28.6.2002 TAMPEREEN KAUPUNKI TALOUSHALLINNON SÄHKÖISTÄMINEN
ISBN: 951-609-168-7 Toimittaja: Jonna Järvinen Julkaisija: Tampereen kaupunki, Suunnittelu- ja rahoitusryhmä Paino: Tampereen kaupungin painatuskeskus 2002
ESIPUHE Toimintaympäristömme ja erityisesti taloushallinto ovat suuressa muutosprosessissa. Sähköiset palvelut ja liiketoiminta ovat keskeisiä tekijöitä tässä muutoksessa ja myös julkisen sektorin organisaatioiden tulee ottaa ne toiminnassaan huomioon. Kuntalaisten ja alueella toimivien yhteisöjen palveleminen sekä omien sisäisten toimintojen tehokas toteuttaminen edellyttävät uusien rakenteiden ja toimintatapojen käyttöönottoa. Kyse ei ole ainoastaan organisaation ydinprosessien virtaviivaistamisesta: myös tukitoimintojen tulee kehittyä varsinaisen toiminnan ohessa. Taloushallinnon toimintojen kokonaisuudella on merkittävä myötävaikutus kunnan palveluprosessien sujuvuuteen, mikä korostaa sen roolia sähköisen palvelutoiminnan kehittämisessä. Kuntasektorilla elettiin 1990-luvun alkupuolella vaikeita taloudellisia aikoja, jotka vaikuttivat osaltaan myös rekrytointeihin. Vaikka taloudellinen tilanne on taantumasta jo helpottanut, niin uuden henkilöstön palkkaaminen kuntasektorilla on edelleen vähäistä. Luonnollisesti tähän vaikuttavat myös henkilöstön vähäinen vaihtuvuus sekä toimialan yleinen houkuttelevuus ja palkkataso. Kuntasektorin työntekijöiden keski-ikä on noussut voimakkaasti. Tampereella henkilöstön keski-ikä oli 43,5 vuotta vuonna 2001. Seuraavan kymmenen vuoden aikana kunta-alalta arvioidaan siirtyvän eläkkeelle yli 130 000 palkansaajaa, mikä on yli 25% henkilöstön kokonaismäärästä. Kehityksen seurauksena ennakoidaan monilla merkittävillä aloilla työvoimapulaa. Niinikään vanhusväestön määrän kehitys lisää palvelujen tarvetta sekä aiheuttaa painetta kuntien niukkojen resurssien entistä tiukempaan priorisointiin. Edellä mainitut henkilöstö- ja väestörakenteeseen liittyvät tekijät merkitsevät haastetta myös taloushallinnolle. Mittavaan etampere ohjelmaan kuuluu osana myös kaupungin organisaation omien toimintaprosessien nykyaikaistaminen sähköistämisen mahdollisuuksia hyväksikäyttäen. Tämä sekä edellä mainitut ulkoiset ja sisäiset muutostekijät vaikuttivat merkittävästi siihen, että Tampereen kaupungin suunnittelu- ja rahoitusryhmässä käynnistettiin sähköiseen taloushallintoon liittyvä esitutkimus joulukuussa 2001. Kesäkuussa 2002 päättyneen selvitystyön tarkoituksena oli kartoittaa taloushallinnon prosessit, tekijät ja heidän taustansa
kaupungin eri toimintayksiköissä sekä toimia perustana niihin liittyvälle kehittämistyölle. Viimeksi mainittu tavoite konkretisoituu käsillä olevassa esitutkimusraportissa, joka tarjoaa kattavan yleiskuvan tulevien sähköistämishankkeiden lähtökohdista. Tampereella 28.6.2002 Juha Yli-Rajala rahoitusjohtaja
SISÄLLYS 1. JOHDANTO 1 1.1 Taloushallinnon toimintojen kartoitus esitutkimuksen tausta 1 1.2 Esitutkimuksen tavoite ja rajaukset 2 1.3 Esitutkimushankkeen toteutus 3 2. OSTOTOIMINNOT 6 2.1 Yleistä ostotoiminnoista 6 2.2 Ostotoiminnot eri toimintayksiköissä 8 2.2.1 Hankinnat ja tilaukset 8 2.2.2 Ostolaskun käsittely ja arkistointi 14 2.2.3 Ostotoimintoihin osallistuvat henkilöt 25 3. MYYNTITOIMINNOT 27 3.1 Yleistä myyntitoiminnoista 27 3.1.1 Laskujen muodostaminen 27 3.1.2 Suoritusten valvonta ja perintä 29 3.1.3 Laskutusjärjestelmät 29 3.2 Myyntitoiminnot eri toimintayksiköissä 30 3.2.1 Laskun käsittely ja arkistointi 30 3.2.2 Myyntitoimintoihin osallistuvat henkilöt 40 4. KIRJANPIDON TOIMINNOT 41 4.1 Yleistä kirjanpidon toiminnoista 41 4.2 Kirjanpidon toiminnot eri toimintayksiköissä 42 4.2.1 Kirjanpito ja arkistointi 42 4.2.2 Kirjanpidon toimintoon osallistuvat henkilöt 44 5. TALOUSHALLINNON SÄHKÖISTÄMINEN PROJEKTI 46 5.1 Projektin nykytila 46 5.2 Pilot -kohteet 47 6. LOPUKSI TUTKIMUKSEN HYÖDYNTÄMINEN 49 LIITTEET Liite 1. Kyselylomakkeet Liite 2. Ostotoimintojen taulukkoja Liite 3. Myyntitoimintojen taulukkoja Liite 4. Kirjanpidon toimintojen taulukkoja Liite 5. Laskutusjärjestelmien kuvaukset
1. JOHDANTO 1.1 Taloushallinnon toimintojen kartoitus esitutkimuksen tausta Tampereen kaupunki on käynnistänyt Taloushallinnon sähköistäminen projektin. Projektia on käsitelty kaupunginjohtajan johtoryhmässä 21.1.2002. Johtoryhmä päätti, että suunnittelu- ja rahoitusryhmä vie projektia eteenpäin. Taloushallinnon sähköistäminen - hankkeeseen kuuluvat osa-alueet ovat: ostolaskujen sähköinen kierrätys, sähköinen myyntilasku, sähköinen arkistointi, palkkahallinnon tulosteiden sähköistäminen sekä järjestelmäkehityksen mukanaan tuomat integraatiomahdollisuudet. Kaupunginjohtaja tullee nimeämään kesän 2002 aikana projektille ohjausryhmän. Tämän lisäksi jokaiselle osaprojektille muodostetaan oma työryhmänsä sekä pilot kohteille / toimialoille omat alatyöryhmänsä. Näistä osa on jo nimetty. Ohjausryhmän tehtävänä on määrittää projekteille suuntaviivat ja päämäärät. Käytännön suunnittelu- ja kehittämistyö toteutetaan työryhmissä. Ohjausryhmän nimet: vs. rahoitusjohtaja Juha Yli-Rajala (pj.) tietohallintojohtaja Tauno Kankaanpää kaupungininsinööri Risto Laaksonen tarkastuspäällikkö Keijo Lappalainen henkilöstöjohtaja Pekka Palola suunnittelujohtaja Seppo Prunnila hallintopäällikkö Ritva Salisma järjestelypäällikkö Jarmo Salmi projektijohtaja Anne-Mari Järvelin, ebusiness Research Center laskentaekonomi Anette Vaini-Antila (esittelijä) 1
Avainhenkilöiden nimet: laskentaekonomi Anette Vaini-Antila (pj.) tietojärjestelmäpäällikkö Päivi Kivistö laskentasuunnittelija Marjukka Nieminen taloussuunnittelija Sami Rantanen projektisihteeri Jonna Järvinen 1.2 Esitutkimuksen tavoite ja rajaukset Esitutkimushankkeen tavoitteena oli kartoittaa taloushallinnon prosesseja, tekijöitä ja heidän taustojaan Tampereen kaupungin eri toimintayksiköissä ja antaa näin tarvittavat pohjatiedot taloushallinnon kehittämistyötä, kuten esimerkiksi sähköisiin toimintatapoihin siirtymistä, varten. Esitutkimushankkeessa kartoitetaan taloushallinnon tehtäviä ostojen, myyntien, kirjanpidon ja palkkahallinnon toimintojen osalta. Lisäksi selvityksessä sivutaan myös taloushallinnon tietojärjestelmiä koskevia aihealueita. Siitä huolimatta, että kyse ei varsinaisesti ole atk-järjestelmiä koskevasta tutkimuksesta, niihin liittyvää informaatiota tarvitaan sähköistämisprojektin suunnittelua ja erityisesti projektisuunnitelmaa varten. Edellä kuvattu tavoite määräytyi sen hyödyntämisen kautta. Lisäksi selvityksen tarkoituksena on havainnollistaa sähköisiin toimintatapoihin liittyviä etuja ja haasteita. Esitutkimuksen tavoitteena ei ole muodostaa tarkkoja prosessikaavioita. Nämä kaaviot tehdään jokaisen yksikön osalta ennen ohjelmien käyttöönottoa. Palkkahallinnon toimintoja käsiteltiin kuitenkin vain yleisellä tasolla, joten ne rajattiin tarkempien selvitysten ulkopuolelle. Tähän ratkaisuun päädyttiin, koska palkkahallinnon toiminnot ovat oma huomattavan laaja kokonaisuutensa, jota tulisi tarkastella esimerkiksi erillisen projektin puitteissa. Niinikään maksuliikenne ei ollut selvityksessä mukana, koska sen katsottiin olevan elektronisissa käsittelytavoissa nyt tarkasteltuja osa-alueita selkeästi kehittyneempi. 2
Selvityksessä kartoitettiin eri toimintoihin käytettyä aikaa ja muita resursseja sekä toimintojen muodostamia ketjuja. Prosessien kuvauksessa ei perehdytty atk-järjestelmien rakenteisiin ja toimintaan, vaan kuvattiin henkilöiden toimenpiteitä ja ajankäyttöä sekä papereiden fyysistä liikuttelua. Kuten aiemmin todettiin, tietojärjestelmiin liittyvät prosessikuvaukset ovat osa myöhempiä toimenpiteitä. Atk järjestelmien kartoittamiseen tuo työpanoksensa myös vuonna 2000 aloittanut taloushallinnon järjestelmien liittymä työryhmä. 1.3 Esitutkimushankkeen toteutus Esitutkimushanke toteutettiin kyselytutkimus tyyppisesti: lomakkeiden ja haastattelujen avulla. Jokaiselle toimintojen kokonaisuudelle (osto, myynti, ja kirjanpito) oli omat lomakkeensa. Lomakkeet löytyvät liitteestä 1. Lomake lähetettiin tiimipostilla ennen haastattelua. Jokainen yksikkö täytti lomakkeen ja palautti sen tiimipostilla ennen haastattelua. Haastateltavat henkilöt olivat lähinnä talouspäälliköitä sekä kirjanpidon, ostoreskontran ja myyntireskontran yhdyshenkilöitä. Haastateltavien henkilöiden määrään vaikuttivat toimintayksikön rakenne ja koko. Sosiaali- ja terveystoimessa lomakkeiden jakelun ja keräämisen suoritti sosiaali- ja terveystoimen talouden toimistosihteeri. Lomake sisälsi taulukon lisäksi yksityiskohtaisia kysymyksiä. Lomakkeiden täytön / vastaamisen ohessa suoritettiin haastatteluja. Haastattelut tehtiin helmi-toukokuussa 2002. Yhteensä haastateltuja oli noin 110 henkilöä. Tutkimuksen kattavuutta arvioitaessa tulee ottaa huomioon, että lomakkeiden täyttöön osallistuneiden henkilöiden lukumäärä oli tähän nähden huomattava: varsinaiseen haastatteluun valittiin noin viidesosa lomakkeiden täyttämiseen / niiden sisältämien kysymysten vastaamiseen osallistuneista henkilöistä. Taloushallinnon henkilöstön kokonaisvahvuus AdeEko -laskentajärjestelmän käyttäjämäärällä mitattuna on noin 1 100. Toimintayksiköt jotka olivat mukana haastatteluissa ovat (suluissa haastateltavien lkm): 3
KONSERNIHALLINTO (14) Hallintokeskus Rahoituskeskus Henkilöstökeskus Henkilökunnan terveysasema Elinkeinokeskus LIIKETOIMI JA SISÄISET PALVELUT (27) Tietotekniikkakeskus Materiaalikeskus Auto- ja konekeskus Tilakeskus Kiinteistötoimi Asuntotoimi Sähkölaitos Liikennelaitos Vesilaitos KOULUTUSTOIMI (16) Hallintopalvelukeskus Opetuspalvelukeskus Tampereen ammattiopisto Hervannan ammattioppilaitos Pyynikin ammattioppilaitos Kurun metsäoppilaitos Tampereen kauppaoppilaitos Tampereen terveydenhuolto-oppilaitos Tampereen ammattikorkeakoulu KULTTUURI- JA VAPAA-AIKATOIMI (12) Kirjastotoimi Museotoimi Sara Hildénin taidemuseo Kulttuuritoimi Kaupunginorkesteri Liikuntatoimi Tampereen työväenopisto ALUEPELASTUSLAITOS (4) TEKNINEN TOIMI JA YMPÄRISTÖTOIMI (15) Hallinto- ja kehittämisyksikkö Tekninen toimi Kuntatekniikka- ja liikennesuunnitteluyksikkö Katuyksikkö Kaupunkimittausyksikkö Puistoyksikkö 4
Ympäristötoimi Kaavoitusyksikkö Rakennusvalvontayksikkö Ympäristövalvontayksikkö SOSIAALI- JA TERVEYSTOIMI (24) Hallintopalvelukeskus Sosiaalityö Päivähoito Perusterveydenhuolto Erikoissairaanhoito Vanhusten palvelut Erityispalvelut Kuten aiemmin todettiin, tämän raportin tarkoituksena on antaa yleiskuva Tampereen kaupungin taloushallinnon toiminnoista. Raportissa pyritään esittämään yleisin toimintapa sekä käsittelemään esimerkkejä tavanomaisesta olennaisesti poikkeavista toimintatavoista. Esitutkimusraportissa käsitellään aluksi ostotoimintoja. Sen jälkeen käsitellään myyntitoimintoja ja lopuksi kirjanpidon toimintoja. Viidennessä ja viimeisessä luvussa on lyhyt katsaus taloushallinnon sähköistäminen projektin nykytilanteeseen. 5
2. OSTOTOIMINNOT 2.1 Yleistä ostotoiminnoista Ostotoimintojen osalta on tässä raportissa käsitelty hankintoja ja tilauksia, ostolaskun käsittelyä ja arkistointia sekä ostotoimintoihin osallistuvia henkilöitä. Kohdassa 2.2 käsitellään tarkemmin eri toimialojen käyttämiä erilaisia toimintatapoja. Jokaisesta yksiköstä ei käydä läpi yksityiskohtaista menettelyä, vaan tarkastelun pääpaino on pyritty pitämään toimialatasolla. Kuitenkin toimialan yleisestä käytännöstä poikkeavat tavat on otettu esiin. Eri yksiköiden tapoja on esitelty silloin, jos toimialalta on mahdotonta löytää yhtenäistä toimintatapaa. Hankinnoissa ja tilauksissa menettelytavat vaihtelevat eri toimialoilla. Hankintasopimukset tekee pääasiassa materiaalikeskus. Muutamalla toimintayksiköllä on myös omia hankintasopimuksia. Tilaukset tehdään usein kaupungin tilauslomakkeella. Tilauksia voidaan tehdä tilauslomakkeen lisäksi hyvin monella eri tavalla esimerkiksi puhelimitse, sähköpostilla, internetin kautta, telekopiolaitteella (myöhemmin: faksi) tai vapaamuotoisella kirjallisella tilauksella. Yleensä tilauslomakkeella tehdyt tilaukset säilytetään. Lähetysluettelot saatetaan arkistoida erikseen tai laskun mukana ja joskus niitä ei arkistoida ollenkaan. Varsinaisten ostolaskujen käsittely kaupungin eri toimialoilla on hyvin erilaista. Ostolaskujen käsittelyssä on kuitenkin löydettävissä kaksi eri tyyppistä pääkäsittelytapaa. Yleisin käsittelytapa on hajautettu ostolaskujen käsittely, jota on havainnollistettu kuviossa 1. Tässä käsittelytavassa ostolasku kiertää eri henkilöillä vastaanotto-, tarkastus- ja hyväksymismerkintöjä varten. Tiliöinnin tekee yleensä ostoreskontran hoitaja, mutta joskus myös tilaaja. Lasku kulkee yleensä sisäisen postin mukana. On myös mahdollista että lasku viedään henkilökohtaisesti tai käytetään lokerikkoja. Lasku viedään henkilökohtaisesti usein silloin kun kyseinen henkilö on esimerkiksi samalla käytävällä tai jos laskulla on erityisen kiire. Yhdellä laskulla saattaa olla useita eri tarkastajia ja hyväksyjiä. Näiden määrää riippuu mm. yksikön koosta, toimipaikkojen sijainnista ja laskun tyypistä. Laskun kirjaa järjestelmään yleensä ostoreskontran hoitaja, joka myös arkistoi laskun. 6
Lasku Tilaaja tilaajamerkintä asiatarkastus Ostoreskontran hoitaja tiliöinti Suorituksen vastaanottaja vastaanottomerkintä Hyväksyjä hyväksymismerkintä Kuvio 1. Ostolaskujen hajautettu käsittelytapa Toinen ostolaskujen käsittelytapa on keskitetty käsittelytapa, joka on esitetty kuviossa 2. Keskitetyssä käsittelytavassa lasku ei kierrä eri henkilöillä, vaan se pysyy ostoreskontran hoitajalla. Tilaukset ja lähetysluettelot merkintöineen toimitetaan ostoreskontran hoitajalle, joka niiden perusteella tekee laskuun tiliöinnit ja tarkastusmerkinnät. Lasku käy ainoastaan hyväksyjällä. Hyväksynnän jälkeen ostoreskontran hoitaja kirjaa ja arkistoi laskun. Lasku Ostoreskontran hoitaja tiliöinti tilaus lähetysluettelo Tilaaja tilaajamerkintä asiatarkastus Suorituksen vastaanottaja vastaanottomerkintä Hyväksyjä hyväksymismerkintä Kuvio 2. Ostolaskujen keskitetty käsittelytapa 7
Taloussääntö Laskuihin tehtävistä merkinnöistä on ohjeistusta Tampereen kaupungin taloussäännössä kohdissa 18, 19 ja 25. Taloussäännön mukaan tilaajan on huolehdittava, että menoon on varattu määräraha. Tavaran tai palvelun vastaanottajan on tarkastettava, että tositteen tarkoittama tavara tai palvelu on saatu. Vastaanotosta on tehtävä merkintä tositteeseen, sen liitteeseen tai tietojärjestelmään. Taloussäännön mukaan tositteeseen on merkittävä käytetyt tilit. Menotositteesta tulee ilmetä suoritteen tai menon peruste, tilaaja, vastaanottaja ja laskun hyväksyjä. Hyväksyjä vastaa laskun numero- ja asiatarkastuksesta. Hyväksyntä merkitään nimikirjoituksella. Hyväksyjä vastaa laskun tarkastamisesta ja oikeellisuudesta. Vastaanottaja ja hyväksyjä eivät saa olla sama henkilö. Menon hyväksymiseen oikeutetuista henkilöistä ja näiden muutoksista on ilmoitettava asianomaisille menoja suorittaville toimintayksiköille, toimintayksikön ostolaskujen kirjaajille, keskuskassalle ja tarkastustoimelle. Ilmoitukseen on liitettävä menon hyväksyjän nimikirjoitusnäyte. Taloussääntöä kehitetään vastaamaan uusia toimintatapoja ja menetelmiä. Mm. verkkolaskutus ja sähköinen hankinta ovat tulevaisuuden haasteita ohjeistuksen näkökulmasta. 2.2 Ostotoiminnot eri toimintayksiköissä 2.2.1 Hankinnat ja tilaukset Konsernihallinto Konsernihallinnossa ei ole omia hankintasopimuksia. Tilaukset saatetaan tehdä kaupungin tilauslomakkeella, mutta aina ei kuitenkaan näin menetellä. Jos tilatessa on käytetty tilauslomaketta ja se on palautettu ostolaskun käsittelijälle, se liitetään laskuun sekä arkistoidaan laskun mukana. Konsernihallinnon osalta erityispiirteinä voidaan pitää seuraavia: henkilöstökeskuksen ruokatilaukset tehdään tukkukaupoilta puhelimitse, Valio Oy:ltä internetin kautta ja joitain tilauksia Hansa-järjestelmän kautta. Hansa-järjestelmästä tilauksen yhteydessä saatua paperitulostetta säilytetään muutama vuosi. Henkilökunnan 8
terveysasemalla tilaukset tehdään usein puhelimitse. Terveysasemalla lähetysluettelot voidaan liittää laskuun tai säilyttää omassa mapissaan 5 vuotta. Henkilöstöryhmä arkistoi lähetysluettelot erikseen 2 vuotta. Sisäiset palvelut ja liiketoimi Materiaalikeskus tekee koko kaupunkia koskevat hankintasopimukset. Yksiköiden itse tekemiä hankintasopimuksia on pääasiassa liiketoimessa. Sisäisten palveluiden tietotekniikkakeskuksella ja tilakeskuksella on myös omia hankintasopimuksia. Materiaalikeskuksessa tilaukset tehdään Hansa-tilausjärjestelmällä, tilauksista jää ostajalle yksi kopio. Materiaalikeskuksen lähetysluettelot arkistoidaan varastoilla. Vesilaitoksella on hankintasopimukset isoimmista hankinnoista, muuten hankinnat tehdään materiaalikeskuksen ohjeiden mukaan. Liikennelaitoksella on myös omia hankintasopimuksia, mutta esimerkiksi auto-, rengas-, öljy- ja akkuhankinnat ovat materiaalikeskuksen tekemiä. Sähkölaitoksella sähköverkkotoiminnasta ja merkittävimmistä polttoainehankinnoista tehdään vuosihankinnat tarjouskilpailun kautta ja muulloin käytetään materiaalikeskuksen hankintasopimuksia. Vesilaitoksella ei ole käytössä tilausjärjestelmiä ja yleensä käytetäänkin tilauslomakkeita. Kunnossapidon ja viemäriverkostojen tilaukset säilyttävät kanslistit, mutta muut tilaukset vesilaitoksella säilyttää tilaaja. Lähetysluetteloita ei palauteta ostoreskontran hoitajalle. Liikennelaitoksella kaikkien tilausten pitäisi mennä Hansa-tilausjärjestelmän kautta, jopa kaupungin sisäisten tilausten. Volvo Auto Oy:n tilausjärjestelmään tehdään suoraan tilaus internetissä ja Oy Scan-Auto Ab:lle on tulossa samanlainen tilausjärjestelmä tämän vuoden aikana. Hansasta on aina tulostettava tilausehdotelma, jotta tuote voidaan vastaanottaa. Tilausta tehdessä paperituloste allekirjoitetaan ja faksataan toimittajalle. Tilauksia arkistoidaan kolme vuotta aikajärjestyksessä. Hansaan on laitettu hälytysraja tilausmääristä ja niitä tarkkaillaan viikoittain. Tavaran vastaanotosta tehdään merkintä sekä lähetyslistaan 9
että Hansa-järjestelmään. Vastaanottomerkintä on samalla asiatarkastusmerkintä. Lähetyslistoja säilytetään 2 vuotta. Sähkölaitoksella on Efekto-järjestelmään liittyvä tilausjärjestelmä. Suurin osa tilauksista on kuitenkin paperilla. Myös tilausjärjestelmällä tehdyistä tilauksista otetaan paperiversio mappiin. Pientilauksista on aina yksi kappale Ratinan toimipisteessä, muista tilauksista on yksi kappale kirjaamossa. Kirjaamon kappaleita säilytetään 25 vuotta, pientilauksia 10 vuotta. Lisäksi tilaaja säilyttää omaa kappalettaan 2 vuotta. Lähetysluetteloon tehdään vastaanottomerkintä, tämän perusteella tehdään järjestelmään saavuttamismerkintä. Lähetysluettelot arkistoidaan konttorissa. Asuntotoimessa, auto- ja konekeskuksessa ja kiinteistötoimessa tilaukset ja lähetysluettelot arkistoidaan. Kiinteistötoimessa ei arkistoida kaikkia lähetysluetteloita. Tietotekniikkakeskuksen tilaukset tehdään omalla tilauslomakkeella, puhelimitse, sähköpostilla tai internetin kautta. Tilauslomakkeet arkistoidaan 10 vuotta ja lähetysluettelot liitetään laskuun eli arkistoidaan myös 10 vuotta. Tilakeskuksella tilausoikeuksia on huomattavan paljon, noin 70 henkilöllä. Tilakeskuksella on käytössä Hansa-järjestelmä varastotilauksiin ja muulloin käytetään tilauslomaketta. Yleensä tilaaja säilyttää tilausta omassa huoneessaan 5 vuotta, mutta jos tilauslomake tulee ostoreskontraan, niin se arkistoidaan laskun mukana 10 vuotta. Tilauksesta yhtä kappaletta pidetään saapumisilmoituksena, johon merkitään puumerkki ja päivämäärä sekä hanke ja littera. Jos ei ole käytetty tilauslomaketta, niin vastaanottomerkinnät tehdään lähetyslistaan. Tavallisesti lähetysluettelo liitetään laskuun ja säilytetään sen mukana, mutta joskus se jää vastaanottajalle, joka tällöin säilyttää sitä 5 vuotta. Koulutustoimi Ammattiopistoilla ei yleensä ole omia hankintasopimuksia, vaan käytetään materiaalikeskuksen sekä terveydenhuolto-oppilaitoksessa sosiaali- ja terveystoimen tekemiä sopimuksia. Koulutuksista saattaa kuitenkin olla hankintasopimuksia. Tampereen ammattikorkeakoulun (TAMK) taiteen ja viestinnän oppilaitoksella on joitain hankintasopimuksia. 10
Hankintasopimukset valmistelee tilaajat ja allekirjoittaa koulutusjohtaja. Muun ammattikorkeakoulun osalta rehtori tekee hankintapäätöksiä ja isoimmat hankintasopimukset. Koulutusjohtaja tekee pienemmät hankintasopimukset. Hallintopalvelukeskuksella on hankintasopimuksia ruokapalveluista ja opetuspalvelukeskuksella koulujen hankinnoista. Ruokapalvelujen johtoryhmä tekee hankintasopimukset, jotka perustuvat tarjouskilpailuun. Tilaukset tehdään yleensä tilauslomaketta käyttäen ja arkistoidaan. Joskus tilauksia tehdään puhelimitse, Kurun metsäoppilaitoksella tilaukset tehdään pääasiassa puhelimitse. Hervannan ja Pyynikin ammattioppilaitoksissa lähetetään tilauslomakkeesta yksi kappale sekä lähetysluettelo ostoreskontraan ja arkistoidaan. Kauppaoppilaitoksella ja ammattikorkeakoululla ei arkistoida lähetysluetteloita, mutta tilaukset liitetään aina laskuun. Terveydenhuolto-oppilaitoksella tilaukset säilytetään vain jos ne tulevat laskun liitteeksi ja lähetysluettelot liitetään laskuun jos ne on toimitettu ostoreskontran hoitajalle. Kurun metsäoppilaitoksella tilauksia ja lähetysluetteloita ei arkistoida. TAMK:ssa on sähköosastolla oma Excel-pohjainen sisäinen tilausjärjestelmä, joka toimii sisäisessä verkossa. Myös muut TAMK:n osastot ovat ottamassa sitä käyttöön. Muuten käytetään kaupungin tilauslomakkeita. Koulujen ruokatilauksia tekee osa kouluista itse ja osan tekee ruokapalvelun ohjaaja. Ruokatilaukset tehdään siten, että jakolistat faksataan toimittajille. Koulut säilyttävät tilauksia 2 vuotta. Lähetysluettelo tai kuormakirja toimitetaan kouluille, joista koulut tarkistavat tilaamansa tavarat. Koulut lähettävät raaka-aineluettelon tarkastettavaksi ruokapalvelun ohjaajalle, joka säilyttää listoja 2 vuotta. Opetuspalvelukeskus tekee tilauksia Printel tilausjärjestelmällä, materiaalikeskuksen tilaukset Hansa-tilausjärjestelmällä ja muulloin käytetään tilauslomakkeita. Kulttuuri- ja vapaa-aikatoimi Kulttuuri- ja vapaa-aikatoimessa käytetään pääasiallisesti materiaalikeskuksen hankintasopimuksia, poikkeuksena kirjastotoimi. Yleensä tilaukset tehdään tilauslomakkeella, mutta kaupunginorkesteri tekee tilaukset puhelimitse. Museotoimessa tilauslomakkeet ja lähetyslistat toimitetaan kirjanpitäjälle. Tilaukseen on voitu merkitä lisätietoja. Yleensä tilausta ei säilytetä sen jälkeen kun lasku on käsitelty. Jos lasku on selkeä niin lähetyslistaa ei säilytetä. Lähetysluettelossa on tehty merkintä tavaran vastaanotosta. Liikuntatoimessa ja 11
kulttuuritoimessa käytetään myös tilauslomakkeita ja tilaus liitetään ostolaskuun. Työväenopistossa tilaukset tehdään myös tilauslomakkeella ja niitä säilytetään erillisessä mapissa lähetyslistojen kanssa 10 vuotta. Kirjastotoimessa on kirjojen hankinnoista ja muutamista muista isoista hankinnoista hankintasopimukset ja muissa hankinnoissa käytetään materiaalikeskuksen sopimuksia. Kirjastotoimessa on erikseen hankintaosasto, joka tekee kirjatilaukset. Tilausten tekemisessä käytetään PallasPro hankintajärjestelmää, joka ei ole yhteydessä kirjanpitojärjestelmään AdeEkoon. Aluepelastuslaitos, tekninen toimi ja ympäristötoimi Tekninen- ja ympäristötoimi tekee hankintasopimuksia pääasiassa konsulttien kanssa, muutoin käytetään materiaalikeskuksen hankintasopimuksia. Esimerkiksi kuntatekniikkaja liikennesuunnitteluyksikössä noin puolet ostolaskuista on konsulttisopimuksiin perustuvia (n. 5 milj.mk/vuosi). Aluepelastuslaitoksella on hankintasopimuksia suurimmista hankinnoista. Toimialalla ei pääsääntöisesti käytetä tilausjärjestelmiä, ainoastaan kaupunkimittausyksikkö tekee tilauksia sähköisesti materiaalikeskuksesta Hansa-järjestelmällä sekä sisäiset kuljetus- ja konekalusto tilaukset Kukko-järjestelmällä. Tilauksia tehdään tilauslomakkeilla, puhelimitse ja sähköpostitse. Kaikkia tilauksia ei ole paperilla. Konsulttisopimuksista ja aluepelastuslaitoksen hankinnoista tehdään päätöspöytäkirjat, jotka toimivat myös sopimuksina. Pöytäkirjat arkistoidaan 10 vuotta. Toimialalla tilausten arkistointikäytäntö on vaihtelevaa. Yksiköissä tilaukset voidaan säilyttää laskun saapumiseen asti, muutama vuosi, 10 vuotta tai tarpeen mukaan. Aluepelastuslaitoksella käytetään aina tilauslomakkeita ja ne liitetään laskuun. Sosiaali- ja terveystoimi Sisäisten palveluiden yksikkö tuottaa sosiaali- ja terveystoimen tarvitsemat muut kuin hoidolliset tukipalvelut. Palvelut tuotetaan yhteistyössä keskushallinnon organisaatioiden, kuten tilakeskuksen, materiaalikeskuksen ja tietotekniikkakeskuksen kanssa. Palveluja kilpailutetaan ja ostetaan yksityiseltä sektorilta tavoitteena kaupungin kannalta järkevä kokonaisuus ja kustannustaso. Sisäisten palveluiden tehtävänä on toimialan yhteishankintojen 12
toteutus sekä toimialan hankintatoiminnan ohjaus ja tarvittaessa järjestäminen. Yhteishankinnassa ovat sellaiset tuotteet ja palvelut, joita käyttävät useat yksiköt. Pääasiallinen käytäntö sosiaali- ja terveystoimessa on, että hankintasopimukset tekee sisäiset palvelut. Niiltä osin kuin on mahdollista käytetään materiaalikeskuksen tekemiä hankintasopimuksia, mutta ne eivät kuitenkaan kata kaikkia tarvittavia tuoteryhmiä. Sisäisissä palveluissa kilpailutetaankin lähes kaikenlaista tavaraa esimerkiksi leluja ja patjoja. Sosiaalihuollon hankinnat tehdään mm. kotihoidon siivouspalveluiden ja kauppapalveluiden osalta. Joidenkin yksiköiden osalta sisäiset palvelut tekevät myös tilaukset, eniten tilauksia tulee päiväkodeilta. Osa päiväkodeista tekee myös itse tilauksia, yleensä kuitenkin tilataan kaikkiin päiväkoteihin koneet ja laitteet. Toimitusaika sisäisten palveluiden tekemillä tilauksilla on usein vähintään 3 viikkoa. Keskitetyssä tilausmallissa on ongelmana se, että tilaaja ei tiedä koska tavara on tullut ja millaisena. Sisäisiltä palveluilta tilauksen tekemistä pyydetään puhelinsoitolla tai sähköpostilla. Sen jälkeen kyseinen tuote etsitään valikoimista ja ilmoitetaan tilaajalle tuotteen hinta sekä muut tiedot. Seuraavaksi kirjoitetaan oma tilauslomake, joka lähetetään toimittajalle yleensä faksilla. Tilauslomakkeisiin merkitään laskun saavuttua laskun päivämäärä, veroton loppusumma ja veron osuus. Tilauslomakkeet arkistoidaan toimitusosoitteen mukaan aakkostaen mappeihin. Niitä säilytetään yleensä pari vuotta huoneessa kaapissa, sen jälkeen arkistointimapeissa. Yhteensä arkistoidaan yleensä 12 vuotta, koska tilaukset arkistoidaan takuuajan päättymisestä 10 vuotta ja yleensä takuuaika on 2 vuotta. Sisäisten palveluiden ajasta menee suurempi osa tilausten tekemiseen ja ostolaskujen käsittelyyn sekä tiliöintiin kuin hankintasopimusten tekemiseen. Paperilaskujen käsittelyyn menee keskimäärin 0,5 tuntia päivässä. Hankintasopimusten tekeminen, mikä olisi tärkeää, jää vähemmälle. Tilauksia tehdään myös yksiköissä, joissa jokaisessa on tilausoikeudet ainakin muutamalla henkilöllä. Tilaukset tehdään yleensä kirjallisesti tai sähköpostitse, usein käytetään myös puhelinta. Tilaaja säilyttää tilauksia mapissa kuluvan ja edellisen vuoden. 13
Laskun vastaanottomerkintä tehdään viimeistään tiliöintileimaan, joissain yksiköissä lähetysluetteloon. Jos vastaanottomerkintä on tehty lähetysluetteloon, se yleensä lähetetään sosiaali- ja terveystoimen kirjanpitoon laskun mukana, muuten lähetysluetteloita säilytetään yhdessä tilauksien kanssa kuluva ja edellinen vuosi. Varastotoiminnassa tilausten tekemisessä on käytössä materiaalikeskuksen Hansajärjestelmä ja joitakin hoitotarviketoimittajien tilausjärjestelmiä. Yleensä tavarat vastaanotetaan keskitetysti varaston kautta. Kaikki sähkölaitteet ja instrumentit otetaan vastaan, tarkastetaan ja nimikoidaan Hatanpään laitehuollossa. Vain isot laitteet toimitetaan suoraan yksikköön, missä laitehuollon henkilökunta käy tarkastamassa ne. Ravintokeskuksissa käytetään tukkujen omia tilausjärjestelmiä tilausten tekemiseen. Esimerkiksi Kespro Oy:lla on kattava järjestelmä, johon tilaukset tehdään internetin välityksellä. Valio Oy:n tilaukset tehdään Tele-Sampo -järjestelmän välityksellä. Ravintokeskuksissa on käytössä PATA-järjestelmä, johon tilaukset kirjataan. Tavaran saapuessa järjestelmään kirjataan kuormakirjan tiedot. Laskun saapuessa tarkistetaan järjestelmän tiedot laskun kanssa yhtäpitäviksi. Laskun leimaan merkitään tarkistuspäivämäärä ja tarkastajan nimi sekä asiatarkastajan nimi. Kuormakirjoja arkistoidaan mapissa vähintään 3 vuotta. 2.2.2 Ostolaskun käsittely ja arkistointi Konsernihallinto Kaikki konsernihallinnon ostolaskut käsitellään hajautetusti eli laskut kiertävät eri henkilöillä tarkastus- ja hyväksymismerkintöjä varten (kuvio 1 s.7). Sisäiset palvelut ja liiketoimi Ostolaskujen käsittelyssä sisäisissä palveluissa käytetään keskitettyä käsittelytapaa (kuvio 2 s.7), paitsi tietotekniikkakeskuksessa ja kiinteistötoimessa käytetään hajautettua käsittelytapaa eli lasku kiertää tarkastusmerkintöjä varten. Ostolaskujen käsittely 14
liikelaitoksissa eroaa toisistaan. Vesilaitoksella laskut kiertävät eri henkilöillä tarkastus- ja hyväksymismerkintöjä varten eli käytetään hajautettua käsittelytapaa. Liikennelaitoksella käytetään Hansa-järjestelmää ja ostolaskujen käsittely on keskitettyä. Sähkölaitoksella puolestaan on käytössä ostolaskujen sähköinen käsittelytapa Efekto-järjestelmässä. Ostolaskuja sähkölaitoksella oli v. 2001 yhteensä 12 000 kpl, joista 3200 kpl käsiteltiin sähköisesti. Vesilaitoksella ostolaskut käsitellään siis hajautetusti. Laskun saapuessa lasku leimataan, laitetaan saapumispäiväys ja tehdään numerotarkastus. Sen jälkeen lasku lähtee tilaajalle asiatarkastukseen sisäisellä postilla. Laskut voivat kiertää useissa eri paikoissa. Kunnossapitolaskut ja viemäriverkostolaskut lähetetään niiden yksiköiden kanslisteille. Varastolaskut menevät Nekalan toimipisteen varastoon. Kanslistit ja varastomestari tiliöivät laskut (viemäriverkostopuolella kokonaan ja kunnossapitopuolella alv:n osalta), muulloin tilaaja yleensä tiliöi itse. Tämän jälkeen lasku menee hyväksyttäväksi, joten laskun kiertäminen saattaa kestää kauan. Hyväksymisen jälkeen lasku palaa ostoreskontraan kirjausta varten. Kirjaamisen jälkeen laskuniput tarkastetaan joka päivä tapahtumaluetteloihin ennen sulkemista ja näin löydetään tilivirheet. Eri henkilö suorittaa tarkastuksen kuin kirjauksen. Lopuksi laskut arkistoidaan. Tapahtumaluetteloita ei arkistoida, mutta niitä saatetaan kuitenkin säilyttää noin 7 vuotta. Liikennelaitoksella kaikki laskut tulevat kassalle, jolloin kassa laittaa niihin leiman ja saa- pumispäivämäärän. Kassa syöttää Hansa-järjestelmään tilausnumeron ja sen perusteella nähdään tiedot tilauksesta ja vastaanotosta. Hansassa on pakko-ohjattu tiliöinti eli tilaaja tekee tiliöinnin Hansaan jo tilauksen yhteydessä. Kassa siirtää tiliöinnin Hansa-järjestelmästä laskuun. Kassa siirtää laskuun myös tilaajatiedon, vastaanottomerkinnän ja asiatarkastusmerkinnän. Laskut laitetaan tilaajalle tai varastolle, jos niissä on epäselvyyksiä. Mikäli Hansa-järjestelmässä kaikki on moitteetonta, lasku ei enää kierrä. Lopuksi lasku laitetaan hyväksymiskierrokselle, jolloin lasku kiertää samassa talossa sisäisellä postilla. Hyväksymiskierrosta varten lasku laitetaan vaaleanpunaiseen kuoreen, jotta se erottuu muun postin joukosta. Sähkölaitoksen kaikki laskut saapuvat kirjaamoon, joka sijaitsee hallintorakennuksessa. Kirjaamo avaa postin ja leimaa kaikkiin laskuihin saapumispäivämäärän. Kirjaamo lähettää 15