Lean kehittäminen terveydenhuollossa Johtajaylilääkäri Markku Mäkijärvi
Lean = filosofia! Sarja käsitteitä, periaatteita ja työkaluja, joiden avulla asiakkaalle tuotetaan eniten lisäarvoa vähimmillä resursseilla hyödyntäen täysin ammattilaisten osaamista Toyotan periaatteet: 1. Jatkuva kehittäminen 2. Ihmisten kunnioittaminen
Lean strategia
Perinteinen vai LEAN johtaminen Funktiot / hierarkia Virhe seuraukset Tulos Ennusta kysyntä Laatua tarkastamalla Organisaation osatavoitteet Muutoksia voi ostaa palveluna Tekijät vs kehittäjät Asiakkaat / lisäarvo Virhe mahdollisuus Prosessi Reagoi kysyntään Laatua ennakoimalla ja tekemällä Kaikille yhtenäiset tavoitteet Muutokset pitää tehdä Tekijät = kehittäjät
Arvovirtakartoitus Lisäarvo Välttämätön hukka Vältettävä hukka Hukka tunnistetaan asiakkaan silmälasit päässä Hukka ei henkilöidy se on meidän kaikkien yhteisesti luoma nykytila Hukkaa voidaan vähentää vain yhdessä
7 Palvelutuotannon Hukkaa Viive Odotus/jonot, vastausviive Asiakkaan aika ei ole ilmaista Toisto Saman datan syöttäminen uudelleen Vastaukset turhiin kysymyksiin Tarpeeton liike / kuljetus Epäselvä kommunikaatio Varastotasojen virheet liian vähän tarvikkeita työpisteessä liikaa potilaita/suoritteita odottamassa seuraavaa työvaihetta Potentiaalisten asiakkaiden menetykset viivästynyt diagnoosi / hoito -> komplikaatio Palveluvirheet väärät/virheelliset suoritteet
Lean -kehityksen askeleet Esityöt 1. Määrittele tuottamasi lisäarvo 2. Määrittele arvoketju ja työnkulku - vaiheet - kunkin vaiheen lisäarvo 3. Tunnista - kysyntä ja sen vaihtelut - vaiheiden työajat ja läpimenoajat - käytettävissä olevat resurssit - vaiheiden laatutaso 4. Kirjaa kehitysideat ja ongelmat - kuvaus - priorisointi - vastuu 1.40 1.20 1.00 0.80 0.60 0.40 0.20 0.00 Päivystys UÄ-toimenpide lähetemäärät ja viive lähetteestä käyntiin kellon ajan suhteen, arkipäivä 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 Toimenpide kello Keskiarvo / LÄH -> KÄY [h] 90.0 80.0 70.0 60.0 50.0 40.0 30.0 20.0 10.0-1:15 1:00 0:45 0:30 0:15 0:00 TT-tutkimushuoneen käyttö 0:16 0:10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1011121314151617 Huone vapaana Tutkimuiksen kesto Tutkimusajan ka. 90%-piste Kehityskohteiden määrittely 1. Jatkuva virtaus (1 kpl virtaus) 2. Hukan eliminointi (varasto = hukka) 3. Yhtenevät menettelyt (standardityö) 4. Pyri täydellisyyteen (jatkuva parantaminen) Ylläpito 1. Rakenna mittarit 2. Säännönmukainen seuranta 3. Jatkuva parantaminen
Hukan poisto Kaizen Jatkuva virtaus Poka-Yoke KanBan 5 S
Kaizen = jatkuva kehittäminen Traditional company Toyota + Lean
Gemba
5 S: toimenpidehuone
KanBan: polin varastohuone
Poka Yoke
Case Jorvin yhteispäivystys
Nykytilan kuvaus Nykytila Sihteeri Pyytää potilaalta KELA-kortin Sairaanhoitaja Henkilötietojen tarkistus -osoite -puhelin numero -lähiomainen Tulostetaan lähete Korjaa henkilötiedot Lähetteen käsittely -hyväksyminen: erikoisalan lääkäri -liitä hoitokokonaisuuteen -lähetteen tulostaminen -lähetteen sulkeminen Potilaan haastattelu -tulosyy -milloin on alkanut -nykytila -Triageluokitus Kirjaukset -Triage-luokka -tulosyy -maksuluokka -mistä tullut (yksityinen, tk, lähete, kotoa) -ICPC ICPC-koodi Tiedonsiirtolupa -kysyy luvan -luvan tulostus -allekirjoitus -arkistointi Info-kirje potilaalle Potilaskansion tilaus (ESH:n potilaille (Erica) Potilaan ohjaus (tarvittaessa) -saattaa potilaan -raportoi hoitoryhmään Jatkuva virtaus Nykytila vaihtoehto huonokuntoiselle potilaalle Sihteeri Korjaa henkilötiedot Henkilötietojen tarkistus Lähetteen käsittely -osoite Pyytää potilaalta -hyväksyminen: erikoisalan lääkäri -puhelin numero KELA-kortin -liitä hoitokokonaisuuteen -lähiomainen -lähetteen tulostaminen Tulostetaan lähete -lähetteen sulkeminen Kirjaukset -Triage-luokka -tulosyy -maksuluokka -mistä tullut (yksityinen, tk, lähete, kotoa) -ICPC Tiedonsiirtolupa -kysyy luvan -luvan tulostus -allekirjoitus -arkistointi Info-kirje potilaalle Potilaskansion tilaus (ESH:n potilaille (Erica) (one-piece flow) Sairaanhoitaja Potilaan haastattelu -tulosyy -milloin on alkanut -nykytila -Triageluokitus ICPC-koodi Potilaan ohjaus (tarvittaessa) -saattaa potilaan -raportoi hoitoryhmään 3 Tavoitetilan kuvaus Uusi Sihteeri Sairaanhoitaja Henkilötietojen tarkistus -osoite -puhelinnumero -lähiomainen Tarrojen tulostus Hoitosuunnitelma KELA-kortti Tiedonsiirtolupa -kysyy luvan -luvan tulostus -allekirjoitus -arkistointi Lähetteen käsittely -hyväksyminen: erikoisalan lääkäri -liitä hoitokokonaisuuteen -lähetteen tulostaminen -lähetteen sulkeminen Kirjaukset -Triage-luokka -tulosyy -ICPC -maksuluokka -mistä tullut (yksityinen, tk, lähete, kotoa) Potilaskansion tilaus (Erica) Papereiden toimitus Pyytää potilaalta KELA-kortin Lukee lähetteen (Oberon) Potilaan haastattelu -tulosyy -milloin on alkanut -nykytila -Triageluokitus -ICPC-koodi Potilaan ohjaus (tarvittaessa) -saattaa potilaan -raportoi hoitoryhmään Hoitosuunnitelman kirjaus 4
Pilot vaiheen tulokset Odotusaika ennen hoitajan ensiarviota 6.2.2012 7.3.2012 95% potilaista h:min 10:29 alle 10 min Havainnoista osa puuttuu Kuitenkin edustava joukko Vertailu 6.2 à 7.3.2012 -Odotusaikojen keskiarvo 10:29 à 1:35 min -85% -Pisin odotusaika 30 à 5:13 min -83% Tulokset uuden toimintatavan käyttöönoton jälkeen. 5 Potilan hoidon ensiarvioon alle 10 min 70% à >95% 6
KFI Meilahti PET-tutkimusten havainnot Kaizen Arvovirta
Jidoka Tekstiviesti-ilmoitus tulevasta tutkimuksesta ONGELMA: Tutkimusaikoja jää käyttämättä koska potilas ei saavu tutkimuksiin RATKAISU: Lähetetään muistutusviesti 2 vuorokautta ennen tutkimusta Viestin suunnittelu / Henna Toteutettu 8.4.2013 alkaen. Viestissä tutkimuksen kellon aika, muistutus esivalmistelusta ja puhelinnumero tiedusteluja varten. Työtä noin 4 min / päivä / TOTEUTETTU, tämän jälkeen ei perutettu väärän valmistelun takia tai potilas ei ole jäänyt tulematta tutkimukseen Qpatista haku Ei tullut PETtutkimus / Inkeri No show
Tutkimusmäärät, toteuma ja ajanvarauspohja Toteuma Suoritteet lkm 2012-07 2012-08 2012-09 2012-10 2012-11 2012-12 2013-01 2013-02 2013-03 2013-04 Yhteensä LD20171 Koko kehon aineenvaihdunnan laaja PET-TT (JN4JR) 82 93 89 91 106 70 110 107 107 2 857 82 % LD20419 Aivojen aineenvaihdunnan PET-TT (AA5DR) 7 9 14 13 9 6 7 4 6 0 75 7 % LD20420 Sydänlihaksen aineenvaihdunnan laaja PET-TT (FM1JR) 1 0 0 1 0 2 1 0 0 0 5 0 % LD20971 Somatostatiinireseptoreiden PET-TT (JN5ER) 0 14 10 10 12 11 7 5 7 0 76 7 % LD20996 Eturauhasen aineenvaihdunnan PET-TT (KE1DR) 3 4 2 5 5 2 7 4 5 0 37 4 % LD20997 Luuston aineenvaihdunnan PET-TT (NK6DR) 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 1 0 % Isotooppilääketiede, PET-tutkimukset 93 120 116 120 132 91 132 120 125 2 1 051 Ajanvaraukset ja vapaat tutkimusajat 20.5 5.8.2013 Varatut Vapaat aivo-petme 3 3 % 50 Aamun ensimmäiset, joten käyttämättömiä jää gyn-petme 0 0 % 31 13 % Uusi aika, kol-petme 10 11 % 14 6 % Synteesi onnistuu, tarjonnan lisääminen myöhemmin mispetme 60 69 % 132 56 % som-petme 9 10 % 22 9 % sydän-petme 5 6 % 31 13 % Uusi aika, Tutkimusajat Tutkimus Injektiosta tutkimukseen Tutkimuksen kesto Standard Odotusaika seuraavaan tutkimukseen LD20171 Koko kehon aineenvaihdunnan laaja PET-TT (JN4JR) 60 min 30 min - - LD20419 Aivojen aineenvaihdunnan PET-TT (AA5DR) 30 min 30 min - - Seuraava tutkimus Takt LD20420 Sydänlihaksen aineenvaihdunnan laaja PET-TT (FM1JR) 60 min 30 min 1,5 h 30 min LD20971 Somatostatiinireseptoreiden PET-TT (JN5ER) 60 min 30 min - - LD20996 Eturauhasen aineenvaihdunnan PET-TT (KE1DR) 60 min 15 min 1 h 30 min LD20997 Luuston aineenvaihdunnan PET-TT (NK6DR) 60 min 30 min - -
varattu vapaa Focus on Process => Results!
Kaizen HUS-Kuvantamisen ja HUS- LABn yhteistyönä tehtävänä tilaprojektina saavutetaan tehokkaampi tilojen käyttö, sekä paremmin tarkoitukseen soveltuvat tilat. Tilojen käytön optimointi Varasto Arkisto ENMG ENMG ENMG ENMG Hoitajat Lääkärit ja fyysikot QST/Tuntokynnys + Unirekisteröinti MSLT/EEG Unirekisteröinti EEG Sihteeri Taukohuone, RTG + LAB 5S Uudelleen järjestellyissä tiloissa hoitajien ja lääkäreiden työpisteet saadaan toimivimmiksi, jonka ansiosta yhteistyötä voidaan parantaa ja toimintaa sujuvoittaa. = Helsingin kaupungille luovutettavat tilat = HUS-Kuvantamisen tilat = HUS-LABilta HUS-Kuvantamiselle siirtyvät tilat = HUS-Kuvantamiselta HUS-LABille siirtyvät tilat = HUS-LAB:n tilat HUS-Kuvantaminen HUS-LAB HUS yhteensä Tilasäästö 96 m2 30 101 /vuosi 64 m2 16 932 /vuosi 150 m2 47 033 /vuosi Vaikutus KNF:n kuluihin -0,5 %
S3 kotiutus ennen klo 13 = stretched target (-500%) 15 jälkeen Ennen 13 15 jälkeen Ennen 13
3 vk aikaisemmin Lähete = Kan-Ban (= pull system)
Ovatko Lean muutokset pysyviä? 0 v 1 v 3 v 90% 60% Läpimenoaika ppkl:lla 5.S = sustain Karolinska 2012
LEAN organisaatio 4 periaatetta takt (työskentely tahdissa) yksi kerrallaan (one-piece flow) standardi työ (vakiot toimintamallit, työkalut jne) asiakas vetovastuussa (pull system) johtaja hands-on, out-front, in the gemba LEAN on strategia (johtamisfilosofia) vaatii johtajien sitoutumisen vaatii kulttuurin muutoksen arvovirta -> kaizen -> prosessiorganisaatio Art Byrne, Lean turnaround, 2013
HUSin Lean hankkeet -2013 alue jatkuva käynnissä käynnistymässä HUSLab 5 2 2 HUSkuvantamine n 9 3 2 Kliiniset yksiköt 3 5 2 lääkintätekniikka 2 yhteensä 17 10 6 yht. 33
Lean menetelmän hyödyntäminen HUS:ssa Viisi tärkeintä kehittämiskohdetta, joissa voidaan hyödyntää Lean- menetelmää (n=59)
Lean- menetelmän hyödyntäminen omassa työympäristössä (n=96)
Edellytykset valmentajat osaavat leanin kykenevät luomaan positiivisen ilmapiirin (jotta ihmiset uskaltavat löytää toiminnastaan parannettavaa) Johto on aidosti sitoutunut koulutettu leaniin näkyy gembassa laajamittainen leankoulutus 25 valmentajaa johdon koulutus koko HUSn info
HUS Lean 2014 - viestintä 3-portainen koulutus: johtajat, henkilöstö, valmentajat Lean toimisto parhaat hankkeet toteutukseen tulosten mittarointi tulospalkkio 2014 Hihat ylös ja pilkettä silmäkulmaan ja välillä rock n rollia!
Lean Suomen terveydenhuollossa aloitus 2007-8 kymmeniä erilaisia projekteja Tampere, Turku, Rovaniemi, Vaasa, Lappeenranta, HUS... tarvitaan koulutusta yhtenäinen tapa? Suomen Lean yhdistys
Jeffrey Liker: It is easier to act your way to a new way of thinking...