1(5) Tarjouspyyntö Nurmijärven kunnan tietoliikennepalveluista Nurmijärven kunnan pyytää tarjoustanne toimipisteet yhdistävästä tietoliikenneratkaisusta. Sopimuskausi alkaa 10.10.2014 tai sitten kun sopimus on tehty ja jatkuu kiinteänä 36 kuukautta. Sen jälkeen sopimusta voidaan jatkaa kahdella 1 vuoden optiolla (1 + 1 v), mikäli osapuolet niin sopivat. Optioiden käytöstä päätetään myöhemmin erikseen. 1. Hankinnan kuvaus Hankinnan kuvaus on liitteessä 1. 2. Hankintamenettely, hankinnasta ilmoittaminen ja asiakirjajulkisuus Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä, johon valitaan yksi toimittaja. Hankinnasta on ilmoitettu Hilma - hankintailmoitusjärjestelmässä ja EU:n virallisen lehden TEDtietokannassa sekä Nurmijärven kunnan kotisivuilla Internetissä. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007) ja asetusta julkisista hankinnoista (614/2007). Asiakirjajulkisuuden osalta hankinnassa sovelletaan lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999. Tarjoajan mielestä mahdolliset liikeja ammattisalaisuuksia koskevat tekstit/kohdat pyydetään merkitsemään selvästi eijulkinen - merkinnällä. Hankintamenettely voidaan keskeyttää osittain tai kokonaan, mikäli yksikään tarjous ei vastaa tarjouspyyntöä hankintayksikön edellyttämällä tavalla tai eivät ole vertailukelpoisia tai olosuhteet muuttuvat tarjouskilpailun aikana sellaisiksi että hankintayksikkö ei voi hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia tai muusta todellisesta syystä. 3. Tarjoajalle asetetut vähimmäisvaatimukset Tarjoajan on täytettävä tarjouspyynnön liitteessä 2 todetut tarjoajan kelpoisuutta, rahoituksellista ja taloudellista tilannetta koskevat vaatimukset. Vaatimusten täyttyminen selvitetään tarjoajan toimittamien selvitysten pohjalta. Tarjoaja suljetaan pois tarjouskilpailusta, jos tämä ei toimita vaadittuja todistuksia ja selvityksiä tarjouksen yhteydessä tai jos hankintayksikkö arvioi saadun selvityksen perusteella, että se ei täytä asetettuja vaatimuksia.
2(5) 4. Tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset Tarjous tulee tehdä tarjouksen liitteenä olevilla tarjouslomakkeilla 2-5. Taulukot on täytettävä ja palautettava tarjouksen liitteenä myös cd-levylle tai muistitikulle tallennettuna. Jos paperisessa ja sähköisessä tarjouksessa on ristiriitoja tai muita eroja, sovelletaan sähköisessä muodossa olevaa tarjousta. Lomakkeiden muotoa tai sisältöä ei saa muuttaa. Lisäksi tarjoukseen liitetään vaaditut selvitykset ja todistukset. Tarjous ja sen kaikkien liitteiden on oltava suomenkielisiä. Tarjouspyynnössä vaaditun tiedon, selvityksen tai asiakirjan puuttuminen voi johtaa tarjoajan sulkemiseen pois tarjouskilpailusta. Jättämällä tarjouksen tähän tarjouspyyntöön tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnössä ja sen liitteissä olevissa asiakirjoissa olevat ehdot. Tarjoajaa pyydetään kiinnittämään huomiota siihen, että tarjous on laadittu huolellisesti, realistisesti, tarjouspyynnön mukaisesti ja sen ehdot täyttäen. Tarjoajien syrjimättömän kohtelun vaarantavat tulkinnanvaraiset, puutteelliset ja epäselvät tarjoukset suljetaan pois tarjouskilpailusta. 5. Hinnat Hinnat tulee ilmoittaa verottomina kokonaishintoina tarjouslomakkeissa edellytetyllä tavalla. Hinnat ovat kiinteät 36 kuukautta sopimuksen voimaantulosta. Sen jälkeen hintaa voidaan yksilöidystä, perustellusta ja todellisesta hyväksyttävissä olevasta palveluntuottamisen kustannuksiin vaikuttavasta syystä tarkistaa kerran kalenterivuodessa sopimuskauden aikana. Tarkistettu hinta on voimassa seuraavan 12 kuukautta. Hintojen laskiessa riittää palveluntuottajan ilmoitus. Hinnan muutosaikeista käynnistetään hinnantarkistusneuvottelut. Mahdollisista hinnanmuutosaikeista on ilmoitettava hankintapalvelukeskukselle (Nurmijärven kunnan kirjaamo) viimeistään kolme (3) kuukautta ennen aiotun hintamuutoksen voimaantuloa. Mahdollisella optiokaudella hinnat määräytyvät edellisen sopimusvuoden hintojen mukaisesti, jollei hinta muutu kunnan tai palveluntuottajan toimesta käynnistettyjen hinnantarkistusneuvotteluiden johdosta. 6. Laskutusperiaatteet, maksuehto ja viivästyskorko Palveluja koskevat maksut suoritetaan maksuehdon mukaisesti laskutuksen pohjalta jälkikäteen kuukausittain. Laskua koskevat huomautukset tehdään 14 vrk:n kuluessa siitä, kun osapuoli sai tietoonsa laskun perusteet. Maksuehto on vähintään 30 pv netto laskun saapumisesta. Laskutuslisiä yms. lisämaksuja ei hyväksytä. Viivästyskorko voi olla enintään korkolain mukainen. Laskutuksessa käytetään sähköistä verkkolaskutusta. Laskut toimitetaan annettujen ohjeiden mukaan.
3(5) 7. Tarjousten käsittelyvaiheet Myöhästynyttä, määräajan jälkeen saapunutta tarjousta ei oteta käsittelyyn. Määräaikana saapuneet tarjoukset avataan tarjousten avaustilaisuudessa, joka ei ole julkinen. Tarjousten käsittelyn vaiheet ovat seuraavat: 1. Tarjousten avaaminen 2. Tarjoajan kelpoisuuden arviointi 3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 4. Tarjouspyynnön mukaisten tarjousten vertailu 5. Hankintapäätöksen tekeminen ja päätöksen tiedoksianto 6. Hankintasopimuksen tekeminen. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. 8. Hankinnan ratkaisuperuste, tarjousten vertailu ja palveluntuottajan valinta Tarjouskilpailu ratkaistaan annettujen tarjousten perusteella. Hankinnan ratkaisuperuste on halvin kokonaishinta. Tarjoajien vertailuhintana käytetään kaikkien toimipisteiden (Liite 5 Tarjouslomake) yhteenlaskettua kokonaiskustannusta 36 kuukauden ajalta sisältäen perustamiskustannukset ja yhteyden kuukausihinnat. Kokonaishinnaltaan halvin tarjouspyynnön vaatimukset täyttävä tarjous voittaa. 9. Hankintapäätökset, -sopimukset ja sopimuksen syntyminen tekee hankinnasta kirjallisen hankintapäätöksen. Hankintapäätös perustuu tällä tarjouspyynnöllä saatujen tarjousten vertailuun ja sen antamiin lopputuloksiin. Valitun tarjoajan kanssa tehdään kirjallinen sopimus, joka tulee voimaan, kun sopimus allekirjoitetaan. Sopimus allekirjoitetaan vasta, kun hankintapäätös on tullut lainvoimaiseksi. Tarjous on tarjoajaa sitova tarjouksen voimassaoloajan loppuun saakka, mutta kunnan puolelta sopimuksen sitovuus syntyy vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimusasiakirjat. Valitun tarjoajan tulee allekirjoittaa sopimus viivytyksittä ja viimeistään 14 päivän kuluessa siitä kun sopimusasiakirjat on toimitettu sopimuskumppanille. 10. Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset Osatarjouksia ja vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Tavalla tai toisella ehdollinen tarjous on tarjouspyynnön vastainen ja johtaa tarjoaja poissulkemiseen tarjouskilpailusta. 11. Sopimuksen tekeminen Sopimuksen soveltamisessa noudatetaan asiakirjojen pätevyysjärjestyksen osalta seuraavaa toisiaan täydentävää tulkintajärjestystä: 1. Sopimus 2. Tarjouspyyntö liitteineen 3. Hankintapäätös
4(5) 4. Julkisen hallinnon IT hankintojen sopimusehdot (JIT 2007 Palvelut) soveltuvin osin 5. Palveluntuottajaksi valitun tarjoajan tarjous liitteineen 12. Hankinnan muut ehdot pidättää oikeuden perustellusta syystä hylätä kaikki tehdyt tarjoukset. 13. Tarjouksen tekemisestä aiheutuvat kulut Tarjoajalle ei suoriteta korvausta tarjouksen tekemisestä. 14. Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen tulee olla sitovasti voimassa vähintään 31.12.2014 saakka. 15. Yhteydenpito ja tarjouspyyntöön liittyvien lisätietojen saaminen Tarjouspyyntöön ja sen sisältöön liittyviä lisätietoja annetaan ainoastaan kirjallisesti. Kilpailutukseen ja tarjouspyyntöön liittyvät suomenkieliset kysymykset ja tietopyynnöt tulee toimittaa 2.5.2014 klo 16.00 mennessä sähköpostilla osoitteeseen: hankintapalvelukeskus(at)nurmijarvi.fi Kaikkiin tehtyihin kysymyksiin ja tietopyyntöihin vastataan ja vastaukset julkaistaan Nurmijärven kunnan kotisivuilla viimeistään 12.5.2014 osoitteessa: http://www.nurmijarvi.fi/kuntatieto_ja_paatoksenteko/ilmoitustaulu/tarjouspyynnot Tarjoajia pyydetään seuraamaan Nurmijärven kunnan kotisivuja tarjousten jättöpäivään saakka, jotta saavat tietoonsa kysymysten, lisätietopyyntöjen ja vastausten tuottamat mahdolliset täsmennykset ja lisätiedot. 16. Tarjouksen jättäminen Tarjous liitteineen tulee toimittaa tarjouspyynnön edellyttämässä muodossa (kirjallinen ja sähköinen) suljetussa kuoressa 26.5.2014 klo 15.30 mennessä. Kuoreen tarjoustunnus: Tietoliikennepalvelut Postiosoite: /
5(5) PL 37 01901 Nurmijärvi Käyntiosoite: / hankintapalvelut Keskustie 2 B 01900 Nurmijärvi 17. Tarjoajan sähköpostiosoite Hankintapäätös annetaan tarjoajille tiedoksi sähköisellä tiedoksiannolla sähköpostitse. Tarjouksessaan tarjoajan tulee ilmoittaa sähköpostiosoite, jonne hankintapäätös lähetetään. Sähköpostin häiriötön toiminta ja saapuvien viestien seuranta on tarjoajan vastuulla. 18. Tarjouspyyntöasiakirjamateriaali Tarjouspyyntöasiakirjamateriaali koostuu seuraavista asiakirjoista ja liitteistä: Tarjouspyyntö Liite 1 Hankinnan kuvaus Liite 2 Ehdot ja kelpoisuus Liite 3 Ehdottomat vaatimukset Liite 4 Referenssit Liite 5 Tarjouslomake (sisältää toimipisteluettelon) Liite 6 Sopimusluonnos Kari Ylitie hankintajohtaja /