Kehystävät aineistot: miten näen a) yksilö-, ryhmä- ja organisaatiotekijät ja b) viestinnän Leif Åberg: Johtajuus- ja asiantuntijaviestinnän erikoiskurssi syyslukukausi 2009 Miksi tämä kehystävä aineisto? opiskelijat tulevat kahdesta suunnasta: johtamisen sivuaineopiskelijoita ja viestinnän pääaineopiskelijoilta kehystämisen kautta pääsemme nopeammin samalle viivalle tätä aineistoa ei käydä tarkoin luennolla lävitse, paitsi jos haluatte nostaa tietyn teeman esille siis: lue ymmärtävästi ja merkitse marginaaliin kysymysmerkkejä, jos asia ei aukene! 1
Yksilödynaamisia tekijöitä yksilön toimintaan vaikuttavia tekijöitä, mm arvot asenteet mielipiteet näkyvä ja piiloinen tieto äly, viisaus, luovuus ja tunneäly vietit, tarpeet ja motiivit sitoutuminen käyttäytyminen Superpallomalli hinku mielipiteet käyttäytyminen Arvot asenne tiedot asenne asenne tiedot asenne tiedot 2
Arvot pysyviä uskomuksia tiettyjen tavoitteiden tai käyttäytymisen paremmuuteen ohjaavat ja suuntaavat kaikkea käyttäytymistä esimerkkejä: uskonnollisuus, materialismi, isänmaallisuus, kansainvälisyys, poliittinen perusvire Arvot, jatkuu arvot muuttuvat hyvin hitaasti puolustusmekanismimme osa: tukeudumme oudoissa tilanteissa arvoihin muuttaminen erittäin hankalaa: tarvitaan voimakas mullistus, ennen kuin arvojärjestyksemme muuttuu 3
Asenteet asenne on johdonmukaisena ilmi tuleva suhtautumistapa johonkin ympäristön kohteeseen tieto-, tunne- ja käyttäytymiskomponentit Mielipiteet jollain lailla ilmi tuleva kannanotto: puhuttuna, kirjoitettuna, elein tai ilmein omat arvot ja asenteet, tilanne, osapuolet ja käsiteltävä asia vaikuttavat mielipiteen pysyvyyteen 4
Tiedot tieto on hyvin perusteltu tosi uskomus (=näkyvä tieto) piiloinen (tai hiljainen) tieto: kokemuksen pohjalta syntyvää henkilökohtaista, implisiittistä tietoa kuten elämänkokemukset, kyky suhteuttaa asioita, aikaisemmasta kokemuksesta oppiminen, intuitio tai naisen vaisto Älykkyys, viisaus, luovuus ja tunneäly Älykkyys ihmisen kyky suoriutua henkisesti vaativista tehtävistä kyky käyttäytyä tarkoituksenmukaisella tavalla uudessa tilanteessa eli kyky ymmärtää ympärillään olevaa maailmaa ja vastata sen haasteisiin. Älykkyyteen sisältyy siten päättelykyky eli kyky tehdä annetuista edellytyksistä oikeita johtopäätöksiä kyky ratkaista erilaisia ongelmia oppimiskyky On erilaista älykkyyttä (Roberg Sternberg): Analyyttinen älykkyys: kyky hankkia, vertailla ja arvioida tietoa Luova älykkyys: kyky yhdistellä uudenlaisella tavalla olemassa olevia tietoja tai kyky löytää tuoreita ratkaisuja ongelmiin Käytännöllinen älykkyys: arkielämän tilanteista selviytymistä, sosiaalisten taitojen käyttöä ja kykyä soveltaa tietojaan käytännön elämän ongelmiin menestyksekkäästi 5
Viisaus kyky tehdä sellaisia päätöksiä ja tekoja, jotka pitkällä aikavälillä tuottavat "yleisesti hyvän" lopputuloksen sisältää myös iän mukanaan tuomaa elämän kokemusta on ikäisekseen viisas Viisaus on siis enemmän kuin äly: viisas ei edes mene sinne, mistä älykäs selviäisi. Viisaus voidaan nähdä tietoteoreettisesti eräänä tiedon korkeana tasona. Alempia tiedon tasoja: data eli tiedon eroista muodostuva perusyksikkö informaatio eli mahdollinen tieto sekä informaatioista muodostuva tieto joka on siis tutkittua, sisäistettyä tietoa tai hyvin perusteltu tosi uskomus tietämys, jossa informaatiota merkityksellistetään ja tulkitaan tietämyksistä muodostuva ymmärrys ja ymmärryksistä muodostuva viisaus Luovuus ihmisen kyky tuottaa uutta ja ennalta aavistamatonta (Matti Bergström) vanhojen asioiden yhdistämistä uudella tavalla Tunneäly Daniel Goleman: "Emotional Intelligence" (Bantam Books, 1995, suom "Tunneäly. Lahjakkuuden koko kuva, Otava, 1997) Viisi tunneälyn ulottuvuutta: Omien tunteiden tiedostaminen Omien tunteiden hallinta Omat tunteet itsensä motivoinnissa Muiden ihmisten tunteiden tunnistaminen Ihmissuhdetaidot 6
Omien tunteiden tiedostaminen kyky tarkkailla tunteitaan Omien tunteiden hallitseminen perustuu omien tunteiden tunnistamiseen auttaa yksilöä välttämään tunneperäistä ylireagointia ja primitiivireaktioita tunnekuohun, "tunnekaappauksen" vallassa ei kyetä tekemään järkeviä päätöksiä henkilö osaa nopeasti ravistaa mielestään huolestuneisuuden, synkkyyden ja ärtyisyyden Tunteiden valjastaminen itsensä motivointiin vaikeissakin olosuhteissa tuottaa tuloksellista, luovaa toimintaa Muiden ihmisten tunteiden tunnistaminen empaattiset johtajat kykenevät herkästi päättelemään, mitä muut haluavat, ja ottavat tämän huomioon johtamisessaan 7
Ihmissuhdetaidot merkitsevät myös kykyä muiden ihmisten tunteiden hallitsemiseeen Tärkeä ominaisuus alaisia motivoitaessa Vietit, tarpeet ja motiivit Vietit toimivat täysin tiedostamattomalla alueella. Lähinnä primitiivisiä viettejä sisältävä viettipohja on alitajuisella Sen (Id) alueella. Viettipohja toimii mielihyväperiaatteella. (Freud) Vietti on yksilön myötäsyntyinen tai luontainen psykofyysinen taipumus havaita tietynlaisia kohteita ja kokea tällöin erityislaatuista emotionaalista kiihotusta sekä toimia määrätyllä tavalla näiden kohteiden suhteen tai ainakin tuntea vetoa tällaiseen toimintaan (William McDougall) Tarve fyysiseen tai sosiaaliseen ympäristöön tai itsensä kehittymiseen liittyvä puutostila, jota pyrimme tyydyttämään Maslowin tarveteoria: ihmisen tarpeet ovat ryhmittyneet hierarkkisesti. Pyrimme ensin tyydyttämään perustavanlaatuiset biologiset tarpeemme: fyysiset ja turvallisuuden tarpeet. Kun perustarpeet on tyydytetty, pyrimme tyydyttämään korkeampia sosiaalisia ja henkisiä tarpeitamme. Sosiaalisia tarpeita ovat yhteenkuuluvuuden ja arvonannon tarpeet. Itsensä toteuttamisen tarpeita pidetään korkeimpina, henkisinä tarpeina. 8
Motiivi, hinku vaikutin, jokin seikka joka saa minut pyrkimään tiettyihin päämääriin. Olen motivoitunut silloin, kun jokin vaikutin saa minut toimimaan. motiivi voi olla aineellinen tai aineeton sekä palkkion saanti että rankaisun pelko motivoivat motiivit ovat usein piileviä ei ole yhtä universaalista motivaattoria tyydytetty tarve ei motivoi Motivointi on pyrkimys toisen käyttäytymisen muuttamiseen vetoamalla seikkoihin, joiden arvellaan olevan hänen vaikuttimiaan Sitoutuminen henkilö hyväksyy tavoitteen tai tehtävän ja antaa panoksensa sen saavuttamiseen sitoutuminen on henkilön kokema tunne siitä, että hän tekee tärkeää työtä sisäistää tavoitteet haluaa antaa panoksensa tavoitteiden saavuttamiseksi sitouttamisella pyritään saamaan aikaan sitoutumista hieman hankala käsite: toinen osapuoli voi kokea olevansa manipulaation kohde 9
Käyttäytyminen vaistomainen tai tahallinen ulkoinen esiintymistapa osa hyvinkin muuttuvaa ja tilannesidonnaista osa hyvinkin jäykkää: tavat ja tottumukset Ryhmänäkökulma: ryhmädynamiikkaa ryhmän kehitysvaihe ryhmänormit ja ryhmäroolit ryhmähenki ryhmän synergia 10
Ryhmän kehitysvaiheet uusi ryhmä toimintamuotojen selkiytyminen vakautuminen klikkiytyminen onnellinen perhe kriisivaihe hajoaminen tai joustava, tehokas ryhmä Ryhmänormit epävirallisia, käyttäytymistä sääteleviä ja rajoittavia normeja syntyvät pienryhmissä esimerkiksi normi työtahdista tai ryhmän sisäinen nokkimisjärjestys normiin liittyy rangaistus tai palkkio uudessa ryhmässä normit syntyvät testauksen ja kokeilun kautta toiminnan alussa vanhat jäsenet ovat tärkeitä normin siirtäjiä: "näin meillä on totuttu tekemään". 11
Normien merkitys yksilölle luovat tiettyä turvallisuuden tunnetta: tiedän, mitä minulta odotetaan normit myös kahlitsevat ja rajoittavat yksilön vapautta: turhaumia ja aggressioita ryhmälle normit ovat valvonnan väline lisäävät ennustettavuutta toimintaa turvataan, vaikka valvonta ei olisi konkreettista Ryhmäroolit tiimisssä (Meredith Belbin) Keksijä Tiedustelija Kokooja Takoja Arvioija Diplomaatti Tekijä Viimeistelijä Asiantuntija teoksessa Tiimien johtaminen (1981) 12
Keksijä luova, mielikuvituksellinen ja omaperäinen keksii ratkaisuja vaikeisiin ongelmiin löytää uusia tapoja tehdä asioita mielellään pohtii yksikseen, annettava tilaa saattaa unohtaa käytännön tosiseikat joka ongelmaan on ratkaisu ei saa häiritä, nero työssä Tiedustelija (Resource investigator) ulospäinsuuntautunut, innostuva ja utelias luo kontakteja, etsii mahdollisuuksia pitää ryhmän ajan tasalla tulee toimeen erilaisten ihmisten kanssa mielenkiinto voi herpaantua helposti ei kannata keksiä pyörää uudelleen tämä on uusinta uutta, sovellammeko? Kokooja (Co-ordinator) tavoitteellinen, ennakkoluuloton, tasainen etsii jäsenten vahvuuksia, jakaa töitä kykenee saamaan voimavarat esiin jämäkkä saattaa olla haluton tekemään itse jaetaanpa tehtävät kunkin kykyjen mukaan onko kenelläkään mitään lisättävää? Takoja (Shaper) energinen, impulsiivinen ja tehokas suuntautuu saavutuksiin innostaa mukaan vastustaa tehottomuutta saattaa turhautua ja ärsyyntyä helposti ei saa jäädä tuleen makaamaan tehdäänpä nyt, niin saadaan valmiiksi 13
Arvioija (Monitor evaluator) objektiivinen, ei innostu helposti arvioi suunnitelmia ja työskentelytapoja etsii riskejä, varoittaa vaarasta osaa valita parhaan ehdotuksen puolueettomasti voi olla ylikriittinen tässä on se vaara, että... hiljaa hyvä tulee Diplomaatti (Teamworker) hiljainen diplomaatti kannustaa, tukee, sovittelee, joustaa aistii ilmapiirin luo kahdenvälisiä suhteita saattaa olla huono päättäjä jos se sopii sinulle, se käy minullekin "jospa ei riideltäisi Tekijä (Implementer) Tekijä (Implementer) vastuuntuntoinen ja ahkera käytännöllinen, realistinen tuottaa käytännön toimivat toteutukset organisoi toimintaa saattaa hitaasti lämmetä uudelle mahdottomuuksia toimitetaan välittömästi, ihmeet vievät hieman kauemmin kääritään hihat ja ryhdytään toimeen Viimeistelijä (Complementer) huolellinen ja tarkka hyvä paineensietokyky varmistaa laadun huolehtii tärkeysjärjestyksestä voi olla täydellisyyden tavoittelija vain täydellinen on riittävän hyvää onko tämä varmasti tarkistettu 14
Asiantuntija (Specialist) Asiantuntija (Specialist) määrätietoinen itseohjautuva antaumuksellinen omaa harvinaislaatuista tietoa ja taitoa kapea-alainen tässä työssä et ikinä lakkaa oppimasta on parempi tietää paljon jostakin, kuin vähän kaikesta Ryhmähenki ryhmän jäsenten kokema tunne ryhmän ykseydestä hyvä tai huono henki tai siltä väliltä Lisäksi päivittäistä väreilyä: hyvähenkiselläkin ryhmällä on huonot hetkensä 15
Synergia sellainen voimavarojen käyttö että piilevä tieto ja osaaminen nousee pintaan, käyttövoimaksi mikä tahansa työryhmä voi vertyä synergiseksi: silloin syntyy mahtavaa jälkeä ja uusia luovia ratkaisuja, ja ryhmän jäsenet selvästi nauttivat työnsä jäljestä Synergia, jatkuu harvoin on pohdittu, mistä synergia tulee. Ratkaisuksi tarjotaan mielekästä työnjakoa ja resurssien tarkoituksenmukaista käyttöä eli että synergia syntyisi työnjakoa ja voimavarojen käyttöä järkeistäen uudet, epälineaariset mallit niin organisaatiotutkimuksen kuin viestinnänkin tutkimuksen piirissä korostavat synergisten prosessien dynaamisuutta ja ennakoimatonta luonnetta minkä lisäksi synergia on pitkälti kokemusperäinen asia, ryhmätasoinen flow-ilmiö 16
Flow Flow on holistinen kokemus, joka saattaa nousta esiin yksilön keskittyessä johonkin toimintaan. Flow on mahdollista, kun ihmisen taidot on haastettu täysin käyttöön tehtävässä. Flow vaatii keskittymisen säilymistä, rasittavaa fyysistä ponnistusta tai hyvin kurinalaista henkistä työskentelyä. Flow-kokemus edellyttää tasapainoa ihmisen kykyjen ja toiminnan antamien mahdollisuuksien tai edellyttävien vaatimusten kesken. Mihail Csíkszentmihályi 1998 synergia, jatkuu liikkeenjohdon kirjallisuudessa synergia määritellään yleensä: kokonaisuus on enemmän kuin osiensa summa eli että 1+1+1 on vaikkapa 4 oikeastaan kaava on esimerkiksi: 1.1 + 1.0 + 1.4 + 0.5 = 4 ulos mukavuusalueelta, piiloinen tietotaito pintaan, motivaation kasvu uudet työtavat, parviäly, keskinäinen auttaminen ja psyykkaus, ryhmäflow 17
Synergisessä vaiheessa oleva ryhmä huipputiimi (Katzenbach ja Smith) tai riemujoukko (Åberg) suuri innostus, korkea sitoutumis- ja motivaatioaste, kokeilunhalu, keskinäinen psyykkaus ja ryhmäylpeys toimissa sekoittuu työ ja huvi ryhmä luo oman sisäisen murteen säännöistä ei piitata Synergia, jatkuu huipputiimistä voi tulla oman synergisyytensä vanki: jos työyhteisö tottuu, että ryhmä on tehokas, sille annetaan usein uusia haasteita Seurauksena voi olla työuupumus, burn out, krooninen oireyhtymä, joka ilmenee laaja-alaisena väsymyksenä alentuneena ammatillisen pätevyyden eli kompetenssin tunteena sekä kyynisyyteen johtavana etäisyydenottona työstä ja sen merkityksestä 18
Organisaatio Organisaatio Organisaatio = järjestyneisyys Kaaos on joko organisoitumisen vastakohta (arkikielessä) tai dynaaminen ja monimutkainen organisoitumisen muoto Organisoitumisen kautta vähennetään toiminnan satunnaisuutta 19
Satunnaismalli: 15 henkilöä ja 14 ympäristön kohdetta Satunnaismalli: kahden henkilön rajoittamattoman tarkkaavuuden kohteet Satunnaismalli: kolmen henkilön rajoittamattoman tarkkaavuuden kohteet Organisoitumisen vaikutus satunnaissuhteiden järjestymiseen 20
Organisaatio Työyhteisö - työorganisaatio - on ihmisryhmittymä, joka pyrkii järjestelmällisesti tiettyihin tavoitteisiin käytössään olevia voimavaroja - resursseja - säätelemällä. Tämä tapahtuu työn ja vallan jakamisen sekä viestinnän rakenteistamisen kautta. Työyhteisön toimintaan vaikuttaa se kulttuurinen perimä, joka muotoutuu jäsenten vuorovaikutuksen kautta ja jonka perustana siten ovat yhteiset käsitykset asiain tilasta. Organisoitumisen premissit Voimavarojen premissi Ihmisryhmittymän premissi Tavoitteellisuuden premissi Ennustettavuuden premissi Työn- ja vallanjaon rationaalin premissi Kulttuurien syntymisen ja muuntumisen premissi Viestinnän rakenteistumisen premissi 21
Voimavarojen premissi Työyhteisöllä on käytössään erilaisia voimavaroja, resursseja, joita yhdistäen edesautetaan tavoitteiden saavuttamista. Voimavara on mahdollisuus, jota voidaan käyttää. Voimavarat ovat aineellisia ja henkisiä: tuotannontekijöitä tuotantoa luovia prosesseja Ihmisryhmittymän premissi Työyhteisön voimavaroja käyttää ja suuntaa ihmisryhmittymä, joka tietyllä hetkellä tarjoaa työpanoksensa työyhteisön käyttöön korvausta vastaan. Tavoitteellisuuden premissi On olemassa jonkinlainen, tietyllä tarkkuudella ilmaistu yhteinen tavoite, työyhteisön tavoite, jonka saavuttamista jäsenet työpanoksellaan ja voimavaroja yhdistäen voivat edesauttaa. yhteinen tai jaettu tahtotila instrumentaalisuus: organisaatio on jäsenten omien tavoitteiden saavuttamisen ja tarpeiden tyydyttymisen väline Ennustettavuuden premissi Työyhteisöt pyrkivät lisäämään toimintansa ennustettavuutta ottamalla käyttöön tiettyjä yhteisesti sovittuja menettelytapoja ja muulla tavoin normittamalla toimintaa 22
Työn- ja vallan jaon rationaalin premissi Työyhteisössä tapahtuu väistämättä jonkinasteista työn ja vallan jakoa yhteiseen tavoitteeseen pääsemiseksi Työnjako: osastot, työryhmät, tiimit tai erilaiset työtehtävät Vallanjako: hierarkkiset järjestelyt kuten esimiesalainen -suhteet ja organisaatiotasot Toimiakseen hyvin tulee työn- ja vallanjaon perustua jonkinlaiseen yhteiseen näkemykseen voimavarojen mielekkäästä kohdentamisesta oletetaan, että työtä ja valtaa jakaen ja toimintaa strukturoiden saavutetaan etua, kuten asiantuntijat tekevät sitä mitä osaavat voidaan tehdä rinnakkaisia töitä samaan aikaan voidaan käyttää voimavaroja järkevämmällä tavalla: mittakaava- ja synergiaedut ongelma: paljonko on riittävä rakentuminen Kulttuurien syntymisen ja muuntumisen premissi Työyhteisöön muodostuu sen toiminnan aikana tiettyjä toimintatapoja ja yhteisiä käsityksiä siitä, millainen on asiain tila. Nämä kulttuuriset tekijät eivät ole pysyviä; ne muuttuvat, joskin hitaasti. On siis kulttuurista sitkaa kulttuurit kamppailevat erilaisilla areenoilla Viestinnän rakenteistumisen premissi Työyhteisön viestintä rakenteistuu, strukturoituu tiettyjen työyhteisössä sovittujen sääntöjen perusteella Säännöt koskevat viestintäsuhteita, sanomien sisältöä ja niitä erilaisia viestinnän järjestelyjä, joita eri osastoilla ja organisaatiotasoilla on otettu käyttöön 23
Organisointimuotoja: perusmallit Funktionaalinen eli toiminnollinen Toimitusjohtaja Pääyksikköorganisaatio Hallinto Toimitusjohtaja Talous Hallinto Talous Ostot Tuotanto Myynti Prosessimalli Tehdas 1 tai Alue 1 tai Tuoteryhmä 1 Tehdas 2 tai Alue 2 tai Tuoteryhmä 2 Tehdas 3 tai Alue 3 tai Tuoteryhmä 3 Toimitusjohtaja Ostot Ostot Ostot Hallinto Talous Tuotanto Tuotanto Tuotanto Myynti Myynti Myynti Ydinprosessi 1 Ydinprosessi 2 Ydinprosessi 3 Ristikkäisohjausmuotoja/1 Matriisimalli Toimitusjohtaja Funktio 1 Funktio 2 Funktio 3 tuoteryhmät, alueet tai ydinprosessit 24
Ristikkäisohjausmuotoja/2 Projektiohjaus Hallinto Toimitusjohtaja Talous Projektiorganisaatio Ostot Tuotanto Myynti Rationaalinen funktionaalisuus vs postmoderni rationaalinen funktionaalisuus olettaa, että organisaatiot toimivat järkevästi, osaavat hahmottaa ulkoiset ja sisäiset epävarmuustekijät ja että valitut toimintamallit ovat funktionaalisia, mielekkäitä postmoderni ei etsitä universaaleja totuuksia tai organisoinnin periaatteita vaan paikallistettua tietämystä ja näkemyksiä siitä, kuinka voidaan toimia tilanteissa, jotka eivät ole rationaalisia ja ennustettavia organisaatiot nähdään sosiaalisesti rakentuneina tulkinnat ja refleksiivisyys tärkeitä postmoderni näkökulma organisaatioihin vai postmoderni organisaatio? 25
Postmoderni(n ajan) organisaatio? yhteisesti hyväksytty visio, laajat tavoitteet ja tietoinen pyrkimys helpottaa koordinaatiota ja toimintaa oppiva organisaatio, jossa toleranssia eli virheiden sietokykyä järjestyksen ja kaaoksen spiraali hajautettu ja valtuutettu henkilöstö (distributed but empowered staff) yhteinen näkemys toiminnan ohjaajana areenoiden merkitys räätälöidyt tuotteet ja täsmäpalvelut verkostoituminen ja liittoumat (mm Tella 1997) Uusi sopimus yrityksen ja työntekijän välillä vanha sopimus työntekijä tarjoaa -lojaalisuus -mukautuvuus -sitoutuminen -luottamus yritys tarjoaa -työllisyyden turva -ylenemismahdollisuudet -koulutus ja kehittyminen -huolenpito ongelmissa uusi sopimus -pitkät työpäivät -lisääntynyt vastuunotto -monipuoliset taidot -epävarmuuden ja muutoksen sieto -lyhyempi työsuhde -suoritukseen sidottu palkka -korkea palkka -työpaikka, jonka ei oleteta olevan eläkepaikka (Byrne 2001) 26
Karl E. Weick: HRO s, high reliablility organizations mm ydinvoimala, palolaitos, lentoyhtiö yhteistä mindfulness, sisäisen välittämisen tila Mindfulness syntyy viidestä tekijästä: varautuneisuus epäonnistumiseen: pienetkin poikkeamat normaalista ja niiden mahdolliset seuraukset tutkitaan haluttomuus yksinkertaistaa: kaikki tapahtumat ja niiden seuraukset voivat olla tärkeitä, asiat otetaan huomioon yksityiskohtia myöten herkkyys toiminnalle: toiminta on enemmän tilannesidonnaista kuin strategiaan perustuvaa sitoutuminen joustavuuteen: toiminta pidetään yllä missä olosuhteissa tahansa, millä keinoin hyvänsä asiantuntijuuden arvostaminen: päätöksiä tekevät asiantuntijat organisatorisesta asemastaan riippumatta Tiimimalli Tiimi on eri osaamisaloilta ja eri puolilta organisaatiota koottu ryhmä taustalla toive tehokkaammasta yhteistoiminnasta ja suurten haasteiden edellyttämän korkean asiantuntemuksen tehokäytöstä 27
Katzenbachin ja Smithin (1994) tiimiluokittelu Työryhmä pieni ryhmä yhdessä toimivia ihmisiä, joilla yhteinen tavoite ja päämäärä ja joiden kesken työt ja vastuut jaetaan kukin jäsen vastaa oman alueensa suorittamisesta yhteisen tavoitteen hyväksi kokouksissa jaetaan tietoa, keskustellaan ja tehdään päätöksiä yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi Tiimityö on astetta kehittyneempää työskentelyä Näennäistiimin jäsenet ovat ymmärtäneet, että heillä olisi mahdollisuus toimia paremmin yhdessä mutta heillä ei ole motivaatiota siihen Potentiaalinen tiimi on ymmärtänyt tiimimäisen toiminnan edut ja ottanut askelia oikeaan suuntaan Todellisen tiimin jäsenet ovat sitoutuneet yhteisen tavoitteen saavuttamiseen heillä on toisiaan täydentäviä taitoja ja yhteinen toimintamalli he pitävät itseään ja toisia ryhmän jäseniä yhteisvastuussa ryhmän tuotoksesta jäsenet tekevät todellista työtä yhdessä Huipputiimi todellisen tiimin kaltainen lisäksi se ylittää jatkuvasti ympäristön sille osoittamat odotukset ja jäsenet ovat sitoutuneet henkilökohtaiseen oppimiseen ja kasvuun 28
Tiimityön etuja työmalli on nopea, ennakoiva ja jatkuvasti itseään kehittävä tiimi tekee vähemmän turhaa työtä ja hukka-aika on minimissään tiimi perustuu nykyaikaiseen käsitykseen työstä ja työn tekijästä kun tiimi toimii hyvin, syntyy jatkuva sitoutuminen Tiimien toiminnan edellytys sitoutumisen ja omistamisen tunteen syntyminen tiimien on oltava riittävän itseohjautuvia: tiimi vastaa tavoitteittensa täyttymisestä Avaintekijä on tiimin jäsenten valtuuttaminen (empowerment) Valtuuttaminen syntyy työyhteisön arvojen, johdon toimien, työn rakenteen, koulutuksen ja palkitsemis- ja huomioimisjärjestelmien yhteisvaikutuksesta Valtuuttamisen osatekijät ovat valta vastuu ja edellytysten luominen riittävien resurssien, tiimin jäsenten koulutuksen ja tiedonsaannin avulla 29
Tiimimallin ohjausmenetelmiä suuntaa-antavana visio ja arvot, jotka tiimin jäsenet ovat sisäistäneet ja joihin he ovat sitoutuneet käytännön tasolla tiimi toimii verkkoympäristössä, jossa yhä enemmän käytetään sähköisiä verkkoja Virtuaalimaailman uudet haasteet Virtuaalinen organisaatio on organisaatio, joka toimii pääasiassa tietoverkkojen välityksellä (Montola 2003) Kenties koko organisaatioajattelun on muututtava virtuaalisten organisaatioiden myötä (Juuti, 2001) ameebamainen verkosto-organisaatio Erilaisia paradigmoja: cuelessness-paradigma: keskeisintä verkkoviestinnässä on sosiaalisten vihjeiden ja keskustelun kontekstien puuttuminen cyberspace-paradigma: verkko on yhteisöllinen vuorovaikutuksen tila 30
Cuelessness-paradigma väittää, että tärkein ero reaalisen ja virtuaalisen viestinnän välillä on vihjeettömyys, cuelessness vihjeettömyydestä on myös etua (Walther 1996): verkossa voi samastua helposti keskustelukumppaniin, koska 1 vastaanottajasta muodostuu idealisoituva käsitys 2 on mahdollisuus optimoida tapa, jolla esittää itsensä 3 asynkronisaatiosta johtuen on mahdollista kontrolloida tulevia ja lähteviä viestejä 4 palautteen kehä mahdollistaa intensiivisen keskustelun kasvattamisen, vaikkei sosiaalisia vihjeitä juuri olisikaan Cyberspace-paradigma: väittää, että verkossa voi syntyä aitoa, mutta erilaista yhteisöllisyyttä, joka näkyy mm keskusteluprosesseissa, rakenteissa ja normeissa (McLaughlin, Osborne & Smith, 1995) keskusteluprosessit: oma kielenkäyttö, lyhenteet, sosioemotionaalinen sisältö, kasvojen säästämisen mekanismit sosiaalisten rakenteiden syntyminen verkkoon: sukupuoliroolit, rituaalit, yhteiset päämäärät, sosiaaliset ja ammatilliset roolit, normit ja yhteiset käytännöt 31
Yhteisöllisyys verkossa, jatkuu sosiaalisten normien syntyminen verkkoon; palkkio- ja sanktiomekanismit normien rikkomisesta rangaistaan mm seuraavissa tilanteissa: virheellinen tai taitamaton tekniikan käyttö kanavan ylirasittaminen verkon tai uutisryhmän käytäntöjen rikkominen eettiset rikkeet asiaton kielenkäyttö faktuaaliset, sisällön tuotantoon liittyvät virheet Identiteetti ja anonymiteetti verkossa (mm Baym 1995) sekä luottamus identiteetti muodostus alkaa usein pseudonyymin valinnasta: verkkonimi, sitaatit, allekirjoitus verkkoroolit muodostuvat vuorovaikutuksen kautta anonymiteetti kuten katolisen ripin tilanteessa esimerkiksi potilastukiryhmissä on helppoa puhua empaattiselle tuntemattomalle: heikko ihmissuhde, joka vapaa ylimääräisistä paineista ja luo anonyymiä luottamusta luottamusta synnyttivät (Jarvenpaa ja Leidner 1998) viestintätavat, jotka olivat sosiaalisia ja välittivät innostuneisuuden tunteen muille osanottajille selviäminen teknisestä ja tehtäviin liittyvästä epävarmuudesta ennakoitava viestintä: tietty vastaamisnopeus ja palaute johtajuuden ilmeneminen, tehtävälähtöisyys ja ratkaisusuuntautuneisuus 32
Johtaminen, viestintä ja johtamisviestintä Johtaminen vastuullista voimavarojen käytön ja ponnistusten kohdistamisen suunnittelua yhteisesti sovittuun suuntaan sekä suunnitelmien toteuttamista käytännön työskentelyssä johtajalla on alaisia johtamisessa on kyse suunnan näyttämisestä ja voimavarojen suuntaamisesta johtamiseen liittyy aina vastuu: johtaja on vastuussa hänelle delegoitujen tehtävien suorittamisesta mutta myös alaisilleen delegoimistaan tehtävistä johtaminen tapahtuu aina joissain raameissa Näkökulmat: Management Leadership toiminnan johtamista käyttäen menetelmiä ja tekniikoita, joiden avulla pyritään lisäämään toiminnan ennustettavuutta ja tavoitehakuisuutta liikkeenjohtaminen on siis formaalisten managementtekniikoiden soveltamista tekniikoita ja junailua ihmisten johtaminen johdattaminen (Henrik Gahmberg) kyky saada ihmiset liikkeelle henkilökohtaiset leadershipominaisuudet kykyjä ja ominaisuuksia 33
Tulossa: verkkojohtaminen, emanagement ja eleadership tietokone ja mobiiliviestimet muuttuvat työpöydän jatkeeksi tällä hetkellä yksinkertaisia prosesseja verkkoon verkkoviestintä täydentää muita viestinnän muotoja sähköisiä työryhmäsovelluksia tulossa tosiaikaisia johtamistilanteita virtuaaliorganisaatioissa Viestintä Viestinnän mallit ovat kehittyneet kuudenkymmenen vuoden kuluessa: ensin olivat prosessimallit, sitten rinnalle tulivat semioottiset mallit, joita nyt täydentävät yhteisöllistävät mallit 34
Prosessimallit painopiste viestinnän tapahtumassa ja sen osasissa viestintä on prosessi jossa sanoma siirtyy lähettäjältä vastaanottajalle eri kanavia käyttäen Monilla johtajilla on harhakuva, että viestintä olisi vain informaation siirtoa: pack and deliver! Semioottiset mallit painopiste merkityksenannossa viestintä on prosessi, jossa merkityksen antamisen kautta tulkitaan asioiden tilaa ja jossa tämä tulkinta saatetaan muiden tietoisuuteen vuorovaikutteisen verkoston kautta 35
Yhteisöllistävät mallit korostavat viestinnän rituaalisuutta ja yhteisöllisyyttä keskeistä on yhteisön ylläpito ja jatkuvuus viestintä on vuorovaikutusta, jonka kautta vahvistetaan kulttuurista yhteisyyttä Mitä viestintä siis on? Viestintä on tätä kaikkea: sanomien vaihdantaa lähettäjän ja vastaanottajan kesken merkityksien luomista, jakamista ja tulkintaa kulttuurisen yhteisyyden luomista Mitäpä merkitsee minulle ja työlleni? tiedon saamista ja jakamista asioiden yhdessä pohtimista, tolkunottoa me-hengen syntymistä 36
Viestintä prosessi, tapahtuma, jossa merkityksien antamisen kautta tulkitaan asioiden tilaa ja jossa tämä tulkinta saatetaan muiden tietoisuuteen vuorovaikutteisen, sanomia välittävän verkoston kautta (Åberg L, Viestinnän johtaminen, 2000) Organisaatioviestintä Organisaatioviestintä on prosessi, tapahtuma, jossa merkityksien antamisen kautta tulkitaan sellaisten asioiden tilaa, jotka koskevat työyhteisön toimintaa tai sen jäsenten yhteisöllistä toimintaa, ja jossa tämä tulkinta saatetaan muiden tietoisuuteen vuorovaikutteisen, sanomia välittävän verkoston kautta 37
Työyhteisön viestintäjärjestelmä kokonaisuus, joka muodostuu käyttöön otetuista viestintäkanavista viestinnän järjestelyistä ja viestinnän säännöistä Johtamisviestintä organisatorisissa puitteissa tapahtuvaa johtamistyötä, jossa korostuvat asioiden tulkinta toimintaan tarvittavan tiedon tuottaminen ja jakaminen yksilöiden ja ryhmän työn suuntaus, organisointi, valvonta, motivointi ja kannustaminen sekä vuorovaikutus ja yhteisöllisyys (Åberg 2006) 38
Miksi moinen määritelmä? Johtamisviestintä on johtamistyötä, koska ilman viestintää ei voi johtaa Johtamisviestinnässä jos missä korostuu asioiden tulkinta Johtamisviestintä on tietenkin tiedon vastaanottoa, tuottamista ja jakamista Johtaja ei ole yksin, vaan hän saa asioita aikaan ryhmänsä kanssa. Siksi korostuvat työn suuntaaminen, organisointi ja valvonta sekä motivointi ja kannustaminen Vuorovaikutus luo yhteisöllisyyttä, joka on organisaation toiminnassa ratkaisevan tärkeää 39