkeän, houkuttelevan ja helposti luettavan. Tiedotteen rakenne koostuu seuraavista osista: 1) Sana Tiedote yleensä vasempaan yläkulmaan ja päiväys oikeaan yläkulmaan 2) Otsikko (tarkoitus kiinnittää toimittajan huomio ja kuvata ytimekkäästi tiedotteen pääasia, joten tee otsikosta napakka) 3) Ingressi/Esittelykappale, joka kertoo tiedotteen pääasian otsikkoa tarkemmin. Kappaleen tulee vastata peruskysymyksiin mitä, missä ja milloin. Nosta uutinen kärkeen. 4) Pääkappale(et), jo(i)ssa kerrotaan yksityiskohtaisemmin uutisesta ja sen taustasta. Lisäksi mainitaan perustiedot tiedotteen julkaisseesta yhteisöstä tai yrityksestä. Lainaukset ovat hyviä. 5) Yhteystiedot (sen henkilön nimi, titteli, puhelinnumero ja sähköpostiosoite, joka on valmistautunut vastaamaan toimittajien yhteydenottoihin ja lisäkysymyksiin)

6 Visuaalisuus ja muu uutistarjonta Mikäli mahdollista, satsaa visuaaliseen taustamateriaaliin logon ja tekstin lisäksi. Kuva, grafiikka tai video liitteenä tukee tiedotteen läpimenoa. Printtimedia tarvitsee painolaatuisia kuvia, mutta vältä meilien tukkimista suurilla tiedostoilla. Jos käytössäsi on esim. Flickr tai Dropbox, käytä niitä. Huomioi myös päivän muu uutistarjonta: jos samaan aikaan tapahtuu jotain suurta, harkitse tiedotteen lähettämistä hieman myöhemmin. Tarkista lopuksi oikeakielisyys, ja muista aina lisätä tiedotteen vastaanottajat piilokopiona!

7 Viestintäsuunnitelman teko Viestintäsuunnitelman pohjana kannattaa käyttää pitkän aikavälin viestintästrategiaa, mutta lyhyemmän aikavälin viestintäsuunnitelman tulisi olla mahdollisimman käytännönläheinen. Viestintäsuunnitelma kuuluu operatiiviseen tasoon, jossa suunnitellaan muun muassa viestinnän käytännön toimet/tilanteet vuositasolla. Kun tavoitteet ovat selvillä, viestintäsuunnitelmasta pitäisi löytyä myös konkreettiset aikataulut ja toimet tavoitteiden saavuttamiseksi.

8 Viestintäsuunnitelman teko Viestintäsuunnitelma on arkipäivän käytäntöihin suoraan vaikuttava ohjenuora. Erilaisia viestintäsuunnitelmia voi periaatteessa olla yhtä monta kuin niiden tekijöitä, joten muoto on vapaa. Kunhan se ei ole liian monimutkainen. Viestintäsuunnitelman tulee olla tarpeeksi väljä, jotta sitä voi tarvittaessa muokata. Tärkeintä on, että viestintäsuunnitelma todella edistää organisaatiossa tapahtuvaa viestintää.

9 Viestintäsuunnitelma: mistä lähteä liikkeelle? Ensin kannattaa tehdä viestinnän nykytila-analyysi, jonka avulla saadaan selville toimivat ja toimimattomat käytännöt. Jos tietyt toiminnot kuten kampanjat toistuvat joka vuosi samaan aikaan, pohjana voi käyttää vanhaa viestintäsuunnitelmaa. Sitä on sitten helppo päivittää. Viestintäsuunnitelmassa on hyvä tarvittaessa erotella sisäisen ja ulkoisen viestinnän suunnittelu, jotta kohderyhmien erot voidaan huomioida paremmin. Tässä käsittelen pääasiassa ulkoista viestintää.

10 Viestintäsuunnitelma Yksi vaihtoehto on tehdä viestintäsuunnitelma Excelillä ja jakaa suunnitelma esimerkiksi kahteen eri kauteen: syksy 2016, kevät 2017 tms. Excelin soluihin lisätään kalenterikuukaudet, joiden alle saa kätevästi lisättyä suunnitelman toteuttamiseen tarvittavat kokonaisuudet/aiheet, toimenpiteet ja keinot, välineet ja kanavat, päivämäärät/aikataulut sekä toimenpiteiden vastuuhenkilöt jne. Tietyissä säännöllisesti toistuvissa toimenpiteissä kuten tiedotteiden, uutiskirjeiden ja mainosten laadinnassa kannattaa olla erityisen tarkka

11 Viestintäsuunnitelma Harvemmin toistuvien toimenpiteiden, kuten esitemateriaalien päivittämisen suhteen voi hieman joustaa. Tiettyjä itsestäänselvyyksiä, kuten verkkosivujen ja somen jatkuvia päivityksiä ei tarvitse viestintäsuunnitelmassa mainita. Jos pidät enemmän vaikkapa Wordistä, kirjoita viestintäsuunnitelma Word-dokumenttiin. Muista, että viestintäsuunnitelman tärkein ominaisuus on helpottaa käytännön viestintätyötäsi erityisesti toimenpiteiden ja aikataulujen suhteen. Tärkeimpiä kysymyksiä ovat mitä, milloin, miten ja kuka