Tarjouspyyntö (4.4.2017 korjattu versio) SSKKY/3/02.05.01/2017 3/2017 Työvaatteet puhdistuspalvelu-, ravitsemus, majoitus- ja ravintola-alat Salon seudun koulutuskuntayhtymä (myöhemmin SSKKY) pyytää tarjouksia puhdistuspalvelu-, ravitsemus-, majoitus- ja ravintola-alojen kuntayhtymän ko. alojen henkilökunnalle ja opiskelijoille hankittavista työvaatteista kahden vuoden sopimusajalle, minkä jälkeen sopimusta voidaan tilaajan päätöksellä jatkaa alkuperäisin ehdoin yhdellä vuodella (optio). Hankinnasta tehdään puitesopimus yhden toimittajan kanssa. 1. Hankinnan kohde ja tuotteille asetetut ehdottomat vaatimukset SSKKY:n eri yksiköiden toimipisteet tilaavat työvaatteita vaihtelevan tarpeen mukaan sopimuskauden aikana. Tarjouslomakkeella (liite 1) ilmoitettuja määriä tullaan käyttämään vain vertailussa. Määrät ovat suuntaa antavia, eivätkä sellaisenaan SSKKY:ää sitovia. Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton kokonaisarvo sopimuskaudella on sitoumuksetta noin 40.000-65.000 sisältäen option. Tarjottavien asujen tulee olla työasuiksi suunniteltuja. Tarjottavien tuotteiden tulee myös tuotekohtaisesti täyttää tarjouslomakkeessa, tarjouspyynnön liite 1, ilmoitetut vaatimukset, sekä tarjouspyynnön liite 2 tarjoajaa, tuotteita ja palveluja koskevat vähimmäisvaatimukset koskevat tuotteita koskevat vähimmäisvaatimukset. Puhdistuspalvelu-, ravitsemus, majoitus- ja ravintola-aloihin kuuluvat mm.: - laitoshuoltajat - toimitilahuoltajat - ruokapalvelutyötekijät - kokit - tarjoilijat - majoitusalan asiakaspalvelutehtävissä työskentelevät 2. Hankintamenettely Hankintamuotona käytetään avointa menettelyä. Kyseessä on kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnasta on julkaistu ilmoitus Hilma-ilmoituskanavalla 27.03.2017 (2017-007596) sekä SSKKY:n www-sivuilla osoitteessa http://www.sskky.fi/kuntayhtyma/hankinnat/tyovaatteet
3. Osatarjous Osatarjouksia ei huomioida. Hankintayksikkö SSKKY pitää tarkoituksenmukaisena olla jakamatta tarjouspyyntöä osiin, koska vaaditut tuotteet ovat puhdistuspalvelu-, ravitsemus-, majoitus- ja ravintola-alojen työturvallisuusvaatimusten mukaisesti valmistettuja tuotteita ja tuotteet ovat aloittain hyvin pitkälle samoja. Muiden alojen suojavaatteet kilpailutetaan omana kilpailutuksena koska ne muodostavat oman selkeän erillisen tuoteryhmänsä, niin tuotteiden kuin SSKKY:n omien käytäntöjen ja toimintojen osalta. 4. Vaihtoehtoinen tarjous Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. 5. Tarjoukselle ja tarjoajalle asetetut vähimmäisvaatimukset Tarjoajalla tulee olla riittävät taloudelliset, tekniset ja muut edellytykset hankinnan toteuttamiseksi. Tarjoaja, joka syyllistyy olennaisesti väärien tietojen antamiseen toimittaessaan alla mainittuja tietoja tai, joka ei asetetussa määräajassa toimita pyydettyä selvitystä, suljetaan tarjouskilpailusta pois. Hankittavaa tavaraa koskevat hintatiedot ja alennusprosentteja koskevat tiedot, tavaraa koskevat muut vaatimukset, sekä laadullista arviointia koskevat tiedot on esitetty tarjouspyynnön liitteessä 1. Tarjouslomake. Tarjoajaa ja tuotteita, sekä palveluja koskevat vähimmäisvaatimukset sekä tarjoajilta edellytetyt selvitykset on esitetty tarjouspyynnön liitteessä 2. Tarjoajaa sekä tuotteita ja palveluita koskevat vähimmäisvaatimukset. Liitteet 1 ja 2 ovat tarjouslomakkeita ja ne on toimitettava hankintayksikölle täytettyinä tarjouksen mukana. Tarjouksen on oltava sisällöltään tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukainen. Tarjouksen on sisällettävä kaikki tarjoajien ja tarjousten arvioinnissa sekä tarjousten vertailussa tarvittavat pyydetyt tiedot. Tarjoukseen ei saa liittää tarjoajan omia tarjouspyynnön vastaisia ehtoja. Hankintayksiköllä on velvollisuus hylätä tarjous, joka on tarjouspyynnön vastainen ja siten vertailukelvoton.
Tarjous ja tarjouspyynnön liitteinä olevat tarjouslomakkeet annetaan täytettyinä kirjallisina suomen kielellä. Tarjoajan muut liitteet (esim. esitteet) voivat olla suomen- tai englanninkielisiä. Tarjoukseen tulee liittää voimassa olevat hinnastot tarjotuista tuotteista ja tuoteryhmistä tai tarjouksessa tulee selkeästi ilmoittaa esim. Internetosoite. josta ne ovat saatavissa. Hinnastot tulee toimittaa sähköisesti (word-, exel- tai pdf- muodossa), mikäli ne eivät ole Internetistä saatavissa. Tarjoajan tulee sitoutua noudattamaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014 tavarat) mikäli tarjouspyynnössä tai sopimuksessa ei muuta edellytetä. Jättämällä tarjouksen tähän tarjouspyyntöön tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnössä ja sen liitteenä olevissa asiakirjoissa olevat ehdot. Tarjouksen tulee olla voimassa vähintään kolme (3) kuukautta tarjouspyynnössä ilmoitetusta tarjousten viimeisestä jättöpäivästä lukien. 6. Tarjoushinnat Tarjoushinnat tulee ilmoittaa arvonlisäverottomina yleisen hinnaston hintoina mittayksikköä kohden tarjouksen tarjouslomakkeella, tarjouspyynnön liite 1. Tarjouslomakkeella tulee myös ilmoittaa hinnastoista annettavat alennusprosentit tuotteille. (Tarjouslomake laskee automaattisesti nettohinnat ja tarjousvertailussa käytettävän vertailuhinnan). Tarjoajan tulee kiinnittää huomiota tarjouslomakkeessa pyydettyihin yksikköhintoihin ja niiden oikeellisuuteen. Tarjoajan yleinen hinnasto tulee liittää mukaan tarjoukseen tai tarjouksessa tulee selkeästi ilmoittaa esim. Internet-osoite. josta ne ovat saatavissa. Hinnastosta on ilmettävä tuotteen hinta ja siitä myönnettävä alennusprosentti SSKKY:lle ja hinnaston päivämäärä. Tuotteiden alennusprosenttien tulee olla voimassa kiinteinä koko sopimuskauden. Tuotteiden ja hinnaston muutokset hyväksytään ainoastaan silloin, kun ne perustuvat viranomaisen päätöksiin ja todistettavasti toimittajasta riippumattomiin erityisiin muutostarpeisiin. Tällaisena erityisenä syynä voidaan pitää merkittäviä muutoksia esim. työvoimakustannuksissa tai maailmanmarkkinoiden raaka-aineiden hinnoissa. Perusteettomia hinnankorotuksia sopimuskaudella ei hyväksytä. Perustelluista hinnan muutoksista on ilmoitettava viimeistään tilauksen yhteydessä Salon seudun koulutuskuntayhtymälle sopimuksessa määritellylle yhteyshenkilölle..
Tilaaja on oikeutettu käyttämään hyväkseen kampanja- ym. sesonkiluonteiset alennukset. Mikäli valitun toimittajan yleinen hinnasto muuttuu niin, että toimituspäivän hinnoittelutavan mukainen hinta olisi tilaajalle tarjous- tai tilaushintaa edullisempi, toimittaja soveltaa laskutuksessa toimituspäivän mukaista hinnoittelua. Hinnat ja mahdolliset alennukset koskevat myös tuotteen uusia versioita. Optiokauden osalta toimittaja voi ehdottaa alennusprosenttien muuttamista vain toimittajasta itsestään riippumattomia olennaisia muutoksia vastaavasti. Toimittajan on ilmoitettava tilaajalle alennusprosenttien muuttamisesta kirjallisesti vähintään neljä (4) kuukautta ennen mahdollisen optiokauden alkamista. Alennusprosenttien muutoksista on Toimittajan esitettävä tilaajalle asianmukainen kirjallinen selvitys kustannusten kehityksestä. Hinnan varaumia eikä pientoimitus yms. lisiä hyväksytä. 7. Sopimus Hankintapäätös voidaan panna täytäntöön ja sopimus, jonka ehtoihin tarjoajan tulee sitoutua, voidaan tehdä aikaisintaan 14+1 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen tiedoksi päätöksen ja muutoksenhakuosoituksen edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sähköistä yhteystietoa käytettäessä ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä oheisasiakirjoineen tiedon sinä päivänä, jona asiaa koskeva sähköinen asiakirja on viestin vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että sähköistä viestiä voidaan käsitellä Hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus. SSKKY:ää sitova sopimus hankinnan kohteesta syntyy vasta kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet hankintasopimuksen. Ostajaa sitovat tilaukset tehdään erikseen. Optio tulee voimaan, mikäli SSKKY päättää jatkaa sopimuskautta. Päätös sopimuksen jatkamisesta (optio) tehdään kolme (3) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Optiokaudelle ei tehdä erillistä sopimusta. Sopimusta voidaan täydentää tarvittaessa liitteillä. Mahdolliset erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti keskinäisin neuvotteluin. Mikäli neuvotteluissa ei päästä sopijapuolia tyydyttävään lopputulokseen, sopimuksesta aiheutuvat tai siihen liittyvät riitaisuudet ratkaistaan ensimmäisenä oikeusasteena Varsinais-Suomen käräjäoikeudessa.
8. Hankinnan seuranta Sopimuksen toimivuutta ja palvelun laatua seurataan tilaajan ja toimittajan välisissä seurantakokouksissa tai raporteista, jotka toimittajan tulee toimittaa sopimusyhteyshenkilölle. Raportissa tulee ilmetä tiedot pyydetyltä ajalta mm. seuraavista asioista: - määrätiedot tuotteittain - hintatiedot tuotteittain - reklamaatiot 9. Laskutus ja maksuehto Otamme ensisijaisesti vastaan verkkolaskuja. Laskusta on käytävä ilmi laskutuksen perusteet ja lasku tulee kohdistaa tuotteen tilanneeseen yksikköön. Laskutus-, yms. lisiä ei hyväksytä. Maksuehto on 21 pv netto hyväksyttävän laskun saapumisesta tilaajalle. Viivästyskorko on enintään korkolain mukainen. 10. Toimitusaika Tarjouksessa tulee ilmoittaa (liite 1.) tuotteiden toimitusaika tilauksesta. Tilaus on vahvistettava kolmen arkipäivän sisällä tilauksen vastaanottamisesta. Tarjoajan on huomioitava, seuraavat toimituksiin liittyvät, tilaajan eritysvaatimukset: 11. Toimitusehto - alojen vaatteista noin 60 % tilataan syksyllä, muut tilaukset tehdään tarpeen mukaan. - vaatteiden sovitussarja on oltava tilaajan käytössä tarpeen mukaan tai yrityksen edustaja paikan päällä sovittamassa asut ja ottamassa tilauksen vastaan. Vuosittaisia sovituskertoja 2-5 kpl. Tuotteet tulee toimittaa perille (TOP) tilaajan ilmoittamiin Salon seudun koulutuskuntayhtymän toimipisteisiin. 12. Toimittajan oman alan ehdot Tarjoajan omien toimitusehtojen tai alan yleisten toimitusehtojen liittäminen tarjoukseen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen niissä olevien tarjouspyynnön vastaisten ehtojen (esim. hintavaraumien ja poikkeavien maksuehtojen) vuoksi. Omia sopimusehtoja ei voi esittää tarjouksessa.
13. Tarjoajan ja tarjouksen kelpoisuus ja tarjousten vertailu a. Tarjousten käsittely Tarjousten avaamisen jälkeen määräajassa saapuneet tarjoukset tarkistetaan ja arvioidaan. Tarjouskilpailu ratkaistaan annettujen tarjousten perusteella. Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 3. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu b. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisen vaiheen tarkoituksena on selvittää tarjoajan edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta. Tätä arvioidaan liitteessä 2. esitetyillä tarjoajalle asetetuilla kelpoisuusvaatimuksilla. Tarjouskilpailusta suljetaan pois sellaiset tarjoajat, joita koskee hankintalain 80 :n mukainen poissulkemisperuste. Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois tarjoajat, jotka ovat laiminlyöneet verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen tai joita koskee muu hankintalain 81 :n mukainen poissulkemisperuste. c. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjouksia tarkistetaan suhteessa niihin vaatimuksiin, joita ostettavilta tuotteilta edellytetään. Tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset hylätään. d. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu ja tarjouksen valinta Annetuista tarjouksista valitaan se, joka on kokonaistaloudellisesti edullisin. Arviointiperusteina ovat hinta ja palvelun laatu. Hinta 50% ja laatu 50% Hinta on yhtä kuin tarjouslomakkeen vertailussa käytettävä yhteishinta, halvin yhteishinnaltaan saa 50 pistettä ja seuraavat suhteutettuna halvimpaan hintaan (halvin hinta/tarjottu hinta x 50). Laatu arvioidaan tarjouslomakkeen palvelun laatukriteerinen toteutuman mukaan niin, että maksimipisteet ovat 50.
Laatukriteereinä käytetään: 1. Toimitusaika tilauksesta (10 pistettä) 2. Toimittajan sovitussarjan tai sovituspalvelun kustannukset (10 pistettä) 3. Tarjoajan toimitus-, palautus- ja vaihtopalvelun kustannukset tilatuille tuotteille. (maksimi 10 pistettä) 4. Toimittajalla/tuotteitten valmistajan sosiaalisen laadunvalvonnan järjestelmää. (maksimi 10 pistettä) 5. Tuotteille myönnettävä takuu. (maksimi 5 pistettä) 6. Tarjoajan kokovalikoima. (maksimi 5 pistettä) Hinta- ja laatupisteet lasketaan yhteen, jolloin saadaan Tarjoajan kokonaispistemäärä. Maksimissaan kokonaispistemäärä voi olla 100 pistettä. Eniten pisteitä saanut Tarjoaja valitaan puitesopimustoimittajaksi. 14. Päätöksestä ilmoittaminen Hankintapäätös toimitetaan sähköpostitse tiedoksi kaikille tarjoajille. Tätä varten Tarjoajan on ilmoitettava sähköpostiosoite mihin päätös voidaan toimittaa liite 2. Tarjoajaa sekä tuotteita ja palveluja koskevat vähimmäisvaatimukset. Hankinta edellyttää hankintapäätöksen lisäksi erikseen tehtävää kirjallista sopimusta. Hankintayksikköä sitova hankintasopimus ei synny hankintapäätöksellä vaan vasta erikseen tehtävällä kirjallisella sopimuksella. Hankintasopimusluonnos on tarjouspyynnön liitteessä 3. Päätös voi muuttua tehdyn muutoshakemuksen, oikaisuvaatimuksen tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella. 15. Hankinnassa noudatettavat asiakirjat Hankinnassa noudatettavat asiakirjat noudattamisjärjestyksessä: 1. Sopimus 2. Hankintapäätös 3. Tarjouspyyntö liitteineen 4. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot, JYSE 2014 tavarat, 5. Tarjous liitteineen.
16. Asiakirjojen julkisuus Tarjouspyyntö SSKKY/3/02.05.01/2017 3/2017 Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain perusteella tarjoukset ovat pääsääntöisesti julkisia sopimuksenteon jälkeen, asianosaisille jo päätöksenteon jälkeen. Siksi tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liikesalaisuuksia. Jos liikesalaisuuksien sisällyttäminen tarjouslomakkeella tehtyyn tarjoukseen on välttämätöntä, on ne lueteltava erillisellä, SALAINEN -otsikoidulla liitteellä. Hinta ei lähtökohtaisesti ole liikesalaisuus. Hankintayksikkö harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liikesalaisuuksiksi ilmoitetut tiedot lain mukaan salassa pidettäviä. 17. Tarjouksen toimitusosoite Sitova tarjous liitteineen tulee toimittaa suljettuna lähetyksenä viimeistään 20.04.2017 klo 12.00 osoitteeseen: Salon seudun koulutuskuntayhtymä Taloustoimisto Taitajankatu 6 24240 SALO Kuoreen merkintä: Tarjous: Työvaatteet puhdistuspalvelu-, ravitsemus, majoitus- ja ravintola-alat Tarjoajia pyydetään lisäksi toimittamaan tarjouksen kanssa samassa kirjekuoressa tarjous ja mahdollisuuksien mukaan sen liitteet sähköisessä muodossa muistitikulle. Tarjousasiakirjat ja niiden liitteiden tulee olla tallennettu yleisimmillä toimisto-ohjelmilla luettavaan muotoon esimerkiksi.doc/.docx, xls./.xlsx /.pdf,.ppt/.pptx tai.jpeg tiedostoiksi. Jos sähköisen ja paperiversiona toimitetun tarjouksen välillä on ristiriita, noudatetaan tarjouksen paperiversiota. Hallintolain (434/2003) 17 :n mukaan lähettäjän on huolehdittava siitä, että tarjous saapuu viranomaiselle määräajassa. 18. Muut ehdot Määräajan jälkeen saapunut tarjous suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle ja palautetaan avaamattomana lähettäjälle. Mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä hankintayksikön edellyttämällä tavalla taikka olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat
sellaisiksi, ettei hankintayksikkö voi tarjouskilpailun tuloksia hyödyntää, hankintayksikkö voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan. Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjousasiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä. Tarjoajan halutessa tarjousasiakirjat muulla kielellä, käännättäminen tai siitä aiheutuvat kustannukset ovat tarjoajan itsensä vastattavina. 19. Hankintaan liittyvät kysymykset Mahdolliset hankintaan liittyvät kysymykset on esitettävä suomen kielellä viimeistään 6.4.2017 kello 14.00 mennessä sähköpostitse osoitteella hankinnat@sskky.fi. Viestin otsikkoon merkintä: "Lisätietopyyntö: Työvaatteet puhdistuspalvelu-, ravitsemus, majoitus- ja ravintola-alat" Puhelimitse esitettyihin kysymyksiin ei vastata, vaan tarjoajan tulee esittää kysymyksensä edellä esitetyllä tavalla. Vastaukset kysymyksiin julkaistaan SSKKY:n www-sivuilla osoitteessa: http://www.sskky.fi/kuntayhtyma/hankinnat/tyovaatteet 7.4.2017 kello 16.00 mennessä. Toimittajan tulee ottaa huomioon nämä asiat tarjouksessaan ja varmistaa, että hänellä on käytössään 7.4.2017 päivitetyt tarjouspyyntöasiakirjat. Vain kirjallisesti annetut täydennystiedot ovat hankintayksikköä sitovia. 20. Allekirjoitus ja liiteluettelo Salon seudun koulutuskuntayhtymä Olli-Pekka Juhantila kuntayhtymän johtaja Liitteet: 1. Tarjouslomake hintoja ja alennusprosentteja koskevat tiedot sekä laadullista arviointia koskevat tiedot (palautetaan tarjouksen liitteenä). 2. Tarjoajaa sekä tavaraa ja palveluja koskevat vähimmäisvaatimukset ja edellytetyt selvitykset (palautetaan tarjouksen liitteenä) 3. Sopimusluonnos 4. JYSE 2014 tavarat löytyvät osoitteesta http://vm.fi/docu- ments/10623/307565/jyse+tavarat/2d3cdb9b-1c4c-4dcd- 9ee2-0aa282115c45