PROJEKTIHALLINNAN KNOW-HOW Taloushallinto ja arkistointi

Transkriptio

1 PROJEKTIHALLINNAN KNOW-HOW Taloushallinto ja arkistointi Taina Haavisto, Kirsi Rantanen, Leena Rapo, Taina Salo

2 RAHOITUS- JA MAKSATUSHAKEMUKSET LIITÄ PROJEKTORISTA LÖYTYVÄ SAATELOMAKE HAKEMUKSEEN Rahoitus- ja maksatushakemukset allekirjoittaa rehtori, koska vain rehtorilla tai hänen varahenkilöllään on ammattikorkeakoulun virallinen nimenkirjoitusoikeus Rehtorin toimistosta Leena Rapolta/Taina Salolta varataan aika rehtorin allekirjoitusta varten Rahoitus- ja maksatushakemuksesta otetaan kopio allekirjoituksen yhteydessä (Leena Rapo/Taina Salo), ja se kirjataan JoutseNetiin -> diaarinumero projektille -> lisätään Projektoriin Rahoitus- ja maksatushakemuksiin kirjoitetaan AINA osoitteeksi: Turun ammattikorkeakoulu, Joukahaisenkatu 3 A, Turku Projektipäällikkö tallentaa rahoitus- ja maksatushakemukset Projektoriin

3 RAHOITUS- JA MAKSATUSPÄÄTÖKSET Saapuneet rahoitus- ja maksatuspäätökset kirjataan JoutseNetiin ja tallennetaan Projektoriin (Kirsi Rantanen); huom.! mikäli projektipäätös tulee suoraan tulosalueelle, se pitää toimittaa kirjattavaksi kirjaamoon Joukahaisenkadulle Päätös kirjataan ja jaellaan JoutseNet -järjestelmän kautta ao. henkilöille (tieto lähtee järjestelmästä sähköpostiin) Alkuperäiset rahoitus- ja maksatuspäätökset lähetetään kirjauksen jälkeen projektipäällikölle toimenpiteitä varten ja arkistoitavaksi projektikansioon

4 PROJEKTIN KUSTANNUSPAIKKA Projektipäällikkö täyttää tilinavauslomakkeen kustannuspaikkaa varten ja lähettää sen koulutusjohtajalle sähköpostilla Koulutusjohtaja hyväksyy tilinavauksen lähettämällä lomakkeen sähköpostilla taloushallintoon Kirsi Rantaselle Ennen tilinavausta projektin perustiedot tulee olla Projektorissa Kustannuspaikka avataan kirjanpitoon ja lisätään Tilipussiin ja Projektoriin Kustannuspaikan avaamisesta lähetetään tieto sähköpostilla ao. henkilöille Projektin nimen tai toteutusajan muutokset ilmoitettava taloushallintoon, T&K keskukseen ja kirjaamoon

5 OSTOLASKUJEN KÄSITTELY MUISTA ILMOITTAA TILAUSVAIHEESSA ASIATARKASTAJAN NIMI, JOTTA LASKU OSATAAN REITITTÄÄ OIKEIN RONDOSSA! Laskun kiertokulku: Tapake merkitsee laskun perustiedot ja reitittää laskun asiatarkastajalle Asiatarkastaja: - vastaanottotarkastus - kustannuspaikka ja menolaji - selite (esim. Ts-Yhtymä Oy/käyntikortit) - reititys AMK:n taloushallinto Tuija Vanne AMK:n taloushallinto Tuija Vanne - ALV-tilien merkintä ja tiliöintirivien tarkastus Hyväksyjä: - tarkastaa, että asiatarkastus on tehty ja alv on vähennetty -> hyväksyy laskun

6 ULKOMAAN MAKSUT Ulkomaiset laskut eivät kierrä Rondon kautta Tilauksen yhteydessä ilmoitettava laskutusosoitteeksi katuosoite Turun kaupunki Turun ammattikorkeakoulu toimipisteen katuosoite Laskuun liitetään tiliöintilipuke Messistä Lipukkeeseen merkitään kustannuspaikka, menolaji ja hyväksymismerkintä Lasku lähetetään paperisena Tuija Vanteelle ICTtaloon

7 ULKOMAAN MAKSUT Tavarahankinnat EU-maista: Tilausvaiheessa on ilmoitettava, että laskussa pitää olla toimittajan ja Turun kaupungin VAT-numero (FI ), toimittajan IBAN-numero (=tilinumero) sekä BIC/SWIFT-koodi Tarkastus-/hyväksymiskierrolla ehdottomasti merkittävä suomennos, mitä tavaraa hankittu + alkuperämaa, nettopaino sekä lisätietoja antavan henkilön nimi Nämä tarvitaan Tullilaitoksen Intrastat-tilastointia varten. Laskut tulee olla ARVONLISÄVEROTTOMIA

8 ARVONLISÄVERO EU- HANKKEISSA Arvonlisäveron on tulkittu olevan kunnalle lopullista menoa (KHO 1998 T 825). Mikäli rahoittaja hyväksyy arvonlisäverot tukikelpoiseksi kustannukseksi, tulee arvonlisäverot budjetoida jo rahoitushakuvaiheessa hankkeelle kuluksi. JoutseNet - Säännöstö Arvonlisäveron kohdennus hankkeelle tapahtuu Turun kaupunginkanslian antaman ohjeen EU-projektit mukaisesti. Hankkeen kustannuspaikalle kohdistettavasta arvonlisäverosta on sovittava AMK:n taloushallinnon kanssa kirjaustapa aina erikseen hankekohtaisesti.

9 MÄÄRÄRAHASIIRROT T&K- HANKKEILLE Talousarvion mukaisia menomäärärahoja voidaan siirtää T&K-hankkeille rehtorin päätöksillä ja tulosalueen T&K-päälliköiden tai koulutusjohtajien hyväksynnällä. Määrärahat ilmoittavat menoihin käytettävissä olevan summan. Määrärahat eivät ole kirjanpidon tapahtumia.

10 PROJEKTIN TALOUDEN SEURANTA WebHansa, Turun kaupungin kirjanpidon katseluohjelma Säännöllinen menojen seuranta helpottaa maksatushakemusten tekoa, jolloin mahdolliset oikaisut saadaan tehtyä ao. maksatusjaksoilla. Käyttöoikeuslomake Netkussa: ja Messissä: u.aspx Käyttöoikeusvastaava on Irmeli Rankinen. Kirjanpidon viennit ja toteumatiedot kustannuspaikkakohtaisesti.

11 PROJEKTIN TALOUDEN SEURANTA jatkuu Palkkavientien sisältö selviää palkkajärjestelmästä erikseen otettavilla raporteilla, joita voi pyytää AMK:n henkilöstöhallinnosta Nina Ekmanilta tai Mari Lindgreniltä. Matka- ja kululaskujen vientien sisältö selviää Populus-matkahallintajärjestelmästä erikseen otettavalla kustannuspaikkakohtaisella raportilla, jonka voi pyytää AMK:n taloushallinnosta Taina Haavistolta tai Kirsi Rantaselta. AMK:n pankkitilille tulleiden suoritusten selvittelyn ja kohdennuksen kustannuspaikoille hoitaa Kirsi Rantanen.

12 SIIRTOSAAMISET JA -VELAT TILINPÄÄTÖKSESSÄ Siirtosaamiset ja -velat ovat menojen ja tulojen suoriteperusteen mukaan kirjattuja eriä. Tilinpäätöksessä noudatetaan suoriteperusteista kirjausta ja kirjanpitovuodelle kohdistetaan menot ja menoja vastaavat tulonosuudet palvelun tai tavaran luovutusajankohdan mukaan. AMK:n taloushallinto lähettää tulosalueille marrasjoulukuun vaihteessa erillisen ohjeen, lomakkeet ja aikataulun siirtyvien erien huomioimisesta tilinpäätöksessä. Siirtosaamiset ja -velat luetteloidaan lomakkeille ja palautetaan taloushallintoon.

13 SIIRTOSAAMISET JA -VELAT TILINPÄÄTÖKSESSÄ jatkuu Lomakkeisiin liitetään tuen myöntäjän päätös, mikäli se on saatu mennessä, muutoin lisätään maksatushakemus tai muu selvitys. Tilintarkastaja edellyttää, että rahoituspäätökset ja maksatushakemukset ovat siirtyviä eriä todentamassa. Siirtosaamiset Tyypillinen siirtosaaminen on EU -tuki tai muu menoihin perustuva rahoitusavustus, joka saadaan jälkikäteen. EU-tuet kirjataan maksatushakemuksen tai muun selvityksen mukaan siirtosaamisena tuloksi tilikaudelle 2009.

14 SIIRTOSAAMISET JA -VELAT TILINPÄÄTÖKSESSÄ jatkuu Esimerkki Työaikasuunnitelmaan resurssit ao. kustannuspaikalle! Hanke on saanut ulkopuolisen rahoituspäätöksen, jossa hankeen aloitusaika on määritelty Rahoitusta myönnetään esim. 65 % hankkeelle syntyvistä menoista. Oletetaan, että hanke toteutuu projektisuunnitelman mukaisesti eli menot toteutuvat suunnitelman mukaisessa aikataulussa ja sen suuruisena, kuin ne on päätöksen kirjattu.

15 SIIRTOSAAMISET JA -VELAT TILINPÄÄTÖKSESSÄ jatkuu Jos avustukset / tuet maksetaan jälkikäteen, on ne otettava kirjanpitoon suoriteperusteen mukaisesti sille tilikaudelle, jona ko. suoritteet on toimitettu tai ko. menot ovat syntyneet. KILA 1037/1989, KILA 1255/1994. Hankkeelle toteutuu menoja ajalla yhteensä Menot ovat ulkopuolisen rahoittajatahon päätöksen mukaisia. Tammikuussa 2010 tehdään 1. maksatushakemus rahoittajalle ja tämän perusteella meillä on odotettavissa olevaa tuloa vuodelle 2009 kohdistettavaksi Tästä summasta tehdään siirtosaaminen vuodenvaihteen tilinpäätökseen.

16 SIIRTOSAAMISET JA -VELAT TILINPÄÄTÖKSESSÄ jatkuu Siirtovelat Siirtovelkoja ovat esimerkiksi ennakkoon saadut EU-tuet, jotka on kohdistettava useammalle tilikaudelle. Vuoden 2009 tuloksi kirjataan ennakkoon saadusta tuesta osuus, joka vastaa vuodelle 2009 kirjattua, tukikelpoiseen menoon saatavaa EU-tukea. Loppuosa kirjataan tilille siirtovelat / ennakkotulot, josta se tuloutetaan vuonna 2010 hankkeen tuloksi.

17 TAPAKEN YHTEYSTIEDOT Palvelunumerot ja sähköpostiosoitteet: Kirjanpito: (26) Laskutus ja perintä: (26) Ostolaskut: (26) Maksuliikenne: (26) Palkanlaskenta/koulut: (26) Palkkiot: (26)

18 PROJEKTIN ARKISTOINTI Projektissa on ylläpidettävä projektikansiota, johon kootaan kaikki projektissa syntyneet asiakirjat (projektikansio voi olla sähköinen) Projektin arkistonmuodostuksesta vastaa projektipäällikkö -> Projektien arkistointiohjeet löytyvät JoutseNet-järjestelmän Säännöstöstä (kohta 7.4. Arkistotoimi) Projekteilla on koko kaupunkia koskeva yhteinen arkistointisuunnitelma, jossa on määritelty eri asiakirjojen säilytysajat -> arkistointisuunnitelma löytyy Arkisto-Alli -järjestelmästä ( Huom! EU-projektien asiakirjoja on säilytettävä EU:n ohjeissa määrätty aika; myös rahoittajalla voi olla omia säilytysaikavaatimuksia

19 PROJEKTIN ARKISTOINTI Arkistolaissa määrätään, että yli 10 v. tai pysyvästi säilytettävät sähköiset asiakirjat on ennen lopullista arkistointia tulostettava paperille ja arkistoitava projekteittain Asiakirjojen eripituiset säilytysajat kannattaa huomioida jo asiakirjoja käsiteltäessä Asiakirjojen säilytysajat lasketaan projektin päättymisestä Lisätietoja saa tarvittaessa kaupungin asianhallintaryhmältä p

20 Projektiarkiston rakennemalli 12 Kirjeenvaihto Hakemukset ja päätökset Kirjeenvaihto 13 Päätöksenteko Ohjausryhmän pöytäkirjat Projektiryhmän pöytäkirjat Projektipäällikön päätöspöytäkirjat Muut pöytäkirjat 14 Sopimusasiat ja muut oikeustoimet 15 Tiedotus 21 Palvelussuhdeasiat 31 Taloussuunnittelu ja talousarvion seuranta 32 Kirjanpito ja maksuliikenne 33 Rahoitusasiat 42 Vuokraus 51 Suunnittelu 52 Toteuttaminen ja seuranta Arviointiin ja tarkastuksiin liittyvät asiakirjat Projektin dokumentaatio ja tulokset Loppuraportti Raportit ja seurantaan liittyvät asiakirjat 53 Asiakasasiat 54 Kartat ja piirustukset