Viestintävastaavien koulutus

Transkriptio

1 Viestintävastaavien koulutus Ainejärjestöjen tiedotus ja viestintä Ainejärjestö yhdistää opiskelijoita ja välittää tietoa eri suuntiin. Sen kautta opiskelijat saavat tärkeää tietoa ja ainejärjestö voi välittää tietoa muille tahoille. alan opiskelijoita koskevista ajankohtaisista asioista tiedottaminen opiskeluun liittyvät asiat vapaa-ajan toiminta yhteydenpito ylioppilaskuntaan, ammattijärjestöihin jne. yhteydenpito muihin ainejärjestöihin ja muiden yliopistojen saman alan opiskelijoihin ainejärjestötoiminta luo yhteisöllisyyttä on tärkeää, että ainejärjestön viestintä toimii sopikaa tiedotuksen työnjako karsikaa turha tiedotus ja keskittykää olennaiseen luokaa yhtenäiset viestintäkäytänteet (esim. miten sähköpostilistalla käyttäydytään, mikä on sähköpostilistan moderointipolitiikka jne.) huolehtikaa, että tieto kulkee sekä jäsenille että yhteistyökumppaneille pitäkää yhteystietonne ajan tasalla valitkaa viestintäkanavat resurssien mukaan jos aika ei riitä esimerkiksi nettisivujen ylläpitämiseen, niitä ei kannata olla Ainejärjestöjen viestintäkanavia Jäsenille Ainejärjestön sähköpostilistat Ainejärjestön nettisivut Ainejärjestön Facebook-sivu yms. sosiaalinen media Muille opiskelijoille JYYn sähköpostilistat

2 Jyytiset JYYn verkkosivujen tapahtumakalenteri JYYn kalenteri Julisteet & flyerit kampuksella Yleinen tiedotus tapahtumailmoitukset yleisiin tapahtumakalentereihin tiedotteet medialle Valitse viestintäkanava välitettävän viestin ja sen kohderyhmän mukaan. JYYn sähköpostilistoja Ainejärjestöjen puheenjohtajien lista. Jyytiset sekä muut tärkeät viestit välitetään eteenpäin ainejärjestöjen listoille. Listalle voivat liittyä myös muut kuin puheenjohtaja, esimerkiksi varapuheenjohtaja sekä tiedotus- tai viestintävastaava. Tiedotus/tapahtumavastaavien lista. Listaa käytetään tapahtumista, bileistä, excuista ja muista happeningeistä ilmoittamiseen. Ilmoitukset välitetään eteenpäin vastaavien harkinnan mukaan. JYYn yleinen sähköpostilista, jolla tiedotetaan JYYn tapahtumista sekä muista merkittävimmistä tapahtumista. Lista on hyödyllinen erityisesti opiskelijoille, jotka eivät kuulu ainejärjestönsä listalle tai joilla ei ole ainejärjestöä ollenkaan. JYYn valiokuntien sähköpostilistat Valiokunnat ovat kaikille opiskelijoille avoimia ryhmiä, jotka järjestävät toimintaa ja tarjoavat mahdollisuuden keskustella oman alansa ajankohtaisista kuulumisista. Ainejärjestöjen vastaavien (ja kaikkien muiden kiinnostuneiden) kannattaa kuulua listoille, osallistua valiokuntien toimintaan ja välittää tärkeimmistä asioista tietoa ainejärjestölle ja sen jäsenille. opinto- ja tiedevaliokunta jyy.fi/kopolistalle sosiaalivaliokunta jyy.fi/sopolistalle kansainvälisen toiminnan valiokunta jyy.fi/kv-listalle ympäristövaliokunta jyy.fi/ymparistolistalle kehitysyhteistyövaliokunta jyy.fi/kehylistalle

3 kulttuurivaliokunta jyy.fi/kulttuurilistalle liikuntavaliokunta jyy.fi/liikuntalistalle Kortepohjan vapaa-aikatoimikunta jyy.fi/kvat-listalle Käytännön vinkkejä liity listoille opasta fukseja liittymään listoille postita viestit oikeille listoille, älä spämmää älä lähetä listoille liitetiedostoja Jyytiset Jyytiset on JYYn viikkotiedote, jossa kerrotaan viikon tärkeimmistä tapahtumista, kuten koulutuksista ja kulttuuririennoista. Jyytiset julkaistaan perjantaisin sähköpostilistoilla ja ne jaetaan viikonlopun aikana Ilokiven pöytiin ja ylioppilastalon sekä Kortepohjan ilmoitustauluille. Jyytisissä julkaistavat ilmoitukset ovat tiiviitä parin virkkeen mittaisia tekstejä. Bileistä, klubeista, keikoista ja vastaavista tapahtumista julkaistaan vain lyhyet perustiedot (aika, paikka, lipun hinta, järjestäjä). Koska tietoa mahtuu Jyytisiin rajoitetusti, on suositeltavaa, että tarkemmat tiedot ovat saatavilla internetissä, esimerkiksi Facebookissa. Jyytisiin tarjottavat ilmoitukset lähetetään tiedotussihteerille viimeistään tapahtumaa edeltävän keskiviikon aikana nettisivujen tapahtumalomakkeella osoitteessa jyy.fi/jyytiset. Ilmoituksia muokataan ja otsikoidaan tarpeen mukaan. Huolehdi, että Jyytiset ilmestyvät ainejärjestösi sähköpostilistalle. Muista mainita ilmoituksessa aina aika, paikka ja keneltä/mistä lisätietoja. JYYn nettisivuilla voit ilmoittaa tapahtuman myös JYYn nettisivujen tapahtumakalenteriin Kalenteri JYYn kalenterissa on ainejärjestöjen lista yhteystietoineen ja logoineen. Myös ainejärjestöjen seuraavan lukuvuoden loppukeväästä tiedossa olevat tapahtumat voidaan lisätä kalenteriin. Tiedotussihteeri pyytää kalenteriin tulevia tietoja ainejärjestöjen puheenjohtajien ja tapahtumavastaavien sähköpostilistoilla. Kalenteri

4 sisältää paljon tietoa JYYstä, jäseneduista, opiskelijan oikeuksista ja valiokunnista. Mainostaminen Ilokivessä ja kampuksella Ainejärjestöt voivat mainostaa tapahtumiaan myös julisteilla ylioppilastalon aulassa ja flyereilla Suuressa Harmaassa Telineessä. Ilokiven aulassa voi myydä lippuja tapahtumiin ja järjestää pienimuotoisia markkinointitempauksia. Varauskalenteria ylläpitää tiedotussihteeri. Tiedotussihteerin luvalla flyereita voi laittaa myös lounasravintolan pöytäpleksien alle. Mieti tarkkaan, kannattaako julistemainonta. Sana leviää tehokkaasti ja ilmaiseksi netissä. Julisteisiin kannattaa panostaa, jos lisänäkyvyys koetaan todella tärkeäksi. Ajoita mainonta oikein: ei liian aikaisin mutta ei aivan viimetingassakaan. Mainostaminen kannattaa aloittaa 3-2 viikkoa ennen tapahtumaa. Älä kiinnitä julisteita paikkoihin, joihin ei saa kiinnittää julisteita. Julisteita voi käyttää myös netissä esimerkiksi sähköisellä julisteseinällä jklnyt.info Ilmaiset tiedotuskanavat Useilla sanomalehdillä on ilmaisia tapahtumakalentereita joko netissä tai lehdessä Keskisuomalaisen Menot-palsta + tapahtumakalenteri verkossa Tarkemmat ilmoittamisohjeet lehdessä Suur-Jyväskylän lehden Päivyri-palsta Tarkemmat ilmoittamisohjeet lehdessä Kaupungin tapahtumakalenteri jyvaskyla.fi/tapahtumat jklnyt.info Jyväskylän Ylioppilaslehti Jyväskylän Ylioppilaslehti Jylkkäri on JYYn julkaisema opiskelijoiden äänitorvi ja kampuksen paikallislehti. Lehti ilmestyy noin kolmen viikon välein ja ajankohtaisempia uutisia voi seurata verkossa. Lehdessä käsitellään opiskelijoiden elämään liittyviä asioita. Lisäksi puututaan kulttuuriin, politiikkaan ja maailmankin tapahtumiin. Ainejärjestön tapahtumista ja muista laajempaa yleisöä kiinnostavista kuulumisista voi

5 vinkata päätoimittajaa: Mediatiedote Jos järjestö tekee jotain repäisevää tai tavallisesta poikkeavaa, millä voisi olla uutisarvoa, kannattaa laatia mediatiedote. Paikallisissa sanomalehdissä ja paikallisradiossa on silloin tällöin aihepula ja sopivaan aikaan tuleva tiedote voi johtaa jutun tekemiseen (tai tiedotteen julkaisemiseen uutisjuttuna). Tiedote kirjoitetaan kuin uutisteksti. Siinä on ytimekäs otsikko ja ensimmäiset pari virkettä selvittävät, mistä on kysymys. Taustatiedot ja muut vähemmän tärkeät asiat voi jättää loppuun. Tiedotteen lopussa on tärkeää mainita henkilö, joka antaa lisätietoja asiasta sekä hänen yhteystietonsa. Tiedotteen lopussa voi olla myös muutaman lauseen kuvaus itse järjestöstä. Tiedotteita voi lähettää ainakin näille medioille: Keskisuomalainen Suur-Jyväskylän lehti Jylkkäri Keski-Suomen Viikko Yle Keski-Suomi Radio City / Jyväskylä + valtakunnalliset