1 Kirjasto Laatukäsikirja Versio 1.3 29.1.2010 Känsälä/Muhonen/Rissanen
2 1. Johdanto Kirjaston laatukäsikirjassa kuvataan kirjaston nykyinen toiminta, toiminnan tavoitteet sekä keskeisimmät kehittämiskohteet. Laatukäsikirjatyöstä vastaa ylikirjastonhoitaja. Aineiston keräämiseen ja käsikirjan kirjoittamistyöhön on osallistunut ylikirjastonhoitajan lisäksi kirjaston toimistopäällikkö. Opetuksen ja oppimisen tuki yksikön (Opetuki) kuvauksesta vastaa yksikön vetäjä. Laatukäsikirja pohjautuu koko kirjaston henkilökunnan osallistumiseen toiminnan kuvaukseen, toiminnan tavoitteiden määrittelyyn ja kehittämiskohteiden pohdintaan. Kirjastoon hallinnollisesti kuuluvan Opetuksen ja oppimisen tuki yksikön toiminta on kuvattu erillisenä osiona. 2. Kirjasto lyhyesti Teknillisen korkeakoulun erillisenä laitoksena toimiva kirjasto on kaikille avoin tieteellinen kirjasto ja korkeakoulun tieteellisen tietohuollon keskus. TKK:n kirjasto palvelee kaikkia teknistä tietoa tarvitsevia asiakkaita niin kotimaassa kuin ulkomailla. Kirjaston toimintaa johtaa ylikirjastonhoitaja ja toimintaa ohjaa neuvottelukunta. Kirjasto huolehtii siitä, että korkeakoulun tutkijoilla, opettajilla ja opiskelijoilla on käytettävissään laadullisesti arvioitu, ajantasainen ja tarpeisiin sopiva tietoaineisto huolehtii osaltaan siitä, että käyttäjillä on taidot käyttää tietoaineistoa vastaa elektronisesta kampuskirjastosta hoitaa tietoaineiston käyttöön antoon liittyviä tehtäviä, joita ovat aineiston hankinta ja lisensointi, luettelointi, sisällönkuvailu ja muu metadatan käsittely, aineistoa koskevien hallinta ja hakujärjestelmien sekä tilojen ylläpito tuottaa tietokantoja (mm. TKK:n tutkimus ja julkaisurekisterit) osallistuu osaltaan TKK:n tutkimuksen tuloksellisuuden analysointiin kehittää toimintaansa korkeakoulua hyödyttävillä hankkeilla. TKK Opetuksen ja opiskelun tuki sekä opintopsykologi kehittävät ja tukevat opetusta sekä opiskelua TKK:lla vaikuttavat myönteisesti opetuskulttuuriin. Kirjasto vastaa digitalisoitumisen mukanaan tuomiin haasteisiin tukemalla TKK:n yksiköitä elektronisessa julkaisemisessa julkaisujen käyttöön annossa ja arkistoinnissa elektronisten opetusaineistojen käyttöön annossa ja säilyttämisessä tietoaineistojen tehokkaassa hyödyntämisessä tieteellisen tiedonvaihdon edistämisessä.
3 Teknillisessä korkeakoulussa toimii pääkirjaston lisäksi tiedekunta ja laitoskirjastoja. Tiedot näistä löytyvät osoitteesta http://lib.tkk.fi/fi/yhteystiedot/muut_kirjastot/. Kirjastoilla on yhteinen kokoelmatietokanta, lainausjärjestelmä ja yhteiset käyttösäännöt. 2.1 Missio ja visio Kirjasto on sopeutumassa uuteen Aalto yliopiston kirjastolaitokseen omaksumalla uuden mission ja vision. Missio (Aalto yliopiston kirjastolaitos) Kirjasto tunnistaa asiakkuuksien elinkaaren ja palvelutarpeet ja pystyy vastaamaan näihin haasteisiin luomalla asiakaslähtöiset palvelut ja prosessit. Kirjasto integroituu osaksi Aalto yliopiston tutkimus ja oppimisprosesseja. Visio (Aalto yliopiston kirjastolaitos) Aalto yliopiston kirjasto on kulttuuri ja sivistysorganisaatio, joka jakaa yliopistoyhteisön vision ja mission ja tukee yliopiston tavoitteiden toteutumista tarjoamalla korkeatasoisia kirjastopalveluja. Se edistää yliopiston tutkimuksellista, kulttuurista ja opetuksellista kilpailukykyä ja toimintaedellytyksiä luomalla kansainvälisesti laadukkaat palvelut ja palveluympäristön. Aalto yliopiston kirjasto on aktiivinen ja haluttu partneri kansainvälisessä tiedekirjastoverkostossa ja alueellisena vaikuttajana. Visio (TKK:n kirjaston nykyinen) Kirjasto on tutkijan työväline, opiskelijan opiskeluympäristö sekä uuden oppimiskulttuurin edistäjä. Kirjasto takaa kansainvälisesti vertailukelpoisen tietoaineiston saatavuuden ja käytettävyyden sekä tarvittavan arkistoinnin. Teknistieteellinen tieto tarjotaan saumattomasti verkossa, asiakkaan työasemalle. Kirjasto ja sen osana TKK:n Opiskelun ja opetuksen tukiyksikkö sekä opintopsykologit yhdessä luovat mahdollisuuksia uuden oppimiskulttuurin syntymiselle Aalto yliopistossa. Aalto yliopistossa on yksi kirjastolaitos, jonka yhtenä kampuskirjastona toimii TKK:n pääkirjasto ja tiedekuntakirjastot yhtenä hallinnollisena ja toiminnallisena kokonaisuutena. 2.2 Strategia Kirjasto noudattaa tulosneuvotteluissa esittelemiään linjauksia korkeakoulun perustehtävien tukemisessa, digitalisoitumisessa, laadussa ja uudistumiskyvyssä, kansainvälistymisessä sekä yhteiskunnallisessa vuorovaikutuksessa.
4 Kansainvälisyys Kirjasto vastaa kansainvälistymisen haasteeseen tarjoamalla tiedotuksen, opetuksen ja palvelut kotimaisten kielten lisäksi kattavasti englannin kielellä. Rekrytointitilanteessa hakijoiden kielitaitoon kiinnitetään erityistä huomiota. Kirjasto palvelee sujuvasti kansainvälisiä asiakkaita (opiskelijat, opettajat ja tutkijat). Kirjasto lisää osaltaan TKK:n houkuttelevuutta ylläpitämällä kansainvälisesti vertailukelpoisia kokoelmia. Kirjasto huolehtii osaltaan TKK:n tutkimustiedon leviämisestä maailmalle. Kirjasto osallistuu aktiivisesti oman alansa kansainvälisten järjestöjen toimintaan. Laatu ja uudistumiskyky Osana Teknillistä korkeakoulua kirjasto rakentaa ja kehittää laadunvarmistusjärjestelmäänsä. Kirjasto kerää jatkuvasti asiakaspalautetta ja kehittää toimintaansa sen pohjalta. Kirjasto osallistuu joka toinen vuosi kansainväliseen LibQual asiakaskyselyyn, mikä mahdollistaa vertailut kirjastoihin eri puolilla maailmaa. Yhteiskunnallinen vuorovaikutus Kirjasto on avoinna kaikille tiedontarvitsijoille. Teknillisen alan keskuskirjastona kirjasto tarjoaa laajat kokoelmansa, myös elektroniset aineistot, kaikkien kiinnostuneiden käyttöön kirjaston tiloissa. Kaukopalvelun avulla pääosa aineistosta on valtakunnallisesti käytettävissä lisenssiehtojen ja tekijänoikeuslain sallimissa puitteissa. Kirjasto on vuorovaikutuksessa ympäröivän yhteiskunnan kanssa perustehtävänsä lisäksi järjestämällä näyttelyjä ja muuta tiloihin sopivaa toimintaa (esim. kunnallis ja eduskuntavaalien ennakkoäänestys). Digitalisoituminen Kirjasto vastaa elektronisen tietoaineiston hankinnasta, käyttöön asettamisesta ja käyttäjätuesta. Kirjasto tukee elektronisten väitöskirjojen julkaisuprosessia ja ylläpitää TKK:n elektronista julkaisuarkistoa. 2.3 Menestystekijät 1. Osaava ja uutta tietoa menestyksellisesti omaksuva henkilökunta
5 Kirjaston hyvää työskentelyilmapiiriä ylläpidetään vireällä tyhy toiminnalla sekä työssä kannustamisella. 2. Pedagoginen osaaminen, kyky hyödyntää sitä opetuksen kehittämisessä ja opettajien tukemisessa, TKK:n tuntemus sekä hyvät verkostot opettajiin. TKK:n Opetuksen ja opiskelun tukiyksikön sekä opintopsykologin liittyminen osaksi kirjaston organisaatiota tuottaa huomattavia synergiaetuja. 3. Kirjaston laajat, laadukkaat ja laajalti käytettävissä olevat kokoelmat Arvioinneilla varmistetaan, että aineistot ovat ajanmukaisia, ajantasaisia ja käyttäjien tarpeisiin sopivia. 4. Kyky nopeasti soveltaa uusia teknologisia ratkaisuja kirjastoympäristössä Osallistumalla edelleen kansainväliseen ja kansalliseen yhteistyöhön kirjasto on mukana luomassa alansa tulevaisuutta. 5. Aktiivinen, tekniikan eturintaman tunteva asiakaskunta Asiakkailta saadaan jatkuvasti virikkeitä kirjaston kehittämiseen. 6. TKK:n sisäinen yhteistyö Kirjaston kannalta sujuva yhteistyö erityisesti atk keskuksen, Innovaatiokeskuksen ja taloushallinnon kanssa on oleellisen tärkeää. Tiedekuntakirjastojen perustaminen parantaa olennaisesti koko TKK:n kirjastolaitoksen kehittämistä. 3. Johtaminen 3.1 Johtamiskäytännöt Kirjasto on rehtorin suorassa alaisuudessa oleva erillislaitos, jolla on oma johtosääntönsä (Liite 1.). Kirjastoa johtaa ylikirjastonhoitaja. Toimintaa ohjaa ja valvoo kolmeksi kalenterivuodeksi kerrallaan asetettava neuvottelukunta, joka kokoontuu vähintään kerran vuodessa. Ylikirjastonhoitajalla on apunaan kirjaston toimistopäälliköistä koostuva johtoryhmä, joka kokoontuu viikoittain. Keväällä ja syksyllä johtoryhmällä on strategiapäivä. Johtoryhmä luo suuntaviivat kirjaston pitkäjänteiselle toiminnalle. Se myös käy läpi ja keskustelee kirjaston arkijohtamiseen liittyvät asiat. Lähiesimiehinä toimivat toimistopäälliköt pitävät viikkopalaverit omissa yksiköissään. Lisäksi joka yksiköllä on vuosittainen kehittämispäivä. Näiden tehtävänä on soveltaa
6 ylikirjastonhoitajan ja johtoryhmän päätöksiä käytännössä sekä toimia keskustelukanavana yksiköiden henkilöstön kesken. Kirjastossa pidetään kuukausikokous, jossa käsitellään ajankohtaisia asioita. Tämä kokous on avoin myös erilliskirjastojen henkilökunnalle. Kokous toimii yhteisenä tiedotus ja keskustelufoorumina. Erilliskirjastoilla on myös omia kokouksia, joissa on pääkirjaston edustaja mukana. Ylikirjastonhoitaja käy kehitys ja UPJ keskustelut lähiesimiesten ja suorassa alaisuudessaan olevien asiantuntijoiden kanssa. Lähiesimiehet käyvät kehitys ja UPJ keskustelut omien alaistensa kanssa. Kehityskeskustelut ovat osa kirjaston toiminnan laadunvarmistusta ja toiminnan kehittämistä. Ylikirjastonhoitaja käy oman kehittämis ja UPJ keskustelunsa TKK:n hallintojohtajan kanssa. Kirjaston toiminnasta kerrotaan vuosikertomuksessa, joka on julkinen http://lib.tkk.fi/fi/tietoa/julkaisut/vuosikertomus/. 3.2 Organisaatio Kirjastossa on neljä toimistoa. Niistä kolme suorittaa kirjaston perinteisiä tehtäviä ja neljäs on vuoden 2008 alusta kirjastoon liitetty Opetuksen ja opiskelun tuki yksikkö. Organisaatiokaavio on seuraava: YLIKIRJASTON HOITAJA KOKOELMA PALVELU TIETOPALVELU JA ATK KIRJASTO PALVELU OPETUKSEN JA OPISKELUN TUKI TOIMISTO PÄÄLLIKKÖ TIIMIN VETÄJÄ, KOULUTUS PÄÄLLIKKÖ HANKINTA TOIMISTO PÄÄLLIKKÖ LUETTELONTI TOIMISTO PÄÄLLIKKÖ TIETOPALVELU JA OPETUS ATK LAITTEET JA JÄRJESTELMÄT ASIAKAS PALVELU (LAINAUS) TOIMISTO PÄÄLLIKKÖ KAUKOPALVELU TOIMISTO PÄÄLLIKKÖ 3.3 Näkemys laadusta
7 Laatutyö tukee korkeatasoisten kirjastopalveluiden tuottamista. Kirjastossa toimitaan avoimesti ja koko henkilökunta sitoutetaan laatutyöhön. Ydin ja tukiprosessit tunnistetaan, dokumentoidaan ja niitä kehitetään. Kirjastossa toimii laatutyöryhmä, jossa on edustus kustakin toimistosta. Laatutavoitteet Kirjasto tarjoaa korkeatasoisia kirjastopalveluja, jotka perustuvat vahvaan asiantuntemukseen ja ammatilliseen osaamiseen. Kirjasto pyrkii tarjoamaan kansainvälisesti vertailukelpoisen tietoaineiston saatavuuden, käytettävyyden ja tarvittavan arkistoinnin. Kirjasto tukee TKK:n julkaisutoimintaa ja huolehtii tutkimustiedon leviämisestä maailmalle. Kirjasto tarjoaa tiedonhaun ja hallinnan opetusta ja pyrkii tukemaan opiskelijaa opiskelun eri vaiheissa. Mittarit ja laadunvarmistus Asiakaspalautetta mitataan joka toinen vuosi järjestettävällä käyttäjäkyselyllä. Kirjaston antaman tiedonhaun opetuksen laatua mitataan kurssikohtaisilla palautekyselyillä. Palautteita käsitellään kirjaston johtoryhmässä ja niiden pohjalta tehdään parannuksia kirjaston palveluun ja toimintaan sekä käynnistetään kehittämishankkeita. Henkilökunnan asiantuntijuuden kehittymistä tarkastellaan kehityskeskusteluiden yhteydessä. Henkilökuntaa kannustetaan osallistumaan kotimaisiin ja kansainvälisiin laatua ja toiminnan arviointia käsitteleviin työryhmiin ja hankkeisiin. Tietoaineiston kattavuutta seurataan mm. vertaamalla kirjaston aikakauslehtitarjontaa alan huippulehtien tarjontaan. Kansallisella tasolla kirjaston toimintaa mitataan Tieteellisten kirjastojen yhteistilaston avulla. 4. Voimavarat 4.1 Henkilöstö Vuonna 2008 kirjastossa oli 57 virkaa ja Opetuksen ja opiskelun tuki yksikössä 11 virkaa. Lähes kaikki ovat vakituisessa työsuhteessa. Tietotekniikan talon ja kirjastosihteeri ja kemian ja materiaalitieteiden kirjaston kirjastoamanuenssi kuuluvat kirjaston henkilökuntaan. Muu erilliskirjastojen henkilökunta kuuluu tiedekuntiin.
8 Uuden palkkausjärjestelmän mukaan kirjaston tehtävät jakaantuvat vaativuustasoille seuraavasti: Tasot 14 9 Tasot 8 6 Tasot 5 3 18 henkilöä 22 henkilöä 17 henkilöä ja Opetuksen ja opiskelun tuen tehtävät jakautuvat seuraavasti: Tasot 14 9 Tasot 8 6 Tasot 5 3 9 henkilöä 2 henkilöä 0 henkilöä Kirjaston henkilöstökulut 2,1 milj. euroa vuonna 2008 olivat kokonaiskuluista noin 40 %. Koulutukseen summasta käytettiin noin 16 900 euroa. Kirjasto kehittää henkilöstöään tavoitteellisesti. Perehdyttämisessä käytetään sekä TKK:n tarjoamaa että kirjaston omaa materiaalia. Henkilöstöä kannustetaan osallistumaan henkilöstökoulutukseen. Kirjasto huolehtii siitä, että esimiehet saavat riittävästi johtamiskoulutusta. Henkilöstön työkykyä ja hyvinvointia edistetään mm. aktiivisella tyhy toiminnalla. Kaikkien työntekijöiden kanssa käydään vuosittain kehityskeskustelut. 4.2 Rahoitus Vuonna 2008 korkeakoulu myönsi toimintamenoihin rahoitusta 4 535 847 euroa. Määrä oli edellisvuoden tasolla. Toimintamenorahan lisäksi kirjasto sai 200 000 euroa, jolla turvattiin elektronisen tietoaineiston jatkuvia hankintoja ja 50 000 euroa uusien tietokoneiden ostoon. Toiminnan tuotot olivat 220 013 euroa. Aineiston hankintaan käytettävästä rahasta noin 90 % käytetään elektronisen aineiston hankintaan. 4.3 Tilat ja laitteet Kirjasto sijaitsee vuonna 1970 valmistuneessa Alvar Aallon suunnittelemassa rakennuksessa. Kokonaispinta ala on 8 942 m². Kirjastossa on kokoelmatiloja, asiakaspalvelutiloja ja henkilökunnan työhuoneita. Asiakkaiden käytössä on 450 lukupaikkaa ja neljä ryhmätyöhuonetta. Asiakastyöasemia on 33 ja lisäksi kirjastossa on langaton verkkoyhteys. Kirjasto odottaa peruskorjausta, jonka toivotaan toteutuvan vuonna 2012. Peruskorjauksen myötä tiloja voidaan kehittää ajanmukaiseksi oppimisympäristöksi. 5. Toiminnan kuvaus
9 5.1 Prosessikuvaukset Kirjaston toimintaa kuvataan prosessikuvauksissa, jotka löytyvät kirjaston intranetistä. Kuvaukset ovat sekä sanallisia että kaavioita. Sanalliseen kuvaukseen kirjasto on muokannut oman mallin yleisistä prosessinkuvausmalleista ja kaavioissa on käytetty MS Visio ohjelmaa. Kirjallisista kuvauksista löytyvät mm. prosesseihin liittyvät vastuut ja valtuudet sekä maininnat toimintaa säätelevistä ohjeista tai määräyksistä. Kirjaston toimintaan vaikuttavat esim. tekijänoikeuslaki ja henkilötietolaki. Ydinprosessit Kirjasto on tunnistanut toiminnassaan neljä ydinprosessia, jotka ovat: Tietoaineiston hallinta Tiedon ja tietoaineiston välittäminen Tiedonhankintataitojen opetus TKK:n julkaisutoiminnan tukeminen. Näihin liittyvät prosessikuvaukset löytyvät kirjaston intranetistä http://lib.tkk.fi/tarmo/index.html. Tukiprosessit Tukiprosesseja tunnistettiin kolme: Hallinto Viestintä Tietotekniikka. Myös näihin liittyvät prosessikuvaukset löytyvät kirjaston intranetistä. Näissä on kuvattu kirjaston osuutta prosessissa ja sen liittymistä koko TKK:n prosessiin. 5.2 Toiminnan arviointi ja kehittäminen Toimintaa arvioidaan asiakaspalautteen lisäksi kevään tulossopimusneuvottelujen yhteydessä, kehityskeskusteluissa ja neuvottelukunnan kokouksissa. Toimintaa kehitetään kirjaston toimistojen kehittämispäivissä ja johtoryhmän strategiapäivissä. Liitteet: 1. Johtosääntö
10 LIITE 1. TEKNILLISEN KORKEAKOULUN KIRJASTON JOHTOSÄÄNTÖ Hallituksen 2.9.1996 hyväksymä: 1 Teknillisessä korkeakoulussa on erillisenä laitoksena toimiva kirjasto, niinkuin Teknillisestä korkeakoulusta annetussa asetuksessa (1420/95) on säädetty. Kirjaston tarkoituksena on Suomen teknillisenä keskuskirjastona tukea ja edistää teknis tieteellistä tutkimusta, opetusta ja opiskelua sekä tyydyttää tekniikan ja sen perustana olevien luonnontieteiden alalla yhteiskunnan ja sen osana elinkeinoelämän kirjasto ja informaatiopalvelutarpeita. Teknillisen korkeakoulun kirjastoon kuuluu pääkirjaston ohella korkeakoulun eri yksiköihin sijoitettuja kirjastoja. 2 Kirjaston tehtävänä on kartuttaa ja hoitaa teknillisiä tieteitä ja niiden perustana olevia luonnontieteitä sekä korkeakoulun muita oppiaineita käsittelevän kirjallisuuden ja muun tietoaineiston kokoelmia asettaa kokoelmansa kaikkien alan tietoa tarvitsevien käyttöön tuottaa ja kehittää kauko ja informaatiopalvelua kaikille alan tietoja tarvitseville huolehtia yhteistyöstä samalla ja läheisillä tieteenaloilla toimivien kirjastojen ja muiden informaatiopalveluyksiköiden kanssa välittää Suomessa tuotettua tekniikan perustana olevien luonnontieteiden ja eri tekniikan alojen informaatiota kansainvälisiin informaatiojärjestelmiin ja välittää vastaavia palveluja ulkomailta suomalaisille käyttäjille opettaa informaatiojärjestelmien käyttöä opiskelijoille ja muille kirjaston käyttäjille sekä valmentaa kirjastotieteen ja informatiikan opiskelijoita hoitaa muut valtioneuvoston tieteellisille keskuskirjastoille antamat tehtävät 3 Kirjaston hallintoa hoitaa ylikirjastonhoitaja kirjaston johtajana. Kirjastolla on lisäksi käyttäjien neuvottelukunta. 4 Neuvottelukunnan muodostavat korkeakoulun rehtorin kolmeksi kalenterivuodeksi kerrallaan nimeämät viisi Teknillisen korkeakoulun edustajaa ja Teknillisen Korkeakoulun Ylioppilaskunnan keskuudestaan
11 valitsema jäsen sekä kaksi korkeakoulun ulkopuolisten käyttäjien edustajaa, jotka rehtori valitsee. Rehtori määrää neuvottelukunnan puheenjohtajan ja neuvottelukunta valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan. 5 Käyttäjien neuvottelukunnan tehtävänä on antaa palautetta kirjaston toiminnasta sekä tehdä esityksiä kirjaston pitkäntähtäimen suuntaviivoista. 6 Neuvottelukunta kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta vähintään kerran vuodessa. Puheenjohtaja on velvollinen kutsumaan johtokunnan koolle myös, jos vähintään kaksi jäsentä sitä ilmoittamansa asian käsittelyä varten kirjallisesti pyytää. 7 Ylikirjastonhoitaja vastaa kirjaston toiminnasta tekee kirjastoa ja sen henkilökuntaa koskevia esityksiä rehtorille sekä korkeakoulun hallintovirastolle päättää kirjaston varojen käytöstä päättää henkilökunnan tehtävistä hoitaa muut kirjaston johtamiseen kuuluvat tehtävät, joista ei muutoin ole määrätty 8 Ylikirjastonhoitajan ollessa esteellinen tai poissa hänen tehtäviään hoitaa ylikirjastonhoitajan tehtävään määräämä kirjaston virkamies. 9 Korkeakoulun eri yksiköissä olevat kirjastot toimivat läheisessä yhteistyössä pääkirjaston kanssa, joka hoitaa kirjallisuuden ja muun tietoaineiston yhteishankinnat. Pääkirjasto vastaa yhteisestä tietojärjestelmästä ja kaiken hankitun aineiston rekisteröinnistä siihen. 10 Tämä johtosääntö tulee voimaan 2.9.1996 ja sillä kumotaan 12.1.1987 hyväksytty johtosääntö.
Opetuksen ja opiskelun tuen toimintasuunnitelma 2010
1 Johdanto... 3 2 Dokumentaatio... 4 3 Toiminnan visio... 5 4 Laadunvarmistusjärjestelmä... 6 4.1 LVJ: vuosisykli... 6 4.2 Toiminnan suunnittelu... 7 4.2.1 Johtamisjärjestelmän kuvaus... 7 4.2.2 Toiminnot ja rahoitus... 7 4.2.3 Toimintojen tavoitteet ja työmäärät... 7 4.2.4 Työmäärät ja henkilöt... 8 4.2.5 Toiminnan vuosikello... 8 4.3 Suunnitellut ja tehdyt kehittämistoimenpiteet... 8 4.3.1 Yleiset ja yhteiset kehittämiskohteet... 8 4.3.2 Toimintojen kehittämiskohteet ja suunnitelmat... 9 4.4 Oman LVJ:n itsearviointi... 9 5 Opetuksen kehittämisen toimintakentän analyysi...11 5.1 Kehittämistyön luonne... 11 5.2 Kehittämistoiminnan tasot... 12 5.3 Kehittämistyön kenttä... 13 5.4 Toiminnan reunaehdot... 14 5.5 Yliopiston tilanne... 14 5.6 Opiskelijoiden haasteet... 15 5.7 Sidosryhmäanalyysi... 16 5.8 Omien vaikutusmahdollisuuksien ja osaamisen analyysi... 16 5.9 Elinkaarianalyysi... 17 6 Toiminnan yleiset tavoitteet mitä?...18 6.1 Opetus- ja opiskelukulttuurin kehittämisen tavoitteet... 18 7 Liitteet...19
1 Johdanto Aalto-yliopiston teknillisen korkeakoulun opetuksen ja opiskelun tuki on yliopiston kehittämisyksikkö, jonka päätehtävänä on parantaa opetuksen laatua ja opiskelun sujuvuutta yliopistossa. Yksikkö on (30.1.2010) osa Aalto-yliopiston Otaniemen kirjastoa, mutta siirtyy mahdollisesti osaksi tutkimuksen ja opetuksen kehittämistoimintoa Aalto-yliopiston organisaation muovautuessa 2010. Yksikön palvelut ovat jo nykyisellään avoinna pääsääntöisesti koko Aallon henkilökunnalle vaikka se on hallinnollisesti osa Aalto-yliopiston teknillistä korkeakoulua. Yksikön resurssit ovat 2010 noin 11 henkilötyövuotta. Yksikön vetäjänä toimii koulutuspäällikkö Riikka Rissanen (riikka.rissanen@tkk.fi, http://opetuki.tkk.fi/)
2 Dokumentaatio Suuri osa toiminnan ohjaukseen liittyvästä dokumentaatiosta on erillisinä tiedostoina. Tiedostoista on otettu näytteet osaksi tätä dokumenttia. Lista liitetiedostoista: Itsearvioinnit (Excel) Yleinen toiminnan itsearviointi (sheet) Toimintojen omat itsearvioinnit (sheet) Toiminnan suunnittelu (Excel) Toimintojen tavoitteet ja työmäärät (sheet) Työmäärät ja henkilöt (sheet) Toiminnan vuosikello (sheet) Laatukäsikirja (Tässä dokumentissa)
3 Toiminnan visio Visiotyöskentely alussa, 2010 tulee tähän lisää tietoa Liittyy läheisesti Aalto-yliopiston käynnistämiseen ja vaatii opetuksen kehittämisen aseman määrittelyn yliopistossa, organisatoorisen aseman ja budjetin määrittelyn.
4 Laadunvarmistusjärjestelmä Tässä on kuvattu Opetuksen ja opiskelun tuen oman toiminnan laadunvarmistusjärjestelmä. Kyse ei ole yliopiston opetuksen vaan yksikön omasta laadunvarmistusjärjestelmästä. Yksikön keskeisenä tehtävänä on opetuksen laadun kehittäminen, joten siinä mielessä hyvä järjestelmä tukee koko yliopiston opetuksen laadun kehittämistä. Järjestelmän kuvauksessa on: 1) Laadunvarmistuksen vuosikello ja liittymä muuhun suunnitteluun 2) Toiminnan tavoitteet 3) Toiminnan itsearviointipohja ja tehdyt itsearvioinnit 4) Itsearvioinneista johdetut kehittämissuunnitelmat 5) Tehdyt kehittämistoimenpiteet 4.1 LVJ: vuosisykli Toiminnan itsearvioinnit ja kehittämissuunnitelmien seuranta tehdään kaksi kertaa vuodessa. Ks. liite toiminnan vuosikello.
4.2 Toiminnan suunnittelu 4.2.1 Johtamisjärjestelmän kuvaus Opetuen asema on muuttumassa merkittävästi 2010 Aallon myötä. Tässä on kuvattu tähän mennessä ollut johtamisjärjestelmä: Opetuen vetäjän rooli on tähän mennessä ollut: - Toiminnan rahoituksesta neuvottelut tulossopimusneuvotteluissa - Toiminnan strateginen ja operatiivinen johtaminen - Tiimin esimiehenä toimiminen - Yhteydenpito ja kontaktit yliopiston sisällä ja sen ulkopuolelle - Yhteistyö yliopiston sisäisten toimijoiden kanssa - Raportointi johdolle toiminnasta Opetuen ohjausryhmän rooli - Hallinnollinen elin kursseihin liittyvissä asioissa - Toiminnan ohjausta tukeva rooli - Sidosryhmien edustajista koostuva ryhmä Opetuksesta vastaavan vararehtorin rooli - Ohjausryhmän puheenjohtaja - Yhteistyökumppani Rehtorin rooli - Rahoituksen päättäjä - Toimeksiantaja yliopiston sisäisissä tehtävissä 4.2.2 Toiminnot ja rahoitus Tiimin toimintojen suunnittelu on osa Yliopiston tulossopimusneuvotteluja. Siinä säädetään yleiset rahoitukselliset raamit vuosi kerrallaan. Ks. Liite Tusopohja kirjallinen kuvaus ja tusopohja excel 4.2.3 Toimintojen tavoitteet ja työmäärät
Tavoitteisiin ja työmääriin on tehty tiimin tulossopimusneuvottelujen pohjalta tarkennettu toimintasuunnitelma, jossa toiminnan osa-alueiden yleiset painotukset (resurssit) on määritelty. Tietojen pohjalta tehdään työmäärien jakaminen tiimin henkilöille (ks. seuraava kohta). Ks. Liite Toimintojen tavoitteet 4.2.4 Työmäärät ja henkilöt Toimintojen työmäärät on jaettu tarkemmin henkilökohtaisessa työsuunnitelmapohjassa tiimin toimijoille. Tätä pohjaa tiimin vetäjä käyttää työresurssien ohjauksessa ja tarkemmassa toiminnan suunnittelussa. Tähän kohtaan haetaan tiedot yleisestä toimintojen tavoitteet ja työmäärät tiedostosta. Ks. Liite työmäärät ja henkilöt 4.2.5 Toiminnan vuosikello Laadunvarmistusjärjestelmää rakennettaessa huomattiin, että toiminnasta puuttui selkeästi auki kuvattu vuosikello, jossa tiimin toiminnan suunnittelulle, arvioinnille ja kehittämiselle on omat ajankohtansa. Samalla kuvattiin tiimin muuhunkin toimintaan liittyviä ajankohtia ja tehtiin tästä työvälien tiimin vetäjälle. Työväline on Excel-muodossa ja elää / kehittyy käytön myötä. Ks. Liite toiminnan vuosikello 4.3 Suunnitellut ja tehdyt kehittämistoimenpiteet Seuraavat toimenpiteet ovat nousseet säännöllisesti tehdystä itsearvioinnista tai muusta toiminnan ohessa tehtävästä arvioinnista. 4.3.1 Yleiset ja yhteiset kehittämiskohteet ALOITUS PVM TOIMENPIDE (Havaittu kehitystarve) STATUS 1/2010 Rekrytoidaan uusi projektisihteeri (työkuormien analyysista noussut) Tehty 1/2010- Vuosikellon laatiminen (uusi työkalu) Kesken? Koulutusten koordinaattorin nimeäminen ja koulutussuunnitteluryhmän muodostaminen (uusi toiminta) Ei aloitettu (2/2010 suunniteltu aloitus)? Projektisuunnitteluryhmän perustaminen (uusi toiminta) Ei aloitettu (2/2010 suunniteltu aloitus)
? Opiskelijapalveluiden ryhmän virallistaminen (on jo osa toimintaa) Ei aloitettu (2/2010 suunniteltu aloitus) 1/2010 Uusien tilojen hankkiminen ja muutto Tehty 2/2010 Visiotyöskentelyn käynnistyminen osana vuosisuunnitelmaa, toimijoiden ajan varaaminen tähän, ulkopuolisten kiinnittäminen mukaan 12/2009 Tavoitteiden määrittely keskeisille toiminnoille ja kerääminen yhteen 12/2009 Suunnitelmat toimijoiden osaamisen kehittämiseen, periaatteet ja vastuu selviksi 12/2009 Toimintasuunnitelman näkyväksi tekeminen; Noussut itsearvioinnista ja Kirjaston auditoinnista: Kirjaston laatukäsikirjassa on kuvattu Opetuki-yksikön toimintaa vain muutamalla lauseella. Yksiköllä on kuitenkin tärkeä tehtävä TKK:n laadunvarmistusjärjestelmässä. Opetuki-yksikön toiminta on kuvattava riittävässä laajuudessa kirjaston laatukäsikirjassa joko siihen sulautettuna tai erillisenä osiona. Kesken Tehty Kesken Tehty 12/2009 LVJ:n kehittäminen Käynnissä (Jatkuva toiminto)? Yliopistotasoisen opetuksen laadunvarmistusjärjestelmän rakentaminen ja kehittäminen. Työ tulee olemaan mahdollisesti osa Aallon opetuksen laadunkehittämiseen suunniteltavaa työtä. Ei aloitettu? Ulkopuolinen toiminnan arviointi (täydentäisi itsearviointia) Ei aloitettu 4.3.2 Toimintojen kehittämiskohteet ja suunnitelmat ALOITUS PVM TOIMENPIDE (Havaittu kehitystarve)? Kehitetään opintopsykologien vastaanottoihin vaikuttavuuden arviointiin mittari (vaikuttavuutta ei nykyisellään erikseen arvioida)? Kehitetään koulutusten ja muiden toimintamuotojen vaikuttavuuden arviointiin malli ja pohjia. Kytketään arviointi elimelliseksi osaksi toimintaa. STATUS Ei aloitettu Ei aloitettu 4.4 Oman LVJ:n itsearviointi Vahvuudet
Nykyisessä arviointimallissamme on mahdollista luoda erilaisia arviointipohjia riippuen mitä toiminnan osaaluetta arvioidaan. Arvioinnin kautta on hyvin saatu näkyväksi mitä kehittämiskohteita on. Näkyväksi tekemisen avulla on helpompi valikoida ja priorisoida kehittämisen kohteita. Vuosikellon käyttö auttaa tekemään toiminnan itsearvioinnista säännöllisen ja toistuvan toiminnon. Arvioinnin kautta löydettiin hyviä kehittämiskohteita eli siinä oli jotakin toimivaa. Heikkoudet Arviointi on tehty tällä kertaa vain itsearviointina, mikä rajoittaa arvioinnin luotettavuutta ja kohteita. Tämä valittiin, jotta arvioinnissa päästäisiin alkuun ja jatkossa arviointia laajennetaan muita ryhmiä kattavaksi valituissa kohteissa. Tästä havainnosta johtuen listalle nostettiin myös ulkopuolisen arvioinnin mahdollinen tekeminen omasta toiminnasta. Toimintokohtaisista tarkasteluista ei noussut esille kovinkaan paljon kehittämisen kohteita ja tämä johtuu osiltaan siitä, että arvioinnissa käytettiin kaikille toiminnoille yhteistä pohjaa. Osaksi se johtuu siitä, että arviointeja ei vielä tehty kuin muutamista toiminnoista. Tulevaisuudessa toimintojen pitää itse kehittää itselleen sopivat kohdistetut itsearviointipohjat, jotta toimintojen erityisluonne tulee huomioitua. Mahdollisuudet Kehittämisen suunnittelu mahdollistaa tiimin toiminnanohjauksen kehittämisen ja suurempien toimintakokonaisuuksien paremman johtamisen. Arvioinnissa käytettyä kehikkoa voisi mahdollisesti hyödyntää myös yksilöiden työn arvioinnissa ja kehittämisessä. Tämän voisi kytkeä kehityskeskusteluihin. Arviointimallia voisi levittää yliopiston sisällä myös muihin yksiköihin. Tulevaisuudessa laadunvarmistuksesta muodostuu luonnollinen osa toimintakulttuuria. Tällöin toimijat itse määrittävät aktiivisesti ko. toimintaan liittyvät tavoitteet, arvioivat niiden saavuttamista ja kehittävät toimintaa. Toiminta dokumentoidaan ja se liittyy muuhun toimintaan. Toiminnan arvioinnista ja kehittämisestä tehdään yhteisöllistä ja yhteistä toimintaa. Uhat Toiminnan kehittäminen vaatii aikaa ja pitkäjänteistä sitoutumista. On mahdollista että toiminnan kehittäminen jää helposti toiminnan jalkoihin. Jo pelkkä arviointien tekeminen vaatii toimijoilta siihen paneutumista ja sen tukemista. Sinänsä LVJ itsessään varmistaa, että kesken jäänyt kehitys huomataan kun arviointia tehdään uudestaan, mutta arvioinnin sykli on varsin pitkä (0,5 v), jolloin kesken jääminen huomataan aika pitkän ajan päästä. Jos tämän kentän toiminnan laajuus kasvaa niin vaarana on, että laadunvarmistuksen rakentaminen osaksi toimintaa tulee työläämmäksi ja haastavammaksi.
5 Opetuksen kehittämisen toimintakentän analyysi Opetuksen kehittäminen on toimintakenttänä noussut yhdeksi opetuksen ja oppimisen laadun kehittäjäksi yliopistossa. Kenttä on luonteeltaan ollut hajanainen (paljon toisistaan irrallaan tapahtuvaa kehittämistä) ja muutoksessa. 5.1 Kehittämistyön luonne Keskitetty kehittämisyksikkö mahdollistaa laadukkaan ja pitkäjänteisen kehittämisen yliopistossa. Alla on perustelut keskitetylle yksikölle, suhteessa hyvän koulutuksen kehittämisen tunnuspiirteisiin. (Gosling 2008, 55): Opetuksellinen osaaminen. Hyvälaatuinen opetus vaatii hyvää opetusosaamista. Opetuksellista osaamista tulee tuottaa henkilökunnalle, koska sitä ei merkittävästi sisälly nykyisiin tekniikan, kaupallisen tai taiteellisen alan perus- tai jatkotutkintoihin (poikkeus: Taik:n taidekasvatuksen opettajaopinnot). Tämän tuottaminen isossa yliopistossa tulisi tehdä keskitetysti. Tällöin koulutuksessa voidaan myös huomioida oman yliopiston erityispiirteet ja liittää koulutukseen paikallista kehittämistä suoraan tukevaa toimintaa. Kontekstin tuntemus. Kehittämisosaamisen syntyminen ja paikallisen organisaation tuntemus vaatii pysyvää ja osaavaa henkilökuntaa, jotta toiminnalla on vaikuttavuutta. Hyvä kehittämistoiminta huomioi kontekstin ja sen lähtökohtana ovat oman yliopiston ja tieteenalojen kulttuuriset erityispiirteet. Joustavuus. Kehittämistoiminnan on pystyttävä reagoimaan muuttuviin olosuhteisiin sekä opettajan ja opiskelijoiden tarpeisiin. Tässä keskitetty ja pysyvästi resursoitu yksikkö voi toimia uusia haasteita vastaanottavana ja kehittävänä tahona. Sisällyttäminen. Koulutuksen kehittämistoiminta koskee koko yliopistoa ja kohdistuu kaikille opetukseen ja opiskeluun liittyville tasoille (opiskelijat, opetushenkilökunta, opetuksen johto). Eri tasojen huomiointi ja yhteistyökuvioiden luominen on aikaa vievä prosessi ja sen keskittäminen kehittämisyksikölle nopeuttaa yliopistossa eri tasojen yhteistyötä vaativien kehittämistoimenpiteiden toteuttamista. Ammattimaisuus. Ammattimainen kehitys arvostaa opetuksesta vastaavien ihmisten osaamista ja pyrkii toimimaan ensisijaisesti kollegiaalisessa ja tasavertaisessa suhteessa heidän kanssaan. Opetuksen kehittäminen on oma ammattikenttänsä jota ei voida suoraan johtaa opetukseen liittyvästä tutkimuksesta tai käytännön opetustyöstä vaan se hyödyntää niitä molempia. Toiminta on analyyttistä, perusteltua, laadukkaaseen tietoon pohjautuvaa ja uutta tietoa ja toimintatapoja luovaa. Kentällä käytetyt menetelmät ja toiminta liittyvät yleisesti organisaation kehittämiseen, jossa näkökulmana on erityisesti opetuksen ja oppimisen kehittäminen. Strategisuus. Kehittämistoiminnalla on suora keskustelu- ja tiedonkulkuyhteys yliopiston johtoon, jonka kanssa myös neuvotellaan kehittämisen lyhyen- ja pitkän aikavälin tavoitteista. Monitasoisuus. Kehittämistä toteutetaan eri tasoilla (bottom-up, top-down), keskitetysti ja paikallisesti tiedekunnissa. Koordinointi vaatii omaa työpanostaan ja on yksi keskitettyjen koulutuksen kehittämisyksiköiden tehtävistä. Näkyvyys. Suorat ja toimivat kommunikointikanavat yliopiston kaikilla tasoilla. Monitasoisen kehittämisen luonteesta johtuen kommunikoinnin hallinta vaatii hyvää osaamista. Resurssit. Tarvitaan riittävä määrä pätevää henkilökuntaa ja vaikuttavuuden näkökulmasta hyvin johdettua työtä. Vaikuttavuus voi monissa kehittämiskohteissa syntyä ja näkyä vasta vuosien kuluttua. Tämä vaatii kehittäjien läsnäoloa pysyvämmin. Keskitetyn yksikön kautta luodaan osaamiskeskittymä, jossa samantyyppistä työtä tekevät osaajat voivat synnyttää laadullisesti parempaa kuin hajautetut itsenäiset kehittäjät. Kenttä vaatii luonteeltaan moniosaamista ja sen kehittäjät voivat tulla monilta eri aloilta. Reflektiivisyys. On sitoutunut myös oman toimintansa jatkuvaan kriittiseen arviointiin. Kehittämisen arviointi on oma osaamisalueensa ja vaaditaan, jotta toimintaa voidaan entistä paremmin suunnata vaikuttaviin kohteisiin.