1/8 TARJOUSPYYNTÖ/SIIVOUS- JA PUHDISTUSAINEIDEN, KEITTIÖN PUHDISTUSAINEIDEN, SIIVOUSTARVIKKEIDEN, ROSKAPUSSIEN JA JÄTESÄKKIEN SEKÄ PEHMOPAPEREIDEN HANKINTA 1 Hankinnan kohde ja kuvaus Tällä tarjouspyynnöllä Siuntion kunta (jäljempänä tilaaja) pyytää toimittajilta (jäljempänä tarjoaja) tarjouksia Siuntion kunnan siivous- ja puhdistusaineiden, keittiön puhdistusaineiden, siivoustarvikkeiden, roskapussien, jätesäkkien ja pehmopapereiden hankinnasta sopimuskaudella. Tarjouskilpailun perusteella tehtävä hankintasopimus on luonteeltaan puitesopimus. Hankittavat volyymituotteet on eritelty tarkemmin tarjouspyynnön liitteenä olevilla tarjouslomakkeilla (liitteet 4b, 5b, 6b, 7b, 8b), joita käytetään tarjousvertailun pohjana. Lisäksi voidaan hankkia volyymituoteluettelon ulkopuolelta muita tarvikkeita puitejärjestelyn sisällä. Tuotteiden hankinnassa huomioidaan yhteensopivuus kunnan aikaisempiin järjestelmiin (esim. välineet, laitteet ja telineet). Tilaaja ei sitoudu ennalta tiettyihin hankintamääriin, vaan hankkii tuotteita sopimuskauden aikana tarpeen mukaan. Määrät ja hankinta-arvot ovat arvioita. Toimituskohteiden lukumäärä voi muuttua sopimuskauden aikana. Tilaajalla käytössä olevia annostelijoita: Johnson Diverseyn Soft Care line, Sterisol, Dispenso-annosteluteline, (+täyttöastioita jonkin verran) Tilaajalla on pääsääntöisesti käytössä Freudenberg Household Products Oy:n Swep Classic järjestelmä. Tarjotuilta tuotteilta vaaditaan yhteensopivuutta. Yhteensopivuus käytössä oleviin järjestelmiin vaaditaan. 2 Hankintamenettely, hankinnasta ilmoittaminen ja asiakirjajulkisuus Hankinta on kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankintamenettelynä käytetään avointa puitejärjestelyä, jossa hankinnan kaikki ehdot on määritelty. Hankinnasta on ilmoitettu Hilma hankintailmoitusjärjestelmässä 29.6.2011, ja Siuntion kunnan kotisivuilla Internetissä. Asiakirjajulkisuuden osalta noudatetaan Viranomaisen toiminnan julkisuudesta annettua lakia 621/1999. Tarjoajaa pyydetään esittämään liike- ja ammattisalaisuuksiksi katsomansa kohdat erillisillä liitteillä ja merkitsemään ne selkeästi merkinnällä ei-julkinen. 3 Tarjousten käsittely, kelpoisuusarviointi ja vertailu Myöhästynyttä, määräajan jälkeen saapunutta tarjousta ei oteta käsittelyyn. Määräaikana saapuneet tarjoukset avataan tarjousten avaustilaisuudessa, joka ei ole julkinen.
2/8 Tarjoajien ja tarjousten kelpoisuusarviointi sekä vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1 Tarjoajan kelpoisuuden arviointi 2 Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen 3 Tarjousten vertailu Tarjoajan kelpoisuuden arviointi Tarjoajan kelpoisuuden arvioinnilla selvitetään tarjoajan edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Tarjoajan kelpoisuusvaatimukset ja siihen liittyvät todentamisasiakirjat on esitetty liitteellä 2. Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen Toisessa vaiheessa arvioidaan tarjouspyynnön vaatimusten täyttyminen niiden osalta, jotka täyttivät ensimmäisen vaiheen vaatimukset. Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuus edellyttää, että se on tehty tämän tarjouspyynnön sisällön vaatimusten mukaisessa muodossa ja että kaikki pyydetyt tiedot on ilmoitettu pyydetyssä muodossa sekä tarjouksen liitteet ovat tarjouspyynnön vaatimusten mukaisia. Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuteen liittyvät seikat on esitetty liitteellä 3. Tarjousten vertailu Ne tarjoukset, jotka ovat tarjouspyynnön mukaisia, vertaillaan kohdassa 12 sekä liitteellä 1 kerrotuin perustein. 4 Tarjouksen sisältö Tarjous on tehtävä liitteenä olevilla tarjouslomakkeilla (liitteet 4a-8b). Taulukot pyydetään täyttämään ja palauttamaan myös sähköisesti. Taulukkoon ei saa lisätä rivejä tai poistaa niitä tai tehdä muita muutoksia. Liitteelle on kerätty volyymituotteita, joita käytetään vertailussa. Lisäksi tarjoukseen on liitettävä hinnasto muista tuotteista ja alennusprosentit tuoteryhmittäin. Volyymituotteiden osalta pyydetään tarjoamaan ensisijaisesti mahdollisimman ympäristömyötäisiä tuotteita. Tarjottavien volyymituotteiden on oltava ominaisuuksiltaan laadukkaita, ammattikäyttöön tarkoitettuja, tarjouslomakkeella esitettyjen vähimmäisvaatimusten mukaisia ja käyttötarkoitukseen soveltuvia. Tarjoukseen on liitettävä kaikki tarjouspyynnössä vaaditut, tarjoajan kelpoisuuteen sekä tarjouspyynnön mukaisuuteen liittyvät selvitykset ja todistukset. Tarjoukseen liitetään muut tarpeelliset asiakirjat kuten pyydetyt tiedot/asiakirjat. Tarjouksen ja kaikkien sen liitteiden on oltava suomenkielisiä. Tarjoaja voi liittää tarjoukseen muita tarpeelliseksi katsomiaan selvityksiä. Tarjoaja ei saa sisällyttää tarjoukseen mitään omia sopimus-, toimi-
3/8 tus- tai muita ehtoja, joita ei ole tarjouspyyntöasiakirjoissa. Tarjoajan kelpoisuuteen liittyvät, tarjoukseen liitettävät selvitykset/todistukset on lueteltu liitteellä 2. Eri osakokonaisuuksia koskevat ehdottomat vaatimukset sekä vertailuperusteet on esitetty tarjouslomakkeilla 4a-8a sekä liitteellä 1. Tarjoaja sitoutuu tarjouspyynnön ja sopimusluonnoksen (liite 9) ehtoihin tarjouksen jättäessään. 5 Alihankinta Toimittaja voi teettää sopimukseen kuuluvia tehtäviään alihankkijalla. Toimittaja vastaa käyttämänsä alihankkijan osuudesta kuten omastaan. Toimittaja vastaa myös siitä, että alihankkija noudattaa omalta osaltaan toimittajalle asetettuja velvoitteita. Tarjoajan on toimitettava tilaajavastuulain edellyttämät selvitykset, jos tarjouksentekijä käyttää tai aikoo sopimuskauden aikana käyttää alihankintatyötä, vuokratyövoimaa tai ulkomaalaista työvoimaa palvelun toteuttamisessa. Tilaajavastuulain edellyttämät selvitykset vaaditaan vain tarjouskilpailun voittaneelta tarjouksentekijältä ja ne on toimitettava tilaajalle sen jälkeen kun hankintapäätös on tehty ja ne ovat edellytyksenä hankintasopimuksen tekemiselle. Tilaajavastuulain edellyttämiä selvityksiä ovat liitteessä 2 mainittujen todistusten ja selvitysten lisäksi selvitys alihankkijan tai vuokratyövoimaa tai ulkomaalaista työvoimaa työhön käyttävän työnantajan soveltamista työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista. 6 Hinnat ja hintojen voimassaolo Kaikki hinnat ilmoitetaan 0% alv-hintoina. Hinnat ovat kiinteät hankinnan osalta vähintään 30.9.2012 saakka. Sen jälkeen hintaa voidaan yksilöidystä, perustellusta syystä tarkistaa kerran kalenterivuodessa sopimuskauden aikana hinnantarkistusneuvotteluin. Mahdollisista hinnantarkistusaikeista on ilmoitettava viimeistään 3 kuukautta ennen sen hetkisen hintakauden päättymistä. Hintavaraumia ei hyväksytä. Hinnat pyydetään tarjouslomakkeilla (liitteet 4b, 5b, 6b, 7b, 8b) rahtivapaasti perille toimituspisteeseen toimitettuna. Toimitus-, laskutus- ym lisiä ei hyväksytä. Vakuutusmaksut on sisällyttävä hintoihin, vaaranvastuu siirtyy tilaajalle vasta kun tavara on kuitattu vastaanotetuksi. 7 Toimitusehto ja toimitusaika Tarjoajan tulee voida toimittaa tilaus perille määrättyyn toimituspisteeseen. Toimituspiste voi olla kunnan terveysasema tai se kunnan toimipiste, johon tilataan.
4/8 Toimitusaika on enintään 2 viikkoa, paitsi pehmopaperituotteiden osalta enintään 1 viikko. Toimitusaika voidaan sopia erikseen tilauskohtaisesti. Toimitukset tapahtuvat arkisin klo 8-16, ellei toisin tilauskohtaisesti sovita. Tilauksen yhteydessä sovitaan tarkempi toimitusaika. 8 Laskujen maksaminen, maksuehto, laskun viivästyskorko, sähköinen laskutus ja toimituksen viivästymissanktio Maksu suoritetaan maksuehdon mukaisesti laskutuksen pohjalta, kun toimitus on hyväksytysti vastaanotettu. Laskua koskevat huomautukset tehdään 14 vrk:n kuluessa siitä, kun osapuoli sai tietoonsa laskun perusteet. Maksuehto on vähintään 21 pv netto laskun saapumisesta. Laskutuslisiä yms. lisämaksuja ei hyväksytä. Viivästyskorko on enintään korkolain mukainen. Laskutus halutaan sähköisesti (verkkolaskutus) tilauskohtaisesti. Jos toimitus tai sen osa viivästyy sovitusta toimituspäivästä, vähennetään laskun koko loppusummasta 1% kultakin alkavalta viivästyspäivältä. Viivästyspäiviksi lasketaan arkipäivät maanantai perjantai. Jos tilaus sisältää varasto-/volyymituotteiden lisäksi tuotteita, joiden toimitusajasta sovitaan erikseen, käsitellään näitä viivästyssanktion osalta erillisinä tilauksina. Jälkitoimituksista tai toimitusvaikeuksista on tiedotettava viipymättä tilaajaa. Erillistä rahtia ei jälkitoimitusten osalta hyväksytä. 9 Reklamointi Reklamointi hoidetaan nimetyn suomenkielisen yhteyshenkilön kautta. Tilaaja reklamoi toimittajan nimeämälle yhteyshenkilölle välittömästi virheellisestä tuotteesta tai viimeistään 7 päivän kuluessa virheellisestä toimituksesta. Reklamointi tehdään kirjallisesti sähköpostitse tai sähköisen tilausjärjestelmän kautta, siten että dokumentointi on jatkossa myös tilaajan käytettävissä. Vialliset ja virheellisesti toimitetut tuotteet voidaan palauttaa toimittajalle rahtivapaasti. Toimittaja korjaa virheellisen toimituksen vaihtamalla tuotteen oikeaan. Reklamointiprosessi on kuvattava tarjouksessa. Reklamoinnista voidaan sopia tarkemmin hankintasopimuksessa. Virheellisesti tilatut tuotteet voidaan palauttaa, tilaaja maksaa tällöin rahdin. 10 Raportointi Tilaaja sopii raportoinnista toimittajan kanssa. Toimittajan on toimitettava sopimuskauden toimituksista automaattisesti puolivuosittain tai pyydettäessä yhteenveto, josta käy ilmi ostetut tuotteet (ABC-analyysi), nimet ja kappalemäärät sekä hinnat yksilöityinä sekä toimituskohteet. Raportointi tehdään sähköisesti Excel-muotoisena. 11 Osatarjoukset ja hankinnan jakaminen Tarjouksen voi antaa joko osatarjous 1 kokonaisuudesta, osatarjous 2 kokonaisuudesta tai molemmista.
5/8 Osatarjous -kokonaisuudet muodostuvat osakokonaisuuksista seuraavasti: Osatarjous 1 -kokonaisuus: Siivousaineet, siivoustarvikkeet ja puhdistusaineet Osakokonaisuus 1/Siivous- ja puhdistusaineet: - laitossiivousaineet (yleispuhdistus, saniteettipuhdistus) - henkilöhygienia-aineet ja laitteet/telineet - tekstiilien puhdistusaineet - lattiavahat Osakokonaisuus 2/Keittiöiden puhdistusaineet Osakokonaisuus 3/Siivoustarvikkeet (käsityövälineet): - lankaosat - siivouspyyhkeet - suojakäsineet Osatarjous 2 -kokonaisuus: Jätesäkit, roskapussit ja pehmopaperit Osakokonaisuus 4/Jätesäkit ja roskapussit Osakokonaisuus 5/Pehmopaperit Tarjoaja voi tarjota yhtä tai kahta osatarjous -kokonaisuutta. Tarjottavasta osatarjous -kokonaisuudesta on pystyttävä tarjoamaan kaikkia osakokonaisuuksia. Tarjousvertailu tehdään ensin laskemalla osakokonaisuuksien vertailut, ja sen jälkeen yhdistämällä niistä saadut vertailupisteet yhteen. Hankintapäätökset tehdään osatarjous - kokonaisuuksittain. Tarjoaja ei saa asettaa ehtoja/varaumia eri osakokonaisuuksien/osatarjous -kokonaisuuksien välille. Puitejärjestelyyn ja eri osatarjous -kokonaisuuksille voidaan valita yksi tai useampia toimittajia siten, että saadaan kattava tarjonta. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. 12 Tarjousten vertailu ja ratkaisuperusteet Hankinnan ratkaisuperuste on kokonaistaloudellinen edullisuus. Vertailu suoritetaan tarjouslomakkeilla (liitteet 4b-8b) eritellyillä volyymituotteilla ja arvioiduilla vuosikulutusmäärillä. Tarjousvertailu tehdään ensin laskemalla osakokonaisuuksien vertailut, ja sen jälkeen yhdistämällä niistä saadut vertailuluvut yhteen. Hankintapäätökset tehdään osatarjous -kokonaisuuksittain. Vertailuperusteet on kerrottu tarkemmin liitteessä 1 sekä tarjouslomakkeilla (liitteet 4a-8b). 14 Sopimuskausi Sopimuskausi on yksi vuotta ja kolme kuukautta ja se on suunniteltu alkavaksi 01.10.2011. Sopimuskausi päättyy 31.12.2012. Sopimuskauteen sisältyy lisäksi kaksi (1+1) optiovuotta. Tilaaja päättää optioiden käytöstä erikseen. Optioiden käyttämisestä ilmoitetaan viimeistään 3 kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä.
6/8 15 Hankintapäätös Hankintapäätöksestä ilmoitetaan kaikille tarjoajille kirjallisesti sähköisesti. 16 Hankintasopimus Hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus kunnan ja valitun toimittajan kesken. Hankintasopimus voidaan tehdä ja panna täytäntöön aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun päätös on tehty. 17 Sopimuksen tekeminen Valitun tarjoajan ja kunnan välille syntyy sitova sopimus vasta, kun hankintasopimus on allekirjoitettu. Sopimuksen tekemisessä noudatetaan asiakirjojen etusijajärjestyksen osalta seuraavaa tulkintajärjestystä: 1. Hankintapäätös 2. Tarjouspyyntö liitteineen 3. Toimittajan tarjous liitteineen 4. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 Tavarat) soveltuvin osin Hankintasopimuksen tulkinnassa noudatetaan edellä mainittua järjestystä toisiaan täydentäen siten, että ensimmäisenä on tehty hankintasopimus. 18 Hankinnan muut ehdot Kunnalla on oikeus olla hyväksymättä mitään tarjousta 19 Tarjouksen tekemisestä aiheutuvat kulut Tarjoajalle ei suoriteta korvausta tarjouksen tekemisestä. 20 Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen tulee olla sitovasti voimassa vähintään 31.12.2011 saakka. 21 Tarjouksen jättäminen Tarjous on toimitettava paperiversiona, suljetussa kirjekuoressa yhtenä (1) kappaleena osoitteeseen: Siuntion kunta Teknisen toimiston kirjaamo Krouvintie 1 02580 Siuntio
7/8 Täydennetyt tarjouslomakkeet (liitteet 2, 3, sekä sen mukaisesti mitä tarjous koskee 4a, 4b, 5a, 5b, 6a, 6b, 7a, 7b, 8a ja 8b) on toimitettava cd-levylle tallennettuna Excel-muotoisena, sekä tarjoukseen sisältyvät hinnastot muista kuin volyymituotteista pdf -muodossa tallennettuna cdlevylle. Tarjousten on oltava perillä 22.8.2011 kello 12.00 mennessä. Myöhästyneet tarjoukset suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle. Kuoreen tulee laittaa merkintä: Siivousaineiden ja -tarvikkeiden hankinta. Kuoressa on ilmoitettava tarjoavan yrityksen nimi. Tarjouksessa on ilmoitettava tarjoavan yrityksen yhteyshenkilöt yhteystietoineen (osoite, puhelin, faksi, sähköposti). Tarjoajaa pyydetään ilmoittamaan erikseen sähköpostiosoite, johon se haluaa otteen hankintapäätöksestä lähetettävän. Tarjous tulee tarjoajaa sitovaksi, kun tilaaja on ottanut tarjouksesta selon. 22 Lisätiedot Mahdolliset hankintaan liittyvät tarkentavat kysymykset on toimitettava 8.8.2011 kello 12.00 mennessä osoitteeseen tekninen@siuntio.fi Puhelimitse esitettyihin kysymyksiin tai tietopyyntöihin ei voida vastata. Kysymyksiin on liitettävä lähettäjän yhteystiedot ja viite Siivousaineiden ja tarvikkeiden hankinta. Kysymykset on esitettävä suomen kielellä. Esitetyistä kysymyksistä ja niihin annetuista vastauksista laaditaan yhteenveto, joka julkaistaan suomenkielisenä sähköisesti osoitteessa http://www.siuntio.fi/tarjouspyynnot/ viimeistään 10.8.2011. Tarjouspyynnön mahdollisista muutoksista ilmoitetaan edellä mainitussa internet-osoitteessa viimeistään 10.8.2011. Tarjoajan on tarkistettava mahdolliset muutokset ja täsmennykset tarjouspyyntöasiakirjoihin yllämainitusta osoitteesta ennen tarjouksen jättämistä. 23 Tarjouspyyntöasiakirjamateriaali Tarjouspyyntöasiakirjamateriaali koostuu seuraavista asiakirjoista ja liitteistä: Tarjouspyyntö Liitteet: liite 1 liite 2 liite 3 Valintaperusteet (vertailuperusteet) Tarjoajan kelpoisuus ja soveltuvuus Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus
8/8 liitteet 4a-8b Tarjouspyynnön mukaisuus ja tarjouslomakkeet osakokonaisuuksittain (samassa Excel-tiedostossa, omat välilehdet) liite 9 Sopimusluonnos Liitteet 2, 3, sekä tarjouslomakkeet 4a-8b sen mukaan, mitä tarjous koskee, on liitettävä tarjoukseen. Siuntiossa 28.6.2011 CATHARINA LINDSTRÖM tekninen johtaja Siuntion kunta