MOBILITY TOOL+ -käyttäjäkoulutus Erasmus+ KA2 strategisille kumppanuushankkeille Verkkokoulutus 20.4.2016
Mikä Mobility Tool+? Mobility Tool+ on Erasmus+ -hankkeiden sähköinen hallinnointi- ja raportointialusta Kaikki toteutukseen ja talouteen liittyvät koontitiedot viedään MT+:aan Strategisten kumppanuushankkeiden loppuraportointi tapahtuu MT+:n kautta (sopimus velvoittaa) Kansallisella toimistolla pääsy hankkeiden tietojen seurantaan ja loppuraporttitietojen hyväksymiseen
Mitä MT+:ssa tehdään? CIMO siirtää hyväksyttyjen hankkeiden tiedot suoraan alustaan hankkeen perustiedot mukana olevat organisaatiot yhteyshenkilöt hyväksytty budjetti Perustiedot toiminnoista (PMI, IO, ME, LTT) listattuina Koordinaattorilla (hankkeen yhteyshenkilö) pääsy hankkeen tietoihin ja voi Katsella ja muokata hankkeen tietoja Hallinnoida ja lisätä muita käyttäjiä Luoda ja hallinnoida hankkeen aktiviteetteihin liittyviä tietoja ja tuen käyttöä budjettikategorioittain MT+ ei korvaa hankkeen normaalia seurantaa tai talouden ja sisällön dokumentointivelvoitteita Laatia loppuraportin hankkeen päätyttyä
Mobility Toolin avautuminen Tilanne KA2-hankkeiden osalta vaihtelee sektoreittain Osalla KA2 hankkeista on jo pääsy alustalle, muille tiedotetaan kun hanketietoja aletaan siirtämään alustalle MT+ lähettää automaattisen viestin yhteyshenkilölle, kun hankkeen tiedot siirretty alustalle
Kirjautuminen Kirjautuminen Mobility Tool+:aan osoitteessa https://webgate.ec.europa.eu/eac/mobility Kirjautumiseen käytetään hankkeen yhteyshenkilön ECAS-tunnuksia (European Commission Authentication Service) Sähköpostiosoitteen oltava sama kuin hakemuksessa (tai muutos ilmoitettu CIMOon) Älä jaa tunnuksiasi muille, vaan luo hankkeelle tarvittaessa uusia MT+ -käyttäjiä Ohjevideo ECAS-tunnuksen luomiseen: http://www.cimo.fi/erasmusplus/ohjelmat/erasmusplus_ohj elma-osio/ohjelmat/erasmusplus/video_ohjeita
https://webgate.ec.europa.eu/eac/mobility
7 Aloitusnäkymä: 1) Näkymä hankelistauksesta 2) Käyttöliittymän kielen valinta (ei tuettu suomeksi) 3) Käyttäjän organisaatio 4) Kuvaus MT:stä 5) Listaus hankkeista, joihin käyttäjällä on pääsy Klikkaa hankkeen sopimusnumeroa, jotta pääset katsomaan ja/tai muokkaamaan hankkeen tietoja. Hanke avautuu uudessa selainikkunassa (KA2-hankkeet) 6) Käyttäjän rooli ko. hankkeessa 7) Poistuminen järjestelmästä (Log out)
Hankenäkymä ja valikot Hanke aukeaa yleistietosivulle. Yläosan valikosta pääsee tietojen selailuun ja syöttämiseen. Jokaiselle aktiviteetille/budjettikategorialle on oma välilehti.
Perustoiminnot / ikonit Tietojen/yksiköiden joukkovalinta listalta Tietojen siirto erilliseen tiedostoon Edit Paluu ko. osion tietojen listaukseen View Delete
Käyttäjien hallinta 1/2 Hankkeen yhteyshenkilö voi luoda käyttöoikeuksia muille henkilöille oman organisaation henkilöstölle myös muokkausoikeudet Partneriorganisaation yhteyshenkilöille voi luoda vain katseluoikeudet Harkitse tarkkaan, kenelle myönnät eri käyttöoikeudet ja huolehdi riittävästä perehdytyksestä Koordinoiva organisaatio on vastuussa tietojen syöttämisestä ja oikeellisuudesta Muut käyttäjät kirjatuvat omilla ECAS-tunnuksillaan (jos tunnus jo olemassa, myönnä käyttöoikeudet ECAStunnusta vastaavalla sähköpostiosoitteella)
Käyttäjien hallinta 2/2 Luo uusi käyttäjä Organisaation valinta Kopioi yhteys -tiedot Muista lopuksi tallentaa Savepainikkeella Muokkaa henkilön käyttöoikeutta Käyttöoikeuden määritys: Edit/View/No
Tietojen syöttäminen yleistä 1/2 Organisaatiotietojen muuttaminen CIMOn kautta URF:n päivittäminen ja/tai sopimusmuutosprosessi Välilehdet budjettikategorioittain Osa aktiviteettien tiedoista valmiiksi listattuna hakemuksen/sopimuksen mukaisesti Tietoja päivitetään toteutuneen toiminnan mukaisesti (mitä, missä, milloin, yksiköt, summat jne.) Yksikkökustannukset ja kokonaissummat MT laskee automaattisesti syötettyjen yksiköiden määrän ja valittujen kategorioiden mukaisesti Budjetti-välilehdellä myöntöbudjetti ja toteuma syötettyjen tietojen mukaan Liitteet voi tallentaa vasta loppuraporttiin
Tietojen syöttäminen yleistä 2/2 Kansallisen toimiston hallintotyökalu tiedot hakemuksista ja sopimusmuutoksista (budjetti) Hankkeen raportointityökalu: toiminnan toteutuma, kustannusyksiköinä tai todellisina kuluina kulukategoriasta riippuen
Hallinto ja toteutus (PMI) 1/2 Lista partnereista Klikkaa kynän kuvaa syöttääksesi tietoja Kirjoita kenttään lisätietoja, jos raportoimasi kokonaissumma eroaa myönnetystä. Tallenna! Hankkeelle myönnetty tuki tähän kulu kategoriaan näkyy jokaisella välilehden etusivulla
Hallinto ja toteutus (PMI) 2/2 Tallenna Hylkää Syötä jokaisella partnerille toteutuneen allokoinnin mukainen summa. Tallenna disketti-kuvaketta painamalla. MT+ laskee kokonaissumman automaattisesti.
Transnational project meetings 1/6 MT+.ssa ei ole kokoustietoja valmiina, vaan ne syötetään alusta alkaen itse. Seuraavat tiedot syötetään MT+:saan: 1. kokouksen otsikko, pitopaikka ja ajankohta 2. osallistujien määrät lähettävän organisaation ja yksikkökustannuskategorian ( distance band ) mukaan per kokous
Transnational project meetings 2/6 Syötä hankekokouksen tiedot: selkeä kuvaava otsikko, kokouksen alku- ja loppupäivämäärät ja paikka. Tallenna!
Transnational project meetings 3/6 Tallennettuasi kokouksen perustiedot, pääset tallentamaan osallistujatietoja klikkaa +Createpainiketta
Transnational project meetings 4/6 Huom! Jokaisesta eri organisaatiosta ja eri kustannuskategoriassa (distance band) osallistuneet muodostavat erillisen osallistujaryhmän Täytä osallistujaryhmän tiedot: valitse lähettävä organisaatio, syötä osallistujien määrä ja valitse oikea distance band, jolloin tukisummat ilmestyvät automaattisesti.
Transnational project meetings 5/6 Back to list Lisää muiden organisaatioiden osallistujat vastaavalla tavalla +Createpainikkeesta (täytä tiedot ja tallenna) Palaa kokouslistaan, kun olet syöttänyt ko. kokouksen kaikki osallistujaryhmät
Transnational project meetings 6/6 Välilehden ensimmäisellä sivulla näet listan jo tallentamistasi kokouksista ja yhteenvetosummat yksiköihin perustuvista kustannuksista. Voit katsella, muokata tai poistaa kokouksen tietoja rivin lopussa olevien View, Edit ja Delete painikkeiden avulla Lisää muut kokoukset ja osallistujat vastaavalla tavalla kuin loit ensimmäisen kokouksen.
Intellectual outputs 1/4 Edunsaajan tulee raportoida kunkin tuotteen tekemiseen käytetyt työpäivät henkilöstökategorioittain per organisaatio Osa sopimuksessa luvattujen tuotteiden tiedoista on jo valmiina MT+:ssa. Uuden tuotteen saa lisättyä +Create painikkeella Aloita tietojen syöttäminen klikkaamalla tuoterivillä kynän kuvaa Edit
Intellectual outputs 2/4 Tarkista ja päivitä tarvittaessa yläosan tuotetiedot Lisää organisaatio, jonka työpäiviä haluat tallentaa +Create painikkeesta
Intellectual outputs 3/4 Valitse organisaatio, ja merkitse ruksi, jos kyseessä on leading organisaatio syötä työpäivien määrä oikeaan henkilöstökategoriaan Tukisummat ilmestyvät automaattisesti Tallenna
Intellectual outputs 4/4 Syötetyt tiedot tulevat näkyviin ns. tuotenäkymässä Lisää (+Create) muiden organisaatioiden työpäivät tai muokkaa jo olemassa olevia toteutuneen mukaan Palaa tuotelistaukseen Back to list -painikkeella
Multiplier events 1/2 Multiplier events välilehdellä näkyy listaus hakemuksessa olleista levitystilaisuuksista Tilaisuuksien tiedot tulee päivittää ja lisätä mm.osallistujamäärät Kynä-painike (Edit-painike) tilaisuuden tietorivillä Create+ -painikkeella voi luoda uuden levitystilaisuuden
Multiplier events 2/2 Syötä/päivitä kaikki tilaisuuteen liittyvät tiedot ja osallistujien määrät MT+ laskee kokonaistuen automaattisesti Tallenna
Learning Teaching and Training activities 1/3 Tietojen syöttämiseen edit! Erilliset koulutusjaksot näkyvät listattuna Eri tyypin (Activity type) esim. henkilöstö/opiskelija jaksot ovat erikseen, koska tuen suuruus riippuvainen tyypistä Edunsaaja päivittää ja täydentää tietoja toteutuneen mukaisesti (Edit/Create) Kaikki osallistujat, jakson/työpajan ajankohdat ja paikat, sisällön kuvaus, selitykset mahdollisista poikkeuksista esim. lähtöpaikan suhteen
Learning Teaching and Training activities 2/3 Lisää/päivitä: Description of the activity Tarkenna koulutusjakson/työpajan sisällön kuvausta Osallistujia pääset syöttämään Create-painikkeesta Jokaisen osallistujan (henkilön) tiedot tulee syöttää erikseen
Learning Teaching and Training activities 3/3 Päivämäärät ohjelman mukaan Muista tallentaa! Täytä kunkin osallistujan tiedot ja ruksi lomakkeelta tarvittavat kentät (esim. tukihenkilö) Määritä oikeat alku- ja loppupäivämäärät (jolloin ohjelmaa) ja lisää tarvittaessa matkapäivien määrä (max 2pvää) Valitse oikea distance band matkan pituuden mukaan MT laskee tukisummat automaattisesti
Special need support 1/2 Jos hankkeessa on erityistukikategoriaan kuuluvia kuluja, muokkaa ja täydennä tietoja tällä välilehdellä (Edit tai Create)
Special need support 2/2 Syötä erityistä tukea tarvinneiden osallistujien määrä, kokonaiskustannus euroina ja kuvaus/erittely, mitä kustannus pitää sisällään (perustelut max. 2000 merkkiä) HUOM! Kokonaiskustannus voi sisältää arvonlisäveron vain, jos se jää organisaation lopulliseksi kuluksi Tallenna
Exceptional costs 1/2 Jos hankkeelle on myönnetty tukea on poikkeuksellisiin kuluihin, syötä tiedot kustannuksista tällä välilehdellä (Edit/Create) Tee jokaisesta erillisestä kulusta tai laskusta oma rivi esim. arvioitsijan palkkio, käännöspalvelu jne.
Exceptional costs 2/2 Valitse listasta organisaatio, jota kulut koskevat Syötä todelliset kustannukset euroina kelpoisen kulun osuus tulee automaattisesti HUOM! Todelliset kulut voi sisältää arvonlisäveron vain, jos se jää organisaation lopulliseksi kuluksi Anna kustannukselle selkeä kuvaus ja perustelu, mistä kulu on syntynyt (max. 2000 merkkiä)
Budget välilehti 1/4 Hankkeelle myönnetty tuki Hankkeen toteuma Budjettivälilehdellä voi vain tarkastella budjettia ja sen toteumaa, mutta ei syöttää kustannuksia (poikkeuksena exceptional cost perustelut)
Budget välilehti 2/4 Kokonaisbudjetissa näkyy hankkeen liikkumavara ilman budjettimuutosta.
Budget välilehti 3/4 Summa näkyy oranssilla, jos se ei ole kululuokan minimin ja maksimin välissä tai punaisella, jos se muutoin poikkeaa myönnetystä Koulutusjaksot ovat budjetissa ja/tai toteumassa eritelty myös jakson tyypin mukaan (short/long term, staff/pupil jne.)
Budjetti-välilehti 4/4 Poikkeuksellisille kuluille voi lisätä kommentin budjetti-välilehdellä
Reports Ohjevideo loppuraportin täyttämiseen ja sähköiseen lähettämiseen: http://www.cimo.fi/erasmusplus/ohjelmat/erasmusplus_ohjelmaosio/ohjelmat/erasmusplus/video_ohjeita
Tärkeät dokumentit ja ohjeet Mobility Tool+ Guide for Beneficiaries, jossa selkeät ja yksityiskohtaiset ohjeet! MT+ -raportointialustan aloitussivulla Video-ohjeet ECAS-tunnuksen luomiseen sekä loppuraportin luomiseen, täyttämiseen ja lähettämiseen: http://www.cimo.fi/erasmusplus/ohjelmat/erasmusplus_ohjelmaosio/ohjelmat/erasmusplus/video_ohjeita
Miten tästä eteenpäin? Perehdy oppaaseen ja ota alusta rohkeasti käyttöön Toinen MT+-käyttäjäkoulutus 16. kesäkuuta 2016 klo 10-12 Loppuraportointikoulutus kesälomien jälkeen /alkusyksystä Ole ongelmatilanteissa yhteydessä CIMOon oman sektorisi yhteyshenkilöön
Ohjeistus ja tukimateriaali käynnissä oleville KA2-hankkeille KA201 = KA2 yleissivistävälle koulutukselle http://www.cimo.fi/ohjelmat/erasmusplus/ yleissivistavalle_koulutukselle Avaintoimi_2_strategiset_kumppanuushan kkeet Osallistujalle KA202 = KA2 ammatilliselle koulutukselle http://www.cimo.fi/ohjelmat/erasmusplus/ ammatilliselle_koulutukselle Avaintoimi_2_kumppanuushankkeet Osallistujalle KA204 = KA2 aikuiskoulutukselle http://www.cimo.fi/ohjelmat/erasmusplus /aikuiskoulutukselle Avaintoimi_2_kumppanuushankkeet Osallistujalle KA205 = KA2 nuorisotoimialalle http://www.cimo.fi/ohjelmat/erasmusplus /nuorisotoimialalle Avaintoimi_2_yhteistyohankkeet Strategiset_kumppanuudet Raportointi KA203 = KA2 korkeakoulutukselle http://www.cimo.fi/ohjelmat/erasmusplus/ korkeakoulutukselle Avaintoimi_2_hankkeet Strategiset_kumppanuushankkeet Osallistujalle 42